Alemania 2027: quién debe emitir facturas electrónicas desde el 1 de enero y qué tiene que generar el ERP

El 1 de enero de 2027, la obligación de factura electrónica en Alemania da su segundo paso. Un emisor cuyo volumen de negocios total del año anterior fue superior a 800.000 EUR ya no puede enviar facturas en papel ni en PDF a otras empresas en Alemania. Tiene que enviar facturas electrónicas, salvo las excepciones generales, como las facturas de hasta 250 EUR, y un procedimiento EDI acordado con el comprador, que todavía puede utilizarse hasta finales de 2027 [1]. Los emisores más pequeños siguen un año después. Esta nota es para quien se ocupe del ERP o del proceso financiero en una empresa alemana, o en un grupo extranjero con una entidad alemana. Trata qué se aplica, qué cambia, quién entra en el ámbito, qué formatos valen, qué debe generar y conservar el ERP y qué probar.

Las fechas proceden de la Ley del IVA (UStG) y son ley. Los escritos y las preguntas frecuentes del Ministerio Federal de Finanzas (BMF) exponen cómo interpreta esa ley la administración tributaria. Las preguntas frecuentes que hemos leído llevan la indicación «a marzo de 2026» [1].

Qué se aplica ya desde el 1 de enero de 2025

Desde el 1 de enero de 2025, toda empresa en Alemania tiene que poder recibir facturas electrónicas, sin excepciones. Incluso una pequeña empresa que no tiene que emitirlas necesita un buzón de correo electrónico para ello [1].

La definición cambió el mismo día. Antes de 2025, un PDF simple enviado por correo electrónico contaba como factura electrónica. Desde el 1 de enero de 2025, una factura electrónica es una factura emitida, transmitida y recibida en un formato electrónico estructurado que permite su tratamiento electrónico. Un PDF simple ya no cumple. El papel y los PDF simples son ahora «facturas de otro tipo» (sonstige Rechnungen) [1].

La emisión es donde el cambio todavía está por llegar. Hasta el 31 de diciembre de 2026, cualquier emisor puede enviar una factura de otro tipo en lugar de una factura electrónica. El papel es siempre posible. Un PDF por correo electrónico necesita el consentimiento del comprador [1].

Qué cambia en 2027 con la obligación de factura electrónica en Alemania

Las normas transitorias figuran en el § 27(38) UStG [2]. Cada una depende de dos fechas: cuándo se realizó la operación y cuándo se envía la factura (o, en la norma del EDI, cuándo se emite). Leídas en conjunto, dan este resultado:

Operación realizada en	Emisor	¿Puede la factura seguir siendo en papel o PDF?
2025 o 2026	Cualquier emisor	Sí, si se envía a más tardar el 31 de diciembre de 2026. Un PDF necesita el consentimiento del comprador
2025 o 2026, factura enviada en 2027 o después	Cualquier emisor	No, salvo que se aplique una excepción general
2027	Volumen de negocios total del año anterior de hasta 800.000 EUR	Sí, si se envía a más tardar el 31 de diciembre de 2027. Un PDF necesita el consentimiento del comprador
2027	Volumen de negocios total del año anterior superior a 800.000 EUR	No. Solo puede seguir utilizándose, con el consentimiento del comprador, un procedimiento EDI que no sea en sí mismo una factura electrónica, hasta el 31 de diciembre de 2027
2028 en adelante	Cualquier emisor	No, salvo las excepciones indicadas en el apartado «Quién entra en el ámbito»

Las mismas reglas como decisión, para una factura:

El umbral es el volumen de negocios total (Gesamtumsatz), tal como lo define el § 19(2) UStG [3]. Es una cifra a efectos del IVA: las operaciones sujetas al impuesto contabilizadas según los cobros recibidos, sin determinadas operaciones exentas y sin las ventas de bienes del activo fijo. No es simplemente la línea de ingresos de su contabilidad. Para una operación realizada en 2027, el año natural anterior es 2026, así que pida ya a su asesor fiscal esa cifra para cada entidad alemana, y si un grupo de IVA (Organschaft) cambia qué volumen de negocios cuenta.

Quién entra en el ámbito

La obligación figura en el § 14(2) UStG [4]. Abarca la factura de una operación realizada para otra empresa y destinada a su actividad empresarial, cuando tanto el proveedor como el comprador están establecidos en Alemania. Estar establecido significa que la sede, la gerencia o un establecimiento permanente que interviene en la operación se encuentra en Alemania.

En el caso de un grupo:

• Una filial alemana, como una GmbH, tiene su sede en Alemania. Sus facturas a empresas en Alemania entran en el ámbito.
• Una empresa extranjera con un establecimiento alemán que interviene en la operación entra en el ámbito para esa operación.
• Una empresa extranjera que solo está registrada a efectos del IVA en Alemania, sin establecimiento fijo allí, no está establecida. El BMF dice que puede indicarlo en su factura para explicar por qué no envía una factura electrónica [1].

El escrito del BMF del 15 de octubre de 2025 añade que las normas se aplican también a las autofacturas (Gutschriften), a las operaciones con inversión del sujeto pasivo cuando ambas partes están establecidas en Alemania y a los regímenes especiales de agricultores, de servicios de viaje y del margen. Se aplican incluso cuando el comprador es una pequeña empresa o solo realiza operaciones exentas [5].

Hay excepciones [1]. Las normas solo se aplican cuando la Ley del IVA exige una factura, de modo que las operaciones exentas según el § 4, núms. 8 a 29 UStG, como los servicios financieros exentos y el arrendamiento exento, quedan fuera [1]. Una factura que además cubra operaciones sujetas al impuesto, o una operación que esté sujeta porque la empresa ha optado por someterla a impuesto, vuelve a entrar [5]. Cuando se exige una factura, tampoco tiene que ser una factura electrónica en el caso de importes pequeños de hasta 250 EUR brutos, de los billetes que cuentan como facturas y de las facturas de pequeñas empresas acogidas al régimen Kleinunternehmer.

Qué cuenta como factura electrónica

El § 14(1) UStG admite dos tipos de formato estructurado [4]. El primero cumple la norma europea EN 16931 y su lista de sintaxis. El segundo se acuerda entre emisor y comprador, siempre que los datos de IVA exigidos puedan extraerse de forma correcta y completa a un formato que cumpla la norma o sea compatible con ella.

En la práctica, según el BMF:

• XRechnung cumple. Es un formato puramente estructurado, desarrollado por KoSIT [1].
• ZUGFeRD cumple a partir de la versión 2.0.1, salvo los perfiles MINIMUM y BASIC-⁠WL [1]. Es una factura híbrida: un PDF que una persona puede leer, con el XML dentro.
• Otros formatos que cumplen la EN 16931 también valen. El formato no tiene que ser alemán, y qué formato permitido se utiliza lo acuerdan usted y el comprador [5].
• Los formatos EDI, como EDIFACT, pueden seguir valiendo como facturas electrónicas si las partes lo acuerdan y los datos de IVA pueden extraerse como se ha descrito arriba [1].
• Un PDF simple o el papel no cuentan [1].

Dos puntos del escrito del 15 de octubre de 2025 importan para el ERP [5]. Un archivo con errores de formato, que no se ajusta a la sintaxis permitida, no es una factura electrónica. Es una factura de otro tipo. Y todos los datos de IVA obligatorios tienen que estar en la parte estructurada. No basta una referencia a un anexo que contenga esos datos, ni tampoco un enlace a un sitio externo.

En una tabla:

Lo que envía	¿Es una factura electrónica?	Nota
XRechnung	Sí	Puramente estructurado, desarrollado por KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 o posterior	Sí, salvo los perfiles MINIMUM y BASIC-⁠WL	Una factura híbrida. Cuenta el XML
Otro formato que cumpla la EN 16931	Sí	El emisor y el comprador lo acuerdan
EDI, como EDIFACT	Sí, si las partes lo acuerdan y los datos de IVA pueden extraerse	Como se ha descrito arriba
Un archivo con errores de formato	No	Es una factura de otro tipo
Un PDF simple o papel	No	Es una factura de otro tipo

Qué tiene que generar el ERP

Una factura electrónica nace como datos en su ERP. En Alemania no hay una plataforma central y la ley no fija ningún canal. Sirven el correo electrónico, una interfaz, una descarga desde un portal u otro canal, y lo acuerdan las partes entre sí [1]. En Alemania, el canal del diagrama es ese canal acordado.

▶Reproducir

1. 01Exportación del ERP
2. 02Mapeo
3. 03Validación
4. 04Canal
5. 05Comprador y plataforma fiscal

↺El estado vuelve por webhook o API: aceptada, rechazada con un código o no admitida por el comprador.

Exportación del ERPDatos del ERP

Su ERP genera los datos de la factura: un informe, un archivo o una llamada a la API.

Qué puede fallarFalta un campo en la exportación, como el número de IVA del comprador.

La exportación tiene que incluir los datos que el § 14(4) UStG exige en toda factura [4]. Entre ellos: el nombre y la dirección de ambas partes, el número fiscal o el número de identificación a efectos del IVA del vendedor, la fecha de la factura, un número único y correlativo, la cantidad y la clase de los bienes o el alcance del servicio, la fecha de la operación, el importe neto desglosado por tipo impositivo, y el tipo impositivo con la cuota, o una indicación sobre la exención. En una factura electrónica, todos ellos deben estar en la parte estructurada [1].

Algunos detalles sorprenden a los equipos de ERP. Proceden de las preguntas frecuentes del BMF [1] y del escrito del 15 de octubre de 2025 [5]:

• Donde se aplica la obligación, una rectificación también debe ser una factura electrónica, con el tipo de factura propio de las rectificaciones. Durante los periodos transitorios, una rectificación puede seguir siendo una factura de otro tipo.
• XRechnung exige el campo BT-⁠10, la referencia del comprador [5]. Entre empresas no hace falta un Leitweg-ID. A efectos del IVA basta un marcador de posición como «-». Que el comprador asigne su propia referencia para este campo es una decisión interna del comprador, así que utilícela si el comprador se la facilita [1].
• Una factura de anticipo o de pago a cuenta emitida antes de su fecha de inicio no tiene que ser una factura electrónica, aunque la entrega y el pago lleguen después.

El BMF no convierte la validación en un requisito legal, pero recomienda validar cuando se crea y se envía una factura. Por razones de igualdad de trato, dice que no puede recomendar una herramienta de validación concreta. KoSIT publica componentes de código abierto para XRechnung, entre ellos un validador y un conjunto de pruebas [1]. El escrito del 15 de octubre de 2025 advierte además de que un validador no detecta todos los errores de contenido. Un tipo impositivo erróneo puede superar las reglas de negocio [5].

Qué tiene que conservar el ERP

El § 14b UStG exige conservar una copia de cada factura que emita, y de cada factura que reciba, durante ocho años desde el final del año natural en que se emitió. Su origen, su integridad y su legibilidad deben quedar asegurados durante todo el periodo [6].

En una factura electrónica, al menos la parte estructurada debe conservarse sin alteraciones en su forma original. A efectos del IVA, almacenar facturas electrónicas fuera de un sistema conforme con los GoBD no constituye, por regla general, una infracción en sí mismo. Para otros fines, el BMF remite a su escrito sobre los GoBD del 28 de noviembre de 2019, modificado por última vez el 14 de julio de 2025 [1].

Conserve también el informe de validación. El escrito del 15 de octubre de 2025 dice que una empresa que actúe con la debida diligencia puede fiarse del resultado técnico de un validador adecuado en cuanto al formato y a las reglas de negocio, y sugiere conservar el informe como prueba [5]. Para el ERP esto significa una sola cosa: el registro es el archivo que usted envió. Un PDF impreso después desde el ERP no lo es.

Qué probar antes de enero

1. Pida a su asesor fiscal la cifra del volumen de negocios total de 2026 de cada entidad alemana, pregunte si un grupo de IVA (Organschaft) la modifica y decida qué fecha se aplica.
2. Haga una lista de todos los documentos que salen del ERP hacia una empresa en Alemania: facturas, rectificaciones, autofacturas, facturas de anticipo y las poco habituales, como las líneas con inversión del sujeto pasivo.
3. Pregunte a sus principales compradores qué formato y qué canal esperan: XRechnung en UBL o CII, o ZUGFeRD y en qué perfil, por correo electrónico o por otro canal.
4. Genere un archivo de prueba para cada variante y valídelo. Conserve todos los informes.
5. En ZUGFeRD, compare el PDF con el XML: mismos importes, mismo IVA, mismas líneas.
6. Compruebe que el sistema de archivado guarda el archivo que usted envió, sin alteraciones, con su informe, durante ocho años.
7. Planifique la tanda de facturación de enero para las entregas de diciembre.

Dónde encaja EurInvoice

Mapeamos los datos de factura del ERP a XRechnung, en UBL o CII, o a ZUGFeRD. Validamos cada archivo con la EN 16931 y las reglas del formato elegido, comprobamos los archivos ZUGFeRD como PDF/A-⁠3 con el XML dentro, y devolvemos el archivo validado y su resultado de validación para el canal que usted haya acordado con el comprador. En Alemania no hay ninguna plataforma de la administración a la que conectarse, así que el alcance indica el formato, el perfil, el requisito del comprador y el canal. En la página de Alemania se detalla qué nos corresponde a nosotros y qué se queda en su equipo.

Nuestras evidencias para Alemania están en la página de evidencias. Facturas y notas de abono XRechnung y ZUGFeRD, creadas a partir de datos de ejemplo con empresas ficticias, se comprobaron con el validador de KoSIT, veraPDF y Mustang. Se aceptaron sin mensajes, y los PDF eran válidos como PDF/A-⁠3B. Son pruebas, no tráfico de producción.

El paquete estándar cubre una entidad jurídica, un sistema de origen y un canal de país; los flujos de entrada, el archivado y el trabajo en la interfaz del ERP se presupuestan aparte. Cómo trabajamos muestra los seis pasos.

Qué hacer a continuación

Si el volumen de negocios total de 2026 de una entidad es superior a 800.000 EUR, su primera tanda de facturas de 2027 es el plazo. Para todos los emisores, las facturas enviadas en 2027 por entregas de diciembre de 2026 quedan fuera de la transición y tienen que ser facturas electrónicas, salvo que se aplique una excepción general. Envíenos un caso alemán: unas pocas facturas representativas, el formato y el canal que quieren sus compradores y el ERP del que proceden. Le diremos si encaja en el paquete estándar.