Alemanha 2027: quem tem de emitir faturas eletrónicas a partir de 1 de janeiro e o que o ERP tem de produzir

A 1 de janeiro de 2027, a obrigação de fatura eletrónica na Alemanha dá o seu segundo passo. Um emitente cujo volume de negócios total no ano anterior tenha sido superior a 800 000 EUR deixa de poder enviar faturas em papel ou em PDF a outras empresas na Alemanha. Tem de enviar faturas eletrónicas, à parte as exceções gerais, como as faturas até 250 EUR, e um procedimento EDI acordado com o comprador, que ainda pode ser usado até ao final de 2027 [1]. Os emitentes mais pequenos seguem-se um ano depois. Esta nota destina-se a quem é responsável pelo ERP ou pelo processo financeiro numa empresa alemã, ou num grupo estrangeiro com uma entidade alemã. Abrange o que se aplica, o que muda, quem está abrangido, que formatos contam, o que o ERP tem de produzir e conservar e o que testar.

As datas vêm da Lei do IVA (UStG) e são lei. As cartas e as perguntas frequentes do Ministério Federal das Finanças (BMF) explicam como a administração fiscal interpreta essa lei. A FAQ que lemos está marcada como «versão de março de 2026» [1].

O que já se aplica desde 1 de janeiro de 2025

Desde 1 de janeiro de 2025, todas as empresas na Alemanha têm de poder receber faturas eletrónicas, sem exceções. Mesmo uma pequena empresa que não tenha de as emitir precisa de uma caixa de entrada de e-⁠mail para isso [1].

A definição mudou no mesmo dia. Antes de 2025, um simples PDF enviado por e-⁠mail contava como fatura eletrónica. Desde 1 de janeiro de 2025, uma fatura eletrónica é uma fatura emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o tratamento eletrónico. Um simples PDF já não se qualifica. O papel e os PDF simples são agora «outras faturas» (sonstige Rechnungen) [1].

É na emissão que a mudança ainda está por vir. Até 31 de dezembro de 2026, qualquer emitente pode enviar uma outra fatura em vez de uma fatura eletrónica. O papel é sempre possível. Um PDF por e-⁠mail precisa do consentimento do comprador [1].

O que muda em 2027 com a obrigação de fatura eletrónica na Alemanha

As regras transitórias estão no § 27(38) UStG [2]. Cada uma depende de duas datas: quando a operação foi realizada e quando a fatura é enviada (ou, na regra do EDI, emitida). Lidas em conjunto, dão isto:

Operação realizada em	Emitente	A fatura ainda pode ser em papel ou em PDF?
2025 ou 2026	Qualquer emitente	Sim, se for enviada até 31 de dezembro de 2026. Um PDF precisa do consentimento do comprador
2025 ou 2026, fatura enviada em 2027 ou depois	Qualquer emitente	Não, salvo se se aplicar uma exceção geral
2027	Volume de negócios total do ano anterior até 800 000 EUR	Sim, se for enviada até 31 de dezembro de 2027. Um PDF precisa do consentimento do comprador
2027	Volume de negócios total do ano anterior superior a 800 000 EUR	Não. Só um procedimento EDI que não seja ele próprio uma fatura eletrónica pode ainda ser usado, com o consentimento do comprador, até 31 de dezembro de 2027
2028 em diante	Qualquer emitente	Não, à parte as exceções indicadas em «Quem está abrangido»

As mesmas regras como decisão, para uma fatura:

O limiar é o volume de negócios total (Gesamtumsatz), tal como o § 19(2) UStG o define [3]. É um valor de IVA: operações tributáveis contadas com base nos pagamentos recebidos, sem certas operações isentas e sem vendas de ativos imobilizados. Não é simplesmente a linha de receitas das suas contas. Para uma operação realizada em 2027, o ano civil anterior é 2026; por isso, peça já ao seu consultor fiscal esse valor para cada entidade alemã e pergunte-lhe se um grupo de IVA (Organschaft) altera o volume de negócios que conta.

Quem está abrangido

O dever consta do § 14(2) UStG [4]. Abrange uma fatura de uma operação destinada a outra empresa, para a atividade desta, quando o fornecedor e o comprador são ambos residentes na Alemanha. Residente significa que a sede, a direção ou um estabelecimento estável que participa na operação está na Alemanha.

Para um grupo:

• Uma filial alemã, como uma GmbH, tem a sua sede na Alemanha. As suas faturas a empresas na Alemanha estão abrangidas.
• Uma empresa estrangeira com um estabelecimento na Alemanha que participa na operação está abrangida quanto a essa operação.
• Uma empresa estrangeira que apenas está registada para efeitos de IVA na Alemanha, sem estabelecimento estável aí, não é residente. O BMF diz que pode indicá-lo na sua fatura para explicar por que não envia uma fatura eletrónica [1].

A carta do BMF de 15 de outubro de 2025 acrescenta que as regras também se aplicam às autofaturas (Gutschriften), às operações em autoliquidação em que ambas as partes são residentes na Alemanha e aos regimes especiais dos agricultores, dos serviços de viagens e da margem. Aplicam-se mesmo quando o comprador é uma pequena empresa ou só efetua operações isentas [5].

Há exceções [1]. As regras só se aplicam quando a Lei do IVA exige uma fatura, pelo que as operações isentas nos termos do § 4 n.os 8 a 29 UStG, como os serviços financeiros isentos e o arrendamento isento, ficam fora delas [1]. Uma fatura que abranja também operações tributáveis, ou uma operação que é tributável porque a empresa optou pela tributação, volta a estar abrangida [5]. Quando é exigida uma fatura, esta continua a não ter de ser uma fatura eletrónica para montantes pequenos até 250 EUR brutos, para bilhetes que contam como faturas e para faturas de pequenas empresas abrangidas pelo regime Kleinunternehmer.

O que conta como fatura eletrónica

O § 14(1) UStG admite dois tipos de formato estruturado [4]. O primeiro cumpre a norma europeia EN 16931 e a sua lista de sintaxes. O segundo é acordado entre o emitente e o comprador, desde que os dados de IVA exigidos possam ser extraídos de forma correta e completa para um formato que cumpra a norma ou seja compatível com ela.

Na prática, segundo o BMF:

• O XRechnung cumpre os requisitos. É um formato puramente estruturado, desenvolvido pelo KoSIT [1].
• O ZUGFeRD cumpre os requisitos a partir da versão 2.0.1, exceto nos perfis MINIMUM e BASIC-⁠WL [1]. É uma fatura híbrida: um PDF que uma pessoa consegue ler, com o XML lá dentro.
• Outros formatos que cumpram a EN 16931 também cumprem os requisitos. O formato não tem de ser alemão, e qual dos formatos permitidos usar é matéria que cabe a si e ao comprador acordar [5].
• Os formatos EDI, como o EDIFACT, podem continuar como faturas eletrónicas se as partes os acordarem e se os dados de IVA puderem ser extraídos como descrito acima [1].
• Um PDF simples ou o papel não conta [1].

Dois pontos da carta de 15 de outubro de 2025 importam para o ERP [5]. Um ficheiro com erros de formato, que não corresponde à sintaxe permitida, não é uma fatura eletrónica. É uma outra fatura. E todos os dados de IVA obrigatórios têm de estar na parte estruturada. Uma remissão para um anexo que contenha esses dados não basta, nem uma ligação para um site externo.

Numa tabela:

O que envia	É uma fatura eletrónica?	Nota
XRechnung	Sim	Formato puramente estruturado, desenvolvido pelo KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 ou posterior	Sim, exceto nos perfis MINIMUM e BASIC-⁠WL	Uma fatura híbrida. Conta o XML
Outro formato que cumpra a EN 16931	Sim	O emitente e o comprador acordam-no entre si
EDI, como o EDIFACT	Sim, se as partes o acordarem e os dados de IVA puderem ser extraídos	Como descrito acima
Um ficheiro com erros de formato	Não	É uma outra fatura
Um PDF simples ou papel	Não	É uma outra fatura

O que o ERP tem de produzir

Uma fatura eletrónica começa como dados no seu ERP. Na Alemanha não há plataforma central e a lei não fixa nenhum canal. O e-⁠mail, uma interface, um descarregamento num portal ou outro canal funcionam todos, e as partes acordam-no entre si [1]. Na Alemanha, a rota do diagrama é esse canal acordado.

▶Reproduzir

1. 01Exportação do ERP
2. 02Mapeamento
3. 03Validação
4. 04Rota
5. 05Comprador e plataforma fiscal

↺O estado volta por webhook ou API: aceite, rejeitada com um código ou recusada pelo comprador.

Exportação do ERPDados do ERP

O seu ERP produz os dados da fatura: um relatório, um ficheiro ou uma chamada de API.

O que pode correr malFalta um campo na exportação, como o número de IVA do comprador.

A exportação tem de conter os dados que o § 14(4) UStG exige em todas as faturas [4]. Entre eles: os nomes e as moradas de ambas as partes, o número fiscal ou o número de IVA do vendedor, a data da fatura, um número sequencial único, a quantidade e o tipo dos bens ou o âmbito do serviço, a data da operação, o montante líquido repartido por taxa de imposto, e a taxa de imposto com o montante do imposto, ou uma menção à isenção. Numa fatura eletrónica, todos têm de estar na parte estruturada [1].

Alguns pormenores apanham as equipas de ERP desprevenidas. Vêm das perguntas frequentes do BMF [1] e da carta de 15 de outubro de 2025 [5]:

• Quando o dever se aplica, uma correção também tem de ser uma fatura eletrónica, com o tipo de fatura próprio de uma correção. Durante os períodos transitórios, uma correção ainda pode ser uma outra fatura.
• O XRechnung exige o campo BT-⁠10, a referência do comprador [5]. Entre empresas não é preciso um Leitweg-ID. Para efeitos de IVA, basta um marcador de posição como «-». Se o comprador atribui ou não uma referência própria para este campo é uma decisão interna do comprador, por isso use-a se ele lhe der uma [1].
• Uma fatura de adiantamento ou de pagamento por conta emitida antes da sua data de início não tem de ser uma fatura eletrónica, mesmo que a entrega e o pagamento venham mais tarde.

O BMF não faz da validação uma condição legal, mas recomenda validar quando uma fatura é criada e enviada. Por razões de igualdade de tratamento, diz que não pode recomendar uma ferramenta de validação em particular. O KoSIT publica componentes de código aberto para o XRechnung, incluindo um validador e um conjunto de testes [1]. A carta de 15 de outubro de 2025 avisa ainda que um validador não deteta todos os erros de conteúdo. Uma taxa de imposto errada pode passar nas regras de negócio [5].

O que o ERP tem de conservar

O § 14b UStG exige que uma cópia de cada fatura que emite, e de cada fatura que recebe, seja conservada durante oito anos a contar do final do ano civil em que foi emitida. A sua origem, a sua integridade e a sua legibilidade têm de estar asseguradas durante todo o período [6].

Para uma fatura eletrónica, tem de se conservar sem alterações, na sua forma original, pelo menos a parte estruturada. Para efeitos de IVA, guardar faturas eletrónicas fora de um sistema conforme com o GoBD não é, em regra, uma infração em si mesma. Para outros efeitos, o BMF remete para a sua carta GoBD de 28 de novembro de 2019, alterada pela última vez a 14 de julho de 2025 [1].

Conserve também o relatório de validação. A carta de 15 de outubro de 2025 diz que uma empresa que atue com a devida diligência pode confiar no resultado técnico de um validador adequado quanto ao formato e às regras de negócio, e sugere guardar o relatório como prova [5]. Para o ERP, isto significa uma coisa: o registo é o ficheiro que enviou. Um PDF impresso mais tarde a partir do ERP não é.

O que testar antes de janeiro

1. Peça ao seu consultor fiscal o valor do volume de negócios total de 2026 de cada entidade alemã, pergunte se um grupo de IVA (Organschaft) o altera e decida que data se aplica.
2. Liste todos os documentos que saem do ERP para uma empresa na Alemanha: faturas, correções, autofaturas, faturas de adiantamento e os casos invulgares, como as linhas em autoliquidação.
3. Pergunte aos seus principais compradores que formato e canal esperam: XRechnung em UBL ou CII, ou ZUGFeRD e em que perfil, por e-⁠mail ou por outro canal.
4. Gere um ficheiro de teste para cada variante e valide-o. Guarde todos os relatórios.
5. No ZUGFeRD, compare o PDF com o XML: os mesmos montantes, o mesmo IVA, as mesmas linhas.
6. Verifique se o arquivo guarda, durante oito anos, o ficheiro que enviou, sem alterações, com o respetivo relatório.
7. Planeie o ciclo de faturação de janeiro para as entregas de dezembro.

Onde a EurInvoice se encaixa

Mapeamos os dados das faturas do ERP para XRechnung, em UBL ou CII, ou para ZUGFeRD. Validamos cada ficheiro face à EN 16931 e às regras do formato escolhido, verificamos os ficheiros ZUGFeRD como PDF/A-⁠3 com o XML lá dentro e devolvemos o ficheiro validado e o respetivo resultado de validação para o canal que acordou com o comprador. Na Alemanha não há nenhuma plataforma estatal a que ligar, pelo que o âmbito indica o formato, o perfil, o requisito do comprador e o canal. A página da Alemanha explica o que é nosso e o que fica com a sua equipa.

As nossas provas para a Alemanha estão na página de provas. Faturas e notas de crédito XRechnung e ZUGFeRD, criadas a partir de dados de exemplo com empresas fictícias, foram verificadas com o validador do KoSIT, o veraPDF e o Mustang. Foram aceites sem mensagens, e os PDF eram válidos como PDF/A-⁠3B. São testes, não tráfego de produção.

A unidade-padrão abrange uma entidade jurídica, um sistema de origem e uma rota nacional; os fluxos de entrada, o arquivo e o trabalho na interface do ERP são orçamentados à parte. A página Como funciona mostra os seis passos.

O que fazer a seguir

Se o volume de negócios total de 2026 de uma entidade for superior a 800 000 EUR, o primeiro ciclo de faturação de 2027 é o prazo. Para todos os emitentes, as faturas enviadas em 2027 por entregas de dezembro de 2026 ficam fora da transição e têm de ser faturas eletrónicas, salvo se se aplicar uma exceção geral. Envie-nos um caso alemão: algumas faturas representativas, o formato e o canal que os seus compradores querem e o ERP de onde vêm. Dir-lhe-emos se cabe na unidade-padrão.