Kas sāk divu dienu laika atskaiti

Mūsu mērķis ir pirmais derīgais testa rēķins divu darba dienu laikā. To dzirdot, cilvēki jautā, kad šīs divas dienas sākas. Godīga atbilde ir šāda: kad ir gatavas septiņas lietas. Šis e-⁠rēķinu kontrolsaraksts ir tieši šīs septiņas lietas. Kamēr tās nav gatavas, neviens nevar apsolīt datumu, arī mēs, jo darbs, kas prasa laiku, gaida kaut ko, ko varat nodrošināt tikai Jūs.

Šajā rakstā aplūkojam visus septiņus punktus: kāpēc katrs ir svarīgs, kurš par to atbild un kur projekti parasti iestrēgst. Lasot atzīmējiet tos zemāk. Laika atskaite sākas, kad atzīmēti visi septiņi.

• Reprezentatīva rēķinu kopa, kas aptver katru tvērumā iekļauto variantu
• Darbojoša piekļuve avotam vai stabila faila vai API nodošana
• Testa piekļuves dati, sertifikāti un nodokļu maksātāja autorizācija, kas izsniegti Jums
• Izvēlēts maršruts ar aktīvu testa vidi
• Tehniski atbildīgā persona Jūsu pusē, pieejama šajā laika posmā
• Rakstiski lēmumi par nodokļu kodiem, atbrīvojumiem, maksājuma datiem un identifikatoriem
• Webhook URL atgrieztajam statusam

0 / 7 gatavi. Laika atskaite vēl nav sākusies.

Kāpēc laika atskaite sākas ar gatavību

Paraksts mums pasaka, ka vēlaties, lai darbs tiktu paveikts. Tas nedod mums rēķinus, piekļuvi vai lēmumus, kas darbam vajadzīgi. Ja mēs sāktu skaitīt līguma parakstīšanas dienā, divas dienas paietu, gaidot eksportu vai testa pieteikšanās datus, un mērķim nebūtu nekādas nozīmes.

Tāpēc mērķis ir piesaistīts gatavībai. Gatavība ir īss saraksts, tas ir vienāds katram maršrutam, un katram punktam ir viens atbildīgais. Kad saņemam pēdējo punktu, mums ir viss, kas vajadzīgs, lai kartētu, validētu un nosūtītu testa rēķinu, un divu darba dienu izpilde ir mūsu ziņā. Glosārijā šo pašu sarakstu sauc par gatavības paketi.

Tas arī ļauj viegli runāt par kavējumiem. Ja testa rēķins kavējas, jautājums nav „kurš ir lēns?“, bet „kura punkta trūkst un kurš par to atbild?“. Atbildi redz abas puses.

E-⁠rēķinu kontrolsaraksts pa punktiem

1. Reprezentatīva rēķinu kopa

Mums vajadzīgi reāli rēķini no Jūsu ERP, kas aptver katru tvērumā iekļauto variantu: standarta rēķini, kredītrēķini un arī neparastie, piemēram, rindas ar apgriezto maksāšanu, rēķini ārvalstu valūtā vai rēķini, kuros norādīts pasūtījums. Kartēšanu veidojam tieši no tiem. Variantu, ko nekad neredzam, nevaram notestēt.

Atbild: Jūsu komanda. Biežākā nepilnība ir kopa, kurā ir tikai vienkāršie gadījumi.

2. Darbojoša piekļuve avotam

Rēķinu datus nolasām tur, kur tos sagatavo Jūsu ERP. Tā var būt darbojoša piekļuve avota sistēmai vai stabila nodošana: katru reizi tas pats fails vai API izsaukums, kurā ir testa dati. Vienreizēja, ar roku sagatavota izklājlapa neder, jo ražošanas vidē dati tā neizskatīsies.

Atbild: Jūsu komanda. Biežākā nepilnība ir eksports, kas joprojām mainās no nedēļas uz nedēļu.

3. Testa piekļuves dati, sertifikāti un nodokļu maksātāja autorizācija, kas izsniegti Jums

Katram maršrutam ir savs veids, kā ielaist uzņēmumu: tokens, sertifikāts, autorizācija nodokļu portālā, konts piekļuves punktā vai platformā. Tos izsniedz Jūsu uzņēmumam, uz Jūsu vārda, Jūsu izvēlētajā maršrutā.

Atbild: Jūsu komanda. Biežākā nepilnība ir pieprasījums, kas joprojām atrodas pie platformas.

4. Izvēlēts maršruts ar aktīvu testa vidi

Maršruts ir veids, kā Jūsu rēķins sasniedz pircēju vienā valstī: Peppol, Francijas platforma, KSeF, RO e-⁠Factura un citi. Jūs to izvēlaties, un tā testa videi jābūt ieslēgtai Jūsu uzņēmumam. Mēs to pieslēdzam.

Atbild: Jūs izvēlaties, mēs pieslēdzam. Biežākā nepilnība ir testa vide, kas pastāv uz papīra, bet vēl nav aktīva.

5. Tehniski atbildīgā persona Jūsu pusē, pieejama šajā laika posmā

Kādam Jūsu pusē jāatbild uz jautājumiem, kamēr mēs strādājam: no kurienes nāk konkrēts lauks, kāpēc kods izskatās tieši tā, vai drīkst nosūtīt testa rēķinu. Divas darba dienas neiztur trīs dienu gaidīšanu uz atbildi.

Atbild: Jūsu komanda. Biežākā nepilnība ir vārds, kuram nav atvēlēts laiks.

6. Rakstiski lēmumi par nodokļu kodiem, atbrīvojumiem, maksājuma datiem un identifikatoriem

Daži jautājumi nav tehniski. Kura PVN kategorija attiecas uz šo rindu? Kurš atbrīvojuma pamatojums norādāms tajā rindā? Kuru identifikatoru izmantojam pārdevējam un pircējam? Tie ir nodokļu lēmumi, un tie pieder Jums un Jūsu grāmatvedim. Mums tie vajadzīgi rakstiski, lai kartēšana sekotu Jūsu lēmumiem, nevis mūsu minējumiem.

Atbild: Jūsu komanda kopā ar grāmatvedi. Biežākā nepilnība ir lēmums, kas pieņemts sanāksmē, bet nekad nav pierakstīts.

7. Webhook URL atgrieztajam statusam

Katrs maršruts atbild citādi. Katru atbildi pārveidojam vienā notikumā, ko Jūsu ERP var nolasīt, blakus saglabājot paša maršruta kodu. Tam vajadzīga vieta, kur notikumu nosūtīt: webhook URL Jūsu pusē vai vienošanās, ka statusu nolasāt caur API.

Atbild: Jūsu komanda. Biežākā nepilnība ir URL, kuru ERP pusē vēl neviens neuzrauga.

Kas notiek divās darba dienās

Kad saņemam septīto punktu, darbs notiek noteiktā secībā. Mēs veidojam kartēšanu no Jūsu rēķiniem uz EN 16931 [1] un valsts formātu, pārbaudām katru variantu atbilstoši oficiālajiem noteikumiem un nosūtām rēķinus caur maršruta testa vidi. Statuss atgriežas pie Jums tāpat, kā tas notiks ražošanas vidē. Nospiediet atskaņošanu, lai izsekotu viena rēķina ceļam.

▶Atskaņot

1. 01ERP eksports
2. 02Kartēšana
3. 03Validācija
4. 04Maršruts
5. 05Pircējs un nodokļu platforma

↺Statuss atgriežas, izmantojot webhook vai API: pieņemts, noraidīts ar kodu vai pircēja atteikts.

ERP eksportsERP dati

Jūsu ERP sagatavo rēķina datus: pārskatu, failu vai API izsaukumu.

Kas var noiet greiziEksportā trūkst lauka, piemēram, pircēja PVN numura.

Mērķis ir pirmais derīgais testa rēķins šo divu darba dienu laikā. Derīgs testa rēķins ir tāds, ko maršruta testa vide pieņem. Tas ir pirmais pierādījums tam, ka Jūsu dati, mūsu kartēšana un maršruts savā starpā saskan.

Kur septiņi punkti iekļaujas sešos soļos

Gatavības saraksts nav atsevišķs process. Tā ir tā mūsu sešu soļu daļa, ko varat sākt tikai Jūs. Lūk, kā darbs sadalās, kad tvērums ir parakstīts:

Solis	Ko darāt Jūs	Ko darām mēs
Tvērums	Piesakāt gadījumu un sniedzat juridiskās personas datus	Pārbaudām to atbilstoši standarta vienībai
Kartēšana	Nodrošināt piekļuvi un reprezentatīvus rēķinus	Izveidojam kartēšanas tabulu
Validācija	Pieņemat lēmumus par nodokļu kodiem un identifikatoriem	Palaižam noteikumu kopas un labojam kartēšanu
Testēšana	Nokārtojat testa piekļuves datus	Nosūtām, apstiprinām un kartējam statusu
Palaišana	Veicat pieņemšanas testu un dodat apstiprinājumu	Uzraugām pirmos reālos rēķinus
Uzraudzība	Pēc pieprasījuma labojat datus avotā	Šķirošana, kartēšanas labojumi un ikmēneša pārskats

Kartēšanas un validācijas soļiem vajadzīgi 1., 2. un 6. punkts. Testēšanas solim vajadzīgi 3., 4. un 7. punkts. Bet 5. punkts, tehniski atbildīgā persona, uztur kustībā tos visus.

Ko 3. un 4. punkts nozīmē trīs maršrutos

Vārdi sarakstā visur ir vienādi, bet darbs aiz tiem ir atkarīgs no maršruta: KSeF tokens Polijā [2], Peppol ID Beļģijā, reģistrācija Plateforme Agréée platformā Francijā [3].

• KSeFPL

  3. punkts: piekļuve, kas izsniegta Jums

  KSeF tokens vai sertifikāts ar rēķinu izrakstīšanas atļauju Jūsu NIP

  4. punkts: testa vide

  KSeF testa vide

  Uzmanību

  Tokens bez InvoiceWrite atļaujas nevar atvērt sūtīšanas sesiju, tāpēc KSeF rēķinu nekad neredz

• PeppolBE

  3. punkts: piekļuve, kas izsniegta Jums

  Konts sertificētā piekļuves punktā un Peppol ID, ar kuru reģistrēts Jūsu uzņēmums

  4. punkts: testa vide

  Jūsu piekļuves punkta testa iestatījumi

  Uzmanību

  Bez Jūsu Peppol ID kā pārdevēja elektroniskās adreses Peppol noteikums noraida rēķinu

• Plateforme AgrééeFR

  3. punkts: piekļuve, kas izsniegta Jums

  Jūsu reģistrācija platformā, Jūsu SIREN aktīvs nacionālajā katalogā

  4. punkts: testa vide

  Platformas testa vide, atsevišķi no ražošanas vides

  Uzmanību

  Tests un ražošana ir nodalīti: iestatījumi vienā nenozīmē iestatījumus otrā

Divas no trim kļūmēm aptur testu, pirms rēķinu redz kāds pircējs. KSeF neatver sūtīšanas sesiju tokenam bez InvoiceWrite atļaujas [4], un Peppol tīklā noteikums PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 noraida rēķinu, pirms tas tiek nosūtīts [5]. Tāpēc abi punkti ir gatavības sarakstā, pirms sākas laika atskaite, nevis divu darba dienu ietvaros.

Francijā nacionālais katalogs darbojas abos virzienos. Uzņēmuma, kas nav izvēlējies saņemšanas platformu, tajā nav, un šim uzņēmumam adresētos rēķinus nevar piegādāt [6].

Ko laika atskaite neaptver

Daži soļi ir ārpus divām dienām, jo tos nekontrolē neviena no pusēm. Attēlā redzams, kur tie atrodas blakus laika atskaitei.

GatavībaJūsu tempāDivas darba dienasLaika atskaitēPēc pirmā derīgā testa rēķinaPēc Jūsu apstiprinājuma

Jūsu komandaSeptiņi saraksta punktiAtbild uz jautājumiem šajā laika posmāPieņemšanas tests un apstiprinājums

EurInvoicePieslēdz Jūsu izvēlēto maršrutuKartē, validē un nosūta testa rēķinusUzrauga pirmos reālos rēķinus

1. Laika atskaite sākas: visi septiņi punkti gatavi
2. Pirmais derīgais testa rēķins

Ārpus laika atskaites

• Reģistrācija platformā un KYC
• Nodokļu maksātāja autorizācija ražošanas videi
• Trešās puses, piemēram, ERP izstrādātājs, kas maina eksportu

• Reģistrācija platformā un KYC, ko piekļuves punkts vai platforma veic savā tempā.
• Nodokļu maksātāja autorizācija ražošanas videi, ko piešķir nodokļu administrācija.
• Jūsu pieņemšanas tests, ko veic un apstiprina Jūsu komanda.
• Trešo pušu pieejamība, piemēram, ERP izstrādātājs, kuram jāmaina eksports.

Neviens no tiem nav iemesls gaidīt ar septiņu punktu sākšanu. Lielākā daļa var notikt paralēli gatavībai, un agrs sākums ir labākais veids, kā visu projektu noturēt īsu.

Daži darbi ir arī ārpus pašas standarta vienības. Papildu juridiskās personas vai valstis, ienākošās plūsmas, e-⁠ziņošana, arhivēšana, darbs ar ERP saskarni un platformu maksas tiek piedāvāti par atsevišķu cenu. Zinot to iepriekš, divu dienu mērķis paliek par vienu lietu: pirmo derīgo testa rēķinu.

Ja kāda punkta trūkst

Tā notiek lielākajā daļā projektu, un tas ir normāli. Ja kāda punkta trūkst, mēs pasakām, kura, kurš par to atbild un kas tieši vajadzīgs. Laika atskaite gaida. Nekas netiek zaudēts, izņemot laiku, un gatavības saraksts parāda, kur šis laiks paiet.

Mūsu ziņa par trūkstošu punktu izskatās šādi: „3. punkts vēl ir atvērts. Platforma vēl nav aktivizējusi Jūsu testa kontu. Atbild: Jūsu komanda. Kad konts būs aktīvs, nosūtiet mums tā ID, un laika atskaite var sākties.“ Īsi, konkrēti un ar vienu atbildīgo.

Ja izrādās, ka trūkstošais punkts ir mūsu pusē, piemēram, maršruta integrācija, mēs to pasakām tieši tāpat. Saraksts attiecas uz mums abiem, un tas ir viens un tas pats saraksts neatkarīgi no tā, vai pērkat tieši no mums vai ar sava ERP partnera starpniecību.

Kontrolsaraksts, ko nosūtīt savai komandai

Iekopējiet šo e-⁠pastā tam, kurš atbild par ERP pusi:

1. Reprezentatīva anonimizētu rēķinu kopa, kas aptver katru tvērumā iekļauto variantu.
2. Piekļuve avotam vai stabila faila vai API nodošana ar testa datiem.
3. Testa piekļuves dati, sertifikāti un nodokļu maksātāja autorizācija izvēlētajam maršrutam, kas izsniegti Jūsu uzņēmumam.
4. Izvēlēts maršruts ar aktīvu testa vidi.
5. Viena tehniski atbildīgā persona, kurai šajā laika posmā atvēlēts laiks.
6. Rakstiski lēmumi par nodokļu kodiem, atbrīvojumiem, maksājuma datiem un identifikatoriem.
7. Webhook URL atgrieztajam statusam.

Kad visi septiņi punkti ir izpildīti, pasakiet mums, un divas darba dienas sākas.