Germania 2027: cine trebuie să emită facturi electronice de la 01.01.2027 și ce trebuie să producă ERP-ul

La 01.01.2027, obligația de facturare electronică din Germania face al doilea pas. Un emitent a cărui cifră de afaceri totală din anul anterior a fost de peste 800.000 EUR nu mai poate trimite facturi pe hârtie sau în PDF către alte firme din Germania. Trebuie să trimită facturi electronice, în afara excepțiilor generale, cum ar fi facturile de până la 250 EUR, și a unei proceduri EDI convenite cu cumpărătorul, care poate fi folosită în continuare până la sfârșitul anului 2027 [1]. Emitenții mai mici urmează un an mai târziu. Această notă se adresează celui care răspunde de ERP sau de procesul financiar într-o firmă germană ori într-un grup străin cu o entitate germană. Ea arată ce se aplică, ce se schimbă, cine intră în domeniul de aplicare, ce formate contează, ce trebuie să producă și să păstreze ERP-ul și ce trebuie testat.

Datele provin din Legea TVA (UStG) și sunt lege. Scrisorile și întrebările frecvente ale Ministerului Federal de Finanțe (BMF) arată cum interpretează administrația fiscală această lege. Întrebările frecvente pe care le-am citit sunt marcate „la data de martie 2026” [1].

Ce se aplică deja de la 01.01.2025

De la 01.01.2025, orice firmă din Germania trebuie să poată primi facturi electronice, fără excepții. Chiar și o firmă mică, care nu trebuie să le emită, are nevoie pentru aceasta de o căsuță de e-⁠mail [1].

Definiția s-a schimbat în aceeași zi. Înainte de 2025, un PDF simplu trimis prin e-⁠mail era considerat factură electronică. De la 01.01.2025, o factură electronică este o factură emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat care permite prelucrarea electronică. Un PDF simplu nu mai îndeplinește condiția. Hârtia și PDF-urile simple sunt acum „alte facturi” (sonstige Rechnungen) [1].

Emiterea este locul unde schimbarea abia urmează. Până la 31.12.2026, orice emitent poate trimite o altă factură în locul unei facturi electronice. Hârtia este mereu posibilă. Un PDF trimis prin e-⁠mail necesită acordul cumpărătorului [1].

Obligația de facturare electronică în Germania în 2027: ce se schimbă

Normele tranzitorii se află în § 27(38) UStG [2]. Fiecare depinde de două date: când a fost efectuată operațiunea și când este trimisă factura (sau, pentru norma EDI, emisă). Citite împreună, ele dau următorul rezultat:

Operațiune efectuată în	Emitent	Factura mai poate fi pe hârtie sau în PDF?
2025 sau 2026	Orice emitent	Da, dacă este trimisă cel târziu la 31.12.2026. Un PDF necesită acordul cumpărătorului
2025 sau 2026, factură trimisă în 2027 sau mai târziu	Orice emitent	Nu, cu excepția cazului în care se aplică o excepție generală
2027	Cifra de afaceri totală din anul anterior de până la 800.000 EUR	Da, dacă este trimisă cel târziu la 31.12.2027. Un PDF necesită acordul cumpărătorului
2027	Cifra de afaceri totală din anul anterior de peste 800.000 EUR	Nu. Doar o procedură EDI care nu este ea însăși o factură electronică poate fi folosită în continuare, cu acordul cumpărătorului, până la 31.12.2027
Din 2028 încolo	Orice emitent	Nu, cu excepția celor enumerate la „Cine intră în domeniul de aplicare”

Aceleași norme ca o decizie, pentru o singură factură:

Pragul este cifra de afaceri totală (Gesamtumsatz), așa cum o definește § 19(2) UStG [3]. Aceasta este o cifră de TVA: operațiunile impozabile, calculate pe baza sumelor încasate, fără anumite operațiuni scutite și fără vânzările de active imobilizate. Nu este pur și simplu linia de venituri din contabilitatea dumneavoastră. Pentru o operațiune efectuată în 2027, anul calendaristic anterior este 2026, așa că cereți acum consultantului dumneavoastră fiscal această cifră pentru fiecare entitate germană și întrebați dacă un grup fiscal de TVA (Organschaft) schimbă cifra de afaceri care contează.

Cine intră în domeniul de aplicare

Obligația se află în § 14(2) UStG [4]. Ea acoperă factura pentru o operațiune către o altă firmă, pentru activitatea acesteia, atunci când atât furnizorul, cât și cumpărătorul sunt rezidenți în Germania. Rezident înseamnă că sediul, conducerea sau un sediu permanent implicat în operațiune se află în Germania.

Pentru un grup:

• O filială germană, de exemplu o GmbH, are sediul în Germania. Facturile ei către firme din Germania intră în domeniul de aplicare.
• O societate străină cu un sediu în Germania care participă la operațiune intră în domeniul de aplicare pentru acea operațiune.
• O societate străină care este doar înregistrată în scopuri de TVA în Germania, fără un sediu fix acolo, nu este rezidentă. BMF spune că poate menționa acest lucru pe factură, ca să explice de ce nu trimite o factură electronică [1].

Scrisoarea BMF din 15.10.2025 adaugă că normele se aplică și autofacturilor (Gutschriften), operațiunilor cu taxare inversă în care ambele părți sunt rezidente în Germania, precum și regimurilor speciale pentru fermieri și pentru serviciile de turism și regimului marjei. Ele se aplică chiar și atunci când cumpărătorul este o firmă mică sau efectuează doar operațiuni scutite [5].

Există excepții [1]. Normele se aplică doar acolo unde Legea TVA cere o factură, deci operațiunile scutite conform § 4 Nr. 8 până la 29 UStG, cum ar fi serviciile financiare scutite și închirierea scutită, sunt în afara lor [1]. O factură care acoperă și operațiuni impozabile, sau o operațiune impozabilă pentru că firma a optat pentru taxare, intră din nou în domeniul de aplicare [5]. Acolo unde se cere o factură, aceasta nu trebuie totuși să fie electronică pentru sume mici de până la 250 EUR brut, pentru biletele care sunt tratate drept facturi și pentru facturile firmelor mici care aplică regimul Kleinunternehmer.

Ce contează drept factură electronică

§ 14(1) UStG permite două tipuri de format structurat [4]. Primul respectă standardul european EN 16931 și lista lui de sintaxe. Al doilea este convenit între emitent și cumpărător, atât timp cât datele de TVA cerute pot fi extrase corect și complet într-un format care respectă standardul sau este compatibil cu el.

În practică, potrivit BMF:

• XRechnung este acceptat. Este un format pur structurat, dezvoltat de KoSIT [1].
• ZUGFeRD este acceptat începând cu versiunea 2.0.1, cu excepția profilurilor MINIMUM și BASIC-⁠WL [1]. Este o factură hibridă: un PDF pe care îl poate citi o persoană, cu XML-ul în interior.
• Sunt acceptate și alte formate care respectă EN 16931. Formatul nu trebuie să fie german, iar formatul permis pe care îl folosiți îl convenți cu cumpărătorul [5].
• Formatele EDI, cum ar fi EDIFACT, pot continua să fie facturi electronice dacă părțile cad de acord asupra lor și datele de TVA pot fi extrase așa cum s-a descris mai sus [1].
• Un PDF simplu sau hârtia nu contează [1].

Două puncte din scrisoarea din 15.10.2025 contează pentru ERP [5]. Un fișier cu erori de format, care nu corespunde sintaxei permise, nu este o factură electronică. Este o altă factură. Și fiecare detaliu obligatoriu de TVA trebuie să se afle în partea structurată. O trimitere la un atașament care conține aceste detalii nu este suficientă, și nici un link către un site extern.

Într-un tabel:

Ce trimiteți	Este factură electronică?	Observație
XRechnung	Da	Format pur structurat, dezvoltat de KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 sau mai nou	Da, cu excepția profilurilor MINIMUM și BASIC-⁠WL	O factură hibridă. Contează XML-ul
Alt format care respectă EN 16931	Da	Emitentul și cumpărătorul îl convin între ei
EDI, cum ar fi EDIFACT	Da, dacă părțile cad de acord și datele de TVA pot fi extrase	Așa cum s-a descris mai sus
Un fișier cu erori de format	Nu	Este o altă factură
Un PDF simplu sau hârtie	Nu	Este o altă factură

Ce trebuie să producă ERP-ul

O factură electronică începe ca date în ERP-ul dumneavoastră. În Germania nu există o platformă centrală, iar legea nu stabilește niciun canal. Funcționează e-⁠mailul, o interfață, o descărcare dintr-un portal sau alt canal, iar părțile îl convin între ele [1]. În Germania, canalul din diagramă este acel canal convenit.

▶Redare

1. 01Exportul din ERP
2. 02Mapare
3. 03Validare
4. 04Canal
5. 05Cumpărătorul și platforma fiscală

↺Starea revine prin webhook sau API: acceptată, respinsă cu un cod sau refuzată de cumpărător.

Exportul din ERPDate din ERP

ERP-ul dumneavoastră produce datele facturii: un raport, un fișier sau un apel API.

Ce poate merge prostLipsește un câmp din export, cum ar fi codul de TVA al cumpărătorului.

Exportul trebuie să conțină detaliile pe care § 14(4) UStG le cere pe orice factură [4]. Printre ele: numele și adresele ambelor părți, numărul fiscal sau codul de TVA al vânzătorului, data facturii, un număr secvențial unic, cantitatea și felul bunurilor sau întinderea serviciului, data livrării sau a prestării, suma netă defalcată pe cote de impozitare, precum și cota de impozitare cu suma taxei sau o mențiune privind scutirea. Într-o factură electronică, toate acestea trebuie să se afle în partea structurată [1].

Câteva detalii îi prind pe nepregătite pe cei din echipele ERP. Ele provin din întrebările frecvente ale BMF [1] și din scrisoarea din 15.10.2025 [5]:

• Acolo unde se aplică obligația, o corecție trebuie să fie și ea o factură electronică, folosind tipul de factură pentru corecții. În perioadele tranzitorii, o corecție poate fi în continuare o altă factură.
• XRechnung cere câmpul BT-⁠10, referința cumpărătorului [5]. Între firme nu este nevoie de un Leitweg-ID. Din punctul de vedere al TVA, este suficient un înlocuitor, cum ar fi „-”. Dacă cumpărătorul atribuie o referință proprie pentru acest câmp este o decizie internă a cumpărătorului, așa că folosiți-o dacă vi se comunică una [1].
• O factură de avans sau de plată în avans emisă înainte de data dumneavoastră de începere nu trebuie să fie factură electronică, chiar dacă livrarea și plata vin mai târziu.

BMF nu face din validare o condiție legală, dar recomandă validarea la crearea și la trimiterea unei facturi. Din motive de tratament egal, spune că nu poate recomanda un anumit instrument de validare. KoSIT publică componente open-source pentru XRechnung, inclusiv un validator și o suită de teste [1]. Scrisoarea din 15.10.2025 avertizează de asemenea că un validator nu prinde orice eroare de conținut. O cotă de impozitare greșită poate trece de regulile de business [5].

Ce trebuie să păstreze ERP-ul

§ 14b UStG cere ca o copie a fiecărei facturi emise și a fiecărei facturi primite să fie păstrată opt ani de la sfârșitul anului calendaristic în care a fost emisă. Proveniența, integritatea și lizibilitatea ei trebuie asigurate pe toată perioada [6].

Pentru o factură electronică, cel puțin partea structurată trebuie păstrată nemodificată, în forma ei originală. În scopuri de TVA, stocarea facturilor electronice în afara unui sistem conform GoBD nu reprezintă, de regulă, o încălcare în sine. Pentru alte scopuri, BMF trimite la scrisoarea sa privind GoBD din 28.11.2019, modificată ultima dată la 14.07.2025 [1].

Păstrați și raportul de validare. Scrisoarea din 15.10.2025 spune că o firmă care dă dovadă de diligența cuvenită se poate baza pe rezultatul tehnic al unui validator adecvat pentru formatul și regulile de business și sugerează păstrarea raportului ca dovadă [5]. Pentru ERP, asta înseamnă un singur lucru: înregistrarea este fișierul pe care l-ați trimis. Un PDF tipărit ulterior din ERP nu este.

Ce să testați înainte de ianuarie

1. Obțineți de la consultantul fiscal cifra de afaceri totală pe 2026 pentru fiecare entitate germană, întrebați dacă un grup fiscal de TVA (Organschaft) o schimbă și stabiliți ce dată se aplică.
2. Enumerați fiecare document care pleacă din ERP către o firmă din Germania: facturi, corecții, autofacturi, facturi de avans și cele neobișnuite, cum ar fi liniile cu taxare inversă.
3. Întrebați-vă principalii cumpărători ce format și ce canal așteaptă: XRechnung în UBL sau CII, ori ZUGFeRD și în ce profil, prin e-⁠mail sau printr-un alt canal.
4. Generați câte un fișier de test pentru fiecare variantă și validați-l. Păstrați fiecare raport.
5. Pentru ZUGFeRD, comparați PDF-ul cu XML-ul: aceleași sume, același TVA, aceleași linii.
6. Verificați că arhiva stochează fișierul trimis, nemodificat, împreună cu raportul lui, timp de opt ani.
7. Planificați ciclul de facturare din ianuarie pentru livrările din decembrie.

Unde se încadrează EurInvoice

Mapăm datele facturilor din ERP la XRechnung, în UBL sau CII, ori la ZUGFeRD. Validăm fiecare fișier în raport cu EN 16931 și cu regulile formatului ales, verificăm fișierele ZUGFeRD ca PDF/A-⁠3 cu XML-ul în interior și returnăm fișierul validat și rezultatul validării, pentru canalul convenit cu cumpărătorul. În Germania nu există o platformă guvernamentală la care să ne conectăm, așa că aria de lucru numește în schimb formatul, profilul, cerința cumpărătorului și canalul. Pagina Germania arată ce ne revine nouă și ce rămâne în sarcina echipei dumneavoastră.

Dovezile noastre pentru Germania se află pe pagina de dovezi. Facturi și note de credit XRechnung și ZUGFeRD, construite din date de exemplu cu companii fictive, au fost verificate cu validatorul KoSIT, veraPDF și Mustang. Au fost acceptate fără mesaje, iar PDF-urile au fost valide ca PDF/A-⁠3B. Acestea sunt teste, nu trafic de producție.

Pachetul standard acoperă o entitate juridică, un sistem sursă și un canal de transmitere pentru o țară; fluxurile de facturi primite, arhivarea și lucrările la interfața ERP se ofertează separat. Cum lucrăm arată cei șase pași.

Ce faceți în continuare

Dacă cifra de afaceri totală pe 2026 a unei entități este de peste 800.000 EUR, primul ei ciclu de facturare din 2027 este termenul. Pentru orice emitent, facturile trimise în 2027 pentru livrări din decembrie 2026 sunt în afara perioadei de tranziție și trebuie să fie facturi electronice, cu excepția cazului în care se aplică o excepție generală. Trimiteți-ne un caz german: câteva facturi reprezentative, formatul și canalul dorite de cumpărătorii dumneavoastră și ERP-ul din care provin. Vă spunem dacă se încadrează în pachetul standard.