Ce declanșează termenul de două zile

Ne propunem prima factură de test validă în două zile lucrătoare. Cei care aud asta întreabă de când încep să curgă cele două zile. Răspunsul cinstit este: din momentul în care șapte elemente sunt asigurate. Acest checklist de facturare electronică cuprinde cele șapte elemente. Până când nu sunt asigurate, nimeni nu poate promite o dată, nici noi, pentru că munca ce ia timp așteaptă ceva ce numai dumneavoastră puteți furniza.

Această notă trece prin cele șapte elemente: de ce contează fiecare, cine răspunde de el și unde se blochează de obicei proiectele. Bifați-le mai jos pe măsură ce citiți. Termenul începe să curgă când toate cele șapte sunt bifate.

• Un set reprezentativ de facturi, care acoperă toate variantele incluse
• Acces funcțional la sursă sau un transfer stabil prin fișier ori API
• Date de acces pentru test, certificate și autorizarea contribuabilului, emise pe numele dumneavoastră
• Canalul ales, cu mediul de test activ
• Un responsabil tehnic din partea dumneavoastră, disponibil în intervalul de lucru
• Decizii scrise privind codurile de TVA, scutirile, datele de plată și identificatorii
• Un URL de webhook pentru starea returnată

0 / 7 asigurate. Termenul nu a început încă.

De ce termenul pornește de la condițiile de pornire

O semnătură ne spune că doriți să facem lucrarea. Nu ne dă facturile, accesul sau deciziile de care lucrarea are nevoie. Dacă am începe să numărăm din ziua semnării, cele două zile s-ar duce așteptând un export sau un cont de test, iar ținta nu ar mai însemna nimic.

De aceea, ținta este legată de condițiile de pornire. Ele formează o listă scurtă, aceeași pentru orice canal, iar fiecare element are un singur responsabil. Când sosește ultimul element, avem tot ce ne trebuie ca să mapăm, să validăm și să transmitem o factură de test, iar respectarea celor două zile lucrătoare ține de noi. În glosar, aceeași listă se numește „readiness package”.

Așa se poate vorbi ușor și despre întârzieri. Dacă factura de test întârzie, întrebarea nu este „cine întârzie?”, ci „ce element lipsește și cine răspunde de el?”. Ambele părți pot vedea răspunsul.

Checklist de facturare electronică, element cu element

1. Un set reprezentativ de facturi

Avem nevoie de facturi reale din ERP-ul dumneavoastră, care să acopere toate variantele incluse: facturi obișnuite, note de credit și cazurile neobișnuite, cum ar fi liniile cu taxare inversă, facturile în valută sau facturile care fac referire la o comandă. Maparea se construiește pe baza lor. O variantă pe care nu o vedem niciodată este o variantă pe care nu o putem testa.

Responsabil: echipa dumneavoastră. Problema obișnuită: un set care conține doar cazurile simple.

2. Acces funcțional la sursă

Citim datele facturilor acolo unde le produce ERP-ul dumneavoastră. Poate fi un acces funcțional la sistemul sursă sau un transfer stabil: același fișier sau același apel API de fiecare dată, cu date de test. O foaie de calcul făcută o singură dată, de mână, nu se pune, pentru că producția nu va arăta așa.

Responsabil: echipa dumneavoastră. Problema obișnuită: un export care încă se schimbă de la o săptămână la alta.

3. Date de acces pentru test, certificate și autorizarea contribuabilului, emise pe numele dumneavoastră

Fiecare canal are propriul mod de a primi o companie: un token, un certificat, o autorizare pe un portal fiscal, un cont la un punct de acces sau la o platformă. Acestea sunt emise companiei dumneavoastră, pe numele dumneavoastră, pe canalul pe care l-ați ales.

Responsabil: echipa dumneavoastră. Problema obișnuită: o cerere care se află încă la platformă.

4. Canalul ales, cu mediul de test activ

Canalul este calea pe care factura dumneavoastră ajunge la cumpărător într-o țară: Peppol, o platformă franceză, KSeF, RO e-⁠Factura și așa mai departe. Dumneavoastră îl alegeți, iar mediul său de test trebuie activat pentru compania dumneavoastră. Noi îl conectăm.

Responsabil: dumneavoastră alegeți, noi conectăm. Problema obișnuită: un mediu de test care există pe hârtie, dar nu este încă activ.

5. Un responsabil tehnic din partea dumneavoastră, disponibil în intervalul de lucru

Cineva din partea dumneavoastră trebuie să răspundă la întrebări cât timp lucrăm: de unde vine un câmp, de ce un cod arată așa, dacă se poate transmite o factură de test. Două zile lucrătoare nu rezistă unei așteptări de trei zile pentru un răspuns.

Responsabil: echipa dumneavoastră. Problema obișnuită: un nume fără timp alocat.

6. Decizii scrise privind codurile de TVA, scutirile, datele de plată și identificatorii

Unele întrebări nu sunt tehnice. Ce categorie de TVA se aplică acestei linii? Ce motiv de scutire se trece pe cealaltă? Ce identificator folosim pentru vânzător și pentru cumpărător? Acestea sunt decizii fiscale și țin de dumneavoastră și de contabilul dumneavoastră. Avem nevoie de ele în scris, ca maparea să urmeze deciziile dumneavoastră, nu presupunerile noastre.

Responsabil: echipa dumneavoastră, împreună cu contabilul. Problema obișnuită: o decizie luată într-o ședință și niciodată pusă în scris.

7. Un URL de webhook pentru starea returnată

Fiecare canal răspunde diferit. Transformăm fiecare răspuns într-un eveniment pe care ERP-ul dumneavoastră îl poate citi și păstrăm alături codul propriu al canalului. Pentru asta avem nevoie de un loc unde să îl trimitem: un URL de webhook din partea dumneavoastră sau o înțelegere că citiți starea prin API.

Responsabil: echipa dumneavoastră. Problema obișnuită: un URL pe care încă nu îl ascultă nimeni din partea ERP-ului.

Ce se întâmplă în cele două zile lucrătoare

După ce sosește al șaptelea element, lucrul urmează o ordine fixă. Construim maparea facturilor dumneavoastră la EN 16931 [1] și la formatul țării, verificăm fiecare variantă în raport cu regulile oficiale și transmitem facturi prin mediul de test al canalului. Starea vă revine la fel cum vă va reveni în producție. Apăsați „Redare” ca să urmăriți o factură pe tot parcursul ei.

▶Redare

1. 01Exportul din ERP
2. 02Mapare
3. 03Validare
4. 04Canal
5. 05Cumpărătorul și platforma fiscală

↺Starea revine prin webhook sau API: acceptată, respinsă cu un cod sau refuzată de cumpărător.

Exportul din ERPDate din ERP

ERP-ul dumneavoastră produce datele facturii: un raport, un fișier sau un apel API.

Ce poate merge prostLipsește un câmp din export, cum ar fi codul de TVA al cumpărătorului.

Ținta este prima factură de test validă în aceste două zile lucrătoare. O factură de test validă este o factură pe care mediul de test al canalului o acceptă. Este prima dovadă că datele dumneavoastră, maparea noastră și canalul se potrivesc între ele.

Unde se încadrează cele șapte elemente în cei șase pași

Lista condițiilor de pornire nu este un proces separat. Este partea din cei șase pași ai noștri pe care numai dumneavoastră o puteți porni. Iată cum se împarte munca după semnarea ariei de lucru:

Pas	Ce faceți dumneavoastră	Ce facem noi
Aria de lucru	Prezentați proiectul și datele entității	Îl verificăm în raport cu pachetul standard
Mapare	Oferiți acces și facturi reprezentative	Construim tabelul de mapare
Validare	Decideți codurile de TVA și identificatorii	Rulăm seturile de reguli și corectăm maparea
Testare	Obțineți datele de acces pentru test	Transmitem, confirmăm și mapăm starea
Intrare în producție	Efectuați testul de acceptanță și dați aprobarea	Urmărim primele facturi din producție
Monitorizare	Corectați datele la sursă, la cerere	Triaj, corecții de mapare și raportul lunar

Elementele 1, 2 și 6 alimentează pașii de mapare și validare. Elementele 3, 4 și 7 alimentează pasul de testare. Elementul 5, responsabilul tehnic, le ține pe toate în mișcare.

Ce înseamnă elementele 3 și 4 pe trei canale

Cuvintele din listă sunt aceleași peste tot, dar munca din spatele lor depinde de canal: un token KSeF în Polonia [2], un Peppol ID în Belgia, o înregistrare la o Plateforme Agréée în Franța [3].

• KSeFPL

  Elementul 3: acces, emis pe numele dumneavoastră

  Un token sau un certificat KSeF cu permisiunea de emitere a facturilor pentru NIP-ul dumneavoastră

  Elementul 4: mediul de test

  Mediul de test KSeF

  Atenție la

  Un token fără permisiunea InvoiceWrite nu poate deschide o sesiune de transmitere, așa că KSeF nu vede niciodată factura

• PeppolBE

  Elementul 3: acces, emis pe numele dumneavoastră

  Un cont la un punct de acces certificat și Peppol ID-ul sub care este înregistrată compania dumneavoastră

  Elementul 4: mediul de test

  Configurarea de test a punctului dumneavoastră de acces

  Atenție la

  Fără Peppol ID-ul dumneavoastră ca adresă electronică a vânzătorului, o regulă Peppol respinge factura

• Plateforme AgrééeFR

  Elementul 3: acces, emis pe numele dumneavoastră

  Înregistrarea dumneavoastră pe platformă, cu SIREN-ul activ în anuarul național

  Elementul 4: mediul de test

  Mediul de test al platformei, separat de producție

  Atenție la

  Testul și producția sunt separate: configurarea într-unul nu înseamnă configurarea în celălalt

Două dintre cele trei eșecuri opresc un test înainte ca vreun cumpărător să îl vadă. KSeF nu deschide o sesiune de transmitere pentru un token fără permisiunea InvoiceWrite [4], iar în Peppol regula PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 respinge factura înainte să plece [5]. De aceea ambele elemente sunt pe lista condițiilor de pornire, înainte să înceapă termenul, și nu în cele două zile lucrătoare.

În Franța, anuarul național funcționează în ambele sensuri. O companie care nu și-a ales o platformă de primire lipsește din el, iar facturile adresate acelei companii nu pot fi livrate [6].

Ce nu acoperă termenul

Unii pași rămân în afara celor două zile, pentru că niciuna dintre părți nu îi controlează. Figura arată unde se situează aceștia față de termen.

Condițiile de pornireÎn ritmul dumneavoastrăCele două zile lucrătoareÎn termenDupă prima factură de test validăCu aprobarea dumneavoastră

Echipa dumneavoastrăCele șapte elemente de pe listăRăspunde la întrebări în intervalul de lucruTestul de acceptanță și aprobarea

EurInvoiceConectează canalul ales de dumneavoastrăMapează, validează și transmite facturi de testUrmărește primele facturi din producție

1. Termenul începe: toate cele șapte elemente asigurate
2. Prima factură de test validă

În afara termenului

• Înregistrarea pe platformă și KYC
• Autorizarea contribuabilului pentru producție
• Terți, cum ar fi un furnizor de ERP care modifică un export

• Înregistrarea pe platformă și KYC, pe care punctul de acces sau platforma le derulează în ritmul propriu.
• Autorizarea contribuabilului pentru producție, pe care o acordă administrația fiscală.
• Testul dumneavoastră de acceptanță, pe care echipa dumneavoastră îl efectuează și îl aprobă.
• Disponibilitatea terților, cum ar fi un furnizor de ERP care trebuie să modifice un export.

Niciunul dintre acestea nu este un motiv să așteptați înainte de a începe cele șapte elemente. Cele mai multe pot merge în paralel cu condițiile de pornire, iar începerea lor din timp este cea mai bună cale de a ține scurt întregul proiect.

Unele lucrări rămân și în afara pachetului standard propriu-zis. Mai multe entități sau țări, fluxurile de facturi primite, raportarea electronică (e-⁠reporting), arhivarea, lucrul la interfața ERP și tarifele platformelor se ofertează separat. Când știți asta de la început, ținta de două zile rămâne legată de un singur lucru: prima factură de test validă.

Când lipsește un element

Se întâmplă în majoritatea proiectelor și nu este nicio problemă. Când lipsește un element, spunem care este, cine răspunde de el și ce anume este necesar. Termenul așteaptă. Nu se pierde nimic în afară de timp, iar lista condițiilor de pornire arată unde se duce acest timp.

Un mesaj de la noi despre un element lipsă arată așa: „Elementul 3 este încă deschis. Platforma nu v-a activat încă contul de test. Responsabil: echipa dumneavoastră. După ce contul este activ, trimiteți-ne ID-ul contului și termenul poate începe.” Scurt, concret și cu un singur responsabil.

Dacă un element lipsă se dovedește a fi de partea noastră, cum ar fi integrarea cu canalul, o spunem în același fel. Lista se aplică amândurora și este aceeași, fie că lucrați direct cu noi, fie prin partenerul dumneavoastră ERP.

Un checklist de trimis echipei dumneavoastră

Copiați acest text într-un e-⁠mail către persoana care răspunde de partea de ERP:

1. Un set reprezentativ de facturi anonimizate, cu toate variantele incluse.
2. Acces la sursă sau un transfer stabil prin fișier ori API, cu date de test.
3. Date de acces pentru test, certificate și autorizarea contribuabilului pentru canalul ales, emise pe numele companiei dumneavoastră.
4. Canalul ales, cu mediul de test activ.
5. Un responsabil tehnic cu timp alocat în intervalul de lucru.
6. Decizii scrise privind codurile de TVA, scutirile, datele de plată și identificatorii.
7. Un URL de webhook pentru starea returnată.

Când toate cele șapte sunt gata, spuneți-ne, iar cele două zile lucrătoare încep să curgă.