Saksamaa 2027: kes peab alates 01.01.2027 e-⁠arveid väljastama ja mida ERP peab looma

Saksamaa e-⁠arve kohustus jõuab 01.01.2027 teise etappi. Väljastaja, kelle kogukäive oli eelmisel aastal üle 800 000 EUR, ei tohi enam saata teistele ettevõtetele Saksamaal paberarveid ega PDF-arveid. Ta peab saatma e-⁠arveid, välja arvatud üldised erandid, näiteks arved kuni 250 EUR, ja ostjaga kokku lepitud EDI-menetlus, mida võib kasutada veel 2027. aasta lõpuni [1]. Väiksemad väljastajad järgnevad aasta hiljem. See märge on mõeldud neile, kes vastutavad ERP või finantsprotsessi eest Saksamaa ettevõttes või välismaises kontsernis, kus on Saksamaa üksus. Selles käsitletakse, mis kehtib, mis muutub, kes reeglite alla kuulub, millised vormingud e-⁠arveks loetakse, mida ERP peab looma ja säilitama ning mida testida.

Kuupäevad pärinevad käibemaksuseadusest (UStG) ja on seadus. Saksamaa Liidu rahandusministeeriumi (BMF) kirjad ja KKK selgitavad, kuidas maksuhaldur seda seadust loeb. Meie loetud KKK kannab märget „märtsi 2026 seisuga“ [1].

Mis kehtib juba alates 01.01.2025

Alates 01.01.2025 peab iga ettevõte Saksamaal suutma e-⁠arveid vastu võtta, erandeid ei ole. Isegi väikeettevõte, kes ei pea neid väljastama, vajab selleks e-⁠postkasti [1].

Samal päeval muutus ka mõiste. Enne 2025. aastat loeti e-⁠posti teel saadetud tavaline PDF elektrooniliseks arveks. Alates 01.01.2025 on e-⁠arve arve, mis on väljastatud, edastatud ja vastu võetud struktureeritud elektroonilises vormingus, mis võimaldab elektroonilist töötlemist. Tavaline PDF enam e-⁠arveks ei kvalifitseeru. Paber ja tavalised PDF-id on nüüd „muud arved“ (sonstige Rechnungen) [1].

Väljastamise osas on muutus alles ees. Kuni 31.12.2026 võib iga väljastaja e-⁠arve asemel saata muu arve. Paber on alati võimalik. E-⁠posti teel saadetud PDF vajab ostja nõusolekut [1].

Saksamaa e-⁠arve kohustus 2027: mis muutub

Üleminekureeglid on § 27(38) UStG-s [2]. Igaüks sõltub kahest kuupäevast: millal tarne tehti ja millal arve saadetakse (EDI-reegli puhul: väljastatakse). Koos lugedes annavad need järgmise tulemuse:

Tarne tehtud aastal	Väljastaja	Kas arve võib veel olla paber või PDF?
2025 või 2026	Iga väljastaja	Jah, kui see saadetakse hiljemalt 31.12.2026. PDF vajab ostja nõusolekut
2025 või 2026, arve saadetud 2027 või hiljem	Iga väljastaja	Ei, välja arvatud juhul, kui kehtib üldine erand
2027	Eelmise aasta kogukäive kuni 800 000 EUR	Jah, kui see saadetakse hiljemalt 31.12.2027. PDF vajab ostja nõusolekut
2027	Eelmise aasta kogukäive üle 800 000 EUR	Ei. Veel võib kasutada ainult EDI-menetlust, mis ise ei ole e-⁠arve, ostja nõusolekul, kuni 31.12.2027
2028 ja hilisemad aastad	Iga väljastaja	Ei, välja arvatud erandid, mis on loetletud pealkirja „Kellele reeglid kehtivad“ all

Samad reeglid otsusena, ühe arve jaoks:

Piirmäär on kogukäive (Gesamtumsatz), nagu seda määratleb § 19(2) UStG [3]. See on käibemaksunäitaja: maksustatavad tarned, mis arvestatakse laekunud maksete alusel, teatavaid maksuvabu tarneid ja põhivara müüki arvesse võtmata. See ei ole lihtsalt teie raamatupidamise tulude rida. 2027. aastal tehtud tarne puhul on eelmine kalendriaasta 2026, seega küsige juba praegu oma maksunõustajalt see näitaja iga Saksamaa üksuse kohta ja seda, kas käibemaksugrupp (Organschaft) muudab seda, milline käive loeb.

Kellele reeglid kehtivad

Kohustus on sätestatud § 14(2) UStG-s [4]. See hõlmab arvet tarne eest teisele ettevõtjale tema majandustegevuse jaoks, kui nii tarnija kui ka ostja asuvad Saksamaal. „Asub Saksamaal“ tähendab, et asukoht, juhtimiskoht või tarnes osalev püsiv tegevuskoht on Saksamaal.

Kontserni puhul:

• Saksamaa tütarettevõtja, näiteks GmbH, asukoht on Saksamaal. Tema arved ettevõtetele Saksamaal kuuluvad reeglite alla.
• Saksamaal asuva tegevuskohaga välisettevõte, mis osaleb tarnes, kuulub selle tarne puhul reeglite alla.
• Välisettevõtet, kes on Saksamaal ainult käibemaksukohustuslasena registreeritud ja kellel ei ole seal püsivat tegevuskohta, ei loeta Saksamaal asuvaks. BMF ütleb, et ta võib selle oma arvel märkida, et selgitada, miks ta e-⁠arvet ei saada [1].

BMF-i kiri 15.10.2025 lisab, et reeglid kehtivad ka ostja koostatud arvetele (Gutschriften), pöördmaksustamisega tarnetele, kui mõlemad pooled asuvad Saksamaal, ning põllumajandustootjate erikorrale, reisiteenuste erikorrale ja marginaalikorrale. Need kehtivad ka siis, kui ostja on väikeettevõtja või teeb ainult maksuvabu tarneid [5].

Erandeid on [1]. Reeglid kehtivad ainult seal, kus käibemaksuseadus nõuab arvet üldse, seega jäävad nende alt välja tarned, mis on maksuvabad § 4 nr 8 kuni 29 UStG alusel, näiteks maksuvabad finantsteenused ja maksuvaba üürileandmine [1]. Arve, mis hõlmab ka maksustatavaid tarneid, või tarne, mis on maksustatav, sest ettevõtja valis maksustamise, kuulub jälle reeglite alla [5]. Kui arve on nõutav, ei pea see siiski olema e-⁠arve väikeste summade puhul kuni 250 EUR brutosummas, arvena käsitatavate piletite puhul ja väikeettevõtjate arvete puhul Kleinunternehmer-erikorra alusel.

Mis loetakse e-⁠arveks

§ 14(1) UStG lubab kahte liiki struktureeritud vorminguid [4]. Esimene vastab Euroopa standardile EN 16931 ja selle süntaksiloendile. Teine lepitakse kokku väljastaja ja ostja vahel, kui nõutavad käibemaksuandmed saab õigesti ja täielikult eraldada vormingusse, mis vastab standardile või on sellega ühilduv.

Praktikas, BMF-i järgi:

• XRechnung sobib. See on puhtalt struktureeritud vorming, mille on välja töötanud KoSIT [1].
• ZUGFeRD sobib alates versioonist 2.0.1, välja arvatud profiilid MINIMUM ja BASIC-⁠WL [1]. See on hübriidarve: inimesele loetav PDF, mille sees on XML.
• Sobivad ka muud EN 16931-le vastavad vormingud. Vorming ei pea olema saksa oma ning see, millist lubatud vormingut kasutate, on teie ja ostja kokkuleppe asi [5].
• EDI-vormingud, näiteks EDIFACT, võivad jätkuda e-⁠arvetena, kui pooled lepivad need kokku ja käibemaksuandmeid saab eraldada nii, nagu eespool kirjeldatud [1].
• Tavaline PDF või paber ei lähe arvesse [1].

BMF-i kirjas 15.10.2025 on kaks punkti, mis on ERP jaoks olulised [5]. Fail, milles on vormingu vigu ja mis ei vasta lubatud süntaksile, ei ole e-⁠arve. See on muu arve. Ja kõik kohustuslikud käibemaksuandmed peavad olema struktureeritud osas. Viitest manusele, milles need andmed on, ei piisa, ning ei piisa ka lingist välisele saidile.

Ühes tabelis:

Mida te saadate	Kas see on e-⁠arve?	Märkus
XRechnung	Jah	Puhtalt struktureeritud, välja töötanud KoSIT
ZUGFeRD 2.0.1 või uuem	Jah, välja arvatud profiilid MINIMUM ja BASIC-⁠WL	Hübriidarve. XML loeb
Muu EN 16931-le vastav vorming	Jah	Väljastaja ja ostja lepivad selle kokku
EDI, näiteks EDIFACT	Jah, kui pooled lepivad kokku ja käibemaksuandmeid saab eraldada	Nagu eespool kirjeldatud
Fail, milles on vormingu vigu	Ei	See on muu arve
Tavaline PDF või paber	Ei	See on muu arve

Mida ERP peab looma

E-⁠arve saab alguse andmetena teie ERP-s. Saksamaal ei ole keskset platvormi ja seadus ei määra kanalit. Sobivad e-⁠post, liides, allalaadimine portaalist või muu kanal ning pooled lepivad selle omavahel kokku [1]. Saksamaal on joonisel kujutatud edastuskanal see kokkulepitud kanal.

▶Esita

1. 01ERP eksport
2. 02Vastendamine
3. 03Valideerimine
4. 04Edastuskanal
5. 05Ostja ja maksuplatvorm

↺Staatus jõuab tagasi webhooki või API kaudu: arve aktsepteeriti, lükati koodiga tagasi või ostja keeldus sellest.

ERP eksportERP-andmed

Teie ERP loob arveandmed: aruande, faili või API-päringu.

Mis võib valesti minnaEkspordist puudub väli, näiteks ostja käibemaksunumber.

Eksport peab sisaldama andmeid, mida § 14(4) UStG nõuab igalt arvelt [4]. Nende hulgas: mõlema poole nimed ja aadressid, müüja maksunumber või käibemaksunumber, arve kuupäev, unikaalne järjestikune number, kaupade kogus ja liik või teenuse maht, tarnekuupäev, netosumma maksumäärade kaupa jaotatuna ning maksumäär koos maksusummaga või märge maksuvabastuse kohta. E-⁠arves peavad need kõik olema struktureeritud osas [1].

Mõned detailid tulevad ERP-meeskondadele ootamatult. Need pärinevad BMF-i KKK-st [1] ja kirjast 15.10.2025 [5]:

• Kui kohustus kehtib, peab ka parandus olema e-⁠arve, kasutades paranduse arveliiki. Üleminekuperioodide ajal võib parandus olla veel muu arve.
• XRechnung nõuab välja BT-⁠10, ostja viidet [5]. Ettevõtete vahel ei ole Leitweg-ID-d vaja. Käibemaksu seisukohast piisab kohatäitjast, näiteks „-“. See, kas ostja määrab sellele väljale oma viite, on ostja sisemine otsus, seega kasutage seda, kui ostja teile selle annab [1].
• Ettemaksuarve või sissemaksuarve, mis on väljastatud enne teie alguskuupäeva, ei pea olema e-⁠arve, isegi kui tarne ja makse tulevad hiljem.

BMF ei tee valideerimist õiguslikuks tingimuseks, kuid soovitab valideerida arve loomisel ja saatmisel. Võrdse kohtlemise põhjustel ei saa see oma sõnul soovitada kindlat valideerimisvahendit. KoSIT avaldab XRechnungi jaoks avatud lähtekoodiga komponente, sealhulgas validaatori ja testikomplekti [1]. Kiri 15.10.2025 hoiatab ka, et validaator ei püüa kinni iga sisulist viga. Vale maksumäär võib ärireeglitest läbi minna [5].

Mida ERP peab säilitama

§ 14b UStG nõuab, et iga teie väljastatud arve koopia ja iga teie saadud arve säilitataks kaheksa aastat selle kalendriaasta lõpust, mil arve väljastati. Selle päritolu, terviklikkus ja loetavus peavad olema tagatud kogu perioodi jooksul [6].

E-⁠arve puhul tuleb vähemalt struktureeritud osa säilitada muutmata kujul algses vormingus. Käibemaksu seisukohast ei ole e-⁠arvete hoidmine väljaspool GoBD-nõuetele vastavat süsteemi reeglina iseenesest rikkumine. Muude eesmärkide puhul osutab BMF oma GoBD-kirjale 28.11.2019, mida on viimati muudetud 14.07.2025 [1].

Säilitage ka valideerimisaruanne. Kiri 15.10.2025 ütleb, et nõuetekohast hoolsust järgiv ettevõte võib vormingu ja ärireeglite osas tugineda sobiva validaatori tehnilisele tulemusele, ning soovitab aruannet tõendina säilitada [5]. ERP jaoks tähendab see ühte: kirje on fail, mille saatsite. Hiljem ERP-st trükitud PDF ei ole kirje.

Mida testida enne jaanuari

1. Küsige oma maksunõustajalt 2026. aasta kogukäibe näitaja iga Saksamaa üksuse kohta, uurige, kas käibemaksugrupp (Organschaft) seda muudab, ja otsustage, milline kuupäev kehtib.
2. Koostage loetelu kõigist dokumentidest, mis lahkuvad ERP-st Saksamaa ettevõttele: arved, parandused, ostja koostatud arved, ettemaksuarved ja ebatavalised, näiteks pöördmaksustamise read.
3. Küsige oma peamistelt ostjatelt, millist vormingut ja kanalit nad ootavad: XRechnung UBL-is või CII-s või ZUGFeRD ja millise profiiliga, e-⁠posti teel või muu kanali kaudu.
4. Looge iga variandi jaoks testfail ja valideerige see. Säilitage iga aruanne.
5. ZUGFeRD-i puhul võrrelge PDF-i XML-iga: samad summad, sama käibemaks, samad read.
6. Kontrollige, et arhiiv hoiab teie saadetud faili muutmata kujul koos selle aruandega kaheksa aastat.
7. Planeerige jaanuari arvete tsükkel detsembri tarnete jaoks.

Kus EurInvoice sobib

Vastendame ERP arveandmed XRechnungiks, UBL-is või CII-s, või ZUGFeRD-iks. Valideerime iga faili standardi EN 16931 ja valitud vormingu reeglite järgi, kontrollime ZUGFeRD-faile kui PDF/A-⁠3 koos XML-iga sees ning anname tagasi valideeritud faili ja selle valideerimistulemuse kanali jaoks, mille olete ostjaga kokku leppinud. Saksamaal ei ole riiklikku platvormi, millega ühenduda, seega nimetab tööde kirjeldus selle asemel vormingu, profiili, ostja nõude ja kanali. Saksamaa lehel on kirjas, mis on meie ja mis jääb teie meeskonnale.

Meie tõendid Saksamaa kohta on tõendite lehel. XRechnungi ja ZUGFeRD-i arveid ja kreeditarveid, mis on koostatud näidisandmetest fiktiivsete ettevõtetega, kontrolliti KoSIT-i validaatoriga, veraPDF-iga ja Mustangiga. Need võeti vastu ilma teadeteta ning PDF-id olid kehtivad PDF/A-⁠3B-na. Need on testid, mitte tootmisliiklus.

Standardpakett hõlmab ühte juriidilist isikut, ühte lähtesüsteemi ja ühte riigi edastuskanalit; sissetulevad vood, arhiveerimine ja ERP liidestöö hinnastatakse eraldi. Tööprotsess näitab kuut etappi.

Mida teha järgmiseks

Kui üksuse 2026. aasta kogukäive on üle 800 000 EUR, on tähtaeg selle esimene 2027. aasta arvete tsükkel. Iga väljastaja puhul jäävad 2027. aastal saadetud arved 2026. aasta detsembri tarnete eest üleminekust välja ja peavad olema e-⁠arved, kui ei kehti üldine erand. Saatke meile üks Saksamaa juhtum: mõned esinduslikud arved, vorming ja kanal, mida teie ostjad soovivad, ning ERP, millest need pärinevad. Ütleme teile, kas see mahub standardpaketti.