Tyskland 2027: vem som måste utfärda e-⁠fakturor från 1 januari, och vad ERP-systemet måste ta fram

Den 1 januari 2027 tar e-⁠fakturakravet i Tyskland sitt andra steg. En utfärdare vars totalomsättning föregående år var över EUR 800 000 kan inte längre skicka fakturor på papper eller som PDF till andra företag i Tyskland. Utfärdaren måste skicka e-⁠fakturor, förutom vid allmänna undantag, till exempel fakturor på upp till EUR 250, och vid ett EDI-förfarande som har avtalats med köparen och som fortfarande får användas till utgången av 2027 [1]. Mindre utfärdare följer ett år senare. Den här anteckningen är till för den som ansvarar för ERP-systemet eller ekonomiprocessen i ett tyskt företag, eller i en utländsk koncern med en tysk juridisk person. Den går igenom vad som gäller, vad som ändras, vem som omfattas, vilka format som räknas, vad ERP-systemet måste ta fram och bevara och vad som ska testas.

Datumen kommer från momslagen (UStG) och är lag. Skrivelserna och de vanliga frågorna från Tysklands federala finansministerium (BMF) anger hur skatteförvaltningen tolkar lagen. Frågorna och svaren vi har läst är märkta ”läget i mars 2026” [1].

Det som redan gäller sedan 1 januari 2025

Sedan 1 januari 2025 måste varje företag i Tyskland kunna ta emot e-⁠fakturor, utan undantag. Även ett litet företag som inte behöver utfärda dem behöver en e-⁠postinkorg för det [1].

Definitionen ändrades samma dag. Före 2025 räknades en vanlig PDF som skickades med e-⁠post som en elektronisk faktura. Sedan 1 januari 2025 är en e-⁠faktura en faktura som utfärdas, överförs och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som möjliggör elektronisk bearbetning. En vanlig PDF uppfyller inte längre det. Papper och vanliga PDF-filer är nu ”övriga fakturor” (sonstige Rechnungen) [1].

Det är vid utfärdandet som förändringen ännu återstår. Till och med den 31 december 2026 får vilken utfärdare som helst skicka en övrig faktura i stället för en e-⁠faktura. Papper är alltid möjligt. En PDF med e-⁠post kräver köparens samtycke [1].

Det här ändras med e-⁠fakturakravet i Tyskland 2027

Övergångsreglerna finns i § 27(38) UStG [2]. Var och en beror på två datum: när leveransen genomfördes och när fakturan skickas (eller, för EDI-regeln, utfärdas). Tillsammans ger de följande:

Leverans genomförd	Utfärdare	Får fakturan fortfarande vara på papper eller en PDF?
2025 eller 2026	Alla utfärdare	Ja, om den skickas senast den 31 december 2026. En PDF kräver köparens samtycke
2025 eller 2026, faktura som skickas 2027 eller senare	Alla utfärdare	Nej, om inte ett allmänt undantag gäller
2027	Totalomsättning föregående år upp till EUR 800 000	Ja, om den skickas senast den 31 december 2027. En PDF kräver köparens samtycke
2027	Totalomsättning föregående år över EUR 800 000	Nej. Bara ett EDI-förfarande som inte i sig är en e-⁠faktura får fortfarande användas, med köparens samtycke, till och med den 31 december 2027
2028 och framåt	Alla utfärdare	Nej, förutom de undantag som anges under vem som omfattas

Samma regler som ett beslut, för en faktura:

Tröskeln är totalomsättningen (Gesamtumsatz) enligt definitionen i § 19(2) UStG [3]. Det är ett momstal: skattepliktiga leveranser räknade efter de betalningar som tagits emot, utan vissa leveranser som är undantagna från moms och utan försäljning av anläggningstillgångar. Det är inte bara intäktsraden i din bokföring. För en leverans som genomförs 2027 är föregående kalenderår 2026, så be din skatterådgivare om den siffran nu för varje tysk juridisk person, och fråga om en momsgrupp (Organschaft) ändrar vilken omsättning som räknas.

Vem som omfattas

Skyldigheten finns i § 14(2) UStG [4]. Den gäller en faktura för en leverans till ett annat företag för dess verksamhet, när både leverantören och köparen är hemmahörande i Tyskland. Hemmahörande innebär att säte, ledning eller ett fast driftställe som deltar i leveransen finns i Tyskland.

För en koncern:

• Ett tyskt dotterbolag, till exempel en GmbH, har sitt säte i Tyskland. Dess fakturor till företag i Tyskland omfattas.
• Ett utländskt företag med ett tyskt driftställe som deltar i leveransen omfattas för den leveransen.
• Ett utländskt företag som bara är momsregistrerat i Tyskland, utan fast driftställe där, är inte hemmahörande. BMF säger att det kan ange detta på sin faktura för att förklara varför det inte skickar någon e-⁠faktura [1].

BMF:s skrivelse av den 15 oktober 2025 tillägger att reglerna också gäller självfakturor (Gutschriften), leveranser med omvänd betalningsskyldighet där båda parter är hemmahörande i Tyskland, och de särskilda ordningarna för jordbrukare, resetjänster och vinstmarginalordningen. De gäller även när köparen är ett småföretag eller bara gör undantagna leveranser [5].

Det finns undantag [1]. Reglerna gäller bara där momslagen över huvud taget kräver en faktura, så leveranser som är undantagna enligt § 4 nr 8 till 29 UStG, till exempel undantagna finansiella tjänster och undantagen uthyrning, faller utanför [1]. En faktura som också omfattar skattepliktiga leveranser, eller en leverans som är skattepliktig för att företaget har valt att beskatta den, faller inom reglerna igen [5]. Där en faktura krävs behöver den ändå inte vara en e-⁠faktura för små belopp på upp till EUR 250 brutto, för biljetter som räknas som fakturor och för fakturor från småföretag enligt Kleinunternehmer-ordningen.

Vad som räknas som en e-⁠faktura

§ 14(1) UStG tillåter två slags strukturerade format [4]. Det första uppfyller den europeiska standarden EN 16931 och dess lista över syntaxer. Det andra avtalas mellan utfärdare och köpare, så länge de nödvändiga momsuppgifterna kan hämtas ut korrekt och fullständigt till ett format som uppfyller standarden eller fungerar tillsammans med den.

I praktiken, enligt BMF:

• XRechnung räknas. Det är ett rent strukturerat format, utvecklat av KoSIT [1].
• ZUGFeRD räknas från version 2.0.1, utom profilerna MINIMUM och BASIC-⁠WL [1]. Det är en hybridfaktura: en PDF som en människa kan läsa, med XML-filen inuti.
• Andra format som uppfyller EN 16931 räknas också. Formatet behöver inte vara tyskt, och vilket tillåtet format som används är något du och köparen kommer överens om [5].
• EDI-format som EDIFACT kan fortsätta som e-⁠fakturor om parterna är överens om dem och momsuppgifterna kan hämtas ut på det sätt som beskrivs ovan [1].
• En vanlig PDF eller papper räknas inte [1].

Två punkter i skrivelsen av den 15 oktober 2025 har betydelse för ERP-systemet [5]. En fil med formatfel, en som inte stämmer med den tillåtna syntaxen, är inte en e-⁠faktura. Det är en övrig faktura. Och varje obligatorisk momsuppgift måste finnas i den strukturerade delen. En hänvisning till en bilaga som innehåller de uppgifterna räcker inte, och inte heller en länk till en extern webbplats.

I en tabell:

Det du skickar	Är det en e-⁠faktura?	Anmärkning
XRechnung	Ja	Rent strukturerat, utvecklat av KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 eller senare	Ja, utom profilerna MINIMUM och BASIC-⁠WL	En hybridfaktura. XML-filen räknas
Ett annat format som uppfyller EN 16931	Ja	Utfärdaren och köparen avtalar om det
EDI som EDIFACT	Ja, om parterna är överens och momsuppgifterna kan hämtas ut	Som beskrivet ovan
En fil med formatfel	Nej	Det är en övrig faktura
En vanlig PDF eller papper	Nej	Det är en övrig faktura

Vad ERP-systemet måste ta fram

En e-⁠faktura börjar som data i ditt ERP-system. I Tyskland finns ingen central plattform och lagen anger ingen kanal. E-⁠post, ett gränssnitt, en nedladdning från en portal eller en annan kanal fungerar alla, och parterna kommer överens om den sinsemellan [1]. I Tyskland är rutten i diagrammet den överenskomna kanalen.

▶Spela upp

1. 01ERP-export
2. 02Mappning
3. 03Validering
4. 04Rutt
5. 05Köpare och skatteplattform

↺Statusen kommer tillbaka via webhook eller API: accepterad, avvisad med en kod eller nekad av köparen.

ERP-exportERP-data

Ditt ERP-system tar fram fakturadatan: en rapport, en fil eller ett API-anrop.

Vad som kan gå felEtt fält saknas i exporten, till exempel köparens momsregistreringsnummer.

Exporten måste innehålla de uppgifter som § 14(4) UStG kräver på varje faktura [4]. Hit hör: båda parters namn och adresser, säljarens skattenummer eller momsregistreringsnummer, fakturadatum, ett unikt löpnummer, mängd och slag av varor eller omfattningen av tjänsten, leveransdatum, nettobeloppet fördelat på skattesats, samt skattesatsen med skattebeloppet, eller en upplysning om undantaget. I en e-⁠faktura måste alla dessa finnas i den strukturerade delen [1].

Några detaljer överraskar ERP-team. De kommer från BMF:s vanliga frågor [1] och skrivelsen av den 15 oktober 2025 [5]:

• Där skyldigheten gäller måste också en rättelse vara en e-⁠faktura, med den fakturatyp som används för rättelse. Under övergångsperioderna får en rättelse fortfarande vara en övrig faktura.
• XRechnung kräver fältet BT-⁠10, köparens referens [5]. Mellan företag behövs inget Leitweg-ID. Momsmässigt räcker en platshållare som ”-”. Huruvida köparen tilldelar en egen referens för det här fältet är köparens interna beslut, så använd den om köparen ger dig en [1].
• En förskotts- eller handpenningsfaktura som utfärdats före ditt startdatum behöver inte vara en e-⁠faktura, även om leverans och betalning kommer senare.

BMF gör inte validering till ett rättsligt villkor, men rekommenderar att man validerar när en faktura skapas och skickas. Av hänsyn till likabehandling säger BMF att man inte kan rekommendera något särskilt valideringsverktyg. KoSIT publicerar komponenter med öppen källkod för XRechnung, bland annat en validator och en testsvit [1]. Skrivelsen av den 15 oktober 2025 varnar också för att en validator inte fångar upp varje innehållsfel. En felaktig skattesats kan passera affärsreglerna [5].

Vad ERP-systemet måste bevara

§ 14b UStG kräver att en kopia av varje faktura du utfärdar, och av varje faktura du tar emot, bevaras i åtta år från utgången av det kalenderår då den utfärdades. Dess ursprung, dess integritet och dess läsbarhet måste säkerställas under hela perioden [6].

För en e-⁠faktura måste åtminstone den strukturerade delen bevaras oförändrad i sin ursprungliga form. Momsmässigt är det som regel inte i sig en överträdelse att lagra e-⁠fakturor utanför ett GoBD-kompatibelt system. För andra ändamål hänvisar BMF till sin GoBD-skrivelse av den 28 november 2019, senast ändrad den 14 juli 2025 [1].

Bevara även valideringsrapporten. Skrivelsen av den 15 oktober 2025 säger att ett företag som iakttar vederbörlig omsorg får förlita sig på det tekniska resultatet från en lämplig validator för format och affärsregler, och föreslår att rapporten sparas som bevis [5]. För ERP-systemet betyder det en enda sak: arkivexemplaret är filen du skickade. En PDF som skrivs ut från ERP-systemet senare är det inte.

Vad som ska testas före januari

1. Hämta siffran för totalomsättningen 2026 från din skatterådgivare för varje tysk juridisk person, fråga om en momsgrupp (Organschaft) ändrar den, och avgör vilket datum som gäller.
2. Lista varje dokument som lämnar ERP-systemet till ett företag i Tyskland: fakturor, rättelser, självfakturor, förskottsfakturor och de ovanliga, till exempel rader med omvänd betalningsskyldighet.
3. Fråga dina viktigaste köpare vilket format och vilken kanal de förväntar sig: XRechnung i UBL eller CII, eller ZUGFeRD och i så fall i vilken profil, via e-⁠post eller en annan kanal.
4. Skapa en testfil för varje variant och validera den. Spara varje rapport.
5. För ZUGFeRD, jämför PDF-filen med XML-filen: samma belopp, samma moms, samma rader.
6. Kontrollera att arkivet lagrar filen du skickade, oförändrad, tillsammans med dess rapport, i åtta år.
7. Planera fakturakörningen i januari för leveranser i december.

Var EurInvoice passar in

Vi mappar fakturadata från ERP-systemet till XRechnung, i UBL eller CII, eller till ZUGFeRD. Vi validerar varje fil mot EN 16931 och reglerna för det valda formatet, kontrollerar ZUGFeRD-filer som PDF/A-⁠3 med XML-filen inuti, och lämnar tillbaka den validerade filen och dess valideringsresultat för den kanal som du har kommit överens om med köparen. Det finns ingen statlig plattform att ansluta till i Tyskland, så uppdragsbeskrivningen anger i stället formatet, profilen, köparens krav och kanalen. Sidan om Tyskland anger vad som är vårt och vad som stannar hos ditt team.

Våra testresultat för Tyskland finns på sidan Testresultat. XRechnung- och ZUGFeRD-fakturor och kreditfakturor, byggda av exempeldata med fiktiva företag, kontrollerades med KoSIT-validatorn, veraPDF och Mustang. De godtogs utan meddelanden, och PDF-filerna var giltiga som PDF/A-⁠3B. Det här är tester, inte trafik i produktion.

Standardenheten omfattar en juridisk person, ett källsystem och en landsrutt. Inkommande flöden, arkivering och arbete i ERP-systemets gränssnitt offereras separat. Så arbetar vi visar de sex stegen.

Det här gör du härnäst

Om en juridisk persons totalomsättning 2026 är över EUR 800 000 är dess första fakturakörning 2027 tidsfristen. För varje utfärdare ligger fakturor som skickas 2027 för leveranser i december 2026 utanför övergången och måste vara e-⁠fakturor, om inte ett allmänt undantag gäller. Skicka oss ett tyskt uppdrag: några representativa fakturor, det format och den kanal som dina köpare vill ha, och det ERP-system som de kommer från. Vi berättar om det passar standardenheten.