Германия 2027: кой трябва да издава електронни фактури от 01.01.2027 г. и какво трябва да създава ERP системата

На 01.01.2027 г. задължението за електронна фактура в Германия прави втората си стъпка. Издател, чийто общ оборот през предходната година е бил над 800 000 EUR, вече не може да изпраща хартиени или PDF фактури на други фирми в Германия. Той трябва да изпраща електронни фактури, освен при общите изключения, например за фактури до 250 EUR, и освен при EDI процедура, договорена с купувача, която още може да се прилага до края на 2027 г. [1]. По-малките издатели следват година по-късно. Тази бележка е за този, който отговаря за ERP системата или за финансовия процес в германска фирма или в чуждестранна група с германско юридическо лице. Тя обхваща какво важи, какво се променя, кой попада в обхвата, кои формати се признават, какво трябва да създава и пази ERP системата и какво да се тества.

Датите идват от Закона за ДДС (UStG) и са закон. Писмата и въпросите и отговорите (FAQ) на Федералното министерство на финансите (BMF) излагат как данъчната администрация тълкува този закон. Въпросите и отговорите, които прочетохме, са отбелязани „към март 2026 г.“ [1].

Какво важи вече от 01.01.2025 г.

От 01.01.2025 г. всяка фирма в Германия трябва да може да получава електронни фактури, без изключения. Дори малка фирма, която не е длъжна да ги издава, има нужда от имейл пощенска кутия за целта [1].

Определението се промени в същия ден. Преди 2025 г. обикновен PDF, изпратен по имейл, се считаше за електронна фактура. От 01.01.2025 г. електронната фактура е фактура, която е издадена, предадена и получена в структуриран електронен формат, позволяващ електронна обработка. Обикновеният PDF вече не отговаря на това. Хартиените фактури и обикновените PDF са вече „други фактури“ (sonstige Rechnungen) [1].

При издаването промяната тепърва предстои. До 31.12.2026 г. всеки издател може да изпрати друга фактура вместо електронна. Хартията винаги е възможна. За PDF по имейл е нужно съгласието на купувача [1].

Какво се променя през 2027 г. със задължението за електронна фактура в Германия

Преходните правила са в § 27(38) UStG [2]. Всяко от тях зависи от две дати: кога е извършена доставката и кога е изпратена фактурата (а за правилото за EDI – кога е издадена). Прочетени заедно, те дават следното:

Доставка, извършена през	Издател	Може ли фактурата още да е хартиена или PDF?
2025 или 2026	Всеки издател	Да, ако е изпратена до 31.12.2026 г. За PDF е нужно съгласието на купувача
2025 или 2026, а фактурата е изпратена през 2027 г. или по-късно	Всеки издател	Не, освен ако не важи общо изключение
2027	Общ оборот за предходната година до 800 000 EUR	Да, ако е изпратена до 31.12.2027 г. За PDF е нужно съгласието на купувача
2027	Общ оборот за предходната година над 800 000 EUR	Не. Може да се използва още само EDI процедура, която сама по себе си не е електронна фактура, със съгласието на купувача, до 31.12.2027 г.
От 2028 г. нататък	Всеки издател	Не, освен при изключенията, изброени в раздела „Кой попада в обхвата“

Същите правила като решение, за една фактура:

Прагът е общият оборот (Gesamtumsatz) по определението в § 19(2) UStG [3]. Това е стойност за целите на ДДС: облагаемите доставки, отчетени според получените плащания, без някои освободени доставки и без продажбите на дълготрайни активи. Тя не е просто редът за приходите във Вашите сметки. За доставка, извършена през 2027 г., предходната календарна година е 2026 г., затова още сега поискайте тази стойност от данъчния си консултант за всяко германско юридическо лице и попитайте дали данъчна група за целите на ДДС (Organschaft) променя кой оборот се взема предвид.

Кой попада в обхвата

Задължението е в § 14(2) UStG [4]. То обхваща фактура за доставка към друга фирма за нейната стопанска дейност, когато и доставчикът, и купувачът са установени в Германия. Установен означава, че седалището, мястото на управление или постоянният обект, участващ в доставката, е в Германия.

За една група:

• Германско дъщерно дружество, например GmbH, има седалище в Германия. Фактурите му към фирми в Германия попадат в обхвата.
• Чуждестранна фирма с германски обект, който участва в доставката, попада в обхвата за тази доставка.
• Чуждестранна фирма, която е само регистрирана по ДДС в Германия и няма фиксиран обект там, не е установена. BMF казва, че тя може да посочи това във фактурата си, за да обясни защо не изпраща електронна фактура [1].

Писмото на BMF от 15.10.2025 г. добавя, че правилата важат и за фактури, издадени чрез самофактуриране (Gutschriften), за доставки с обратно начисляване, когато и двете страни са установени в Германия, и за специалните режими за земеделци, за туристически услуги и за облагане на маржа. Те важат дори когато купувачът е малка фирма или извършва само освободени доставки [5].

Има изключения [1]. Правилата важат само там, където Законът за ДДС изобщо изисква фактура, затова доставките, освободени по § 4 т. 8 до 29 UStG, като освободените финансови услуги и освободеното отдаване под наем, са извън тях [1]. Фактура, която обхваща и облагаеми доставки, или доставка, която е облагаема, защото фирмата е избрала да я облага с ДДС, отново попада в обхвата [5]. Където фактура се изисква, тя пак не е нужно да бъде електронна за малки суми до 250 EUR брутно, за билети, които се считат за фактури, и за фактури на малки предприятия по режима Kleinunternehmer.

Какво се счита за електронна фактура

§ 14(1) UStG допуска два вида структуриран формат [4]. Първият отговаря на европейския стандарт EN 16931 и на списъка му със синтаксиси. Вторият се договаря между издателя и купувача, стига изискуемите данни за ДДС да могат да бъдат извлечени правилно и пълно във формат, който отговаря на стандарта или е съвместим с него.

На практика, според BMF:

• XRechnung е допустим. Това е чисто структуриран формат, разработен от KoSIT [1].
• ZUGFeRD е допустим от версия 2.0.1, с изключение на профилите MINIMUM и BASIC-⁠WL [1]. Той е хибридна фактура: PDF, който човек може да прочете, с XML вътре.
• Други формати, които отговарят на EN 16931, също са допустими. Форматът не е нужно да е германски, а кой допустим формат ще ползвате, се договаряте Вие и купувачът [5].
• EDI формати като EDIFACT могат да продължат да се ползват като електронни фактури, ако страните са ги договорили и данните за ДДС могат да бъдат извлечени по описания по-горе начин [1].
• Обикновен PDF или хартия не се считат за такива [1].

Две точки от писмото от 15.10.2025 г. са важни за ERP системата [5]. Файл с грешки във формата, който не съответства на допустимия синтаксис, не е електронна фактура. Той е друга фактура. И всеки задължителен реквизит за ДДС трябва да е в структурираната част. Позоваване на прикачен файл, който съдържа тези данни, не е достатъчно, както не е достатъчна и връзка към външен сайт.

В една таблица:

Какво изпращате	Електронна фактура ли е?	Бележка
XRechnung	Да	Чисто структуриран формат, разработен от KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 или по-нова версия	Да, с изключение на профилите MINIMUM и BASIC-⁠WL	Хибридна фактура. Брои се XML-ът
Друг формат, който отговаря на EN 16931	Да	Издателят и купувачът го договарят
EDI, например EDIFACT	Да, ако страните са се договорили и данните за ДДС могат да бъдат извлечени	Както е описано по-горе
Файл с грешки във формата	Не	Той е друга фактура
Обикновен PDF или хартия	Не	Той е друга фактура

Какво трябва да създава ERP системата

Електронната фактура започва като данни във Вашата ERP система. В Германия няма централна платформа и законът не определя канал. Имейл, интерфейс, изтегляне от портал или друг канал – всичко върши работа, а страните го договарят помежду си [1]. В Германия маршрутът от диаграмата е този договорен канал.

▶Пусни

1. 01Експорт от ERP
2. 02Съпоставяне
3. 03Валидиране
4. 04Маршрут
5. 05Купувач и данъчна платформа

↺Статусът се връща чрез webhook или API: приета, отхвърлена с код или отказана от купувача.

Експорт от ERPДанни от ERP

Вашата ERP система създава данните за фактурата: отчет, файл или API извикване.

Какво може да се объркаОт експорта липсва поле, например ДДС номерът на купувача.

Експортът трябва да съдържа реквизитите, които § 14(4) UStG изисква за всяка фактура [4]. Сред тях: имената и адресите на двете страни, данъчният номер или идентификационният номер по ДДС на продавача, датата на фактурата, уникален последователен номер, количеството и вида на стоките или обхватът на услугата, датата на доставката, нетната сума, разбита по данъчна ставка, и данъчната ставка със сумата на данъка или бележка за освобождаването. В електронната фактура всички те трябва да са в структурираната част [1].

Няколко подробности изненадват екипите, работещи с ERP. Те идват от въпросите и отговорите на BMF [1] и от писмото от 15.10.2025 г. [5]:

• Където задължението важи, и коригиращият документ трябва да е електронна фактура, с вид на фактурата за корекция. По време на преходните периоди корекцията още може да е друга фактура.
• XRechnung изисква полето BT-⁠10, референцията на купувача [5]. Между фирми не е нужен Leitweg-ID. За целите на ДДС е достатъчен заместител като „-“. Дали купувачът определя собствена референция за това поле, е вътрешно негово решение, затова я ползвайте, ако купувачът Ви я даде [1].
• Авансова фактура или фактура за предплащане, издадена преди началната Ви дата, не е нужно да е електронна фактура, дори доставката и плащането да са по-късно.

BMF не прави валидирането законово условие, но препоръчва фактурата да се валидира при създаването и изпращането ѝ. От съображения за равно третиране министерството заявява, че не може да препоръча конкретен инструмент за валидиране. KoSIT публикува компоненти с отворен код за XRechnung, включително валидатор и набор от тестове [1]. Писмото от 15.10.2025 г. предупреждава още, че валидаторът не улавя всяка грешка в съдържанието. Грешна данъчна ставка може да премине бизнес правилата [5].

Какво трябва да съхранява ERP системата

§ 14b UStG изисква копие от всяка фактура, която издавате, и всяка фактура, която получавате, да се съхранява осем години от края на календарната година, в която е издадена. Произходът, целостта и четливостта ѝ трябва да бъдат осигурени за целия период [6].

За електронната фактура поне структурираната част трябва да се съхранява непроменена в оригиналния си вид. За целите на ДДС съхраняването на електронни фактури извън система, отговаряща на GoBD, по правило само по себе си не е нарушение. За други цели BMF сочи писмото си за GoBD от 28.11.2019 г., последно изменено на 14.07.2025 г. [1].

Пазете и протокола от валидирането. Писмото от 15.10.2025 г. казва, че фирма, която полага дължимата грижа, може да се доверява на техническия резултат от подходящ валидатор за формата и бизнес правилата, и предлага протоколът да се пази като доказателство [5]. За ERP системата това означава едно: записът е файлът, който сте изпратили. PDF, отпечатан по-късно от ERP системата, не е.

Какво да тествате преди януари

1. Поискайте от данъчния си консултант стойността на общия оборот за 2026 г. за всяко германско юридическо лице, попитайте дали данъчна група за целите на ДДС (Organschaft) я променя и решете коя дата важи.
2. Изброете всеки документ, който излиза от ERP системата към фирма в Германия: фактури, корекции, фактури чрез самофактуриране, авансови фактури и необичайните, като редове с обратно начисляване.
3. Попитайте основните си купувачи кой формат и канал очакват: XRechnung в UBL или CII, или ZUGFeRD и в кой профил, по имейл или по друг канал.
4. Създайте тестов файл за всеки вариант и го валидирайте. Пазете всеки протокол.
5. За ZUGFeRD сравнете PDF с XML: същите суми, същият ДДС, същите редове.
6. Проверете дали архивът съхранява файла, който сте изпратили, непроменен, заедно с протокола му, осем години.
7. Планирайте януарското фактуриране за доставките от декември.

Къде се вписва EurInvoice

Съпоставяме данните за фактурите от ERP системата с XRechnung, в UBL или CII, или със ZUGFeRD. Валидираме всеки файл спрямо EN 16931 и правилата на избрания формат, проверяваме ZUGFeRD файловете като PDF/A-⁠3 с XML вътре и връщаме валидирания файл и резултата от валидирането му за канала, който сте договорили с купувача. В Германия няма държавна платформа, към която да се свържем, затова обхватът посочва формата, профила, изискването на купувача и канала. Страницата за Германия показва какво е наше и какво остава при Вашия екип.

Доказателствата ни за Германия са на страницата с доказателствата. Фактури и кредитни известия в XRechnung и ZUGFeRD, изградени от примерни данни с измислени фирми, бяха проверени с валидатора на KoSIT, veraPDF и Mustang. Те бяха приети без съобщения, а PDF файловете бяха валидни като PDF/A-⁠3B. Това са тестове, а не трафик от реалната среда.

Стандартният пакет обхваща едно юридическо лице, една изходна система и един маршрут за държава; входящите потоци, архивирането и работата по интерфейса на ERP системата се оферират отделно. Как работим показва шестте стъпки.

Какво да направите оттук нататък

Ако общият оборот на дадено юридическо лице за 2026 г. е над 800 000 EUR, първото му фактуриране през 2027 г. е крайният срок. За всеки издател фактурите, изпратени през 2027 г. за доставки от декември 2026 г., са извън прехода и трябва да бъдат електронни фактури, освен ако не важи общо изключение. Изпратете ни един казус за Германия: няколко представителни фактури, формата и канала, които искат купувачите Ви, и ERP системата, от която идват. Ще Ви кажем дали се вписва в стандартния пакет.