Vācija 2027: kam e-⁠rēķini jāizraksta no 1. janvāra un ko ERP jāizveido

No 01.01.2027 e-⁠rēķinu pienākums Vācijā sper otro soli. Izrakstītājs, kura kopējais apgrozījums iepriekšējā gadā bija virs 800 000 EUR, citiem uzņēmumiem Vācijā vairs nedrīkst sūtīt papīra vai PDF rēķinus. Tam jāsūta e-⁠rēķini, izņemot vispārējus izņēmumus, piemēram, rēķinus līdz 250 EUR, un ar pircēju saskaņotu EDI procedūru, ko drīkst izmantot vēl līdz 2027. gada beigām [1]. Mazāki izrakstītāji seko gadu vēlāk. Šis raksts domāts tiem, kas atbild par ERP vai finanšu procesu uzņēmumā Vācijā vai ārvalstu grupā ar juridisko personu Vācijā. Tajā aplūkots, kas jau ir spēkā, kas mainās, uz ko tas attiecas, kuri formāti tiek atzīti, ko ERP jāizveido un jāglabā un ko testēt.

Datumi ir PVN likumā (UStG), un tie ir likums. Federālās finanšu ministrijas (BMF) vēstules un BUJ izklāsta, kā nodokļu administrācija šo likumu saprot. BUJ, ko lasījām, ir ar atzīmi „stāvoklis uz 2026. gada martu“ [1].

Kas jau ir spēkā kopš 01.01.2025

Kopš 01.01.2025 ikvienam uzņēmumam Vācijā jāspēj saņemt e-⁠rēķinus, bez izņēmumiem. Pat mazam uzņēmumam, kam tie nav jāizraksta, šim nolūkam vajadzīga e-⁠pasta pastkaste [1].

Tajā pašā dienā mainījās definīcija. Pirms 2025. gada parasts e-⁠pastā nosūtīts PDF tika uzskatīts par elektronisku rēķinu. Kopš 01.01.2025 e-⁠rēķins ir rēķins, kas izrakstīts, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kurš ļauj to apstrādāt elektroniski. Parasts PDF vairs neatbilst. Papīra rēķini un parasti PDF tagad ir „citi rēķini“ (sonstige Rechnungen) [1].

Izrakstīšanā pārmaiņas vēl tikai gaidāmas. Līdz 31.12.2026 jebkurš izrakstītājs e-⁠rēķina vietā drīkst nosūtīt citu rēķinu. Papīra rēķins vienmēr ir pieļaujams. PDF pa e-⁠pastu prasa pircēja piekrišanu [1].

E-⁠rēķinu pienākums Vācijā 2027. gadā: kas mainās

Pārejas noteikumi ir § 27(38) UStG [2]. Katrs no tiem ir atkarīgs no diviem datumiem: kad darījums veikts un kad rēķins nosūtīts (EDI noteikumam – kad izrakstīts). Kopā lasot, tie dod šādu ainu:

Darījums veikts	Izrakstītājs	Vai rēķins vēl var būt papīra vai PDF?
2025. vai 2026. gadā	Jebkurš izrakstītājs	Jā, ja tas nosūtīts ne vēlāk kā 31.12.2026. PDF nepieciešama pircēja piekrišana
2025. vai 2026. gadā, rēķins nosūtīts 2027. gadā vai vēlāk	Jebkurš izrakstītājs	Nē, ja vien nav spēkā vispārējs izņēmums
2027. gadā	Iepriekšējā gada kopējais apgrozījums līdz 800 000 EUR	Jā, ja tas nosūtīts ne vēlāk kā 31.12.2027. PDF nepieciešama pircēja piekrišana
2027. gadā	Iepriekšējā gada kopējais apgrozījums virs 800 000 EUR	Nē. Ar pircēja piekrišanu līdz 31.12.2027 vēl drīkst izmantot tikai tādu EDI procedūru, kas pati nav e-⁠rēķins
No 2028. gada	Jebkurš izrakstītājs	Nē, izņemot izņēmumus, kas uzskaitīti sadaļā „Uz ko tas attiecas“

Tie paši noteikumi kā lēmums vienam rēķinam:

Slieksnis ir kopējais apgrozījums (Gesamtumsatz), kā to definē § 19(2) UStG [3]. Tas ir PVN rādītājs: apliekamie darījumi, ko skaita pēc saņemtajiem maksājumiem, neiekļaujot noteiktus atbrīvotos darījumus un pamatlīdzekļu pārdošanu. Tā nav vienkārši ieņēmumu rinda Jūsu grāmatvedībā. Darījumam, kas veikts 2027. gadā, iepriekšējais kalendārais gads ir 2026. gads, tāpēc jau tagad lūdziet nodokļu konsultantam šo rādītāju katrai Vācijas juridiskajai personai un noskaidrojiet, vai PVN grupa (Organschaft) maina to, kurš apgrozījums tiek ņemts vērā.

Uz ko tas attiecas

Pienākums ir noteikts § 14(2) UStG [4]. Tas attiecas uz rēķinu par darījumu ar citu uzņēmumu tā saimnieciskajai darbībai, ja gan piegādātājs, gan pircējs ir rezidenti Vācijā. Rezidents nozīmē, ka juridiskā adrese, vadība vai darījumā iesaistīta pastāvīga uzņēmējdarbības vieta atrodas Vācijā.

Grupai:

• Vācijas meitasuzņēmuma, piemēram, GmbH, juridiskā adrese ir Vācijā. Tā rēķini uzņēmumiem Vācijā ietilpst tvērumā.
• Ārvalstu uzņēmums ar uzņēmējdarbības vietu Vācijā, kas piedalās darījumā, attiecībā uz šo darījumu ietilpst tvērumā.
• Ārvalstu uzņēmums, kas Vācijā ir tikai reģistrēts PVN vajadzībām un kam tur nav pastāvīgas uzņēmējdarbības vietas, nav rezidents. BMF norāda, ka tas var to norādīt savā rēķinā, lai izskaidrotu, kāpēc nesūta e-⁠rēķinu [1].

BMF 15.10.2025 vēstule papildina, ka noteikumi attiecas arī uz paša pircēja izrakstītiem rēķiniem (Gutschriften), uz apgrieztās maksāšanas darījumiem, ja abas puses ir rezidentes Vācijā, un uz īpašajām shēmām lauksaimniekiem, ceļojumu pakalpojumiem un starpības shēmai. Tie attiecas pat tad, ja pircējs ir mazs uzņēmums vai veic tikai atbrīvotus darījumus [5].

Ir izņēmumi [1]. Noteikumi attiecas tikai tad, ja PVN likums rēķinu vispār prasa, tāpēc darījumi, kas atbrīvoti no nodokļa saskaņā ar § 4 Nr. 8 līdz 29 UStG, piemēram, atbrīvoti finanšu pakalpojumi un atbrīvota iznomāšana, ir ārpus tiem [1]. Rēķins, kas aptver arī apliekamus darījumus, vai darījums, kas ir apliekams, jo uzņēmums to izvēlējies aplikt ar nodokli, atkal ietilpst tvērumā [5]. Ja rēķins ir vajadzīgs, tam tomēr nav jābūt e-⁠rēķinam nelielām summām līdz 250 EUR bruto, biļetēm, kas uzskatāmas par rēķiniem, un mazo uzņēmumu rēķiniem saskaņā ar Kleinunternehmer shēmu.

Kas tiek uzskatīts par e-⁠rēķinu

§ 14(1) UStG pieļauj divu veidu strukturētus formātus [4]. Pirmais atbilst Eiropas standartam EN 16931 un tā sintakšu sarakstam. Otru saskaņo izrakstītājs un pircējs, ja vien nepieciešamos PVN datus var pareizi un pilnībā izgūt formātā, kas atbilst standartam vai ir ar to saderīgs.

Praksē, pēc BMF teiktā:

• XRechnung tiek atzīts. Tas ir tīri strukturēts formāts, ko izstrādājis KoSIT [1].
• ZUGFeRD tiek atzīts no versijas 2.0.1, izņemot profilus MINIMUM un BASIC-⁠WL [1]. Tas ir hibrīdrēķins: PDF, ko var izlasīt cilvēks, ar XML iekšpusē.
• Tiek atzīti arī citi formāti, kas atbilst EN 16931. Formātam nav jābūt vācu formātam, un kuru atļauto formātu izmantot, vienojaties Jūs un pircējs [5].
• EDI formāti, piemēram, EDIFACT, var turpināt darboties kā e-⁠rēķini, ja puses par tiem vienojas un PVN datus var izgūt, kā aprakstīts iepriekš [1].
• Parasts PDF vai papīrs netiek atzīts [1].

Divi 15.10.2025 vēstules punkti ir svarīgi ERP [5]. Fails ar formāta kļūdām, kas neatbilst atļautajai sintaksei, nav e-⁠rēķins. Tas ir cits rēķins. Un ikvienam obligātajam PVN datam jāatrodas strukturētajā daļā. Ar atsauci uz pielikumu, kurā šie dati ir, nepietiek, kā arī ar saiti uz ārēju vietni.

Vienā tabulā:

Ko sūtāt	Vai tas ir e-⁠rēķins?	Piezīme
XRechnung	Jā	Tīri strukturēts, izstrādājis KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 vai jaunāks	Jā, izņemot profilus MINIMUM un BASIC-⁠WL	Hibrīdrēķins. Noteicošais ir XML
Cits formāts, kas atbilst EN 16931	Jā	Par to vienojas izrakstītājs un pircējs
EDI, piemēram, EDIFACT	Jā, ja puses vienojas un PVN datus var izgūt	Kā aprakstīts iepriekš
Fails ar formāta kļūdām	Nē	Tas ir cits rēķins
Parasts PDF vai papīrs	Nē	Tas ir cits rēķins

Ko ERP jāizveido

E-⁠rēķins sākas kā dati Jūsu ERP. Vācijā nav centrālas platformas, un likums nenosaka kanālu. Der e-⁠pasts, saskarne, lejupielāde no portāla vai cits kanāls, un par to vienojas pašas puses [1]. Vācijā diagrammā redzamais maršruts ir šis saskaņotais kanāls.

▶Atskaņot

1. 01ERP eksports
2. 02Kartēšana
3. 03Validācija
4. 04Maršruts
5. 05Pircējs un nodokļu platforma

↺Statuss atgriežas, izmantojot webhook vai API: pieņemts, noraidīts ar kodu vai pircēja atteikts.

ERP eksportsERP dati

Jūsu ERP sagatavo rēķina datus: pārskatu, failu vai API izsaukumu.

Kas var noiet greiziEksportā trūkst lauka, piemēram, pircēja PVN numura.

Eksportā jābūt tiem datiem, ko § 14(4) UStG prasa katrā rēķinā [4]. Tostarp: abu pušu nosaukumi un adreses, pārdevēja nodokļu numurs vai PVN identifikācijas numurs, rēķina datums, unikāls kārtas numurs, preču daudzums un veids vai pakalpojuma apjoms, darījuma datums, neto summa sadalījumā pa nodokļa likmēm, kā arī nodokļa likme ar nodokļa summu vai norāde par atbrīvojumu. E-⁠rēķinā visiem tiem jābūt strukturētajā daļā [1].

Dažas detaļas ERP komandām mēdz sagādāt pārsteigumu. Tās ir no BMF BUJ [1] un 15.10.2025 vēstules [5]:

• Ja pienākums ir spēkā, arī korekcijai jābūt e-⁠rēķinam, izmantojot korekcijas rēķina veidu. Pārejas periodos korekcija vēl var būt cits rēķins.
• XRechnung prasa lauku BT-⁠10, pircēja atsauci [5]. Starp uzņēmumiem Leitweg-ID nav vajadzīgs. PVN vajadzībām pietiek ar vietturi, piemēram, „-“. Tas, vai pircējs šim laukam piešķir savu atsauci, ir paša pircēja iekšējs lēmums, tāpēc izmantojiet to, ja pircējs Jums to dod [1].
• Avansa vai priekšapmaksas rēķinam, kas izrakstīts pirms Jūsu pienākuma sākuma datuma, nav jābūt e-⁠rēķinam, pat ja piegāde un apmaksa notiek vēlāk.

BMF validāciju nepadara par juridisku nosacījumu, taču iesaka validēt rēķinu tā izveides un nosūtīšanas brīdī. Vienlīdzīgas attieksmes apsvērumu dēļ tā norāda, ka nevar ieteikt konkrētu validācijas rīku. KoSIT publicē atvērtā koda komponentes XRechnung, tostarp validatoru un testu komplektu [1]. 15.10.2025 vēstule arī brīdina, ka validators neatklās katru satura kļūdu. Nepareiza nodokļa likme var iziet cauri biznesa noteikumiem [5].

Kas ERP jāglabā

§ 14b UStG prasa glabāt katra Jūsu izrakstītā rēķina kopiju un katru saņemto rēķinu astoņus gadus no tā kalendārā gada beigām, kurā tas izrakstīts. Visu šo laiku jānodrošina tā izcelsme, integritāte un salasāmība [6].

E-⁠rēķinam vismaz strukturētā daļa jāglabā nemainīta sākotnējā formā. PVN vajadzībām e-⁠rēķinu glabāšana ārpus GoBD atbilstošas sistēmas parasti pati par sevi nav pārkāpums. Citiem nolūkiem BMF norāda uz savu GoBD vēstuli, kas datēta ar 28.11.2019 un pēdējoreiz grozīta 14.07.2025 [1].

Glabājiet arī validācijas pārskatu. 15.10.2025 vēstule norāda, ka uzņēmums, kas ievēro pienācīgu rūpību, drīkst paļauties uz piemērota validatora tehnisko rezultātu par formātu un biznesa noteikumiem, un iesaka pārskatu glabāt kā pierādījumu [5]. ERP tas nozīmē vienu: ieraksts ir fails, ko nosūtījāt. Vēlāk no ERP izdrukāts PDF tas nav.

Ko testēt pirms janvāra

1. Saņemiet no nodokļu konsultanta 2026. gada kopējā apgrozījuma rādītāju katrai Vācijas juridiskajai personai, jautājiet, vai PVN grupa (Organschaft) to maina, un nosakiet, kurš datums attiecas uz Jums.
2. Uzskaitiet katru dokumentu, kas no ERP aiziet uz uzņēmumu Vācijā: rēķini, korekcijas, paša pircēja izrakstīti rēķini, avansa rēķini un neparastie, piemēram, rindas ar apgriezto maksāšanu.
3. Pajautājiet galvenajiem pircējiem, kādu formātu un kanālu viņi gaida: XRechnung UBL vai CII, vai ZUGFeRD un kurā profilā, pa e-⁠pastu vai citu kanālu.
4. Izveidojiet testa failu katram variantam un validējiet to. Glabājiet katru pārskatu.
5. ZUGFeRD gadījumā salīdziniet PDF ar XML: tās pašas summas, tas pats PVN, tās pašas rindas.
6. Pārbaudiet, vai arhīvs astoņus gadus glabā nosūtīto failu nemainītu kopā ar tā pārskatu.
7. Saplānojiet janvāra rēķinu kārtu par decembra piegādēm.

Kur der EurInvoice

Mēs kartējam ERP rēķinu datus uz XRechnung (UBL vai CII) vai uz ZUGFeRD. Mēs validējam katru failu atbilstoši EN 16931 un izvēlētā formāta noteikumiem, pārbaudām ZUGFeRD failus kā PDF/A-⁠3 ar XML iekšpusē un atdodam validēto failu un tā validācijas rezultātu kanālam, par kuru vienojāties ar pircēju. Vācijā nav valsts platformas, ar ko savienoties, tāpēc tvērumā norādām formātu, profilu, pircēja prasību un kanālu. Vācijas lapā aprakstīts, kas ir mūsu ziņā un kas paliek Jūsu komandas ziņā.

Mūsu pierādījumi par Vāciju ir pierādījumu lapā. XRechnung un ZUGFeRD rēķini un kredītrēķini, kas izveidoti no parauga datiem ar fiktīviem uzņēmumiem, tika pārbaudīti ar KoSIT validatoru, veraPDF un Mustang. Tie tika pieņemti bez ziņojumiem, un PDF bija derīgi kā PDF/A-⁠3B. Tie ir testi, nevis ražošanas datplūsma.

Standarta vienība aptver vienu juridisko personu, vienu avota sistēmu un vienu valsts maršrutu; ienākošās plūsmas, arhivēšana un ERP saskarnes darbs tiek piedāvāti par atsevišķu cenu. Darba gaita parāda sešus soļus.

Ko darīt tālāk

Ja juridiskās personas 2026. gada kopējais apgrozījums ir virs 800 000 EUR, tās pirmā rēķinu kārta 2027. gadā ir termiņš. Visiem izrakstītājiem rēķini, kas 2027. gadā nosūtīti par 2026. gada decembra piegādēm, ir ārpus pārejas perioda, un tiem jābūt e-⁠rēķiniem, ja vien nav spēkā vispārējs izņēmums. Nosūtiet mums vienu gadījumu Vācijā: dažus reprezentatīvus rēķinus, formātu un kanālu, ko vēlas Jūsu pircēji, un ERP, no kura tie nāk. Mēs pateiksim, vai tas der standarta vienībai.