Niemcy 2027: kto od 1 stycznia musi wystawiać e-⁠faktury i co musi tworzyć ERP

1 stycznia 2027 r. e-⁠faktura w Niemczech wchodzi w drugi etap obowiązku. Wystawca, którego obrót ogółem w poprzednim roku był powyżej 800 000 EUR, nie może już wysyłać do innych firm w Niemczech faktur papierowych ani w formie PDF. Musi wysyłać e-⁠faktury; wyjątki to ogólne wyjątki, takie jak faktury do 250 EUR, oraz uzgodniona z nabywcą procedura EDI, którą można jeszcze stosować do końca 2027 r. [1]. Mniejsi wystawcy dołączają rok później. Ta notatka jest dla osoby, która odpowiada za ERP lub proces finansowy w niemieckiej spółce albo w zagranicznej grupie z niemieckim podmiotem. Opisuje, co obowiązuje, co się zmienia, kogo to dotyczy, które formaty się liczą, co ERP musi tworzyć i przechowywać oraz co testować.

Daty pochodzą z niemieckiej ustawy o VAT (UStG) i są prawem. Pisma i FAQ Federalnego Ministerstwa Finansów (BMF) wyjaśniają, jak administracja skarbowa rozumie to prawo. FAQ, które czytaliśmy, ma oznaczenie „stan na marzec 2026 r.” [1].

Co obowiązuje już od 1 stycznia 2025 r.

Od 1 stycznia 2025 r. każda firma w Niemczech musi być w stanie odbierać e-⁠faktury, bez wyjątków. Nawet mała firma, która nie musi ich wystawiać, potrzebuje do tego skrzynki e-⁠mail [1].

Tego samego dnia zmieniła się definicja. Przed 2025 r. zwykły PDF wysłany e-⁠mailem był fakturą elektroniczną. Od 1 stycznia 2025 r. e-⁠faktura to faktura wystawiona, przesłana i otrzymana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia jej elektroniczne przetwarzanie. Zwykły PDF już się do tego nie kwalifikuje. Papier i zwykłe PDF to teraz „inne faktury” (sonstige Rechnungen) [1].

Zmiana dotycząca wystawiania dopiero nadchodzi. Do 31 grudnia 2026 r. każdy wystawca może wysłać inną fakturę zamiast e-⁠faktury. Papier jest zawsze możliwy. PDF e-⁠mailem wymaga zgody nabywcy [1].

Co zmienia się w 2027 r.: e-⁠faktura w Niemczech

Przepisy przejściowe znajdują się w § 27(38) UStG [2]. Każdy z nich zależy od dwóch dat: kiedy wykonano dostawę lub usługę i kiedy faktura jest wysyłana (a w przypadku zasady dotyczącej EDI: wystawiana). Czytane łącznie, dają taki wynik:

Dostawa lub usługa wykonana w	Wystawca	Czy faktura nadal może być papierowa lub PDF?
2025 lub 2026 r.	Każdy wystawca	Tak, jeśli zostanie wysłana najpóźniej 31 grudnia 2026 r. PDF wymaga zgody nabywcy
2025 lub 2026 r., faktura wysłana w 2027 r. lub później	Każdy wystawca	Nie, chyba że obowiązuje ogólny wyjątek
2027 r.	Obrót ogółem w poprzednim roku do 800 000 EUR	Tak, jeśli zostanie wysłana najpóźniej 31 grudnia 2027 r. PDF wymaga zgody nabywcy
2027 r.	Obrót ogółem w poprzednim roku powyżej 800 000 EUR	Nie. Tylko procedura EDI, która sama nie jest e-⁠fakturą, może być jeszcze stosowana, za zgodą nabywcy, do 31 grudnia 2027 r.
Od 2028 r.	Każdy wystawca	Nie, poza wyjątkami wymienionymi w części Kogo to dotyczy

Te same zasady jako decyzja, dla jednej faktury:

Próg to obrót ogółem (Gesamtumsatz) w rozumieniu § 19(2) UStG [3]. To wielkość na potrzeby VAT: opodatkowane dostawy i usługi liczone według otrzymanych płatności, bez niektórych dostaw i usług zwolnionych i bez sprzedaży środków trwałych. Nie jest to po prostu pozycja przychodów w Państwa księgach. Dla dostawy lub usługi z 2027 r. poprzednim rokiem kalendarzowym jest 2026, więc proszę już teraz zapytać doradcę podatkowego o tę wartość dla każdego niemieckiego podmiotu oraz o to, czy grupa VAT (Organschaft) zmienia, który obrót się liczy.

Kogo to dotyczy

Obowiązek wynika z § 14(2) UStG [4]. Obejmuje fakturę za dostawę lub usługę na rzecz innego przedsiębiorcy na potrzeby jego działalności, gdy zarówno dostawca, jak i nabywca są rezydentami w Niemczech. Rezydent to podmiot, który ma w Niemczech siedzibę, zarząd albo stały zakład uczestniczący w dostawie lub usłudze.

W grupie:

• Niemiecka spółka zależna, na przykład GmbH, ma siedzibę w Niemczech. Jej faktury dla firm w Niemczech wchodzą w zakres.
• Zagraniczna firma z niemieckim zakładem, który uczestniczy w dostawie lub usłudze, wchodzi w zakres w odniesieniu do tej dostawy lub usługi.
• Zagraniczna firma, która jest w Niemczech tylko zarejestrowana do VAT i nie ma tam stałego miejsca prowadzenia działalności, nie jest rezydentem. BMF podaje, że może to zaznaczyć na swojej fakturze, aby wyjaśnić, dlaczego nie wysyła e-⁠faktury [1].

Pismo BMF z 15 października 2025 r. dodaje, że przepisy dotyczą także faktur w ramach samofakturowania (Gutschriften), dostaw i usług objętych odwrotnym obciążeniem, gdy obie strony są rezydentami w Niemczech, oraz szczególnych procedur dla rolników, usług turystycznych i procedury marży. Obowiązują nawet wtedy, gdy nabywca jest małą firmą lub wykonuje wyłącznie dostawy i usługi zwolnione [5].

Są wyjątki [1]. Przepisy obowiązują tylko tam, gdzie ustawa o VAT w ogóle wymaga faktury, więc dostawy i usługi zwolnione na podstawie § 4 nr 8 do 29 UStG, takie jak zwolnione usługi finansowe i zwolniony najem, są poza ich zakresem [1]. Faktura, która obejmuje także dostawy lub usługi opodatkowane, albo dostawa lub usługa opodatkowana, bo przedsiębiorca skorzystał z opcji opodatkowania, znów wchodzi w zakres [5]. Tam, gdzie faktura jest wymagana, nadal nie musi być e-⁠fakturą dla małych kwot do 250 EUR brutto, dla biletów uznawanych za faktury i dla faktur małych przedsiębiorców w systemie Kleinunternehmer.

Co jest e-⁠fakturą

§ 14(1) UStG dopuszcza dwa rodzaje ustrukturyzowanego formatu [4]. Pierwszy spełnia europejską normę EN 16931 i jej listę składni. Drugi jest uzgadniany między wystawcą a nabywcą, o ile wymagane dane do VAT można poprawnie i w całości wyodrębnić do formatu spełniającego normę lub z nią współpracującego.

W praktyce, według BMF:

• XRechnung się kwalifikuje. To format czysto ustrukturyzowany, opracowany przez KoSIT [1].
• ZUGFeRD kwalifikuje się od wersji 2.0.1, z wyjątkiem profili MINIMUM i BASIC-⁠WL [1]. To faktura hybrydowa: PDF czytelny dla człowieka, z XML w środku.
• Kwalifikują się też inne formaty spełniające EN 16931. Format nie musi być niemiecki, a to, którego z dozwolonych formatów użyją, ustalają między sobą Państwo i nabywca [5].
• Formaty EDI, takie jak EDIFACT, mogą nadal być e-⁠fakturami, jeśli strony się na nie zgodzą, a dane do VAT można wyodrębnić w opisany wyżej sposób [1].
• Zwykły PDF ani papier się nie liczą [1].

Dwie kwestie z pisma z 15 października 2025 r. mają znaczenie dla ERP [5]. Plik z błędami formatu, niezgodny z dozwoloną składnią, nie jest e-⁠fakturą. Jest inną fakturą. Ponadto każde obowiązkowe dane do VAT muszą znajdować się w części ustrukturyzowanej. Odwołanie do załącznika, który zawiera te dane, nie wystarcza, podobnie jak link do zewnętrznej strony.

W jednej tabeli:

Co Państwo wysyłają	Czy to e-⁠faktura?	Uwaga
XRechnung	Tak	Format czysto ustrukturyzowany, opracowany przez KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 lub nowszy	Tak, z wyjątkiem profili MINIMUM i BASIC-⁠WL	Faktura hybrydowa. Liczy się XML
Inny format spełniający EN 16931	Tak	Wystawca i nabywca uzgadniają go między sobą
EDI, np. EDIFACT	Tak, jeśli strony się na to zgodzą, a dane do VAT można wyodrębnić	Jak opisano wyżej
Plik z błędami formatu	Nie	To inna faktura
Zwykły PDF lub papier	Nie	To inna faktura

Co ERP musi tworzyć

E-⁠faktura zaczyna się jako dane w Państwa ERP. W Niemczech nie ma centralnej platformy, a prawo nie wyznacza kanału. Działa e-⁠mail, interfejs, pobranie z portalu lub inny kanał, a strony uzgadniają go między sobą [1]. W Niemczech kanał przesyłania na diagramie to właśnie ten uzgodniony kanał.

▶Odtwórz

1. 01Eksport z ERP
2. 02Mapowanie
3. 03Walidacja
4. 04Kanał przesyłania
5. 05Nabywca i platforma podatkowa

↺Status wraca przez webhook lub API: faktura przyjęta, odrzucona z kodem albo nieprzyjęta przez nabywcę.

Eksport z ERPDane ERP

Państwa ERP tworzy dane faktury: raport, plik lub wywołanie API.

Co może pójść nie takW eksporcie brakuje pola, na przykład numeru VAT nabywcy.

Eksport musi zawierać dane, których § 14(4) UStG wymaga na każdej fakturze [4]. Należą do nich: nazwy i adresy obu stron, numer podatkowy lub numer VAT sprzedawcy, data faktury, niepowtarzalny numer kolejny, ilość i rodzaj towarów lub zakres usługi, data dostawy lub wykonania usługi, kwota netto z podziałem na stawki podatku oraz stawka podatku z kwotą podatku albo wzmianka o zwolnieniu. W e-⁠fakturze wszystkie muszą znajdować się w części ustrukturyzowanej [1].

Kilka szczegółów zaskakuje zespoły ERP. Pochodzą z FAQ BMF [1] i pisma z 15 października 2025 r. [5]:

• Tam, gdzie obowiązek ma zastosowanie, korekta również musi być e-⁠fakturą, z użyciem typu faktury dla korekty. W okresach przejściowych korekta może nadal być inną fakturą.
• XRechnung wymaga pola BT-⁠10, czyli referencji nabywcy [5]. Między firmami nie jest potrzebny Leitweg-ID. Dla celów VAT wystarczy wartość zastępcza, na przykład „-”. To, czy nabywca nadaje własną referencję dla tego pola, jest jego wewnętrzną decyzją, więc proszę jej użyć, jeśli nabywca ją poda [1].
• Faktura zaliczkowa lub na przedpłatę wystawiona przed datą, od której obowiązek dotyczy Państwa, nie musi być e-⁠fakturą, nawet jeśli dostawa i płatność następują później.

BMF nie czyni walidacji warunkiem prawnym, ale zaleca walidację przy tworzeniu i wysyłaniu faktury. Ze względu na równe traktowanie podaje, że nie może zalecić konkretnego narzędzia do walidacji. KoSIT publikuje komponenty open source dla XRechnung, w tym walidator i zestaw testów [1]. Pismo z 15 października 2025 r. ostrzega też, że walidator nie wychwyci każdego błędu merytorycznego. Błędna stawka podatku może przejść reguły biznesowe [5].

Co ERP musi przechowywać

§ 14b UStG wymaga, aby kopię każdej wystawionej i każdej otrzymanej faktury przechowywać przez osiem lat od końca roku kalendarzowego, w którym ją wystawiono. Jej pochodzenie, integralność i czytelność muszą być zapewnione przez cały ten okres [6].

W przypadku e-⁠faktury co najmniej część ustrukturyzowana musi być przechowywana w niezmienionej, oryginalnej postaci. Dla celów VAT przechowywanie e-⁠faktur poza systemem zgodnym z GoBD nie jest co do zasady samo w sobie naruszeniem. W innych celach BMF odsyła do swojego pisma w sprawie GoBD z 28 listopada 2019 r., ostatnio zmienionego 14 lipca 2025 r. [1].

Proszę przechowywać także raport z walidacji. Pismo z 15 października 2025 r. mówi, że firma, która dochowuje należytej staranności, może polegać na technicznym wyniku odpowiedniego walidatora w zakresie formatu i reguł biznesowych, i proponuje przechowywanie raportu jako dowodu [5]. Dla ERP oznacza to jedno: zapisem jest plik, który wysłano. PDF wydrukowany później z ERP nim nie jest.

Co przetestować przed styczniem

1. Uzyskać od doradcy podatkowego wartość obrotu ogółem za 2026 r. dla każdego niemieckiego podmiotu, zapytać, czy grupa VAT (Organschaft) ją zmienia, i ustalić, która data obowiązuje.
2. Wypisać każdy dokument, który wychodzi z ERP do firmy w Niemczech: faktury, korekty, faktury z samofakturowania, faktury zaliczkowe oraz nietypowe, takie jak pozycje z odwrotnym obciążeniem.
3. Zapytać głównych nabywców, jakiego formatu i kanału oczekują: XRechnung w UBL lub CII albo ZUGFeRD i w jakim profilu, e-⁠mailem lub innym kanałem.
4. Wygenerować plik testowy dla każdego wariantu i go zwalidować. Zachować każdy raport.
5. W przypadku ZUGFeRD porównać PDF z XML: te same kwoty, ten sam VAT, te same pozycje.
6. Sprawdzić, czy archiwum przechowuje wysłany plik, niezmieniony, wraz z raportem, przez osiem lat.
7. Zaplanować styczniowy cykl fakturowania dla dostaw z grudnia.

Gdzie mieści się EurInvoice

Mapujemy dane faktur z ERP do XRechnung, w UBL lub CII, albo do ZUGFeRD. Walidujemy każdy plik względem EN 16931 i reguł wybranego formatu, sprawdzamy pliki ZUGFeRD jako PDF/A-⁠3 z XML w środku i zwracamy zwalidowany plik wraz z wynikiem walidacji, przeznaczony dla kanału uzgodnionego z nabywcą. W Niemczech nie ma państwowej platformy, do której trzeba się podłączyć, więc zakres określa zamiast tego format, profil, wymaganie nabywcy i kanał. Strona o Niemczech pokazuje, co należy do nas, a co zostaje po stronie Państwa zespołu.

Nasze wyniki dla Niemiec są na stronie z wynikami testów. Faktury i noty kredytowe XRechnung oraz ZUGFeRD, zbudowane z danych przykładowych z fikcyjnymi firmami, sprawdzono walidatorem KoSIT, veraPDF i Mustang. Zostały przyjęte bez komunikatów, a pliki PDF były poprawne jako PDF/A-⁠3B. To są testy, a nie ruch produkcyjny.

Pakiet standardowy obejmuje jeden podmiot prawny, jeden system źródłowy i jeden kanał przesyłania dla jednego kraju; przepływy przychodzące, archiwizację i prace nad interfejsem ERP wyceniamy osobno. Jak to działa pokazuje sześć kroków.

Co dalej

Jeśli obrót ogółem podmiotu za 2026 r. jest powyżej 800 000 EUR, jego pierwszy cykl fakturowania w 2027 r. jest terminem granicznym. Dla każdego wystawcy faktury wysłane w 2027 r. za dostawy z grudnia 2026 r. są poza okresem przejściowym i muszą być e-⁠fakturami, chyba że obowiązuje ogólny wyjątek. Prosimy przesłać nam jeden niemiecki przypadek: kilka reprezentatywnych faktur, format i kanał, jakich chcą Państwa nabywcy, oraz ERP, z którego pochodzą. Powiemy, czy mieści się w pakiecie standardowym.