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E-Rechnungs-Begriffe in einfachen Worten.
Begriffe aus EU-Recht, Peppol und den nationalen Systemen. Wo ein Begriff aus einem Gesetz oder einer Norm stammt, verlinken wir die offizielle Quelle.
12 Begriffe
EU-Normen und EU-Recht
- EN 16931Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung
Die europäische Norm, die den Kerninhalt einer E-Rechnung als nummerierte Geschäftsbegriffe festlegt, dazu die zwei XML-Syntaxen, in denen sie geschrieben werden kann: UBL und CII. Nationale Formate wie XRechnung, CIUS-RO und Peppol BIS bauen darauf auf.
- E-RechnungStrukturierte elektronische Rechnung
Eine Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, gesendet und empfangen wird, sodass Software sie verarbeiten kann, ohne dass ein Mensch sie liest, zum Beispiel als UBL- oder CII-XML. Ein per E-Mail gesendetes PDF ist in diesem Sinn keine E-Rechnung.
- Geschäftsbegriff (BT)
Ein nummeriertes Datenelement der EN 16931, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer oder BT-48 für die USt-IdNr. des Käufers. Validierungsmeldungen nennen den Geschäftsbegriff, um den es geht.
- UBLUniversal Business Language
Eine XML-Syntax von OASIS und eine der zwei Syntaxen, die die EN 16931 zulässt. Peppol BIS Billing 3.0 nutzt UBL 2.1.
- CIICross Industry Invoice
Eine XML-Syntax von UN/CEFACT und die andere Syntax, die die EN 16931 zulässt. Factur-X und ZUGFeRD tragen eine CII-Datei in einem PDF.
- CIUSCore Invoice Usage Specification
Ein Satz zusätzlicher Regeln auf Basis der EN 16931 für ein Land oder ein Netzwerk, der einschränkt, was eine Rechnung enthalten darf. Beispiele sind XRechnung, CIUS-RO und Peppol BIS Billing 3.0. Eine Rechnung, die eine CIUS erfüllt, erfüllt weiterhin die EN 16931.
- Hybridrechnung
Ein PDF, das ein Mensch lesen kann und in das die strukturierte XML-Rechnung für die Software eingebettet ist. Factur-X und ZUGFeRD sind Hybridformate.
- PDF/A-3ISO 19005-3
Der PDF-Archivierungsstandard, der das Einbetten weiterer Dateien erlaubt. Hybridrechnungen nutzen ihn, um das XML im PDF mitzuführen.
- Mehrwertsteuerrichtlinie, Artikel 226
Der Artikel der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie, der auflistet, was jede Rechnung mit Umsatzsteuer enthalten muss, etwa das Datum, eine fortlaufende Nummer, die USt-IdNr., Namen und Anschriften, Mengen, Preise und Steuerbeträge. Nationale Regeln kommen hinzu.
- ViDAMehrwertsteuer im digitalen Zeitalter
Die 2025 beschlossene Mehrwertsteuerreform der EU. Ab dem 1. Juli 2030 verlangt sie die digitale Meldung von Umsätzen zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern, für die die E-Rechnung zum Standard wird. Schon jetzt dürfen Mitgliedstaaten die E-Rechnung im Inland vorschreiben, ohne vorher die EU zu fragen.
- Clearance-Modell
Ein Aufbau, bei dem die Plattform einer Steuerbehörde jede Rechnung entgegennimmt und ihr eine ID vergibt, bevor sie gilt. Polens KSeF und Italiens SdI arbeiten so. In Deutschland gibt es keine solche Plattform: Die Rechnung geht direkt an den Käufer.
- E-Reporting
Die Übermittlung von Transaktionsdaten statt der Rechnung selbst an die Steuerbehörde. In Frankreich betrifft das Verkäufe an Unternehmen außerhalb Frankreichs, Einkäufe von ihnen und Verkäufe an Verbraucher.
Quelle: Französischer Steuerkodex (Code général des impôts), Art. 290
4 Begriffe
Validierung und Status
- Validierung
Die Prüfung einer Rechnung gegen das Schema und die Geschäftsregeln ihres Formats, bevor sie gesendet wird. Eine gültige Datei kann der Käufer trotzdem aus geschäftlichen Gründen zurückweisen.
- Geschäftsregel (BR)
Eine Validierungsregel, die eine Rechnung bestehen muss, geschrieben als Code wie BR-CO-15 (EN 16931), BR-DE-15 (XRechnung) oder PEPPOL-EN16931-R010 (Peppol). Ein Validator oder eine Plattform, die eine verletzte Regel findet, nennt ihren Code.
- Ablehnung
Eine technische Zurückweisung: Ein Validator, ein Access Point oder eine Steuerplattform meldet, dass die Datei eine Regel verletzt, und liefert einen Code zurück. Die Rechnung wurde nicht angenommen, also wird sie korrigiert und erneut gesendet.
- Verweigerung
Eine geschäftliche Entscheidung des Käufers: Die Rechnung ist angekommen, aber der Käufer nimmt sie nicht an, zum Beispiel wegen eines falschen Preises oder einer fehlenden Bestellreferenz. Bei Peppol und in Frankreich kommt sie als Status mit einem Begründungscode zurück.
8 Begriffe
Peppol
- Peppol
Ein internationales Netzwerk mit Spezifikationen für den Austausch von Geschäftsdokumenten. Sender und Empfänger verbinden sich über zertifizierte Access Points. Das belgische Pflichtsystem nutzt standardmäßig Peppol.
- OpenPeppol
Der gemeinnützige Verband, der Peppol steuert, die Spezifikationen veröffentlicht und die Dienstleister zertifiziert.
- Access Point
Ein zertifizierter Anbieter, der für seine Kunden Dokumente über Peppol sendet und empfängt. EurInvoice ist kein Access Point; wir arbeiten über einen zertifizierten.
- Vier-Ecken-Modell
Der Zustellweg bei Peppol: Der Verkäufer (Ecke 1) sendet über seinen Access Point (2) an den Access Point des Käufers (3), der an den Käufer (4) zustellt. Wo eine Steuerbehörde eine Kopie erhält, spricht man von der fünften Ecke.
- SMPService Metadata Publisher
Das Verzeichnis, das einem Sender sagt, welche Dokumente ein Peppol-Teilnehmer empfangen kann und über welchen Access Point. Der Sender schlägt dort vor jeder Zustellung nach.
- Peppol IDTeilnehmerkennung
Die Adresse eines Unternehmens bei Peppol: ein Schemacode und eine Kennung, etwa 0208 gefolgt von einer belgischen Unternehmensnummer. Die des Käufers steht in BT-49, die des Verkäufers in BT-34.
- Peppol BIS Billing 3.0
Die Peppol-Spezifikation für Rechnungen und Gutschriften: eine CIUS der EN 16931, geschrieben in UBL 2.1.
- Invoice Response
Die Peppol-Nachricht, mit der ein Käufer zurückmeldet, dass eine Rechnung empfangen, angenommen, verweigert oder bezahlt wurde, gegebenenfalls mit einem Begründungscode.
Hier stehen wir: Mapping und Validierung zwischen dem ERP und Ecke 2. Wir sind kein Access Point.
1 · Verkäufer
Ihr Unternehmen und sein ERP. Hier beginnt die Rechnung.
3 Begriffe
Deutschland
- XRechnung
Deutschlands CIUS der EN 16931, veröffentlicht von der KoSIT, in UBL oder CII. Zwischen Unternehmen gilt sie nach den deutschen Regeln als E-Rechnung.
- ZUGFeRD
Ein deutsches Hybridformat: ein PDF/A-3 mit einer CII-Rechnung darin, technisch dasselbe wie Factur-X. Ab Version 2.0.1 gilt es in Deutschland als E-Rechnung, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.
- KoSITKoordinierungsstelle für IT-Standards
Die deutsche öffentliche Stelle, die XRechnung und die Validator-Konfiguration zu ihrer Prüfung veröffentlicht.
4 Begriffe
Frankreich
- Plateforme Agréée (PA)Zugelassene Plattform
Eine von der französischen Steuerverwaltung zugelassene Plattform, die E-Rechnungen und ihre Daten ausstellt, empfängt und weitergibt. Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Frankreich müssen über eine laufen. Früher PDP genannt. EurInvoice ist keine PA.
- Factur-X
Das französisch-deutsche Hybridformat: ein PDF/A-3 mit einer CII-Rechnung darin. Frankreich akzeptiert es neben UBL und CII.
- DGFiPDirection générale des Finances publiques
Die französische Steuerverwaltung. Sie lässt die Plattformen zu, und die Plattformen senden ihr die Rechnungsdaten.
- Lebenszyklus-Status
Die Status, die eine französische Rechnung nach dem Senden durchläuft, von hinterlegt bis bezahlt. Eine Ablehnung oder Verweigerung kommt mit einem Begründungscode.
5 Begriffe
Polen
- KSeFKrajowy System e-Faktur
Polens nationales E-Rechnungs-System. Rechnungen werden darin als FA(3)-Dateien ausgestellt, und es vergibt jeder Rechnung, die es annimmt, eine KSeF-Nummer.
- FA(3)
Die XML-Struktur einer Rechnung in KSeF 2.0.
- KSeF-Nummer
Die eindeutige Nummer, die KSeF jeder angenommenen Rechnung zuweist. Eine Korrekturrechnung muss die KSeF-Nummer der Rechnung nennen, die sie korrigiert.
- UPOUrzędowe Poświadczenie Odbioru
Die amtliche Empfangsbestätigung, mit der KSeF bestätigt, was es erhalten hat.
- NIPNumer Identyfikacji Podatkowej
Die polnische Steuernummer eines Unternehmens. Eine polnische Rechnung braucht die NIP des Verkäufers und bei einem Käufer in Polen auch die des Käufers.
5 Begriffe
Rumänien
- RO e-Factura
Rumäniens nationales E-Rechnungs-System, betrieben von der ANAF. Rechnungen werden als CIUS-RO-XML hochgeladen, die ANAF validiert sie und gibt sie mit der Signatur des Finanzministeriums zurück.
- ANAFAgenția Națională de Administrare Fiscală
Die rumänische Steuerverwaltung, die RO e-Factura betreibt.
- SPVSpațiul Privat Virtual
Das Online-Konto eines Steuerpflichtigen bei der ANAF. Der Zugang zu RO e-Factura wird darüber autorisiert.
- CIUS-RO
Rumäniens CIUS der EN 16931: die Regeln, die jede RO-e-Factura-Rechnung bestehen muss, festgelegt per Anordnung des Finanzministers.
- CUICod Unic de Identificare
Die rumänische Steuer-Identifikationsnummer eines Unternehmens. Die ANAF lehnt eine Rechnung ab, deren Verkäufer-CUI sie nicht erkennt.
Schritt 1 / 5
Die ERP-Daten werden auf eine FA(3)-Datei abgebildet.
Was schiefgehen kann430 oder 450: KSeF weist die Datei oder ihren Inhalt zurück. Die Nummer wird nicht registriert und kann erneut verwendet werden.
4 Begriffe
Griechenland
- myDATA
Die digitale Plattform der AADE, die die Daten griechischer Rechnungen entgegennimmt und jeder ein MARK vergibt.
- AADEUnabhängige Behörde für öffentliche Einnahmen
Die griechische Steuerbehörde, die myDATA betreibt und die E-Rechnungs-Anbieter lizenziert.
- MARKEindeutige Registriernummer
Die Nummer, die myDATA bei der Annahme einer Rechnung vergibt. Sie muss auf jeder Rechnung stehen, die mit lizenzierter Software ausgestellt wird.
- AFM
Die griechische Steuernummer eines Unternehmens. myDATA lehnt eine Rechnung mit ungültiger AFM ab.
5 Begriffe
Kroatien, Italien und die Slowakei
- SdISistema di Interscambio
Das Austauschsystem der italienischen Steuerbehörde. Rechnungen zwischen Unternehmen in Italien laufen darüber, und es stellt jede zu oder lehnt sie ab.
- FatturaPA
Das italienische XML-Rechnungsformat im SdI, für Rechnungen zwischen Unternehmen wie auch an den öffentlichen Sektor.
- Fiskalizacija 2.0
Kroatiens Reform, die E-Rechnungen zwischen Unternehmen zur Pflicht macht und ihre Daten an die Steuerverwaltung meldet.
- InformationsvermittlerInformacijski posrednik
Ein Dienstleister auf der Liste der kroatischen Steuerverwaltung, der E-Rechnungen für Unternehmen austauscht.
- eFaktúra
Das E-Rechnungs-System der Slowakei unter der Finanzverwaltung, das Peppol nutzt. Rechnungen zwischen Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen sein.
4 Begriffe
Unsere Begriffe
- Route
Unser Wort für den Weg, auf dem eine Rechnung in einem Land ihren Käufer erreicht: Peppol, eine französische Plattform, KSeF, RO e-Factura und so weiter.
- Standardeinheit
Unser Festpreisumfang: eine juristische Person, ein Quellsystem und eine Länderroute.
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Die sieben Angaben, die wir brauchen, bevor unser Ziel von zwei Arbeitstagen beginnt, von einer repräsentativen Auswahl an Rechnungen bis zu einer Webhook-URL für den zurückgemeldeten Status.
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Unser monatlicher Service nach dem Go-live: Wir lesen jede Ablehnung, finden die Ursache, korrigieren, was bei uns liegt, senden erneut, protokollieren es und berichten einmal im Monat.
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