Njemačka 2027.: tko od 1. siječnja mora izdavati e-⁠račune i što ERP mora izraditi

Od 1. siječnja 2027. Njemačka prelazi na drugi korak obveze e-⁠računa. Izdavatelj čiji je ukupni promet u prethodnoj godini bio iznad 800.000 EUR više ne smije slati papirnate račune ni PDF drugim tvrtkama u Njemačkoj. Mora slati e-⁠račune, osim u slučaju općih iznimaka, primjerice računa do 250 EUR, i EDI postupka dogovorenog s kupcem, koji se smije koristiti do kraja 2027. [1]. Manji izdavatelji slijede godinu dana kasnije. Ova je bilješka za one koji vode ERP ili financijski proces u njemačkoj tvrtki ili u stranoj grupi s njemačkim subjektom. Obuhvaća što vrijedi, što se mijenja, tko je obuhvaćen, koji se formati priznaju, što ERP mora izraditi i čuvati te što testirati.

Datumi potječu iz Zakona o PDV-u (UStG) i propisani su zakonom. Pisma i FAQ Saveznog ministarstva financija (BMF) objašnjavaju kako porezna uprava tumači taj zakon. FAQ koji smo čitali označen je kao „stanje: ožujak 2026.“ [1].

Što vrijedi već od 1. siječnja 2025.

Od 1. siječnja 2025. svaka tvrtka u Njemačkoj mora moći primati e-⁠račune, bez iznimaka. Čak i mala tvrtka koja ih ne mora izdavati za to treba pretinac e-⁠pošte [1].

Istoga dana promijenila se i definicija. Prije 2025. običan PDF poslan e-⁠poštom smatrao se elektroničkim računom. Od 1. siječnja 2025. e-⁠račun je račun izdan, prenesen i primljen u strukturiranom elektroničkom formatu koji omogućuje elektroničku obradu. Običan PDF više ne ispunjava taj uvjet. Papir i obični PDF-ovi sada su „ostali računi“ (sonstige Rechnungen) [1].

Izdavanje je ono u čemu promjena tek dolazi. Do 31. prosinca 2026. svaki izdavatelj smije umjesto e-⁠računa poslati ostali račun. Papir je uvijek moguć. PDF e-⁠poštom traži pristanak kupca [1].

Što se mijenja kad Njemačka 2027. prijeđe na obvezno izdavanje e-⁠računa

Prijelazna pravila nalaze se u § 27(38) UStG [2]. Svako ovisi o dva datuma: kada je isporuka obavljena i kada se račun šalje (ili, za pravilo o EDI-ju, izdaje). Čitana zajedno, daju sljedeće:

Isporuka obavljena	Izdavatelj	Smije li račun i dalje biti papirnat ili PDF?
2025. ili 2026.	Svaki izdavatelj	Da, ako se pošalje do 31. prosinca 2026. PDF traži pristanak kupca
2025. ili 2026., račun poslan 2027. ili kasnije	Svaki izdavatelj	Ne, osim ako vrijedi opća iznimka
2027.	Ukupni promet u prethodnoj godini do 800.000 EUR	Da, ako se pošalje do 31. prosinca 2027. PDF traži pristanak kupca
2027.	Ukupni promet u prethodnoj godini iznad 800.000 EUR	Ne. Smije se još koristiti samo EDI postupak koji sam nije e-⁠račun, uz pristanak kupca, do 31. prosinca 2027.
2028. i nadalje	Svaki izdavatelj	Ne, osim iznimaka navedenih u dijelu o tome tko je obuhvaćen

Ista pravila kao odluka, za jedan račun:

Prag je ukupni promet (Gesamtumsatz) kako ga definira § 19(2) UStG [3]. To je podatak o PDV-u: oporezive isporuke računaju se prema primljenim plaćanjima, bez određenih oslobođenih isporuka i bez prodaje dugotrajne imovine. To nije naprosto stavka prihoda iz vaših knjiga. Za isporuku obavljenu 2027. prethodna kalendarska godina je 2026., zato već sada od poreznog savjetnika zatražite taj podatak za svaki njemački subjekt te pitajte mijenja li PDV grupa (Organschaft) promet koji se uzima u obzir.

Tko je obuhvaćen

Obveza je u § 14(2) UStG [4]. Odnosi se na račun za isporuku drugoj tvrtki za njezino poslovanje, kada su i dobavljač i kupac rezidenti u Njemačkoj. Rezident znači da se sjedište, uprava ili stalni poslovni nastan koji sudjeluje u isporuci nalazi u Njemačkoj.

Za grupu:

• Njemačko društvo kći, primjerice GmbH, ima sjedište u Njemačkoj. Njegovi računi tvrtkama u Njemačkoj su obuhvaćeni.
• Strano društvo s njemačkim poslovnim nastanom koji sudjeluje u isporuci obuhvaćeno je za tu isporuku.
• Strano društvo koje je samo registrirano za PDV u Njemačkoj, bez stalnog poslovnog nastana u toj zemlji, nije rezident. BMF navodi da to može napisati na računu kako bi objasnilo zašto ne šalje e-⁠račun [1].

Pismo BMF-a od 15. listopada 2025. dodaje da se pravila primjenjuju i na račune koje izdaje kupac (Gutschriften), na isporuke s prijenosom porezne obveze kada su obje strane rezidenti u Njemačkoj te na posebne sheme za poljoprivrednike, putničke usluge i oporezivanje marže. Primjenjuju se čak i kada je kupac mala tvrtka ili obavlja samo oslobođene isporuke [5].

Postoje iznimke [1]. Pravila se primjenjuju samo ondje gdje Zakon o PDV-u uopće zahtijeva račun, pa su isporuke oslobođene prema § 4 br. 8 do 29 UStG, primjerice oslobođene financijske usluge i oslobođeni najam, izvan njih [1]. Račun koji obuhvaća i oporezive isporuke, ili isporuka koja je oporeziva jer se poduzetnik odlučio za oporezivanje, ponovno je unutar njih [5]. Ondje gdje se račun zahtijeva, on ipak ne mora biti e-⁠račun za male iznose do 250 EUR bruto, za karte koje se smatraju računima i za račune malih poduzetnika prema pravilu Kleinunternehmer.

Što se smatra e-⁠računom

§ 14(1) UStG dopušta dvije vrste strukturiranog formata [4]. Prvi udovoljava europskoj normi EN 16931 i njezinu popisu sintaksi. Drugi se dogovara između izdavatelja i kupca, pod uvjetom da se potrebni podaci o PDV-u mogu ispravno i potpuno izdvojiti u format koji udovoljava normi ili je s njom kompatibilan.

U praksi, prema BMF-u:

• XRechnung ispunjava uvjete. To je isključivo strukturirani format koji je razvio KoSIT [1].
• ZUGFeRD ispunjava uvjete od verzije 2.0.1, osim profila MINIMUM i BASIC-⁠WL [1]. To je hibridni račun: PDF koji osoba može čitati, s XML-om unutar njega.
• Uvjete ispunjavaju i drugi formati koji udovoljavaju normi EN 16931. Format ne mora biti njemački, a koji ćete dopušteni format koristiti, dogovarate vi i kupac [5].
• EDI formati poput EDIFACT-a mogu se i dalje koristiti kao e-⁠računi ako se strane o njima dogovore i ako se podaci o PDV-u mogu izdvojiti kako je gore opisano [1].
• Običan PDF ili papir ne vrijedi [1].

Dvije točke iz pisma od 15. listopada 2025. važne su za ERP [5]. Datoteka s pogreškama u formatu, koja ne odgovara dopuštenoj sintaksi, nije e-⁠račun. To je ostali račun. I svaki obvezni podatak o PDV-u mora biti u strukturiranom dijelu. Upućivanje na privitak koji sadrži te podatke nije dovoljno, kao ni poveznica na vanjsku stranicu.

U jednoj tablici:

Što šaljete	Je li to e-⁠račun?	Napomena
XRechnung	Da	Isključivo strukturirani format koji je razvio KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 ili noviji	Da, osim profila MINIMUM i BASIC-⁠WL	Hibridni račun. Vrijedi XML
Drugi format koji udovoljava normi EN 16931	Da	Dogovaraju ga izdavatelj i kupac
EDI poput EDIFACT-a	Da, ako se strane dogovore i podaci o PDV-u mogu izdvojiti	Kako je opisano gore
Datoteka s pogreškama u formatu	Ne	To je ostali račun
Običan PDF ili papir	Ne	To je ostali račun

Što ERP mora izraditi

E-⁠račun počinje kao podatak u vašem ERP-u. U Njemačkoj ne postoji središnja platforma, a zakon ne propisuje kanal. Moguće su e-⁠pošta, sučelje, preuzimanje s portala ili drugi kanal, a strane ga dogovaraju među sobom [1]. U Njemačkoj je kanal slanja na dijagramu upravo taj dogovoreni kanal.

▶Pokreni

1. 01Izvoz iz ERP-a
2. 02Mapiranje
3. 03Validacija
4. 04Kanal
5. 05Kupac i porezna platforma

↺Status se vraća putem webhooka ili API-ja: prihvaćen, odbijen s kodom ili ga je kupac odbio.

Izvoz iz ERP-aPodaci iz ERP-a

Vaš ERP stvara podatke o računu: izvještaj, datoteku ili API poziv.

Što može poći po zluU izvozu nedostaje polje, primjerice PDV broj kupca.

Izvoz mora sadržavati podatke koje § 14(4) UStG zahtijeva na svakom računu [4]. Među njima su: nazivi i adrese obiju strana, porezni broj ili PDV identifikacijski broj prodavatelja, datum računa, jedinstveni uzastopni broj, količina i vrsta robe ili opseg usluge, datum isporuke, neto iznos podijeljen po poreznim stopama te porezna stopa s iznosom poreza ili napomena o oslobođenju. U e-⁠računu svi moraju biti u strukturiranom dijelu [1].

Nekoliko detalja zna iznenaditi ERP timove. Potječu iz BMF FAQ-a [1] i pisma od 15. listopada 2025. [5]:

• Ondje gdje obveza vrijedi, i ispravak mora biti e-⁠račun, uz vrstu računa za ispravak. Tijekom prijelaznih razdoblja ispravak i dalje može biti ostali račun.
• XRechnung zahtijeva polje BT-⁠10, referencu kupca [5]. Među tvrtkama Leitweg-ID nije potreban. Za potrebe PDV-a dovoljan je zamjenski znak poput „-“. Dodjeljuje li kupac za to polje vlastitu referencu, njegova je interna odluka, pa upotrijebite onu koju vam kupac dostavi [1].
• Račun za predujam ili akontaciju izdan prije vašeg datuma početka ne mora biti e-⁠račun, čak i ako isporuka i plaćanje slijede kasnije.

BMF validaciju ne propisuje kao pravni uvjet, ali preporučuje validaciju pri izradi i slanju računa. Zbog jednakog postupanja navodi da ne može preporučiti određeni alat za validaciju. KoSIT objavljuje komponente otvorenog koda za XRechnung, uključujući validator i skup testova [1]. Pismo od 15. listopada 2025. također upozorava da validator neće uhvatiti svaku sadržajnu pogrešku. Pogrešna porezna stopa može proći poslovna pravila [5].

Što ERP mora čuvati

§ 14b UStG zahtijeva da se kopija svakog izdanog računa i svaki primljeni račun čuvaju osam godina od kraja kalendarske godine u kojoj je izdan. Njegovo podrijetlo, cjelovitost i čitljivost moraju biti osigurani tijekom cijelog razdoblja [6].

Za e-⁠račun mora se nepromijenjen u izvornom obliku čuvati barem strukturirani dio. Za potrebe PDV-a pohrana e-⁠računa izvan sustava usklađenog s GoBD-om u pravilu sama po sebi nije povreda. Za ostale potrebe BMF upućuje na svoje GoBD pismo od 28. studenoga 2019., zadnji put izmijenjeno 14. srpnja 2025. [1].

Čuvajte i izvješće o validaciji. Pismo od 15. listopada 2025. navodi da se tvrtka koja postupa s dužnom pažnjom smije osloniti na tehnički rezultat prikladnog validatora za format i poslovna pravila te predlaže da se izvješće čuva kao dokaz [5]. Za ERP to znači jedno: zapis je datoteka koju ste poslali. PDF naknadno ispisan iz ERP-a to nije.

Što testirati prije siječnja

1. Od poreznog savjetnika dobijte podatak o ukupnom prometu za 2026. za svaki njemački subjekt, pitajte mijenja li ga PDV grupa (Organschaft) i odlučite koji se datum primjenjuje.
2. Popišite svaki dokument koji iz ERP-a odlazi tvrtki u Njemačkoj: račune, ispravke, račune koje izdaje kupac, račune za predujam te neobične slučajeve, primjerice retke s prijenosom porezne obveze.
3. Pitajte svoje glavne kupce koji format i kanal očekuju: XRechnung u UBL-u ili CII-ju ili ZUGFeRD, i u kojem profilu, e-⁠poštom ili drugim kanalom.
4. Generirajte testnu datoteku za svaku varijantu i validirajte je. Čuvajte svako izvješće.
5. Za ZUGFeRD usporedite PDF s XML-om: isti iznosi, isti PDV, isti retci.
6. Provjerite da arhiva osam godina pohranjuje datoteku koju ste poslali, nepromijenjenu, zajedno s njezinim izvješćem.
7. Planirajte ciklus izdavanja računa u siječnju za isporuke iz prosinca.

Gdje se EurInvoice uklapa

Podatke o računima iz ERP-a mapiramo na XRechnung, u UBL-u ili CII-ju, ili na ZUGFeRD. Svaku datoteku validiramo prema normi EN 16931 i pravilima odabranog formata, ZUGFeRD datoteke provjeravamo kao PDF/A-⁠3 s XML-om unutar njega te vraćamo validiranu datoteku i njezin rezultat validacije, spremne za kanal koji ste dogovorili s kupcem. U Njemačkoj nema državne platforme na koju bi se povezivalo, pa opseg umjesto toga navodi format, profil, zahtjev kupca i kanal. Stranica o Njemačkoj navodi što je naše, a što ostaje vašem timu.

Naši dokazi za Njemačku nalaze se na stranici s dokazima. Računi i odobrenja XRechnung i ZUGFeRD, izrađeni iz ogledih podataka s izmišljenim tvrtkama, provjereni su validatorom KoSIT, veraPDF-om i Mustangom. Prihvaćeni su bez ijedne poruke, a PDF-ovi su bili valjani kao PDF/A-⁠3B. To su testovi, a ne produkcijski promet.

Standardni paket obuhvaća jednu pravnu osobu, jedan izvorni sustav i jedan kanal slanja za jednu zemlju; ulazni tok, arhiviranje i rad na sučelju ERP-a ugovaraju se zasebno. Kako radimo prikazuje šest koraka.

Što učiniti dalje

Ako je ukupni promet subjekta za 2026. iznad 800.000 EUR, njegov prvi ciklus izdavanja računa u 2027. je krajnji rok. Za svakog izdavatelja računi poslani 2027. za isporuke iz prosinca 2026. izvan su prijelaznog razdoblja i moraju biti e-⁠računi, osim ako vrijedi opća iznimka. Pošaljite nam jedan slučaj iz Njemačke: nekoliko reprezentativnih računa, format i kanal koji vaši kupci žele te ERP iz kojeg dolaze. Reći ćemo vam uklapa li se u standardni paket.