Vokietija 2027 m.: kas nuo sausio 1 d. privalo išrašyti e. sąskaitas faktūras ir ką turi sukurti ERP

2027-⁠01-⁠01 e. sąskaitų prievolė Vokietijoje žengia antrą žingsnį. Išrašytojas, kurio praėjusių metų bendra apyvarta viršijo 800 000 EUR, kitoms įmonėms Vokietijoje nebegali siųsti popierinių ar PDF sąskaitų faktūrų. Jis turi siųsti e. sąskaitas faktūras, išskyrus bendrąsias išimtis, pavyzdžiui, ne didesnės kaip 250 EUR sumos sąskaitas faktūras, ir su pirkėju sutartą EDI procedūrą, kuri dar gali būti taikoma iki 2027 m. pabaigos [1]. Smulkesni išrašytojai prisijungia metais vėliau. Ši pastaba skirta tam, kas atsako už ERP ar finansų procesą Vokietijos įmonėje arba užsienio grupėje, turinčioje Vokietijos juridinį asmenį. Joje aptariama, kas jau taikoma, kas keičiasi, kam ji taikoma, kokie formatai tinka, ką ERP turi sukurti ir saugoti bei ką išbandyti.

Datos nurodytos PVM įstatyme (UStG) ir yra įstatymo nuostatos. Federalinės finansų ministerijos (BMF) raštai ir DUK parodo, kaip tą įstatymą aiškina mokesčių administratorius. Mūsų skaitytas DUK pažymėtas „būklė 2026 m. kovo mėn.“ [1].

Kas jau taikoma nuo 2025-⁠01-⁠01

Nuo 2025-⁠01-⁠01 kiekviena įmonė Vokietijoje turi gebėti gauti e. sąskaitas faktūras, be jokių išimčių. Net smulki įmonė, kuri jų išrašyti neprivalo, tam turi turėti el. pašto dėžutę [1].

Tą pačią dieną pasikeitė ir apibrėžtis. Prieš 2025 m. paprastas el. paštu išsiųstas PDF buvo laikomas elektronine sąskaita faktūra. Nuo 2025-⁠01-⁠01 e. sąskaita faktūra yra sąskaita faktūra, išrašyta, perduota ir gauta struktūrizuotu elektroniniu formatu, leidžiančiu ją apdoroti elektroniniu būdu. Paprastas PDF šios apibrėžties nebeatitinka. Popierinės ir paprastos PDF sąskaitos faktūros dabar yra „kitos sąskaitos faktūros“ (sonstige Rechnungen) [1].

Išrašymas yra ta sritis, kurioje pokytis dar laukia. Iki 2026-⁠12-⁠31 bet kuris išrašytojas vietoj e. sąskaitos faktūros gali siųsti kitą sąskaitą faktūrą. Popierinė versija galima visada. Dėl PDF el. paštu reikia pirkėjo sutikimo [1].

Kas keičiasi 2027 m.: e. sąskaitų prievolė Vokietijoje

Pereinamosios taisyklės yra § 27(38) UStG [2]. Kiekviena jų priklauso nuo dviejų datų: kada atliktas tiekimas ir kada sąskaita faktūra išsiunčiama (arba, EDI taisyklės atveju, išrašoma). Perskaičius kartu, gaunama taip:

Tiekimas atliktas	Išrašytojas	Ar sąskaita faktūra dar gali būti popierinė ar PDF?
2025 arba 2026 m.	Bet kuris išrašytojas	Taip, jei išsiųsta ne vėliau kaip 2026-⁠12-⁠31. PDF reikia pirkėjo sutikimo
2025 arba 2026 m., sąskaita faktūra išsiųsta 2027 m. ar vėliau	Bet kuris išrašytojas	Ne, nebent taikoma bendroji išimtis
2027 m.	Praėjusių metų bendra apyvarta ne didesnė kaip 800 000 EUR	Taip, jei išsiųsta ne vėliau kaip 2027-⁠12-⁠31. PDF reikia pirkėjo sutikimo
2027 m.	Praėjusių metų bendra apyvarta didesnė kaip 800 000 EUR	Ne. Iki 2027-⁠12-⁠31 su pirkėjo sutikimu dar galima taikyti tik EDI procedūrą, kuri pati nėra e. sąskaita faktūra
Nuo 2028 m.	Bet kuris išrašytojas	Ne, išskyrus išimtis, išvardytas skyriuje „Kam taikoma“

Tos pačios taisyklės kaip sprendimas vienai sąskaitai faktūrai:

Riba yra bendra apyvarta (Gesamtumsatz), kaip ją apibrėžia § 19(2) UStG [3]. Tai PVM rodiklis: apmokestinamas tiekimas, skaičiuojamas pagal gautus mokėjimus, neįtraukiant tam tikro nuo PVM atleisto tiekimo ir ilgalaikio turto pardavimo. Tai ne šiaip pajamų eilutė Jūsų apskaitoje. 2027 m. atliktam tiekimui praėję kalendoriniai metai yra 2026-ieji, todėl šį rodiklį kiekvienam Vokietijos juridiniam asmeniui paprašykite iš mokesčių konsultanto jau dabar ir paklauskite, ar PVM grupė (Organschaft) keičia, kuri apyvarta skaičiuojama.

Kam taikoma

Prievolė nustatyta § 14(2) UStG [4]. Ji apima sąskaitą faktūrą už tiekimą kitai įmonei jos veiklos reikmėms, kai ir tiekėjas, ir pirkėjas yra įsisteigę Vokietijoje. Įsisteigęs Vokietijoje reiškia, kad buveinė, valdymo vieta arba tiekime dalyvaujanti nuolatinė buveinė yra Vokietijoje.

Grupei taikoma taip:

• Vokietijos dukterinė įmonė, pavyzdžiui, GmbH, turi buveinę Vokietijoje. Jos sąskaitos faktūros įmonėms Vokietijoje patenka į taikymo sritį.
• Užsienio įmonei, turinčiai Vokietijos nuolatinę buveinę, dalyvaujančią tiekime, tas tiekimas patenka į taikymo sritį.
• Užsienio įmonė, kuri Vokietijoje tik užsiregistravusi PVM mokėtoja ir neturi ten pastovios buveinės, nėra įsisteigusi Vokietijoje. BMF teigia, kad ji gali tai nurodyti savo sąskaitoje faktūroje, paaiškindama, kodėl nesiunčia e. sąskaitos faktūros [1].

BMF 2025-⁠10-⁠15 raštas priduria, kad taisyklės taikomos ir pirkėjo išrašomoms sąskaitoms faktūroms (Gutschriften), atvirkštinio apmokestinimo tiekimui, kai abi šalys įsisteigusios Vokietijoje, taip pat specialiosioms ūkininkų ir kelionių paslaugų schemoms bei maržos schemai. Jos taikomos net tada, kai pirkėjas yra smulki įmonė arba atlieka tik nuo PVM atleistą tiekimą [5].

Yra išimčių [1]. Taisyklės taikomos tik tada, kai PVM įstatymas apskritai reikalauja sąskaitos faktūros, todėl tiekimas, atleistas nuo PVM pagal § 4 Nr. 8–29 UStG, pavyzdžiui, nuo PVM atleistos finansinės paslaugos ir nuo PVM atleista nuoma, į jas nepatenka [1]. Sąskaita faktūra, kurioje kartu nurodomas ir apmokestinamas tiekimas, arba tiekimas, kuris apmokestinamas todėl, kad įmonė pasirinko jį apmokestinti, vėl patenka į taikymo sritį [5]. Kur sąskaita faktūra privaloma, ji vis tiek neprivalo būti e. sąskaita faktūra, kai tai ne didesnės kaip 250 EUR bruto sumos sąskaita faktūra, bilietas, kuris laikomas sąskaita faktūra, arba smulkiųjų verslininkų pagal Kleinunternehmer schemą išrašyta sąskaita faktūra.

Kas laikoma e. sąskaita faktūra

§ 14(1) UStG leidžia du struktūrizuotų formatų tipus [4]. Pirmasis atitinka Europos standartą EN 16931 ir jo sintaksių sąrašą. Antrasis sutariamas tarp išrašytojo ir pirkėjo, jei reikalingus PVM duomenis galima teisingai ir išsamiai ištraukti į formatą, kuris atitinka standartą arba su juo suderinamas.

Praktikoje, pasak BMF:

• XRechnung tinka. Tai grynai struktūrizuotas formatas, sukurtas KoSIT [1].
• ZUGFeRD tinka nuo 2.0.1 versijos, išskyrus MINIMUM ir BASIC-⁠WL profilius [1]. Tai hibridinė sąskaita faktūra: žmogaus skaitomas PDF su XML viduje.
• Tinka ir kiti formatai, atitinkantys EN 16931. Formatas neprivalo būti vokiškas, o kurį leidžiamą formatą naudoti, sutariate Jūs ir pirkėjas [5].
• EDI formatai, pavyzdžiui, EDIFACT, ir toliau gali būti e. sąskaitos faktūros, jei šalys dėl jų susitaria ir PVM duomenis galima ištraukti taip, kaip aprašyta aukščiau [1].
• Paprastas PDF ar popierius netinka [1].

Du 2025-⁠10-⁠15 rašto punktai svarbūs ERP [5]. Failas su formato klaidomis, neatitinkantis leidžiamos sintaksės, nėra e. sąskaita faktūra. Tai kita sąskaita faktūra. Be to, visi privalomi PVM duomenys turi būti struktūrizuotoje dalyje. Nuorodos į priedą, kuriame tie duomenys pateikti, nepakanka, nepakanka ir nuorodos į išorinę svetainę.

Vienoje lentelėje:

Ką siunčiate	Ar tai e. sąskaita faktūra?	Pastaba
XRechnung	Taip	Grynai struktūrizuotas, sukurtas KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 ar naujesnis	Taip, išskyrus MINIMUM ir BASIC-⁠WL profilius	Hibridinė sąskaita faktūra. Skaičiuojamas XML
Kitas formatas, atitinkantis EN 16931	Taip	Dėl jo susitaria išrašytojas ir pirkėjas
EDI, pavyzdžiui, EDIFACT	Taip, jei šalys susitaria ir PVM duomenis galima ištraukti	Kaip aprašyta aukščiau
Failas su formato klaidomis	Ne	Tai kita sąskaita faktūra
Paprastas PDF ar popierius	Ne	Tai kita sąskaita faktūra

Ką turi sukurti ERP

E. sąskaita faktūra prasideda kaip duomenys Jūsų ERP. Vokietijoje nėra centrinės platformos, o įstatymas nenustato kanalo. Tinka el. paštas, sąsaja, atsisiuntimas iš portalo ar kitas kanalas, ir šalys dėl to susitaria tarpusavyje [1]. Vokietijoje diagramoje parodytas kanalas yra tas sutartas kanalas.

▶Paleisti

1. 01ERP eksportas
2. 02Susiejimas
3. 03Patikra
4. 04Kanalas
5. 05Pirkėjas ir mokesčių platforma

↺Būsena grįžta per webhook arba API: priimta, atmesta su kodu arba pirkėjo atsisakyta.

ERP eksportasERP duomenys

Jūsų ERP sistema sukuria sąskaitos faktūros duomenis: ataskaitą, failą arba API iškvietimą.

Kas gali nepavyktiEksporte trūksta lauko, pavyzdžiui, pirkėjo PVM mokėtojo kodo.

Eksportas turi apimti duomenis, kurių § 14(4) UStG reikalauja kiekvienoje sąskaitoje faktūroje [4]. Tarp jų: abiejų šalių pavadinimai ir adresai, pardavėjo mokesčių mokėtojo numeris arba PVM mokėtojo kodas, sąskaitos faktūros data, unikalus eilės numeris, prekių kiekis ir rūšis arba paslaugų apimtis, tiekimo data, grynoji suma, išskaidyta pagal mokesčio tarifą, ir mokesčio tarifas su mokesčio suma arba pastaba dėl atleidimo. E. sąskaitoje faktūroje visi jie turi būti struktūrizuotoje dalyje [1].

Kai kurios detalės ERP komandoms sukelia nemalonių staigmenų. Jos paimtos iš BMF DUK [1] ir 2025-⁠10-⁠15 rašto [5]:

• Kur prievolė taikoma, taisomoji sąskaita faktūra taip pat turi būti e. sąskaita faktūra, naudojant taisomosios sąskaitos faktūros tipą. Pereinamaisiais laikotarpiais taisomoji sąskaita faktūra dar gali būti kita sąskaita faktūra.
• XRechnung reikalauja lauko BT-⁠10, pirkėjo nuorodos [5]. Tarp įmonių Leitweg-ID nereikia. PVM tikslais pakanka vietos rezervavimo ženklo, pavyzdžiui, „-“. Ar pirkėjas šiam laukui suteikia savo nuorodą, yra vidinis pirkėjo sprendimas, todėl, jei pirkėjas Jums ją pateikia, naudokite ją [1].
• Išankstinė arba avansinė sąskaita faktūra, išrašyta prieš datą, nuo kurios Jums taikoma prievolė, neturi būti e. sąskaita faktūra, net jei pristatymas ir apmokėjimas įvyksta vėliau.

BMF nedaro patikros teisine sąlyga, bet rekomenduoja sąskaitą faktūrą patikrinti ją sukuriant ir siunčiant. Dėl vienodo požiūrio ji teigia, kad negali rekomenduoti konkretaus patikros įrankio. KoSIT skelbia atvirojo kodo XRechnung komponentus, įskaitant validatorių ir testų rinkinį [1]. 2025-⁠10-⁠15 raštas taip pat įspėja, kad validatorius pagauna ne visas turinio klaidas. Neteisingas mokesčio tarifas gali praeiti verslo taisykles [5].

Ką turi saugoti ERP

§ 14b UStG reikalauja, kad kiekvienos Jūsų išrašytos sąskaitos faktūros kopija ir kiekviena gauta sąskaita faktūra būtų saugoma aštuonerius metus nuo kalendorinių metų, kuriais ji išrašyta, pabaigos. Per visą laikotarpį turi būti užtikrinta jos kilmė, vientisumas ir įskaitomumas [6].

E. sąskaitos faktūros atveju bent struktūrizuota dalis turi būti saugoma nepakeista, originalia forma. PVM tikslais e. sąskaitų faktūrų saugojimas ne GoBD reikalavimus atitinkančioje sistemoje paprastai pats savaime nėra pažeidimas. Kitais tikslais BMF nurodo savo 2019-⁠11-⁠28 GoBD raštą, paskutinį kartą iš dalies pakeistą 2025-⁠07-⁠14 [1].

Saugokite ir patikros ataskaitą. 2025-⁠10-⁠15 rašte sakoma, kad įmonė, veikianti deramai rūpestingai, gali pasikliauti tinkamo validatoriaus techniniu formato ir verslo taisyklių patikros rezultatu, ir siūloma ataskaitą saugoti kaip įrodymą [5]. ERP tai reiškia vieną dalyką: įrašas yra Jūsų išsiųstas failas. Vėliau iš ERP atspausdintas PDF toks nėra.

Ką išbandyti iki sausio

1. Iš mokesčių konsultanto gaukite 2026 m. bendros apyvartos rodiklį kiekvienam Vokietijos juridiniam asmeniui, paklauskite, ar PVM grupė (Organschaft) jį keičia, ir nuspręskite, kuri data taikoma.
2. Surašykite kiekvieną dokumentą, kuris iš ERP patenka pas įmonę Vokietijoje: sąskaitas faktūras, taisomąsias sąskaitas faktūras, pirkėjo išrašomas sąskaitas faktūras, avansines sąskaitas faktūras ir neįprastus atvejus, pavyzdžiui, atvirkštinio apmokestinimo eilutes.
3. Paklauskite pagrindinių pirkėjų, kokio formato ir kanalo jie tikisi: XRechnung UBL ar CII, ar ZUGFeRD ir kokiu profiliu, el. paštu ar kitu kanalu.
4. Sukurkite bandomąjį failą kiekvienam variantui ir jį patikrinkite. Išsaugokite kiekvieną ataskaitą.
5. ZUGFeRD atveju palyginkite PDF su XML: tos pačios sumos, tas pats PVM, tos pačios eilutės.
6. Patikrinkite, ar archyvas aštuonerius metus saugo Jūsų išsiųstą failą nepakeistą, kartu su ataskaita.
7. Suplanuokite sausio sąskaitų faktūrų išrašymą už gruodžio pristatymus.

Kuo prisideda EurInvoice

ERP sąskaitų faktūrų duomenis susiejame su XRechnung, UBL ar CII, arba su ZUGFeRD. Kiekvieną failą tikriname pagal EN 16931 ir pasirinkto formato taisykles, ZUGFeRD failus tikriname kaip PDF/A-⁠3 su XML viduje ir grąžiname patikrintą failą bei jo patikros rezultatą, skirtą kanalui, dėl kurio susitarėte su pirkėju. Vokietijoje nėra valstybinės platformos, prie kurios reikėtų jungtis, todėl darbų apimtyje nurodomas formatas, profilis, pirkėjo reikalavimas ir kanalas. Vokietijos puslapyje aprašyta, kas mūsų, o kas lieka Jūsų komandai.

Mūsų įrodymai dėl Vokietijos pateikti įrodymų puslapyje. XRechnung ir ZUGFeRD sąskaitos faktūros bei kreditinės sąskaitos faktūros, sukurtos iš pavyzdinių duomenų su išgalvotomis įmonėmis, patikrintos KoSIT validatoriumi, veraPDF ir Mustang. Jos priimtos be pastabų, o PDF buvo tinkami kaip PDF/A-⁠3B. Tai bandymai, ne gamybinis srautas.

Standartinis paketas apima vieną juridinį asmenį, vieną šaltinio sistemą ir vieną šalies kanalą; gaunamų sąskaitų faktūrų srautai, archyvavimas ir ERP sąsajos darbai įkainojami atskirai. Kaip dirbame parodo šešis žingsnius.

Ką daryti toliau

Jei juridinio asmens 2026 m. bendra apyvarta viršija 800 000 EUR, jo pirmasis 2027 m. sąskaitų faktūrų išrašymo ciklas ir yra terminas. Kiekvienam išrašytojui 2027 m. išsiųstos sąskaitos faktūros už 2026 m. gruodžio pristatymus nepatenka į pereinamąjį laikotarpį ir turi būti e. sąskaitos faktūros, nebent taikoma bendroji išimtis. Atsiųskite mums vieną Vokietijos atvejį: kelias reprezentatyvias sąskaitas faktūras, formatą ir kanalą, kurio nori Jūsų pirkėjai, ir ERP, iš kurios jos gaunamos. Pasakysime, ar jis telpa į standartinį paketą.