Nemčija 2027: kdo mora od 1. januarja izdajati e-⁠račune in kaj mora izdelati ERP

Obvezni e-⁠račun, ki ga uvaja Nemčija, 1. januarja 2027 naredi drugi korak. Izdajatelj, katerega skupni promet je bil v prejšnjem letu nad 800.000 EUR, drugim podjetjem v Nemčiji ne more več pošiljati papirnatih računov ali računov PDF. Pošiljati mora e-⁠račune, razen splošnih izjem, na primer računov do 250 EUR, ter postopka EDI, dogovorjenega s kupcem, ki se sme uporabljati še do konca leta 2027 [1]. Manjši izdajatelji sledijo leto pozneje. Ta zapis je namenjen osebi, ki v nemškem podjetju ali v tuji skupini z nemško družbo skrbi za ERP ali za finančni proces. Zajema, kaj velja, kaj se spremeni, koga zadeva, kateri formati štejejo, kaj mora ERP izdelati in hraniti ter kaj preizkusiti.

Datumi izhajajo iz zakona o DDV (UStG) in so zakon. Dopisi in pogosta vprašanja Zveznega ministrstva za finance (BMF) pojasnjujejo, kako davčna uprava ta zakon razlaga. Pogosta vprašanja, ki smo jih prebrali, so označena z „stanje marec 2026“ [1].

Kaj velja že od 1. januarja 2025

Od 1. januarja 2025 mora biti vsako podjetje v Nemčiji sposobno prejemati e-⁠račune, brez izjem. Tudi majhno podjetje, ki jih ni dolžno izdajati, za to potrebuje e-⁠poštni predal [1].

Istega dne se je spremenila opredelitev. Pred letom 2025 je navaden PDF, poslan po e-⁠pošti, veljal za elektronski račun. Od 1. januarja 2025 je e-⁠račun račun, izdan, poslan in prejet v strukturirani elektronski obliki, ki omogoča elektronsko obdelavo. Navaden PDF tega ne izpolnjuje več. Papir in navadni PDF so zdaj „drugi računi“ (sonstige Rechnungen) [1].

Pri izdajanju sprememba še prihaja. Do 31. decembra 2026 sme vsak izdajatelj namesto e-⁠računa poslati drug račun. Papir je vedno mogoč. Za PDF po e-⁠pošti je potrebno soglasje kupca [1].

Obvezni e-⁠račun Nemčija 2027: kaj se spremeni

Prehodna pravila so v § 27(38) UStG [2]. Vsako je odvisno od dveh datumov: kdaj je bila dobava opravljena in kdaj je račun poslan (pri pravilu za EDI: izdan). Skupaj se preberejo takole:

Dobava opravljena leta	Izdajatelj	Ali je račun lahko še papirnat ali PDF?
2025 ali 2026	Kateri koli izdajatelj	Da, če je poslan do 31. decembra 2026. Za PDF je potrebno soglasje kupca
2025 ali 2026, račun poslan leta 2027 ali pozneje	Kateri koli izdajatelj	Ne, razen če velja splošna izjema
2027	Skupni promet v prejšnjem letu do 800.000 EUR	Da, če je poslan do 31. decembra 2027. Za PDF je potrebno soglasje kupca
2027	Skupni promet v prejšnjem letu nad 800.000 EUR	Ne. Do 31. decembra 2027 se s soglasjem kupca lahko še uporablja samo postopek EDI, ki sam ni e-⁠račun
2028 in pozneje	Kateri koli izdajatelj	Ne, razen izjem, navedenih pod „Koga zadeva“

Ista pravila kot odločitev, za en račun:

Prag je skupni promet (Gesamtumsatz), kot ga opredeljuje § 19(2) UStG [3]. To je številka za DDV: obdavčljive dobave, štete po prejetih plačilih, brez nekaterih oproščenih dobav in brez prodaje osnovnih sredstev. Ni preprosto vrstica prihodkov v vaših knjigovodskih izkazih. Pri dobavi, opravljeni leta 2027, je prejšnje koledarsko leto 2026, zato zdaj pri davčnem svetovalcu zahtevajte to številko za vsako nemško družbo in vprašajte, ali davčna skupina za DDV (Organschaft) spremeni, kateri promet se šteje.

Koga zadeva

Obveznost je v § 14(2) UStG [4]. Zajema račun za dobavo drugemu podjetju za njegovo poslovanje, kadar sta dobavitelj in kupec rezidenta v Nemčiji. Rezident pomeni, da je v Nemčiji sedež, poslovodstvo ali stalna poslovna enota, ki sodeluje pri dobavi.

Za skupino:

• Nemška hčerinska družba, na primer GmbH, ima sedež v Nemčiji. Njeni računi podjetjem v Nemčiji so zajeti.
• Tuje podjetje z nemško poslovno enoto, ki sodeluje pri dobavi, je za to dobavo zajeto.
• Tuje podjetje, ki je v Nemčiji samo registrirano za DDV in tam nima stalne poslovne enote, ni rezident. BMF pravi, da lahko to navede na svojem računu kot razlog, zakaj ne pošlje e-⁠računa [1].

Dopis BMF z dne 15. oktobra 2025 dodaja, da pravila veljajo tudi za račune, izdane s samofakturiranjem (Gutschriften), za dobave z obrnjeno davčno obveznostjo, kjer sta obe strani rezidenta v Nemčiji, ter za posebne ureditve za kmete, potovalne storitve in ureditev obdavčitve marže. Veljajo tudi, kadar je kupec majhno podjetje ali opravlja samo oproščene dobave [5].

Izjeme obstajajo [1]. Pravila veljajo le, kadar zakon o DDV sploh zahteva račun, zato dobave, oproščene po § 4 št. 8 do 29 UStG, na primer oproščene finančne storitve in oproščeno dajanje v najem, niso zajete [1]. Račun, ki zajema tudi obdavčljive dobave, ali dobava, ki je obdavčljiva, ker se je podjetje odločilo za obdavčitev, je spet zajet [5]. Kjer se račun zahteva, mu še vedno ni treba biti e-⁠račun za majhne zneske do 250 EUR bruto, za vozovnice, ki veljajo kot računi, in za račune malih podjetij v okviru ureditve Kleinunternehmer.

Kaj velja za e-⁠račun

§ 14(1) UStG dovoljuje dve vrsti strukturirane oblike [4]. Prva ustreza evropskemu standardu EN 16931 in njegovemu seznamu sintaks. Druga se dogovori med izdajateljem in kupcem, če je mogoče zahtevane podatke o DDV pravilno in popolnoma izluščiti v obliko, ki standard izpolnjuje ali je z njim združljiva.

V praksi po navedbah BMF:

• XRechnung velja. Je povsem strukturirana oblika, ki jo je razvil KoSIT [1].
• ZUGFeRD velja od različice 2.0.1, razen profilov MINIMUM in BASIC-⁠WL [1]. Je hibridni račun: PDF, ki ga človek lahko prebere, z XML v notranjosti.
• Veljajo tudi druge oblike, ki izpolnjujejo EN 16931. Oblika ni nujno nemška, kateri dovoljeni format uporabite, pa se dogovorite vi in kupec [5].
• Oblike EDI, na primer EDIFACT, lahko še naprej veljajo kot e-⁠računi, če se stranki zanje dogovorita in je podatke o DDV mogoče izluščiti, kot je opisano zgoraj [1].
• Navaden PDF ali papir ne velja [1].

Dve točki iz dopisa z dne 15. oktobra 2025 sta pomembni za ERP [5]. Datoteka z napakami v obliki, torej taka, ki ne ustreza dovoljeni sintaksi, ni e-⁠račun. Je drug račun. Poleg tega mora biti vsak obvezen podatek o DDV v strukturiranem delu. Sklic na prilogo, ki te podatke vsebuje, ne zadošča, prav tako ne povezava na zunanje spletno mesto.

V eni tabeli:

Kaj pošljete	Ali je e-⁠račun?	Opomba
XRechnung	Da	Povsem strukturirana oblika, ki jo je razvil KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 ali novejši	Da, razen profilov MINIMUM in BASIC-⁠WL	Hibridni račun. Šteje XML
Druga oblika, ki izpolnjuje EN 16931	Da	Izdajatelj in kupec se dogovorita zanjo
EDI, na primer EDIFACT	Da, če se stranki dogovorita in je podatke o DDV mogoče izluščiti	Kot je opisano zgoraj
Datoteka z napakami v obliki	Ne	Je drug račun
Navaden PDF ali papir	Ne	Je drug račun

Kaj mora izdelati ERP

E-⁠račun se začne kot podatki v vašem ERP. V Nemčiji ni osrednje platforme in zakon ne določa kanala. Deluje e-⁠pošta, vmesnik, prenos s portala ali drug kanal, stranki pa ga dogovorita med seboj [1]. Pot na diagramu je v Nemčiji ta dogovorjeni kanal.

▶Predvajaj

1. 01Izvoz iz ERP
2. 02Preslikava
3. 03Validacija
4. 04Pot
5. 05Kupec in davčna platforma

↺Status se vrne prek webhooka ali API: sprejet, zavrnjen s kodo ali zavrnjen s strani kupca.

Izvoz iz ERPPodatki ERP

Vaš sistem ERP ustvari podatke o računu: poročilo, datoteko ali klic API.

Kaj gre lahko narobeV izvozu manjka polje, na primer kupčeva identifikacijska številka za DDV.

Izvoz mora vsebovati podatke, ki jih § 14(4) UStG zahteva na vsakem računu [4]. Med njimi: imena in naslove obeh strank, davčno številko ali identifikacijsko številko za DDV prodajalca, datum računa, enolično zaporedno številko, količino in vrsto blaga ali obseg storitve, datum dobave, neto znesek, razdeljen po davčnih stopnjah, ter davčno stopnjo z zneskom davka ali navedbo oprostitve. Pri e-⁠računu morajo biti vsi v strukturiranem delu [1].

Nekaj podrobnosti ekipe ERP pogosto preseneti. Izhajajo iz pogostih vprašanj BMF [1] in dopisa z dne 15. oktobra 2025 [5]:

• Kjer obveznost velja, mora biti tudi popravek e-⁠račun, z vrsto računa za popravek. V prehodnih obdobjih je popravek lahko še vedno drug račun.
• XRechnung zahteva polje BT-⁠10, referenco kupca [5]. Med podjetji Leitweg-ID ni potreben. Za namene DDV zadošča nadomestni znak, na primer „-“. Ali kupec za to polje dodeli lastno referenco, je njegova notranja odločitev, zato jo uporabite, če vam jo kupec poda [1].
• Avansni račun ali račun za predplačilo, izdan pred vašim začetnim datumom, ni nujno e-⁠račun, tudi če dobava in plačilo sledita pozneje.

BMF validacije ne postavlja kot pravnega pogoja, a jo priporoča ob ustvarjanju in pošiljanju računa. Zaradi enake obravnave pravi, da ne more priporočiti določenega orodja za validacijo. KoSIT objavlja odprtokodne komponente za XRechnung, med njimi validator in testni komplet [1]. Dopis z dne 15. oktobra 2025 tudi opozarja, da validator ne ujame vsake napake v vsebini. Napačna davčna stopnja lahko prestane poslovna pravila [5].

Kaj mora hraniti ERP

§ 14b UStG zahteva, da se kopija vsakega izdanega računa in vsak prejeti račun hrani osem let od konca koledarskega leta, v katerem je bil izdan. Ves ta čas morajo biti zagotovljeni njegov izvor, celovitost in čitljivost [6].

Pri e-⁠računu je treba vsaj strukturirani del hraniti nespremenjen v izvirni obliki. Za namene DDV hramba e-⁠računov zunaj sistema, skladnega z GoBD, praviloma sama po sebi ni kršitev. Za druge namene BMF napotuje na svoj dopis GoBD z dne 28. novembra 2019, nazadnje spremenjen 14. julija 2025 [1].

Hranite tudi poročilo o validaciji. Dopis z dne 15. oktobra 2025 pravi, da se podjetje, ki ravna s potrebno skrbnostjo, lahko zanese na tehnični rezultat ustreznega validatorja glede oblike in poslovnih pravil, in predlaga, da se poročilo hrani kot dokaz [5]. Za ERP to pomeni eno: zapis je datoteka, ki ste jo poslali. PDF, pozneje natisnjen iz ERP, to ni.

Kaj preizkusiti do januarja

1. Pri davčnem svetovalcu pridobite skupni promet za leto 2026 za vsako nemško družbo, vprašajte, ali ga davčna skupina za DDV (Organschaft) spremeni, in odločite, kateri datum velja.
2. Naštejte vsak dokument, ki zapusti ERP v smeri podjetja v Nemčiji: račune, popravke, račune, izdane s samofakturiranjem, avansne račune in nenavadne, na primer postavke z obrnjeno davčno obveznostjo.
3. Vprašajte glavne kupce, kateri format in kanal pričakujejo: XRechnung v UBL ali CII ali ZUGFeRD in v katerem profilu, po e-⁠pošti ali prek drugega kanala.
4. Za vsako različico ustvarite testno datoteko in jo validirajte. Shranite vsako poročilo.
5. Pri ZUGFeRD primerjajte PDF z XML: isti zneski, isti DDV, iste postavke.
6. Preverite, da arhiv osem let hrani datoteko, ki ste jo poslali, nespremenjeno, skupaj z njenim poročilom.
7. Načrtujte januarsko serijo računov za decembrske dobave.

Kje nastopi EurInvoice

Podatke o računih iz ERP preslikamo v XRechnung, v UBL ali CII, ali v ZUGFeRD. Vsako datoteko validiramo glede na EN 16931 in pravila izbrane oblike, datoteke ZUGFeRD preverimo kot PDF/A-⁠3 z XML v notranjosti, nato pa vrnemo validirano datoteko in rezultat validacije za kanal, ki ste ga dogovorili s kupcem. V Nemčiji ni državne platforme, s katero bi se povezali, zato obseg del namesto tega navaja format, profil, zahtevo kupca in kanal. Stran o Nemčiji pojasnjuje, kaj je naše in kaj ostane pri vaši ekipi.

Naši dokazi za Nemčijo so na strani z dokazi. Račune in dobropise XRechnung in ZUGFeRD, izdelane iz vzorčnih podatkov z izmišljenimi podjetji, smo preverili z validatorjem KoSIT, veraPDF in Mustang. Sprejeti so bili brez sporočil, PDF-ji pa so bili veljavni kot PDF/A-⁠3B. To so testi, ne produkcijski promet.

Standardna enota zajema eno pravno osebo, en izvorni sistem in eno pot za državo; prejete račune, arhiviranje in delo na vmesniku ERP ponudimo ločeno. Kako deluje prikazuje šest korakov.

Kaj storiti naprej

Če je skupni promet družbe za leto 2026 nad 800.000 EUR, je rok njena prva serija računov v letu 2027. Za vse izdajatelje velja, da računi, poslani leta 2027 za dobave iz decembra 2026, niso zajeti v prehodu in morajo biti e-⁠računi, razen če velja splošna izjema. Pošljite nam en nemški primer: nekaj reprezentativnih računov, format in kanal, ki ga želijo vaši kupci, ter ERP, iz katerega prihajajo. Povedali vam bomo, ali ustreza standardni enoti.