Deutschland 2027: Wer ab dem 1. Januar E-⁠Rechnungen ausstellen muss und was das ERP erzeugen muss

Am 1. Januar 2027 macht die E-Rechnungspflicht in Deutschland ihren zweiten Schritt. Ein Rechnungsaussteller, dessen Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 EUR lag, darf anderen Unternehmen in Deutschland keine Rechnungen mehr auf Papier oder als PDF senden. Er muss E-⁠Rechnungen senden, abgesehen von allgemeinen Ausnahmen, etwa Rechnungen bis 250 EUR, und einem mit dem Käufer vereinbarten EDI-Verfahren, das noch bis Ende 2027 genutzt werden darf [1]. Kleinere Rechnungsaussteller folgen ein Jahr später. Dieser Beitrag richtet sich an alle, die in einem deutschen Unternehmen oder in einer ausländischen Gruppe mit einer deutschen Gesellschaft das ERP oder den Finanzprozess verantworten. Er behandelt, was gilt, was sich ändert, wer in den Anwendungsbereich fällt, welche Formate zählen, was das ERP erzeugen und aufbewahren muss und was zu testen ist.

Die Termine stammen aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und sind Gesetz. Die Schreiben und die FAQ des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) legen dar, wie die Finanzverwaltung dieses Gesetz auslegt. Die von uns gelesene FAQ trägt den Vermerk „Stand: März 2026“ [1].

Was seit dem 1. Januar 2025 bereits gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-⁠Rechnungen empfangen können, ohne Ausnahmen. Auch ein kleines Unternehmen, das nicht ausstellen muss, braucht dafür ein E-⁠Mail-Postfach [1].

Am selben Tag änderte sich die Definition. Vor 2025 galt ein einfaches, per E-⁠Mail gesendetes PDF als elektronische Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-⁠Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF erfüllt das nicht mehr. Papier und einfache PDFs sind jetzt „sonstige Rechnungen“ [1].

Beim Ausstellen steht die Änderung noch bevor. Bis zum 31. Dezember 2026 darf jeder Rechnungsaussteller statt einer E-⁠Rechnung eine sonstige Rechnung senden. Papier ist immer möglich. Ein PDF per E-⁠Mail braucht die Zustimmung des Käufers [1].

Was sich mit der E-Rechnungspflicht in Deutschland 2027 ändert

Die Übergangsregeln stehen in § 27(38) UStG [2]. Jede hängt von zwei Daten ab: wann der Umsatz ausgeführt wurde und wann die Rechnung gesendet wird (bei der EDI-Regel: wann sie ausgestellt wird). Zusammen gelesen ergeben sie Folgendes:

Umsatz ausgeführt im Jahr	Rechnungsaussteller	Darf die Rechnung noch Papier oder PDF sein?
2025 oder 2026	Jeder Rechnungsaussteller	Ja, wenn sie bis zum 31. Dezember 2026 gesendet wird. Ein PDF braucht die Zustimmung des Käufers
2025 oder 2026, Rechnung 2027 oder später gesendet	Jeder Rechnungsaussteller	Nein, sofern keine allgemeine Ausnahme greift
2027	Gesamtumsatz im Vorjahr bis zu 800.000 EUR	Ja, wenn sie bis zum 31. Dezember 2027 gesendet wird. Ein PDF braucht die Zustimmung des Käufers
2027	Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 EUR	Nein. Nur ein EDI-Verfahren, das selbst keine E-⁠Rechnung ist, darf mit Zustimmung des Käufers noch bis zum 31. Dezember 2027 genutzt werden
Ab 2028	Jeder Rechnungsaussteller	Nein, abgesehen von den Ausnahmen unter „Wer in den Anwendungsbereich fällt“

Dieselben Regeln als Entscheidung, für eine einzelne Rechnung:

Die Schwelle ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19(2) UStG [3]. Das ist eine umsatzsteuerliche Größe: die steuerbaren Umsätze, gerechnet nach den vereinnahmten Entgelten, ohne bestimmte steuerfreie Umsätze und ohne Verkäufe von Anlagevermögen. Sie ist nicht einfach die Umsatzzeile in Ihrer Buchhaltung. Für einen Umsatz, der 2027 ausgeführt wird, ist das Vorjahr das Kalenderjahr 2026. Fragen Sie deshalb Ihre Steuerberatung schon jetzt für jede deutsche Gesellschaft nach dieser Zahl und danach, ob eine umsatzsteuerliche Organschaft ändert, welcher Umsatz zählt.

Wer in den Anwendungsbereich fällt

Die Pflicht steht in § 14(2) UStG [4]. Sie betrifft Rechnungen über einen Umsatz an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen, wenn sowohl der Verkäufer als auch der Käufer in Deutschland ansässig sind. Ansässig heißt, dass der Sitz, die Geschäftsleitung oder eine an dem Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland liegt.

Für eine Gruppe gilt:

• Eine deutsche Tochtergesellschaft, etwa eine GmbH, hat ihren Sitz in Deutschland. Ihre Rechnungen an Unternehmen in Deutschland sind erfasst.
• Ein ausländisches Unternehmen mit einer deutschen Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, ist für diesen Umsatz erfasst.
• Ein ausländisches Unternehmen, das in Deutschland nur umsatzsteuerlich registriert ist und dort keine feste Niederlassung hat, ist nicht ansässig. Das BMF sagt, es könne dies auf seiner Rechnung angeben, um zu erklären, warum es keine E-⁠Rechnung sendet [1].

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ergänzt, dass die Regeln auch für Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn (vom Käufer ausgestellte Rechnungen) gelten, für Reverse-Charge-Umsätze, wenn beide Parteien in Deutschland ansässig sind, und für die Sonderregelungen für Landwirte, für Reiseleistungen und für die Differenzbesteuerung. Sie gelten auch dann, wenn der Käufer ein kleines Unternehmen ist oder nur steuerfreie Umsätze ausführt [5].

Es gibt Ausnahmen [1]. Die Regeln gelten nur dort, wo das Umsatzsteuergesetz überhaupt eine Rechnung verlangt. Nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, etwa steuerfreie Finanzdienstleistungen und steuerfreie Vermietung, liegen deshalb außerhalb [1]. Eine Rechnung, die auch steuerpflichtige Umsätze umfasst, oder ein Umsatz, der steuerpflichtig ist, weil das Unternehmen zur Steuerpflicht optiert hat, liegt wieder innerhalb [5]. Wo eine Rechnung vorgeschrieben ist, muss sie dennoch keine E-⁠Rechnung sein: bei Kleinbeträgen bis 250 EUR brutto, bei Fahrausweisen, die als Rechnungen gelten, und bei Rechnungen von Unternehmern, die die Kleinunternehmerregelung anwenden.

Was als E-⁠Rechnung zählt

§ 14(1) UStG lässt zwei Arten strukturierter Formate zu [4]. Das erste entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ihrer Liste von Syntaxen. Das zweite wird zwischen Rechnungsaussteller und Käufer vereinbart, solange sich die erforderlichen umsatzsteuerlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der Norm entspricht oder mit ihr interoperabel ist.

In der Praxis gilt nach dem BMF:

• Die XRechnung genügt. Sie ist ein rein strukturiertes Format, entwickelt von der KoSIT [1].
• ZUGFeRD genügt ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-⁠WL [1]. Es ist eine Hybridrechnung: ein PDF, das ein Mensch lesen kann, mit dem XML darin.
• Auch andere Formate, die der EN 16931 entsprechen, genügen. Das Format muss nicht deutsch sein, und welches zulässige Format Sie verwenden, bleibt Ihnen und dem Käufer überlassen [5].
• EDI-Formate wie EDIFACT können als E-⁠Rechnungen weiterlaufen, wenn die Parteien sie vereinbaren und sich die umsatzsteuerlichen Angaben wie oben beschrieben extrahieren lassen [1].
• Ein einfaches PDF oder Papier zählt nicht [1].

Zwei Punkte im Schreiben vom 15. Oktober 2025 sind für das ERP wichtig [5]. Eine Datei mit Formatfehlern, die nicht der zulässigen Syntax entspricht, ist keine E-⁠Rechnung. Sie ist eine sonstige Rechnung. Und jede umsatzsteuerliche Pflichtangabe muss im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf einen Anhang, der diese Angaben enthält, genügt nicht, ein Link auf eine externe Seite ebenso wenig.

In einer Tabelle:

Was Sie senden	Ist es eine E-⁠Rechnung?	Hinweis
XRechnung	Ja	Rein strukturiert, entwickelt von der KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 oder höher	Ja, außer die Profile MINIMUM und BASIC-⁠WL	Eine Hybridrechnung. Das XML zählt
Ein anderes Format, das der EN 16931 entspricht	Ja	Rechnungsaussteller und Käufer vereinbaren es
EDI, etwa EDIFACT	Ja, wenn die Parteien es vereinbaren und sich die umsatzsteuerlichen Angaben extrahieren lassen	Wie oben beschrieben
Eine Datei mit Formatfehlern	Nein	Sie ist eine sonstige Rechnung
Ein einfaches PDF oder Papier	Nein	Es ist eine sonstige Rechnung

Was das ERP erzeugen muss

Eine E-⁠Rechnung beginnt als Daten in Ihrem ERP. In Deutschland gibt es keine zentrale Plattform, und das Gesetz schreibt keinen Kanal vor. E-⁠Mail, eine Schnittstelle, ein Download aus einem Portal oder ein anderer Kanal sind alle möglich, und die Parteien vereinbaren ihn untereinander [1]. In Deutschland ist der Übermittlungsweg im Diagramm dieser vereinbarte Kanal.

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1. 01ERP-Export
2. 02Mapping
3. 03Validierung
4. 04Übermittlungsweg
5. 05Käufer und Steuerplattform

↺Der Status kommt per Webhook oder API zurück: angenommen, mit einem Code abgelehnt oder vom Käufer zurückgewiesen.

ERP-ExportERP-Daten

Ihr ERP erzeugt die Rechnungsdaten: einen Bericht, eine Datei oder einen API-Aufruf.

Was schiefgehen kannIm Export fehlt ein Feld, etwa die USt-IdNr. des Käufers.

Der Export muss die Angaben enthalten, die § 14(4) UStG für jede Rechnung vorschreibt [4]. Dazu gehören: Name und Anschrift beider Parteien, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers, das Ausstellungsdatum, eine einmalige fortlaufende Nummer, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (netto), der Steuersatz mit dem Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. In einer E-⁠Rechnung müssen alle diese Angaben im strukturierten Teil stehen [1].

Einige Details bringen ERP-Teams ins Stolpern. Sie stammen aus der BMF-⁠FAQ [1] und dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 [5]:

• Wo die Pflicht gilt, muss auch eine Korrektur eine E-⁠Rechnung sein, mit dem Rechnungstyp für eine Korrektur. In den Übergangszeiträumen darf eine Korrektur noch eine sonstige Rechnung sein.
• Die XRechnung verlangt das Feld BT-⁠10, die Käuferreferenz [5]. Zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID erforderlich. Für umsatzsteuerliche Zwecke genügt ein Platzhalter wie „-“. Ob der Käufer für dieses Feld eine eigene Referenz vergibt, ist seine interne Entscheidung; verwenden Sie sie also, wenn der Käufer Ihnen eine nennt [1].
• Eine vor Ihrem Starttermin ausgestellte Voraus- oder Anzahlungsrechnung muss keine E-⁠Rechnung sein, auch wenn Lieferung und Zahlung später folgen.

Das BMF macht die Validierung nicht zur gesetzlichen Bedingung, empfiehlt aber, beim Erstellen und Senden einer Rechnung zu validieren. Aus Gründen der Gleichbehandlung könne es kein bestimmtes Validierungswerkzeug empfehlen, sagt es. Die KoSIT veröffentlicht Open-Source-Komponenten für die XRechnung, darunter einen Validator und eine Testsuite [1]. Das Schreiben vom 15. Oktober 2025 warnt außerdem, dass ein Validator nicht jeden inhaltlichen Fehler findet. Ein falscher Steuersatz kann die Geschäftsregeln passieren [5].

Was das ERP aufbewahren muss

§ 14b UStG verlangt, eine Kopie jeder ausgestellten und jeder empfangenen Rechnung acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurde. Die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen für den gesamten Zeitraum gewährleistet sein [6].

Bei einer E-⁠Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Für umsatzsteuerliche Zwecke ist es in der Regel für sich genommen kein Verstoß, E-⁠Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems zu speichern. Für andere Zwecke verweist das BMF auf sein GoBD-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025 [1].

Bewahren Sie auch den Validierungsbericht auf. Das Schreiben vom 15. Oktober 2025 sagt, ein Unternehmen, das mit der gebotenen Sorgfalt handelt, dürfe sich für Format und Geschäftsregeln auf das technische Ergebnis eines geeigneten Validators verlassen, und schlägt vor, den Bericht als Nachweis aufzubewahren [5]. Für das ERP bedeutet das eines: Das aufzubewahrende Dokument ist die Datei, die Sie gesendet haben. Ein PDF, das später aus dem ERP gedruckt wird, ist es nicht.

Was Sie vor dem Januar testen sollten

1. Lassen Sie sich von Ihrer Steuerberatung für jede deutsche Gesellschaft den Gesamtumsatz 2026 nennen, fragen Sie, ob eine umsatzsteuerliche Organschaft ihn ändert, und entscheiden Sie, welches Datum gilt.
2. Listen Sie jedes Dokument auf, das das ERP an ein Unternehmen in Deutschland verlässt: Rechnungen, Korrekturen, Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn, Voraus- und Anzahlungsrechnungen und die ungewöhnlichen Fälle wie Reverse-Charge-Positionen.
3. Fragen Sie Ihre wichtigsten Käufer, welches Format und welchen Kanal sie erwarten: XRechnung in UBL oder CII oder ZUGFeRD, und in welchem Profil, per E-⁠Mail oder über einen anderen Kanal.
4. Erzeugen Sie für jede Variante eine Testdatei und validieren Sie sie. Bewahren Sie jeden Bericht auf.
5. Vergleichen Sie bei ZUGFeRD das PDF mit dem XML: dieselben Beträge, dieselbe Umsatzsteuer, dieselben Positionen.
6. Prüfen Sie, dass das Archiv die gesendete Datei unverändert, mit ihrem Bericht, acht Jahre lang speichert.
7. Planen Sie den Rechnungslauf im Januar für die Lieferungen vom Dezember.

Wo EurInvoice ansetzt

Wir mappen ERP-Rechnungsdaten auf XRechnung, in UBL oder CII, oder auf ZUGFeRD. Wir validieren jede Datei gegen die EN 16931 und die Regeln des gewählten Formats, prüfen ZUGFeRD-Dateien als PDF/A-⁠3 mit dem XML darin und geben die validierte Datei und ihr Validierungsergebnis für den Kanal zurück, den Sie mit dem Käufer vereinbart haben. In Deutschland gibt es keine staatliche Plattform zum Anbinden, deshalb nennt der Leistungsumfang stattdessen Format, Profil, Anforderung des Käufers und Kanal. Die Deutschland-Seite legt dar, was bei uns liegt und was bei Ihrem Team bleibt.

Unsere Nachweise für Deutschland finden Sie auf der Seite mit den Nachweisen. XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen und -Gutschriften, aus Beispieldaten mit fiktiven Unternehmen erzeugt, wurden mit dem KoSIT-Validator, veraPDF und Mustang geprüft. Sie wurden ohne Meldungen akzeptiert, und die PDFs waren als PDF/A-⁠3B gültig. Das sind Tests, kein Produktivverkehr.

Die Standardeinheit umfasst eine juristische Person, ein Quellsystem und einen Übermittlungsweg für ein Land; eingehende Rechnungsflüsse, Archivierung und Arbeiten an ERP-Schnittstellen werden gesondert angeboten. Der Ablauf zeigt die sechs Schritte.

Was als Nächstes zu tun ist

Liegt der Gesamtumsatz einer Gesellschaft 2026 über 800.000 EUR, ist ihr erster Rechnungslauf 2027 die Frist. Für jeden Rechnungsaussteller liegen Rechnungen, die 2027 für Lieferungen vom Dezember 2026 gesendet werden, außerhalb der Übergangsregelung und müssen E-⁠Rechnungen sein, sofern nicht eine allgemeine Ausnahme greift. Schicken Sie uns einen Fall aus Deutschland: einige repräsentative Rechnungen, das Format und den Kanal, die Ihre Käufer wünschen, und das ERP, aus dem sie stammen. Wir sagen Ihnen, ob er in die Standardeinheit passt.