Was die Zwei-Tage-Frist startet

Unser Ziel ist die erste gültige Testrechnung innerhalb von zwei Arbeitstagen. Wer das hört, fragt, wann die zwei Tage beginnen. Die ehrliche Antwort lautet: sobald sieben Dinge bereitstehen. Diese Checkliste E-⁠Rechnung enthält genau diese sieben Dinge. Solange sie nicht bereitstehen, kann niemand einen Termin zusagen, auch wir nicht, denn die Arbeit, die Zeit kostet, wartet auf etwas, das nur Sie liefern können.

Dieser Beitrag geht die sieben Punkte durch: warum jeder zählt, wer ihn verantwortet und wo Projekte meist ins Stocken geraten. Haken Sie sie unten beim Lesen ab. Die Uhr startet, wenn alle sieben abgehakt sind.

• Eine repräsentative Auswahl von Rechnungen, die jede Variante im Umfang abdeckt
• Funktionierender Zugriff auf die Quelle oder eine stabile Übergabe per Datei oder API
• Test-Zugangsdaten, Zertifikate und Autorisierung des Steuerpflichtigen, ausgestellt auf Sie
• Ein gewählter Übermittlungsweg mit aktiver Testumgebung
• Ein technischer Ansprechpartner auf Ihrer Seite, der im Zeitfenster erreichbar ist
• Schriftliche Entscheidungen zu Steuerschlüsseln, Steuerbefreiungen, Zahlungsdaten und Kennungen
• Eine Webhook-URL für die Statusrückmeldung

0 / 7 erfüllt. Die Uhr läuft noch nicht.

Warum die Uhr ab Startbereitschaft läuft

Eine Unterschrift sagt uns, dass Sie die Arbeit erledigt haben wollen. Sie gibt uns weder die Rechnungen noch die Zugänge noch die Entscheidungen, die die Arbeit braucht. Würden wir ab dem Tag der Unterzeichnung zählen, gingen die zwei Tage mit dem Warten auf einen Export oder einen Test-Login verloren, und das Ziel hätte keine Bedeutung.

Deshalb ist das Ziel an die Startbereitschaft geknüpft. Startbereitschaft ist eine kurze Liste, sie ist für jeden Übermittlungsweg gleich, und jeder Punkt hat genau einen Verantwortlichen. Wenn der letzte Punkt eintrifft, haben wir alles, was wir zum Mappen, Validieren und Senden einer Testrechnung brauchen, und die zwei Arbeitstage liegen bei uns. Im Glossar heißt dieselbe Liste „readiness package“.

Das macht es auch leicht, über Verzögerungen zu sprechen. Kommt die Testrechnung zu spät, lautet die Frage nicht „Wer ist langsam?“, sondern „Welcher Punkt fehlt, und wer verantwortet ihn?“ Beide Seiten sehen die Antwort.

Die Checkliste E-⁠Rechnung, Punkt für Punkt

1. Eine repräsentative Auswahl von Rechnungen

Wir brauchen echte Rechnungen aus Ihrem ERP, die jede Variante im Umfang abdecken: Standardrechnungen, Gutschriften und die ungewöhnlichen Fälle wie Reverse-Charge-Positionen, Rechnungen in Fremdwährung oder Rechnungen mit Bestellbezug. Daraus wird das Mapping erstellt. Eine Variante, die wir nie sehen, ist eine Variante, die wir nicht testen können.

Verantwortlich: Ihr Team. Die übliche Lücke ist eine Auswahl, die nur die einfachen Fälle enthält.

2. Funktionierender Zugriff auf die Quelle

Wir lesen die Rechnungsdaten dort, wo Ihr ERP sie erzeugt. Das kann ein funktionierender Zugriff auf das Quellsystem sein oder eine stabile Übergabe: jedes Mal dieselbe Datei oder derselbe API-Aufruf, mit Testdaten darin. Eine einmalige, von Hand erstellte Tabelle zählt nicht, denn so wird der Produktivbetrieb nicht aussehen.

Verantwortlich: Ihr Team. Die übliche Lücke ist ein Export, der sich noch von Woche zu Woche ändert.

3. Test-Zugangsdaten, Zertifikate und Autorisierung des Steuerpflichtigen, ausgestellt auf Sie

Jeder Übermittlungsweg lässt ein Unternehmen auf seine eigene Weise zu: mit einem Token, einem Zertifikat, einer Autorisierung in einem Steuerportal, einem Konto bei einem Access Point oder einer Plattform. Diese werden auf Ihr Unternehmen ausgestellt, in Ihrem Namen, auf dem Übermittlungsweg, den Sie gewählt haben.

Verantwortlich: Ihr Team. Die übliche Lücke ist ein Antrag, der noch bei der Plattform liegt.

4. Ein gewählter Übermittlungsweg mit aktiver Testumgebung

Der Übermittlungsweg ist der Weg, auf dem Ihre Rechnung ihren Käufer in einem Land erreicht: Peppol, eine französische Plattform, KSeF, RO e-⁠Factura und so weiter. Sie wählen ihn, und seine Testumgebung muss für Ihr Unternehmen freigeschaltet sein. Wir binden ihn an.

Verantwortlich: Sie wählen, wir binden an. Die übliche Lücke ist eine Testumgebung, die auf dem Papier existiert, aber noch nicht aktiv ist.

5. Ein technischer Ansprechpartner auf Ihrer Seite, im Zeitfenster erreichbar

Jemand auf Ihrer Seite muss Fragen beantworten, während wir arbeiten: woher ein Feld kommt, warum ein Code so aussieht, wie er aussieht, ob eine Testrechnung gesendet werden darf. Zwei Arbeitstage überstehen keine drei Tage Wartezeit auf eine Antwort.

Verantwortlich: Ihr Team. Die übliche Lücke ist ein Name ohne eingeplante Zeit.

6. Schriftliche Entscheidungen zu Steuerschlüsseln, Steuerbefreiungen, Zahlungsdaten und Kennungen

Manche Fragen sind nicht technisch. Welche Umsatzsteuerkategorie gilt für diese Position? Welcher Befreiungsgrund gehört auf jene? Welche Kennung verwenden wir für den Verkäufer und den Käufer? Das sind steuerliche Entscheidungen, und sie liegen bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung. Wir brauchen sie schriftlich, damit das Mapping Ihren Entscheidungen folgt und nicht unseren Vermutungen.

Verantwortlich: Ihr Team, zusammen mit Ihrer Steuerberatung. Die übliche Lücke ist eine Entscheidung, die in einer Besprechung getroffen und nie aufgeschrieben wurde.

7. Eine Webhook-URL für die Statusrückmeldung

Jeder Übermittlungsweg antwortet anders. Wir machen aus jeder Antwort ein einheitliches Ereignis, das Ihr ERP lesen kann, und behalten den Code des Übermittlungswegs daneben bei. Dafür brauchen wir ein Ziel: eine Webhook-URL auf Ihrer Seite oder die Vereinbarung, dass Sie den Status über die API abrufen.

Verantwortlich: Ihr Team. Die übliche Lücke ist eine URL, die auf der ERP-Seite noch niemand auswertet.

Was in den zwei Arbeitstagen passiert

Sobald der siebte Punkt eintrifft, läuft die Arbeit in fester Reihenfolge. Wir erstellen das Mapping von Ihren Rechnungen auf EN 16931 [1] und das Format des Landes, prüfen jede Variante gegen die amtlichen Regeln und senden Rechnungen über die Testumgebung des Übermittlungswegs. Der Status kommt so zu Ihnen zurück, wie er es im Produktivbetrieb tun wird. Drücken Sie auf Abspielen, um eine Rechnung auf ihrem Weg zu verfolgen.

▶Abspielen

1. 01ERP-Export
2. 02Mapping
3. 03Validierung
4. 04Übermittlungsweg
5. 05Käufer und Steuerplattform

↺Der Status kommt per Webhook oder API zurück: angenommen, mit einem Code abgelehnt oder vom Käufer zurückgewiesen.

ERP-ExportERP-Daten

Ihr ERP erzeugt die Rechnungsdaten: einen Bericht, eine Datei oder einen API-Aufruf.

Was schiefgehen kannIm Export fehlt ein Feld, etwa die USt-IdNr. des Käufers.

Das Ziel ist die erste gültige Testrechnung innerhalb dieser zwei Arbeitstage. Eine gültige Testrechnung ist eine Rechnung, die die Testumgebung des Übermittlungswegs annimmt. Sie ist der erste Nachweis, dass Ihre Daten, unser Mapping und der Übermittlungsweg zueinander passen.

Wo die sieben Punkte in die sechs Schritte passen

Die Liste zur Startbereitschaft ist kein eigener Prozess. Sie ist der Teil unserer sechs Schritte, den nur Sie anstoßen können. So teilt sich die Arbeit auf, sobald der Umfang unterschrieben ist:

Schritt	Was Sie tun	Was wir tun
Umfang festlegen	Den Fall und die Angaben zur Gesellschaft einbringen	Ihn gegen die Standardeinheit prüfen
Mappen	Zugang und repräsentative Rechnungen bereitstellen	Die Mapping-Tabelle erstellen
Validieren	Über Steuerschlüssel und Kennungen entscheiden	Die Regelwerke anwenden und das Mapping korrigieren
Testen	Die Test-Zugangsdaten besorgen	Senden, bestätigen und den Status mappen
Produktiv gehen	Ihren Abnahmetest durchführen und freigeben	Die ersten produktiven Rechnungen beobachten
Überwachen	Daten auf Anfrage an der Quelle korrigieren	Sichtung, Korrekturen im Mapping und der Monatsbericht

Die Punkte 1, 2 und 6 fließen in das Mappen und das Validieren ein. Die Punkte 3, 4 und 7 fließen in das Testen ein. Punkt 5, der technische Ansprechpartner, hält alles in Bewegung.

Was die Punkte 3 und 4 auf drei Übermittlungswegen bedeuten

Die Worte auf der Liste sind überall gleich, aber die Arbeit dahinter hängt vom Übermittlungsweg ab: ein KSeF-Token in Polen [2], eine Peppol-ID in Belgien, eine Registrierung bei einer Plateforme Agréée in Frankreich [3].

• KSeFPL

  Punkt 3: Zugang, ausgestellt auf Sie

  Ein KSeF-Token oder -Zertifikat mit der Berechtigung zum Ausstellen von Rechnungen für Ihre NIP

  Punkt 4: die Testumgebung

  Die Testumgebung von KSeF

  Achten Sie auf

  Ein Token ohne die Berechtigung InvoiceWrite kann keine Sitzung zum Senden öffnen, sodass KSeF die Rechnung nie sieht

• PeppolBE

  Punkt 3: Zugang, ausgestellt auf Sie

  Ein Konto bei einem zertifizierten Access Point und die Peppol-ID, unter der Ihr Unternehmen registriert ist

  Punkt 4: die Testumgebung

  Die Testeinrichtung Ihres Access Points

  Achten Sie auf

  Ohne Ihre Peppol-ID als elektronische Adresse des Verkäufers weist eine Peppol-Regel die Rechnung ab

• Plateforme AgrééeFR

  Punkt 3: Zugang, ausgestellt auf Sie

  Ihre Registrierung bei der Plattform, mit Ihrer SIREN aktiv im nationalen Verzeichnis

  Punkt 4: die Testumgebung

  Die Testumgebung der Plattform, getrennt von der Produktion

  Achten Sie auf

  Test und Produktion sind getrennt: In einem eingerichtet zu sein heißt nicht, im anderen eingerichtet zu sein

Zwei der drei Fehlerfälle stoppen einen Test, bevor ein Käufer ihn sieht. KSeF öffnet für ein Token ohne die Berechtigung InvoiceWrite keine Sitzung zum Senden [4], und bei Peppol weist die Regel PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 die Rechnung ab, bevor sie versendet wird [5]. Deshalb stehen beide Punkte auf der Liste zur Startbereitschaft, bevor die Uhr startet, und nicht innerhalb der zwei Arbeitstage.

In Frankreich funktioniert das nationale Verzeichnis in beide Richtungen. Ein Unternehmen, das keine Empfangsplattform gewählt hat, fehlt darin, und Rechnungen an dieses Unternehmen können nicht zugestellt werden [6].

Was außerhalb der Frist liegt

Einige Schritte liegen außerhalb der zwei Tage, weil keine der beiden Seiten sie steuert. Die Abbildung zeigt, wo sie neben der Uhr liegen.

StartbereitschaftIn Ihrem TempoDie zwei ArbeitstageAuf der UhrNach der ersten gültigen TestrechnungMit Ihrer Freigabe

Ihr TeamDie sieben Punkte der ListeBeantwortet Fragen im ZeitfensterAbnahmetest und Freigabe

EurInvoiceBindet den gewählten Übermittlungsweg anMappt, validiert und sendet TestrechnungenBeobachtet die ersten produktiven Rechnungen

1. Die Uhr startet: alle sieben Punkte erfüllt
2. Erste gültige Testrechnung

Außerhalb der Frist

• Anmeldung bei der Plattform und KYC-Prüfung
• Autorisierung des Steuerpflichtigen für den Produktivbetrieb
• Dritte, etwa ein ERP-Anbieter, der einen Export ändert

• Die Anmeldung bei der Plattform und die KYC-Prüfung, die der Access Point oder die Plattform im eigenen Tempo durchführt.
• Die Autorisierung des Steuerpflichtigen für den Produktivbetrieb, die die Steuerverwaltung erteilt.
• Ihr Abnahmetest, den Ihr Team durchführt und freigibt.
• Die Verfügbarkeit Dritter, etwa eines ERP-Anbieters, der einen Export ändern muss.

Keiner dieser Schritte ist ein Grund, mit den sieben Punkten zu warten. Die meisten lassen sich parallel zur Startbereitschaft erledigen, und ein früher Beginn ist der beste Weg, das ganze Projekt kurz zu halten.

Manche Arbeit liegt auch außerhalb der Standardeinheit selbst. Weitere Gesellschaften oder Länder, eingehende Rechnungsflüsse, E-⁠Reporting, Archivierung, Arbeiten an ERP-Schnittstellen und Plattformgebühren werden gesondert angeboten. Wer das vorher weiß, hält das Zwei-Tage-Ziel bei einer einzigen Sache: der ersten gültigen Testrechnung.

Wenn ein Punkt fehlt

Das kommt in den meisten Projekten vor, und es ist kein Problem. Wenn ein Punkt fehlt, sagen wir, welcher es ist, wer ihn verantwortet und was genau gebraucht wird. Die Uhr wartet. Verloren geht nichts außer Zeit, und die Liste zur Startbereitschaft macht sichtbar, wohin die Zeit geht.

Eine Nachricht von uns zu einem fehlenden Punkt lautet etwa so: „Punkt 3 ist noch offen. Die Plattform hat Ihr Testkonto noch nicht aktiviert. Verantwortlich: Ihr Team. Sobald es aktiv ist, senden Sie uns die Konto-ID, und die Uhr kann starten.“ Kurz, konkret und mit einem Verantwortlichen.

Stellt sich heraus, dass ein fehlender Punkt auf unserer Seite liegt, etwa die Anbindung des Übermittlungswegs, sagen wir das auf dieselbe Weise. Die Liste gilt für uns beide, und es ist dieselbe Liste, ob Sie direkt bei uns kaufen oder über Ihren ERP-Partner.

Eine Checkliste zum Weiterleiten an Ihr Team

Kopieren Sie dies in eine E-⁠Mail an die Person, die die ERP-Seite verantwortet:

1. Eine repräsentative Auswahl anonymisierter Rechnungen, jede Variante im Umfang.
2. Zugriff auf die Quelle oder eine stabile Übergabe per Datei oder API mit Testdaten.
3. Test-Zugangsdaten, Zertifikate und Autorisierung des Steuerpflichtigen für den gewählten Übermittlungsweg, ausgestellt auf Ihr Unternehmen.
4. Der gewählte Übermittlungsweg mit aktiver Testumgebung.
5. Ein technischer Ansprechpartner mit eingeplanter Zeit im Zeitfenster.
6. Schriftliche Entscheidungen zu Steuerschlüsseln, Steuerbefreiungen, Zahlungsdaten und Kennungen.
7. Eine Webhook-URL für die Statusrückmeldung.

Wenn alle sieben erledigt sind, sagen Sie uns Bescheid, und die zwei Arbeitstage beginnen.