Duitsland 2027: wie vanaf 1 januari e-⁠facturen moet uitreiken, en wat het ERP moet aanmaken

Op 1 januari 2027 zet de verplichte e-⁠facturatie in Duitsland haar tweede stap. Een uitreiker wiens totale omzet in het voorgaande jaar boven EUR 800.000 lag, mag aan andere ondernemingen in Duitsland geen papieren facturen of PDF-facturen meer sturen. Hij moet e-⁠facturen sturen, behalve in de algemene uitzonderingsgevallen, zoals facturen tot EUR 250, en behalve via een EDI-procedure die met de koper is afgesproken en tot eind 2027 nog mag worden gebruikt [1]. Kleinere uitreikers volgen een jaar later. Deze notitie is bedoeld voor wie het ERP of het financiële proces beheert in een Duits bedrijf, of in een buitenlandse groep met een Duitse entiteit. Ze behandelt wat al geldt, wat verandert, wie binnen het toepassingsgebied valt, welke formaten meetellen, wat het ERP moet aanmaken en bewaren, en wat u moet testen.

De data komen uit de btw-wet (UStG) en zijn wet. De brieven en de FAQ van het Duitse federale ministerie van Financiën (BMF) leggen uit hoe de belastingadministratie die wet leest. De FAQ die wij lazen, is gemerkt met “stand van maart 2026” [1].

Wat al geldt sinds 1 januari 2025

Sinds 1 januari 2025 moet elke onderneming in Duitsland e-⁠facturen kunnen ontvangen, zonder uitzonderingen. Zelfs een kleine onderneming die ze niet hoeft uit te reiken, heeft daarvoor een e-⁠mailinbox nodig [1].

Op dezelfde dag veranderde de definitie. Vóór 2025 gold een gewone PDF die per e-⁠mail werd verzonden als elektronische factuur. Sinds 1 januari 2025 is een e-⁠factuur een factuur die wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat elektronische verwerking mogelijk maakt. Een gewone PDF voldoet daar niet meer aan. Papier en gewone PDF’s zijn nu “andere facturen” (sonstige Rechnungen) [1].

Bij het uitreiken moet de verandering nog komen. Tot 31 december 2026 mag elke uitreiker een andere factuur sturen in plaats van een e-⁠factuur. Papier kan altijd. Voor een PDF per e-⁠mail is de instemming van de koper nodig [1].

Wat er in 2027 verandert met de verplichte e-⁠facturatie in Duitsland

De overgangsregels staan in § 27(38) UStG [2]. Elke regel hangt af van twee data: wanneer de levering of dienst werd verricht en wanneer de factuur wordt verzonden (of, voor de EDI-regel, uitgereikt). Samen gelezen geven ze dit:

Levering of dienst in	Uitreiker	Mag de factuur nog op papier of als PDF?
2025 of 2026	Elke uitreiker	Ja, als de factuur uiterlijk op 31 december 2026 wordt verzonden. Voor een PDF is de instemming van de koper nodig
2025 of 2026, factuur verzonden in 2027 of later	Elke uitreiker	Nee, tenzij een algemene uitzondering geldt
2027	Totale omzet van het voorgaande jaar tot EUR 800.000	Ja, als de factuur uiterlijk op 31 december 2027 wordt verzonden. Voor een PDF is de instemming van de koper nodig
2027	Totale omzet van het voorgaande jaar boven EUR 800.000	Nee. Alleen een EDI-procedure die zelf geen e-⁠factuur is, mag tot 31 december 2027 nog worden gebruikt, met instemming van de koper
Vanaf 2028	Elke uitreiker	Nee, behalve de uitzonderingen die onder “Wie binnen het toepassingsgebied valt” staan

De regels als beslisboom, voor één factuur:

De drempel is de totale omzet (Gesamtumsatz) zoals § 19(2) UStG die definieert [3]. Dat is een btw-bedrag: belastbare leveringen, geteld op basis van de ontvangen betalingen, zonder bepaalde vrijgestelde leveringen en zonder de verkoop van vaste activa. Het is niet zomaar de omzetregel in uw boekhouding. Voor een levering in 2027 is het voorgaande kalenderjaar 2026. Vraag uw belastingadviseur dus nu om dat bedrag voor elke Duitse entiteit, en of een btw-eenheid (Organschaft) wijzigt welke omzet meetelt.

Wie binnen het toepassingsgebied valt

De verplichting staat in § 14(2) UStG [4]. Ze geldt voor een factuur voor een levering of dienst aan een andere onderneming ten behoeve van haar bedrijf, wanneer zowel de leverancier als de koper in Duitsland is gevestigd. Gevestigd betekent dat de zetel, de leiding of een vaste inrichting die bij de levering betrokken is, in Duitsland ligt.

Voor een groep:

• Een Duitse dochteronderneming, zoals een GmbH, heeft haar zetel in Duitsland. Haar facturen aan ondernemingen in Duitsland vallen binnen het toepassingsgebied.
• Een buitenlands bedrijf met een Duitse vestiging die aan de levering deelneemt, valt voor die levering binnen het toepassingsgebied.
• Een buitenlands bedrijf dat in Duitsland alleen voor de btw is geregistreerd en daar geen vaste inrichting heeft, is niet gevestigd in Duitsland. Volgens het BMF kan het dit op zijn factuur vermelden om uit te leggen waarom het geen e-⁠factuur stuurt [1].

De brief van het BMF van 15 oktober 2025 voegt toe dat de regels ook gelden voor zelffacturen (Gutschriften), voor leveringen met verlegging van heffing waarbij beide partijen in Duitsland gevestigd zijn, en voor de bijzondere regelingen voor landbouwers, reisdiensten en de margeregeling. Ze gelden zelfs wanneer de koper een kleine onderneming is of alleen vrijgestelde leveringen verricht [5].

Er zijn uitzonderingen [1]. De regels gelden alleen waar de btw-wet een factuur verplicht stelt, dus leveringen die zijn vrijgesteld op grond van § 4 nrs. 8 tot en met 29 UStG, zoals vrijgestelde financiële diensten en vrijgestelde verhuur, vallen erbuiten [1]. Een factuur die ook belastbare leveringen omvat, of een levering die belastbaar is omdat de onderneming ervoor heeft gekozen die te belasten, valt weer binnen het toepassingsgebied [5]. Waar een factuur vereist is, hoeft het toch geen e-⁠factuur te zijn voor kleine bedragen tot EUR 250 bruto, voor tickets die als facturen gelden, en voor facturen van kleine ondernemingen onder de Kleinunternehmer-regeling.

Wat als e-⁠factuur geldt

§ 14(1) UStG laat twee soorten gestructureerde formaten toe [4]. Het eerste voldoet aan de Europese norm EN 16931 en de lijst van syntaxes daarvan. Het tweede wordt tussen uitreiker en koper afgesproken, zolang de vereiste btw-gegevens juist en volledig kunnen worden uitgelezen en omgezet naar een formaat dat aan de norm voldoet of ermee interoperabel is.

In de praktijk, volgens het BMF:

• XRechnung voldoet. Het is een zuiver gestructureerd formaat, ontwikkeld door KoSIT [1].
• ZUGFeRD voldoet vanaf versie 2.0.1, behalve de profielen MINIMUM en BASIC-⁠WL [1]. Het is een hybride factuur: een PDF die een mens kan lezen, met de XML erin.
• Andere formaten die aan EN 16931 voldoen, tellen ook mee. Het formaat hoeft niet Duits te zijn, en welk toegelaten formaat u gebruikt, spreekt u samen met de koper af [5].
• EDI-formaten zoals EDIFACT kunnen als e-⁠facturen blijven bestaan als de partijen daarover afspraken maken en de btw-gegevens kunnen worden uitgelezen zoals hierboven beschreven [1].
• Een gewone PDF of papier telt niet mee [1].

Twee punten uit de brief van 15 oktober 2025 zijn belangrijk voor het ERP [5]. Een bestand met formaatfouten, dat niet overeenkomt met de toegelaten syntaxis, is geen e-⁠factuur. Het is een andere factuur. En elk verplicht btw-gegeven moet in het gestructureerde deel staan. Een verwijzing naar een bijlage die die gegevens bevat, volstaat niet, en een link naar een externe site ook niet.

In één tabel:

Wat u verstuurt	Is het een e-⁠factuur?	Opmerking
XRechnung	Ja	Zuiver gestructureerd, ontwikkeld door KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 of later	Ja, behalve de profielen MINIMUM en BASIC-⁠WL	Een hybride factuur. De XML telt
Een ander formaat dat aan EN 16931 voldoet	Ja	De uitreiker en de koper spreken het samen af
EDI zoals EDIFACT	Ja, als de partijen het afspreken en de btw-gegevens kunnen worden uitgelezen	Zoals hierboven beschreven
Een bestand met formaatfouten	Nee	Het is een andere factuur
Een gewone PDF of papier	Nee	Het is een andere factuur

Wat het ERP moet aanmaken

Een e-⁠factuur begint als gegevens in uw ERP. In Duitsland bestaat er geen centraal platform en de wet schrijft geen kanaal voor. E-⁠mail, een interface, een download uit een portaal of een ander kanaal werken allemaal, en de partijen spreken het onderling af [1]. In Duitsland is het kanaal in het schema dat afgesproken kanaal.

▶Afspelen

1. 01ERP-export
2. 02Mapping
3. 03Validatie
4. 04Kanaal
5. 05Koper en belastingplatform

↺De status komt terug via webhook of API: geaccepteerd, afgewezen met een code, of geweigerd door de koper.

ERP-exportERP-gegevens

Uw ERP maakt de factuurgegevens aan: een rapport, een bestand of een API-aanroep.

Wat er mis kan gaanEr ontbreekt een veld in de export, zoals het btw-nummer van de koper.

De export moet de gegevens bevatten die § 14(4) UStG op elke factuur vereist [4]. Daaronder: de namen en adressen van beide partijen, het belastingnummer of btw-identificatienummer van de verkoper, de factuurdatum, een uniek doorlopend nummer, de hoeveelheid en de aard van de goederen of de omvang van de dienst, de leveringsdatum, het nettobedrag uitgesplitst per btw-tarief, en het btw-tarief met het btw-bedrag, of een vermelding van de vrijstelling. In een e-⁠factuur moeten ze allemaal in het gestructureerde deel staan [1].

Een paar details verrassen ERP-teams. Ze komen uit de BMF-⁠FAQ [1] en de brief van 15 oktober 2025 [5]:

• Waar de verplichting geldt, moet een correctie ook een e-⁠factuur zijn, met het factuurtype voor een correctie. Tijdens de overgangsperioden mag een correctie nog een andere factuur zijn.
• XRechnung vereist het veld BT-⁠10, de referentie van de koper [5]. Tussen ondernemingen is geen Leitweg-ID nodig. Voor de btw volstaat een plaatshouder zoals “-”. Of de koper voor dit veld een eigen referentie toekent, is een interne beslissing van de koper. Gebruik die referentie dus als de koper u er een geeft [1].
• Een voorschot- of aanbetalingsfactuur die vóór uw startdatum is uitgereikt, hoeft geen e-⁠factuur te zijn, ook al volgen levering en betaling later.

Het BMF maakt validatie geen wettelijke voorwaarde, maar raadt wel aan te valideren wanneer een factuur wordt aangemaakt en verzonden. Om redenen van gelijke behandeling zegt het geen bepaalde validatietool te kunnen aanbevelen. KoSIT publiceert open-sourcecomponenten voor XRechnung, waaronder een validator en een testsuite [1]. De brief van 15 oktober 2025 waarschuwt ook dat een validator niet elke inhoudelijke fout opspoort. Een verkeerd btw-tarief kan de bedrijfsregels passeren [5].

Wat het ERP moet bewaren

§ 14b UStG vereist dat een kopie van elke factuur die u uitreikt, en van elke factuur die u ontvangt, acht jaar wordt bewaard, te rekenen vanaf het einde van het kalenderjaar waarin ze is uitgereikt. De herkomst, de integriteit en de leesbaarheid ervan moeten gedurende de hele periode zijn gewaarborgd [6].

Van een e-⁠factuur moet minstens het gestructureerde deel ongewijzigd in de oorspronkelijke vorm worden bewaard. Voor de btw is het bewaren van e-⁠facturen buiten een GoBD-conform systeem in de regel op zich geen overtreding. Voor andere doeleinden verwijst het BMF naar zijn GoBD-brief van 28 november 2019, laatst gewijzigd op 14 juli 2025 [1].

Bewaar ook het validatierapport. De brief van 15 oktober 2025 zegt dat een onderneming die de nodige zorgvuldigheid betracht, mag afgaan op het technische resultaat van een geschikte validator voor formaat en bedrijfsregels, en stelt voor het rapport als bewijs te bewaren [5]. Voor het ERP betekent dit één ding: het te bewaren stuk is het bestand dat u hebt verzonden. Een PDF die later uit het ERP wordt afgedrukt, is dat niet.

Wat u vóór januari moet testen

1. Vraag uw belastingadviseur om het bedrag van de totale omzet van 2026 voor elke Duitse entiteit, vraag of een btw-eenheid (Organschaft) dat wijzigt, en bepaal welke datum geldt.
2. Som elk document op dat het ERP verlaat voor een onderneming in Duitsland: facturen, correcties, zelffacturen, voorschotfacturen, en de ongewone gevallen zoals regels met verlegging van heffing.
3. Vraag uw belangrijkste kopers welk formaat en kanaal ze verwachten: XRechnung in UBL of CII, of ZUGFeRD en in welk profiel, per e-⁠mail of via een ander kanaal.
4. Maak voor elke variant een testbestand en valideer het. Bewaar elk rapport.
5. Vergelijk bij ZUGFeRD de PDF met de XML: dezelfde bedragen, dezelfde btw, dezelfde regels.
6. Controleer of het archief het bestand dat u hebt verzonden, ongewijzigd en met zijn rapport, acht jaar bewaart.
7. Plan de factuurrun van januari voor leveringen in december.

Waar EurInvoice past

Wij mappen ERP-factuurgegevens naar XRechnung, in UBL of CII, of naar ZUGFeRD. We valideren elk bestand aan de hand van EN 16931 en de regels van het gekozen formaat, controleren ZUGFeRD-bestanden als PDF/A-⁠3 met de XML erin, en leveren het gevalideerde bestand en het validatieresultaat terug voor het kanaal dat u met de koper hebt afgesproken. In Duitsland is er geen platform van de overheid om op aan te sluiten. Daarom vermeldt de scope in plaats daarvan het formaat, het profiel, de eis van de koper en het kanaal. Op de pagina over Duitsland staat wat van ons is en wat bij uw team blijft.

Ons bewijs voor Duitsland staat op de pagina Bewijs. XRechnung- en ZUGFeRD-facturen en -creditnota’s, opgebouwd uit voorbeeldgegevens met fictieve bedrijven, zijn gecontroleerd met de KoSIT-validator, veraPDF en Mustang. Ze werden zonder meldingen aanvaard, en de PDF’s waren geldig als PDF/A-⁠3B. Dit zijn tests, geen productieverkeer.

Het standaardpakket omvat één juridische entiteit, één bronsysteem en één verzendkanaal; inkomende stromen, archivering en werk aan ERP-interfaces worden apart geoffreerd. Zo werkt het toont de zes stappen.

Wat u hierna moet doen

Als de totale omzet van een entiteit in 2026 boven EUR 800.000 lag, is haar eerste factuurrun van 2027 de deadline. Voor elke uitreiker vallen facturen die in 2027 worden verzonden voor leveringen van december 2026 buiten de overgangsperiode en moeten het e-⁠facturen zijn, tenzij een algemene uitzondering geldt. Stuur ons één Duits dossier: een paar representatieve facturen, het formaat en het kanaal dat uw kopers willen, en het ERP waaruit ze komen. Wij laten u weten of het binnen het standaardpakket past.