Τι ξεκινά τη μέτρηση των δύο ημερών

Στόχος μας είναι το πρώτο έγκυρο δοκιμαστικό τιμολόγιο μέσα σε δύο εργάσιμες ημέρες. Όσοι το ακούν ρωτούν πότε αρχίζουν να μετρούν οι δύο ημέρες. Η ειλικρινής απάντηση είναι: όταν είναι έτοιμα επτά στοιχεία. Αυτό το checklist ηλεκτρονικής τιμολόγησης περιλαμβάνει αυτά τα επτά στοιχεία. Πριν είναι έτοιμα, κανείς δεν μπορεί να υποσχεθεί ημερομηνία, ούτε εμείς, γιατί η δουλειά που απαιτεί χρόνο περιμένει κάτι που μόνο εσείς μπορείτε να δώσετε.

Το σημείωμα αυτό εξετάζει τα επτά στοιχεία: γιατί μετρά το καθένα, ποιος το αναλαμβάνει και πού κολλούν συνήθως τα έργα. Σημειώστε τα παρακάτω καθώς διαβάζετε. Η μέτρηση αρχίζει όταν έχουν σημειωθεί και τα επτά.

• Αντιπροσωπευτικό σύνολο τιμολογίων που καλύπτει κάθε παραλλαγή εντός του εύρους εργασιών
• Λειτουργική πρόσβαση στην πηγή ή σταθερή παράδοση δεδομένων μέσω αρχείου ή API
• Δοκιμαστικά στοιχεία πρόσβασης, πιστοποιητικά και εξουσιοδότηση του φορολογούμενου, εκδομένα στο όνομά σας
• Επιλεγμένο κανάλι, με ενεργό δοκιμαστικό περιβάλλον
• Τεχνικός υπεύθυνος από την πλευρά σας, διαθέσιμος κατά το διάστημα της υλοποίησης
• Γραπτές αποφάσεις για φορολογικούς κωδικούς, απαλλαγές, στοιχεία πληρωμής και αναγνωριστικά
• Ένα webhook URL για την κατάσταση που επιστρέφεται

0 / 7 έτοιμα. Η μέτρηση δεν έχει αρχίσει ακόμη.

Γιατί η μέτρηση αρχίζει με τις προϋποθέσεις έναρξης

Μια υπογραφή μάς λέει ότι θέλετε να γίνει η δουλειά. Δεν μας δίνει τα τιμολόγια, την πρόσβαση ή τις αποφάσεις που χρειάζεται η δουλειά. Αν αρχίζαμε να μετράμε από την ημέρα της υπογραφής, οι δύο ημέρες θα περνούσαν περιμένοντας μια εξαγωγή ή δοκιμαστικά στοιχεία σύνδεσης, και ο στόχος δεν θα σήμαινε τίποτα.

Γι' αυτό ο στόχος συνδέεται με τις προϋποθέσεις έναρξης. Είναι μια σύντομη λίστα, ίδια για κάθε κανάλι, και κάθε στοιχείο έχει έναν υπεύθυνο. Όταν φτάσει το τελευταίο στοιχείο, έχουμε όλα όσα χρειαζόμαστε για να αντιστοιχίσουμε, να επικυρώσουμε και να στείλουμε ένα δοκιμαστικό τιμολόγιο, και η τήρηση των δύο εργάσιμων ημερών είναι πλέον δική μας ευθύνη. Στο γλωσσάριο, η ίδια λίστα ονομάζεται «readiness package».

Έτσι γίνεται εύκολη και η συζήτηση για τις καθυστερήσεις. Αν το δοκιμαστικό τιμολόγιο αργήσει, το ερώτημα δεν είναι «ποιος καθυστερεί;» αλλά «ποιο στοιχείο λείπει και ποιος το αναλαμβάνει;». Και οι δύο πλευρές μπορούν να δουν την απάντηση.

Το checklist ηλεκτρονικής τιμολόγησης, στοιχείο προς στοιχείο

1. Ένα αντιπροσωπευτικό σύνολο τιμολογίων

Χρειαζόμαστε πραγματικά τιμολόγια από το ERP σας, που να καλύπτουν κάθε παραλλαγή εντός του εύρους εργασιών: κανονικά τιμολόγια, πιστωτικά τιμολόγια και τα ασυνήθιστα, όπως γραμμές με αντίστροφη επιβάρυνση, τιμολόγια σε ξένο νόμισμα ή τιμολόγια που παραπέμπουν σε παραγγελία. Η αντιστοίχιση χτίζεται πάνω σε αυτά. Μια παραλλαγή που δεν βλέπουμε ποτέ είναι μια παραλλαγή που δεν μπορούμε να δοκιμάσουμε.

Υπεύθυνος: η ομάδα σας. Το συνηθισμένο κενό: ένα σύνολο που περιέχει μόνο τις εύκολες περιπτώσεις.

2. Λειτουργική πρόσβαση στην πηγή

Διαβάζουμε τα δεδομένα τιμολογίων εκεί όπου τα παράγει το ERP σας. Αυτό μπορεί να είναι λειτουργική πρόσβαση στο σύστημα προέλευσης ή μια σταθερή παράδοση δεδομένων: το ίδιο αρχείο ή η ίδια κλήση API κάθε φορά, με δοκιμαστικά δεδομένα. Ένα υπολογιστικό φύλλο φτιαγμένο με το χέρι μία φορά δεν μετράει, γιατί η παραγωγή δεν θα μοιάζει με αυτό.

Υπεύθυνος: η ομάδα σας. Το συνηθισμένο κενό: μια εξαγωγή που αλλάζει ακόμη από εβδομάδα σε εβδομάδα.

3. Δοκιμαστικά στοιχεία πρόσβασης, πιστοποιητικά και εξουσιοδότηση του φορολογούμενου, εκδομένα στο όνομά σας

Κάθε κανάλι έχει τον δικό του τρόπο να δέχεται μια επιχείρηση: ένα token, ένα πιστοποιητικό, μια εξουσιοδότηση σε φορολογική πύλη, έναν λογαριασμό σε σημείο πρόσβασης ή σε πλατφόρμα. Εκδίδονται στην επιχείρησή σας, στο όνομά σας, στο κανάλι που επιλέξατε.

Υπεύθυνος: η ομάδα σας. Το συνηθισμένο κενό: ένα αίτημα που εκκρεμεί ακόμη στην πλατφόρμα.

4. Το επιλεγμένο κανάλι, με ενεργό δοκιμαστικό περιβάλλον

Το κανάλι είναι ο τρόπος με τον οποίο το τιμολόγιό σας φτάνει στον αγοραστή σε μια χώρα: Peppol, μια γαλλική πλατφόρμα, KSeF, RO e-⁠Factura κ.ο.κ. Εσείς το επιλέγετε, και το δοκιμαστικό του περιβάλλον πρέπει να είναι ενεργοποιημένο για την επιχείρησή σας. Εμείς το συνδέουμε.

Υπεύθυνος: εσείς επιλέγετε, εμείς συνδέουμε. Το συνηθισμένο κενό: ένα δοκιμαστικό περιβάλλον που υπάρχει στα χαρτιά αλλά δεν είναι ακόμη ενεργό.

5. Τεχνικός υπεύθυνος από την πλευρά σας, διαθέσιμος κατά το διάστημα της υλοποίησης

Κάποιος από την πλευρά σας πρέπει να απαντά σε ερωτήσεις όσο δουλεύουμε: από πού προέρχεται ένα πεδίο, γιατί ένας κωδικός έχει αυτή τη μορφή, αν επιτρέπεται να σταλεί ένα δοκιμαστικό τιμολόγιο. Δύο εργάσιμες ημέρες δεν αντέχουν αναμονή τριών ημερών για μια απάντηση.

Υπεύθυνος: η ομάδα σας. Το συνηθισμένο κενό: ένα όνομα χωρίς δεσμευμένο χρόνο.

6. Γραπτές αποφάσεις για φορολογικούς κωδικούς, απαλλαγές, στοιχεία πληρωμής και αναγνωριστικά

Ορισμένα ερωτήματα δεν είναι τεχνικά. Ποια κατηγορία ΦΠΑ ισχύει για αυτή τη γραμμή; Ποιος λόγος απαλλαγής μπαίνει σε εκείνη; Ποιο αναγνωριστικό χρησιμοποιούμε για τον πωλητή και τον αγοραστή; Αυτές είναι φορολογικές αποφάσεις και ανήκουν σε εσάς και στον λογιστή σας. Τις χρειαζόμαστε γραπτώς, ώστε η αντιστοίχιση να ακολουθεί τις δικές σας αποφάσεις και όχι τις δικές μας εικασίες.

Υπεύθυνος: η ομάδα σας, με τον λογιστή σας. Το συνηθισμένο κενό: μια απόφαση που πάρθηκε σε μια σύσκεψη και δεν καταγράφηκε ποτέ.

7. Ένα webhook URL για την κατάσταση που επιστρέφεται

Κάθε κανάλι απαντά διαφορετικά. Μετατρέπουμε κάθε απάντηση σε ένα συμβάν που μπορεί να διαβάσει το ERP σας και κρατάμε δίπλα τον κωδικό του ίδιου του καναλιού. Γι' αυτό χρειαζόμαστε κάπου να το στέλνουμε: ένα webhook URL από την πλευρά σας ή μια συμφωνία ότι διαβάζετε την κατάσταση μέσω του API.

Υπεύθυνος: η ομάδα σας. Το συνηθισμένο κενό: ένα URL που κανείς στην πλευρά του ERP δεν παρακολουθεί ακόμη.

Τι γίνεται στις δύο εργάσιμες ημέρες

Μόλις φτάσει το έβδομο στοιχείο, η δουλειά ακολουθεί σταθερή σειρά. Δημιουργούμε την αντιστοίχιση των τιμολογίων σας στο EN 16931 [1] και στον μορφότυπο της χώρας, ελέγχουμε κάθε παραλλαγή με βάση τους επίσημους κανόνες και στέλνουμε τιμολόγια μέσω του δοκιμαστικού περιβάλλοντος του καναλιού. Η κατάσταση επιστρέφει σε εσάς όπως θα επιστρέφει και στην παραγωγή. Πατήστε «Αναπαραγωγή» για να ακολουθήσετε ένα τιμολόγιο σε όλη τη διαδρομή του.

▶Αναπαραγωγή

1. 01Εξαγωγή ERP
2. 02Αντιστοίχιση
3. 03Επικύρωση
4. 04Κανάλι
5. 05Αγοραστής και φορολογική πλατφόρμα

↺Η κατάσταση επιστρέφει μέσω webhook ή API: έγινε αποδεκτό, απορρίφθηκε με κωδικό ή το αρνήθηκε ο αγοραστής.

Εξαγωγή ERPΔεδομένα ERP

Το ERP σας παράγει τα δεδομένα του τιμολογίου: μια αναφορά, ένα αρχείο ή μια κλήση API.

Τι μπορεί να πάει στραβάΛείπει ένα πεδίο από την εξαγωγή, όπως ο αριθμός ΦΠΑ του αγοραστή.

Ο στόχος είναι το πρώτο έγκυρο δοκιμαστικό τιμολόγιο μέσα σε αυτές τις δύο εργάσιμες ημέρες. Έγκυρο δοκιμαστικό τιμολόγιο είναι εκείνο που γίνεται δεκτό από το δοκιμαστικό περιβάλλον του καναλιού. Είναι η πρώτη απόδειξη ότι τα δεδομένα σας, η αντιστοίχισή μας και το κανάλι συμφωνούν μεταξύ τους.

Πού εντάσσονται τα επτά στοιχεία στα έξι βήματα

Η λίστα των προϋποθέσεων έναρξης δεν είναι ξεχωριστή διαδικασία. Είναι το μέρος από τα έξι βήματά μας που μόνο εσείς μπορείτε να ξεκινήσετε. Έτσι μοιράζεται η δουλειά μόλις υπογραφεί το εύρος εργασιών:

Βήμα	Τι κάνετε εσείς	Τι κάνουμε εμείς
Εύρος εργασιών	Φέρνετε το έργο και τα στοιχεία της οντότητας	Ελέγχουμε αν ταιριάζει στο βασικό πακέτο
Αντιστοίχιση	Δίνετε πρόσβαση και αντιπροσωπευτικά τιμολόγια	Δημιουργούμε τον πίνακα αντιστοίχισης
Επικύρωση	Αποφασίζετε για φορολογικούς κωδικούς και αναγνωριστικά	Εκτελούμε τα σύνολα κανόνων και διορθώνουμε την αντιστοίχιση
Δοκιμή	Εξασφαλίζετε τα δοκιμαστικά στοιχεία πρόσβασης	Στέλνουμε, επιβεβαιώνουμε και αντιστοιχίζουμε την κατάσταση
Έναρξη λειτουργίας	Εκτελείτε τις δοκιμές αποδοχής σας και δίνετε την τελική έγκριση	Παρακολουθούμε τα πρώτα πραγματικά τιμολόγια
Παρακολούθηση	Διορθώνετε τα δεδομένα στην πηγή όταν σας ζητηθεί	Διαλογή, διορθώσεις στην αντιστοίχιση και μηνιαία αναφορά

Τα στοιχεία 1, 2 και 6 τροφοδοτούν τα βήματα της αντιστοίχισης και της επικύρωσης. Τα στοιχεία 3, 4 και 7 τροφοδοτούν το βήμα της δοκιμής. Το στοιχείο 5, ο τεχνικός υπεύθυνος, κρατά όλα τα υπόλοιπα σε κίνηση.

Τι σημαίνουν τα στοιχεία 3 και 4 σε τρία κανάλια

Οι λέξεις της λίστας είναι ίδιες παντού, αλλά η δουλειά πίσω τους εξαρτάται από το κανάλι: ένα token του KSeF στην Πολωνία [2], ένα Peppol ID στο Βέλγιο, μια εγγραφή σε Plateforme Agréée στη Γαλλία [3].

• KSeFPL

  Στοιχείο 3: πρόσβαση, εκδομένη σε εσάς

  Ένα token ή πιστοποιητικό KSeF με δικαίωμα έκδοσης τιμολογίων για τον NIP σας

  Στοιχείο 4: το δοκιμαστικό περιβάλλον

  Το δοκιμαστικό περιβάλλον του KSeF

  Τι να προσέξετε

  Ένα token χωρίς το δικαίωμα InvoiceWrite δεν μπορεί να ανοίξει συνεδρία αποστολής, οπότε το KSeF δεν βλέπει ποτέ το τιμολόγιο

• PeppolBE

  Στοιχείο 3: πρόσβαση, εκδομένη σε εσάς

  Ένας λογαριασμός σε πιστοποιημένο σημείο πρόσβασης και το Peppol ID με το οποίο είναι εγγεγραμμένη η επιχείρησή σας

  Στοιχείο 4: το δοκιμαστικό περιβάλλον

  Η δοκιμαστική ρύθμιση του σημείου πρόσβασής σας

  Τι να προσέξετε

  Χωρίς το Peppol ID σας ως ηλεκτρονική διεύθυνση του πωλητή, ένας κανόνας του Peppol απορρίπτει το τιμολόγιο

• Plateforme AgrééeFR

  Στοιχείο 3: πρόσβαση, εκδομένη σε εσάς

  Η εγγραφή σας στην πλατφόρμα, με τον SIREN σας ενεργό στον εθνικό κατάλογο

  Στοιχείο 4: το δοκιμαστικό περιβάλλον

  Το δοκιμαστικό περιβάλλον της πλατφόρμας, χωριστό από την παραγωγή

  Τι να προσέξετε

  Δοκιμή και παραγωγή είναι χωριστές: η ρύθμιση στη μία δεν σημαίνει ρύθμιση στην άλλη

Οι δύο από τις τρεις αποτυχίες σταματούν μια δοκιμή πριν τη δει οποιοσδήποτε αγοραστής. Το KSeF δεν ανοίγει συνεδρία αποστολής για token χωρίς το δικαίωμα InvoiceWrite [4], και στο Peppol ο κανόνας PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 απορρίπτει το τιμολόγιο πριν φύγει [5]. Γι' αυτό και τα δύο στοιχεία βρίσκονται στη λίστα των προϋποθέσεων έναρξης, πριν αρχίσει η μέτρηση, και όχι μέσα στις δύο εργάσιμες ημέρες.

Στη Γαλλία ο εθνικός κατάλογος λειτουργεί και προς τις δύο κατευθύνσεις. Μια επιχείρηση που δεν έχει επιλέξει πλατφόρμα παραλαβής λείπει από αυτόν, και τα τιμολόγια που απευθύνονται σε αυτή την επιχείρηση δεν μπορούν να παραδοθούν [6].

Τι δεν καλύπτει η μέτρηση

Ορισμένα βήματα μένουν έξω από τις δύο ημέρες, γιατί δεν τα ελέγχει καμία από τις δύο πλευρές. Το σχήμα δείχνει πού βρίσκονται σε σχέση με τη μέτρηση.

Προϋποθέσεις έναρξηςΜε τον δικό σας ρυθμόΟι δύο εργάσιμες ημέρεςΕντός μέτρησηςΜετά το πρώτο έγκυρο δοκιμαστικό τιμολόγιοΜε τη δική σας έγκριση

Η ομάδα σαςΤα επτά στοιχεία της λίσταςΑπαντά σε ερωτήσεις κατά το διάστημα της υλοποίησηςΔοκιμές αποδοχής και τελική έγκριση

EurInvoiceΣυνδέει το κανάλι που επιλέξατεΑντιστοιχίζει, επικυρώνει και στέλνει δοκιμαστικά τιμολόγιαΠαρακολουθεί τα πρώτα πραγματικά τιμολόγια

1. Αρχίζει η μέτρηση: και τα επτά στοιχεία έτοιμα
2. Πρώτο έγκυρο δοκιμαστικό τιμολόγιο

Εκτός μέτρησης

• Ένταξη στην πλατφόρμα και έλεγχος KYC
• Εξουσιοδότηση του φορολογούμενου για την παραγωγή
• Τρίτοι, όπως ένας προμηθευτής ERP που αλλάζει μια εξαγωγή

• Η ένταξη στην πλατφόρμα και ο έλεγχος KYC, που το σημείο πρόσβασης ή η πλατφόρμα διεκπεραιώνει με τον δικό του ρυθμό.
• Η εξουσιοδότηση του φορολογούμενου για την παραγωγή, που τη χορηγεί η φορολογική διοίκηση.
• Οι δοκιμές αποδοχής σας, που τις εκτελεί και τις εγκρίνει η ομάδα σας.
• Η διαθεσιμότητα τρίτων, όπως ενός προμηθευτή ERP που πρέπει να αλλάξει μια εξαγωγή.

Κανένα από αυτά δεν είναι λόγος να περιμένετε πριν ξεκινήσετε τα επτά στοιχεία. Τα περισσότερα μπορούν να τρέχουν παράλληλα με τις προϋποθέσεις έναρξης, και η έγκαιρη έναρξή τους είναι ο καλύτερος τρόπος για να μείνει σύντομο ολόκληρο το έργο.

Ορισμένες εργασίες μένουν επίσης έξω από το ίδιο το βασικό πακέτο. Περισσότερες οντότητες ή χώρες, εισερχόμενες ροές, e-⁠reporting, αρχειοθέτηση, εργασίες στη διεπαφή του ERP και τέλη πλατφόρμας τιμολογούνται χωριστά. Όταν το γνωρίζετε από την αρχή, ο στόχος των δύο ημερών αφορά ένα μόνο πράγμα: το πρώτο έγκυρο δοκιμαστικό τιμολόγιο.

Όταν λείπει ένα στοιχείο

Συμβαίνει στα περισσότερα έργα, και δεν είναι πρόβλημα. Όταν λείπει ένα στοιχείο, λέμε ποιο είναι, ποιος το αναλαμβάνει και τι ακριβώς χρειάζεται. Η μέτρηση περιμένει. Δεν χάνεται τίποτα εκτός από χρόνο, και η λίστα των προϋποθέσεων έναρξης δείχνει πού πηγαίνει ο χρόνος.

Ένα μήνυμά μας για ένα στοιχείο που λείπει είναι κάπως έτσι: «Το στοιχείο 3 είναι ακόμη ανοιχτό. Η πλατφόρμα δεν έχει ενεργοποιήσει ακόμη τον δοκιμαστικό σας λογαριασμό. Υπεύθυνος: η ομάδα σας. Μόλις ενεργοποιηθεί, στείλτε μας το ID του λογαριασμού και η μέτρηση μπορεί να αρχίσει.» Σύντομο, συγκεκριμένο και με έναν υπεύθυνο.

Αν ένα στοιχείο που λείπει αποδειχθεί ότι είναι δικό μας, όπως η διασύνδεση με το κανάλι, το λέμε με τον ίδιο τρόπο. Η λίστα ισχύει και για τους δύο, και είναι η ίδια είτε αγοράζετε απευθείας από εμάς είτε μέσω του συνεργάτη σας ERP.

Ένα checklist για την ομάδα σας

Αντιγράψτε το σε ένα email προς όποιον έχει την ευθύνη της πλευράς του ERP:

1. Ένα αντιπροσωπευτικό σύνολο ανωνυμοποιημένων τιμολογίων, με κάθε παραλλαγή εντός του εύρους εργασιών.
2. Πρόσβαση στην πηγή ή σταθερή παράδοση δεδομένων μέσω αρχείου ή API, με δοκιμαστικά δεδομένα.
3. Δοκιμαστικά στοιχεία πρόσβασης, πιστοποιητικά και εξουσιοδότηση του φορολογούμενου για το επιλεγμένο κανάλι, εκδομένα στο όνομα της επιχείρησής σας.
4. Το επιλεγμένο κανάλι, με ενεργό δοκιμαστικό περιβάλλον.
5. Ένας τεχνικός υπεύθυνος με δεσμευμένο χρόνο κατά το διάστημα της υλοποίησης.
6. Γραπτές αποφάσεις για φορολογικούς κωδικούς, απαλλαγές, στοιχεία πληρωμής και αναγνωριστικά.
7. Ένα webhook URL για την κατάσταση που επιστρέφεται.

Όταν είναι έτοιμα και τα επτά, ενημερώστε μας και οι δύο εργάσιμες ημέρες αρχίζουν να μετρούν.