Γερμανία 2027: ποιοι πρέπει να εκδίδουν ηλεκτρονικά τιμολόγια από 1η Ιανουαρίου και τι πρέπει να παράγει το ERP

Την 1η Ιανουαρίου 2027 το ηλεκτρονικό τιμολόγιο στη Γερμανία κάνει το δεύτερο βήμα του. Ένας εκδότης με συνολικό κύκλο εργασιών άνω των 800.000 EUR το προηγούμενο έτος δεν μπορεί πλέον να στέλνει χάρτινα τιμολόγια ή τιμολόγια PDF σε άλλες επιχειρήσεις στη Γερμανία. Πρέπει να στέλνει ηλεκτρονικά τιμολόγια, εκτός από τις γενικές εξαιρέσεις, όπως τα τιμολόγια έως 250 EUR, και μια διαδικασία EDI που έχει συμφωνηθεί με τον αγοραστή και μπορεί να χρησιμοποιείται ακόμη έως το τέλος του 2027 [1]. Οι μικρότεροι εκδότες ακολουθούν ένα έτος αργότερα. Το σημείωμα αυτό απευθύνεται σε όποιον έχει την ευθύνη του ERP ή της οικονομικής διαδικασίας σε μια γερμανική εταιρεία ή σε έναν ξένο όμιλο με γερμανική οντότητα. Καλύπτει τι ισχύει, τι αλλάζει, ποιοι εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής, ποιοι μορφότυποι θεωρούνται έγκυροι, τι πρέπει να παράγει και να τηρεί το ERP και τι να δοκιμάσετε.

Οι ημερομηνίες προέρχονται από τον νόμο περί ΦΠΑ (UStG) και είναι νόμος. Οι επιστολές και οι συχνές ερωτήσεις του Ομοσπονδιακού Υπουργείου Οικονομικών (BMF) εξηγούν πώς διαβάζει η φορολογική διοίκηση αυτόν τον νόμο. Οι συχνές ερωτήσεις που διαβάσαμε φέρουν την ένδειξη «κατάσταση Μαρτίου 2026» [1].

Τι ισχύει ήδη από 1η Ιανουαρίου 2025

Από 1η Ιανουαρίου 2025, κάθε επιχείρηση στη Γερμανία πρέπει να μπορεί να παραλαμβάνει ηλεκτρονικά τιμολόγια, χωρίς εξαιρέσεις. Ακόμη και μια μικρή επιχείρηση που δεν υποχρεούται να τα εκδίδει χρειάζεται για αυτό ένα γραμματοκιβώτιο email [1].

Ο ορισμός άλλαξε την ίδια ημέρα. Πριν από το 2025, ένα απλό PDF που στελνόταν με email λογιζόταν ως ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Από 1η Ιανουαρίου 2025, ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι το τιμολόγιο που εκδίδεται, διαβιβάζεται και παραλαμβάνεται σε δομημένο ηλεκτρονικό μορφότυπο που επιτρέπει την ηλεκτρονική επεξεργασία. Ένα απλό PDF δεν πληροί πλέον τις προϋποθέσεις. Το χαρτί και τα απλά PDF είναι πλέον «άλλα τιμολόγια» (sonstige Rechnungen) [1].

Η αλλαγή στην έκδοση δεν έχει γίνει ακόμη. Έως 31 Δεκεμβρίου 2026, κάθε εκδότης μπορεί να στέλνει άλλο τιμολόγιο αντί για ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Το χαρτί είναι πάντα δυνατό. Ένα PDF με email χρειάζεται τη συναίνεση του αγοραστή [1].

Τι αλλάζει με το ηλεκτρονικό τιμολόγιο στη Γερμανία το 2027

Οι μεταβατικές διατάξεις βρίσκονται στο § 27(38) UStG [2]. Καθεμία εξαρτάται από δύο ημερομηνίες: πότε πραγματοποιήθηκε η πράξη και πότε αποστέλλεται το τιμολόγιο (ή, για τον κανόνα EDI, πότε εκδίδεται). Διαβασμένες μαζί, δίνουν το εξής:

Πράξη που πραγματοποιήθηκε	Εκδότης	Μπορεί το τιμολόγιο να είναι ακόμη χάρτινο ή PDF;
2025 ή 2026	Οποιοσδήποτε εκδότης	Ναι, αν αποσταλεί έως 31 Δεκεμβρίου 2026. Το PDF χρειάζεται τη συναίνεση του αγοραστή
2025 ή 2026, τιμολόγιο που αποστέλλεται το 2027 ή αργότερα	Οποιοσδήποτε εκδότης	Όχι, εκτός αν ισχύει γενική εξαίρεση
2027	Συνολικός κύκλος εργασιών προηγούμενου έτους έως 800.000 EUR	Ναι, αν αποσταλεί έως 31 Δεκεμβρίου 2027. Το PDF χρειάζεται τη συναίνεση του αγοραστή
2027	Συνολικός κύκλος εργασιών προηγούμενου έτους άνω των 800.000 EUR	Όχι. Μόνο μια διαδικασία EDI που δεν είναι η ίδια ηλεκτρονικό τιμολόγιο μπορεί ακόμη να χρησιμοποιείται, με τη συναίνεση του αγοραστή, έως 31 Δεκεμβρίου 2027
Από το 2028	Οποιοσδήποτε εκδότης	Όχι, εκτός από τις εξαιρέσεις που αναφέρονται στην ενότητα «Ποιοι εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής»

Οι ίδιοι κανόνες ως απόφαση, για ένα τιμολόγιο:

Το όριο είναι ο συνολικός κύκλος εργασιών (Gesamtumsatz) όπως τον ορίζει το § 19(2) UStG [3]. Είναι μέγεθος ΦΠΑ: φορολογητέες πράξεις που υπολογίζονται με βάση τις εισπράξεις, χωρίς ορισμένες απαλλασσόμενες πράξεις και χωρίς πωλήσεις παγίων. Δεν είναι απλώς η γραμμή εσόδων στα λογιστικά σας βιβλία. Για πράξη που πραγματοποιείται το 2027, το προηγούμενο ημερολογιακό έτος είναι το 2026. Ζητήστε λοιπόν από τον φορολογικό σας σύμβουλο αυτό το μέγεθος από τώρα για κάθε γερμανική οντότητα, καθώς και αν μια ομάδα ΦΠΑ (Organschaft) αλλάζει ποιος κύκλος εργασιών υπολογίζεται.

Ποιοι εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής

Η υποχρέωση προβλέπεται στο § 14(2) UStG [4]. Καλύπτει τιμολόγιο για πράξη προς άλλη επιχείρηση για τη δραστηριότητά της, όταν τόσο ο προμηθευτής όσο και ο αγοραστής είναι εγκατεστημένοι στη Γερμανία. Εγκατεστημένος σημαίνει ότι η έδρα, η διοίκηση ή μια μόνιμη εγκατάσταση που συμμετέχει στην πράξη βρίσκεται στη Γερμανία.

Για έναν όμιλο:

• Μια γερμανική θυγατρική, όπως μια GmbH, έχει την έδρα της στη Γερμανία. Τα τιμολόγιά της προς επιχειρήσεις στη Γερμανία εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής.
• Μια αλλοδαπή εταιρεία με γερμανική εγκατάσταση που συμμετέχει στην πράξη εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής για την πράξη αυτή.
• Μια αλλοδαπή εταιρεία που είναι μόνο εγγεγραμμένη για ΦΠΑ στη Γερμανία, χωρίς σταθερή εγκατάσταση εκεί, δεν είναι εγκατεστημένη. Το BMF αναφέρει ότι μπορεί να το δηλώνει στο τιμολόγιό της, για να εξηγεί γιατί δεν στέλνει ηλεκτρονικό τιμολόγιο [1].

Η επιστολή του BMF της 15 Οκτωβρίου 2025 προσθέτει ότι οι κανόνες ισχύουν και για τιμολόγια αυτοτιμολόγησης (Gutschriften), για πράξεις με αντίστροφη επιβάρυνση όπου και τα δύο μέρη είναι εγκατεστημένα στη Γερμανία, και για τα ειδικά καθεστώτα για αγρότες, ταξιδιωτικές υπηρεσίες και το καθεστώς περιθωρίου κέρδους. Ισχύουν ακόμη και όταν ο αγοραστής είναι μικρή επιχείρηση ή πραγματοποιεί μόνο απαλλασσόμενες πράξεις [5].

Υπάρχουν εξαιρέσεις [1]. Οι κανόνες ισχύουν μόνο όπου ο νόμος περί ΦΠΑ απαιτεί καθόλου τιμολόγιο, επομένως οι πράξεις που απαλλάσσονται σύμφωνα με το § 4 αρ. 8 έως 29 UStG, όπως οι απαλλασσόμενες χρηματοοικονομικές υπηρεσίες και η απαλλασσόμενη εκμίσθωση, βρίσκονται εκτός [1]. Ένα τιμολόγιο που καλύπτει και φορολογητέες πράξεις, ή μια πράξη που είναι φορολογητέα επειδή η επιχείρηση επέλεξε τη φορολόγησή της, επανέρχεται εντός του πεδίου [5]. Όπου απαιτείται τιμολόγιο, δεν χρειάζεται εντούτοις να είναι ηλεκτρονικό για μικρά ποσά έως 250 EUR μικτά, για εισιτήρια που λογίζονται ως τιμολόγια και για τιμολόγια μικρών επιχειρήσεων υπό το καθεστώς Kleinunternehmer.

Τι θεωρείται ηλεκτρονικό τιμολόγιο

Το § 14(1) UStG επιτρέπει δύο είδη δομημένου μορφότυπου [4]. Το πρώτο πληροί το ευρωπαϊκό πρότυπο EN 16931 και τον κατάλογο των συντακτικών μορφών του. Το δεύτερο συμφωνείται μεταξύ εκδότη και αγοραστή, εφόσον τα απαιτούμενα στοιχεία ΦΠΑ μπορούν να εξαχθούν σωστά και πλήρως σε μορφότυπο που πληροί το πρότυπο ή είναι συμβατός με αυτό.

Στην πράξη, σύμφωνα με το BMF:

• Το XRechnung πληροί τις προϋποθέσεις. Είναι καθαρά δομημένος μορφότυπος, που αναπτύχθηκε από το KoSIT [1].
• Το ZUGFeRD πληροί τις προϋποθέσεις από την έκδοση 2.0.1, εκτός από τα προφίλ MINIMUM και BASIC-⁠WL [1]. Είναι υβριδικό τιμολόγιο: ένα PDF που μπορεί να διαβάσει ένας άνθρωπος, με το XML μέσα του.
• Πληρούν τις προϋποθέσεις και άλλοι μορφότυποι που πληρούν το EN 16931. Ο μορφότυπος δεν χρειάζεται να είναι γερμανικός, και το ποιον επιτρεπόμενο μορφότυπο θα χρησιμοποιήσετε το συμφωνείτε εσείς με τον αγοραστή [5].
• Μορφότυποι EDI, όπως το EDIFACT, μπορούν να συνεχίσουν να λογίζονται ως ηλεκτρονικά τιμολόγια αν τα μέρη τους συμφωνήσουν και τα στοιχεία ΦΠΑ μπορούν να εξαχθούν όπως περιγράφεται παραπάνω [1].
• Ένα απλό PDF ή το χαρτί δεν λογίζεται [1].

Δύο σημεία της επιστολής της 15 Οκτωβρίου 2025 έχουν σημασία για το ERP [5]. Ένα αρχείο με σφάλματα μορφότυπου, που δεν ταιριάζει με την επιτρεπόμενη σύνταξη, δεν είναι ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Είναι άλλο τιμολόγιο. Και κάθε υποχρεωτικό στοιχείο ΦΠΑ πρέπει να βρίσκεται στο δομημένο μέρος. Μια παραπομπή σε συνημμένο που περιέχει αυτά τα στοιχεία δεν αρκεί, ούτε ένας σύνδεσμος προς εξωτερικό ιστότοπο.

Σε έναν πίνακα:

Τι στέλνετε	Είναι ηλεκτρονικό τιμολόγιο;	Σημείωση
XRechnung	Ναι	Καθαρά δομημένος μορφότυπος, που αναπτύχθηκε από το KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 ή νεότερο	Ναι, εκτός από τα προφίλ MINIMUM και BASIC-⁠WL	Υβριδικό τιμολόγιο. Μετράει το XML
Άλλος μορφότυπος που πληροί το EN 16931	Ναι	Ο εκδότης και ο αγοραστής τον συμφωνούν
EDI, όπως το EDIFACT	Ναι, αν τα μέρη συμφωνήσουν και τα στοιχεία ΦΠΑ μπορούν να εξαχθούν	Όπως περιγράφεται παραπάνω
Αρχείο με σφάλματα μορφότυπου	Όχι	Είναι άλλο τιμολόγιο
Απλό PDF ή χαρτί	Όχι	Είναι άλλο τιμολόγιο

Τι πρέπει να παράγει το ERP

Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο ξεκινά ως δεδομένα στο ERP σας. Στη Γερμανία δεν υπάρχει κεντρική πλατφόρμα και ο νόμος δεν ορίζει κανάλι. Το email, μια διεπαφή, η λήψη από πύλη ή άλλο κανάλι λειτουργούν όλα, και τα μέρη το συμφωνούν μεταξύ τους [1]. Στη Γερμανία, το κανάλι διαβίβασης στο διάγραμμα είναι αυτό το συμφωνημένο κανάλι.

▶Αναπαραγωγή

1. 01Εξαγωγή ERP
2. 02Αντιστοίχιση
3. 03Επικύρωση
4. 04Κανάλι
5. 05Αγοραστής και φορολογική πλατφόρμα

↺Η κατάσταση επιστρέφει μέσω webhook ή API: έγινε αποδεκτό, απορρίφθηκε με κωδικό ή το αρνήθηκε ο αγοραστής.

Εξαγωγή ERPΔεδομένα ERP

Το ERP σας παράγει τα δεδομένα του τιμολογίου: μια αναφορά, ένα αρχείο ή μια κλήση API.

Τι μπορεί να πάει στραβάΛείπει ένα πεδίο από την εξαγωγή, όπως ο αριθμός ΦΠΑ του αγοραστή.

Η εξαγωγή πρέπει να περιλαμβάνει τα στοιχεία που απαιτεί το § 14(4) UStG σε κάθε τιμολόγιο [4]. Μεταξύ αυτών: τα ονόματα και οι διευθύνσεις των δύο μερών, ο φορολογικός αριθμός ή ο αριθμός ΦΠΑ (VAT ID) του πωλητή, η ημερομηνία του τιμολογίου, ένας μοναδικός διαδοχικός αριθμός, η ποσότητα και το είδος των αγαθών ή η έκταση της υπηρεσίας, η ημερομηνία της πράξης, το καθαρό ποσό ανά συντελεστή φόρου, και ο συντελεστής φόρου με το ποσό του φόρου ή μια σημείωση για την απαλλαγή. Σε ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο όλα αυτά πρέπει να βρίσκονται στο δομημένο μέρος [1].

Μερικές λεπτομέρειες αιφνιδιάζουν τις ομάδες ERP. Προέρχονται από τις συχνές ερωτήσεις του BMF [1] και την επιστολή της 15 Οκτωβρίου 2025 [5]:

• Όπου ισχύει η υποχρέωση, και η διόρθωση πρέπει να είναι ηλεκτρονικό τιμολόγιο, με τον τύπο τιμολογίου για διόρθωση. Κατά τις μεταβατικές περιόδους μια διόρθωση μπορεί ακόμη να είναι άλλο τιμολόγιο.
• Το XRechnung απαιτεί το πεδίο BT-⁠10, την αναφορά αγοραστή [5]. Μεταξύ επιχειρήσεων δεν χρειάζεται Leitweg-ID. Για σκοπούς ΦΠΑ αρκεί ένα σύμβολο κράτησης θέσης, όπως το «-». Το αν ο αγοραστής αναθέτει δική του αναφορά για αυτό το πεδίο είναι εσωτερική απόφαση του αγοραστή, επομένως χρησιμοποιήστε την αν σας τη δώσει ο αγοραστής [1].
• Ένα τιμολόγιο προκαταβολής ή προπληρωμής που εκδόθηκε πριν από την ημερομηνία έναρξής σας δεν χρειάζεται να είναι ηλεκτρονικό τιμολόγιο, ακόμη κι αν η παράδοση και η πληρωμή ακολουθήσουν αργότερα.

Το BMF δεν καθιστά την επικύρωση νομική προϋπόθεση, αλλά συνιστά επικύρωση κατά τη δημιουργία και την αποστολή ενός τιμολογίου. Για λόγους ίσης μεταχείρισης, αναφέρει ότι δεν μπορεί να συστήσει συγκεκριμένο εργαλείο επικύρωσης. Το KoSIT δημοσιεύει στοιχεία ανοιχτού κώδικα για το XRechnung, συμπεριλαμβανομένου ενός εργαλείου επικύρωσης και ενός συνόλου δοκιμών [1]. Η επιστολή της 15 Οκτωβρίου 2025 προειδοποιεί επίσης ότι ένα εργαλείο επικύρωσης δεν εντοπίζει κάθε σφάλμα περιεχομένου. Ένας λάθος συντελεστής φόρου μπορεί να περάσει τους επιχειρησιακούς κανόνες [5].

Τι πρέπει να τηρεί το ERP

Το § 14b UStG απαιτεί να φυλάσσεται ένα αντίγραφο κάθε τιμολογίου που εκδίδετε και κάθε τιμολογίου που λαμβάνετε επί οκτώ έτη από το τέλος του ημερολογιακού έτους κατά το οποίο εκδόθηκε. Η προέλευσή του, η ακεραιότητά του και η αναγνωσιμότητά του πρέπει να διασφαλίζονται σε όλη τη διάρκεια της περιόδου [6].

Για ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο, τουλάχιστον το δομημένο μέρος πρέπει να φυλάσσεται αναλλοίωτο στην αρχική του μορφή. Για σκοπούς ΦΠΑ, η αποθήκευση ηλεκτρονικών τιμολογίων εκτός συστήματος συμβατού με το GoBD δεν αποτελεί κατά κανόνα από μόνη της παράβαση. Για άλλους σκοπούς το BMF παραπέμπει στην επιστολή του για το GoBD της 28 Νοεμβρίου 2019, όπως τροποποιήθηκε τελευταία στις 14 Ιουλίου 2025 [1].

Φυλάξτε και την αναφορά επικύρωσης. Η επιστολή της 15 Οκτωβρίου 2025 αναφέρει ότι μια επιχείρηση που καταβάλλει τη δέουσα επιμέλεια μπορεί να βασίζεται στο τεχνικό αποτέλεσμα ενός κατάλληλου εργαλείου επικύρωσης για τον μορφότυπο και τους επιχειρησιακούς κανόνες, και προτείνει να φυλάσσεται η αναφορά ως αποδεικτικό [5]. Για το ERP αυτό σημαίνει ένα πράγμα: το αρχείο που τηρείται είναι το αρχείο που στείλατε. Ένα PDF που εκτυπώνεται αργότερα από το ERP δεν είναι.

Τι να δοκιμάσετε πριν από τον Ιανουάριο

1. Ζητήστε από τον φορολογικό σας σύμβουλο το μέγεθος του συνολικού κύκλου εργασιών του 2026 για κάθε γερμανική οντότητα, ρωτήστε αν μια ομάδα ΦΠΑ (Organschaft) το αλλάζει και αποφασίστε ποια ημερομηνία ισχύει.
2. Καταγράψτε κάθε έγγραφο που φεύγει από το ERP προς επιχείρηση στη Γερμανία: τιμολόγια, διορθώσεις, τιμολόγια αυτοτιμολόγησης, τιμολόγια προκαταβολής και τα ασυνήθιστα, όπως οι γραμμές με αντίστροφη επιβάρυνση.
3. Ρωτήστε τους βασικούς αγοραστές σας ποιον μορφότυπο και ποιο κανάλι αναμένουν: XRechnung σε UBL ή CII, ή ZUGFeRD και σε ποιο προφίλ, με email ή μέσω άλλου καναλιού.
4. Δημιουργήστε ένα δοκιμαστικό αρχείο για κάθε παραλλαγή και επικυρώστε το. Φυλάξτε κάθε αναφορά.
5. Για το ZUGFeRD, συγκρίνετε το PDF με το XML: ίδια ποσά, ίδιος ΦΠΑ, ίδιες γραμμές.
6. Ελέγξτε ότι η αρχειοθήκη αποθηκεύει το αρχείο που στείλατε, αναλλοίωτο, μαζί με την αναφορά του, για οκτώ έτη.
7. Σχεδιάστε τον κύκλο τιμολόγησης του Ιανουαρίου για παραδόσεις του Δεκεμβρίου.

Πού εντάσσεται η EurInvoice

Αντιστοιχίζουμε τα δεδομένα τιμολογίων του ERP σε XRechnung, σε UBL ή CII, ή σε ZUGFeRD. Επικυρώνουμε κάθε αρχείο με βάση το EN 16931 και τους κανόνες του επιλεγμένου μορφότυπου, ελέγχουμε τα αρχεία ZUGFeRD ως PDF/A-⁠3 με το XML μέσα τους και επιστρέφουμε το επικυρωμένο αρχείο και το αποτέλεσμα της επικύρωσής του για το κανάλι που συμφωνήσατε με τον αγοραστή. Στη Γερμανία δεν υπάρχει κρατική πλατφόρμα για σύνδεση, γι' αυτό το εύρος εργασιών ορίζει αντί γι' αυτήν τον μορφότυπο, το προφίλ, την απαίτηση του αγοραστή και το κανάλι. Η σελίδα για τη Γερμανία εξηγεί τι αναλαμβάνουμε εμείς και τι μένει στην ομάδα σας.

Τα τεκμήριά μας για τη Γερμανία βρίσκονται στη σελίδα «Τεκμήρια». Τιμολόγια και πιστωτικά τιμολόγια XRechnung και ZUGFeRD, που δημιουργήθηκαν από δείγματα δεδομένων με φανταστικές εταιρείες, ελέγχθηκαν με το εργαλείο επικύρωσης του KoSIT, το veraPDF και το Mustang. Έγιναν δεκτά χωρίς μηνύματα, και τα PDF ήταν έγκυρα ως PDF/A-⁠3B. Πρόκειται για δοκιμές, όχι για παραγωγική κίνηση.

Το βασικό πακέτο καλύπτει μία νομική οντότητα, ένα σύστημα προέλευσης και ένα κανάλι διαβίβασης μιας χώρας. Οι εισερχόμενες ροές, η αρχειοθέτηση και οι εργασίες στη διεπαφή του ERP τιμολογούνται χωριστά. Η σελίδα Πώς δουλεύουμε δείχνει τα έξι βήματα.

Τι να κάνετε στη συνέχεια

Αν ο συνολικός κύκλος εργασιών μιας οντότητας το 2026 είναι άνω των 800.000 EUR, ο πρώτος κύκλος τιμολόγησης του 2027 είναι η προθεσμία. Για κάθε εκδότη, τα τιμολόγια που αποστέλλονται το 2027 για παραδόσεις του Δεκεμβρίου 2026 βρίσκονται εκτός της μετάβασης και πρέπει να είναι ηλεκτρονικά τιμολόγια, εκτός αν ισχύει γενική εξαίρεση. Στείλτε μας ένα γερμανικό έργο: μερικά αντιπροσωπευτικά τιμολόγια, τον μορφότυπο και το κανάλι που θέλουν οι αγοραστές σας, και το ERP από το οποίο προέρχονται. Θα σας πούμε αν ταιριάζει στο βασικό πακέτο.