Kdaj začne teči rok dveh dni

Naš cilj je prvi veljavni testni račun v dveh delovnih dneh. Kdor to sliši, vpraša, kdaj se ta dva dneva začneta. Iskren odgovor je: ko je zagotovljenih sedem stvari. Ta kontrolni seznam za e-⁠račune je teh sedem stvari. Dokler niso zagotovljene, nihče ne more obljubiti datuma, tudi mi ne, ker delo, ki vzame čas, čaka na nekaj, kar lahko zagotovite samo vi.

Ta zapis gre skozi vseh sedem točk: zakaj je vsaka pomembna, kdo jo prevzame in kje se projekti običajno zataknejo. Med branjem jih spodaj odkljukajte. Rok začne teči, ko odkljukate vseh sedem.

• Reprezentativen nabor računov, ki zajema vse različice v obsegu
• Delujoč dostop do vira ali stabilna predaja prek datoteke ali API
• Testne poverilnice, certifikati in pooblastilo davčnega zavezanca, izdani vam
• Izbrana pot z aktivnim testnim okoljem
• Tehnično odgovorna oseba na vaši strani, dosegljiva v tem obdobju
• Pisne odločitve o davčnih kodah, oprostitvah, plačilnih podatkih in identifikatorjih
• URL webhooka za vrnjeni status

0 / 7 zagotovljeno. Rok še ni začel teči.

Zakaj rok začne teči ob pripravljenosti

Podpis nam pove, da želite, da se delo opravi. Ne da pa nam računov, dostopa ali odločitev, ki jih delo potrebuje. Če bi začeli šteti na dan podpisa, bi dva dneva minila v čakanju na izvoz ali testno prijavo in cilj ne bi pomenil ničesar.

Zato je cilj vezan na pripravljenost. Pripravljenost je kratek seznam, enak za vsako pot, in vsako točko prevzame ena stran. Ko prispe zadnja točka, imamo vse, kar potrebujemo za preslikavo, validacijo in pošiljanje testnega računa, in dva delovna dneva sta nato naša odgovornost. Slovar isti seznam imenuje paket pripravljenosti (readiness package).

Tako je tudi o zamudah lahko govoriti. Če testni račun zamuja, vprašanje ni „kdo je počasen?“, temveč „katera točka manjka in kdo jo prevzame?“. Odgovor vidita obe strani.

Kontrolni seznam za e-⁠račune, točka za točko

1. Reprezentativen nabor računov

Potrebujemo resnične račune iz vašega sistema ERP, ki zajemajo vse različice v obsegu: običajne račune, dobropise in nenavadne, na primer postavke z obrnjeno davčno obveznostjo, račune v tuji valuti ali račune, ki se sklicujejo na naročilo. Iz njih nastane preslikava. Različice, ki je nikoli ne vidimo, ne moremo testirati.

Nosilec: vaša ekipa. Kje se običajno zatakne: nabor vsebuje samo preproste primere.

2. Delujoč dostop do vira

Podatke o računih beremo tam, kjer jih ustvari vaš sistem ERP. To je lahko delujoč dostop do izvornega sistema ali stabilna predaja: vsakič ista datoteka ali isti klic API, s testnimi podatki. Enkratna ročno izdelana preglednica ne šteje, ker produkcija ne bo videti tako.

Nosilec: vaša ekipa. Kje se običajno zatakne: izvoz, ki se še vedno spreminja iz tedna v teden.

3. Testne poverilnice, certifikati in pooblastilo davčnega zavezanca, izdani vam

Vsaka pot ima svoj način, kako spusti podjetje noter: žeton, certifikat, pooblastilo na davčnem portalu, uporabniški račun pri dostopni točki ali platformi. Izdani so vašemu podjetju, na vaše ime, na poti, ki ste jo izbrali.

Nosilec: vaša ekipa. Kje se običajno zatakne: zahtevek, ki še čaka pri platformi.

4. Izbrana pot z aktivnim testnim okoljem

Pot je način, kako vaš račun pride do kupca v eni državi: Peppol, francoska platforma, KSeF, RO e-⁠Factura in tako naprej. Izberete jo vi, njeno testno okolje pa mora biti vklopljeno za vaše podjetje. Mi jo povežemo.

Nosilec: vi izberete, mi povežemo. Kje se običajno zatakne: testno okolje, ki obstaja na papirju, a še ni aktivno.

5. Tehnično odgovorna oseba na vaši strani, dosegljiva v tem obdobju

Nekdo na vaši strani mora med našim delom odgovarjati na vprašanja: od kod prihaja polje, zakaj je koda takšna, kot je, ali se testni račun sme poslati. Dva delovna dneva ne preživita treh dni čakanja na odgovor.

Nosilec: vaša ekipa. Kje se običajno zatakne: ime brez rezerviranega časa.

6. Pisne odločitve o davčnih kodah, oprostitvah, plačilnih podatkih in identifikatorjih

Nekatera vprašanja niso tehnična. Katera kategorija DDV velja za to postavko? Kateri razlog za oprostitev sodi na tisto? Kateri identifikator uporabimo za prodajalca in kupca? To so davčne odločitve in pripadajo vam in vašemu računovodji. Potrebujemo jih v pisni obliki, da preslikava sledi vašim odločitvam in ne našim ugibanjem.

Nosilec: vaša ekipa skupaj z vašim računovodjo. Kje se običajno zatakne: odločitev, sprejeta na sestanku in nikoli zapisana.

7. URL webhooka za vrnjeni status

Vsaka pot odgovarja drugače. Vsak odgovor pretvorimo v en dogodek, ki ga vaš sistem ERP lahko prebere, izvirno kodo poti pa ohranimo zraven. Za to potrebujemo naslov, kamor ga pošljemo: URL webhooka na vaši strani ali dogovor, da status berete prek API.

Nosilec: vaša ekipa. Kje se običajno zatakne: URL, ki ga na strani sistema ERP še nihče ne posluša.

Kaj se zgodi v dveh delovnih dneh

Ko prispe sedma točka, delo poteka v ustaljenem vrstnem redu. Iz vaših računov zgradimo preslikavo v EN 16931 [1] in format države, vsako različico preverimo po uradnih pravilih in račune pošljemo skozi testno okolje poti. Status se vam vrača tako, kot se bo v produkciji. Pritisnite Predvajaj in sledite enemu računu.

▶Predvajaj

1. 01Izvoz iz ERP
2. 02Preslikava
3. 03Validacija
4. 04Pot
5. 05Kupec in davčna platforma

↺Status se vrne prek webhooka ali API: sprejet, zavrnjen s kodo ali zavrnjen s strani kupca.

Izvoz iz ERPPodatki ERP

Vaš sistem ERP ustvari podatke o računu: poročilo, datoteko ali klic API.

Kaj gre lahko narobeV izvozu manjka polje, na primer kupčeva identifikacijska številka za DDV.

Cilj je prvi veljavni testni račun v teh dveh delovnih dneh. Veljaven testni račun je tisti, ki ga testno okolje poti sprejme. To je prvi dokaz, da se vaši podatki, naša preslikava in pot ujemajo med seboj.

Kje je sedem točk v šestih korakih

Seznam pripravljenosti ni ločen postopek. Je tisti del naših šestih korakov, ki ga lahko začnete samo vi. Takole se delo razdeli, ko je obseg podpisan:

Korak	Kaj naredite vi	Kaj naredimo mi
Obseg	Pošljete projekt in podatke o pravni osebi	Preverimo ga glede na standardno enoto
Preslikava	Omogočite dostop in pošljete reprezentativne račune	Pripravimo tabelo preslikav
Validacija	Odločite o davčnih kodah in identifikatorjih	Zaženemo nabore pravil in popravimo preslikavo
Test	Uredite testne poverilnice	Pošljemo, potrdimo in preslikamo status
Produkcija	Izvedete prevzemni test in date odobritev	Spremljamo prve produkcijske račune
Spremljanje	Na zahtevo popravite podatke pri viru	Razvrščanje, popravki preslikave in mesečno poročilo

Točke 1, 2 in 6 napajajo koraka preslikave in validacije. Točke 3, 4 in 7 napajajo korak testa. Točka 5, tehnično odgovorna oseba, ohranja vse v gibanju.

Kaj pomenita točki 3 in 4 na treh poteh

Besede na seznamu so povsod enake, delo za njimi pa je odvisno od poti: žeton KSeF na Poljskem [2], Peppol ID v Belgiji, registracija pri Plateforme Agréée v Franciji [3].

• KSeFPL

  Točka 3: dostop, izdan vam

  Žeton KSeF ali certifikat z dovoljenjem za izdajanje računov za vaš NIP

  Točka 4: testno okolje

  Testno okolje KSeF

  Na kaj paziti

  Žeton brez dovoljenja InvoiceWrite ne more odpreti seje za pošiljanje, zato KSeF računa nikoli ne vidi

• PeppolBE

  Točka 3: dostop, izdan vam

  Uporabniški račun pri certificirani dostopni točki in Peppol ID, pod katerim je registrirano vaše podjetje

  Točka 4: testno okolje

  Testna nastavitev vaše dostopne točke

  Na kaj paziti

  Brez vašega Peppol ID kot elektronskega naslova prodajalca račun zavrne pravilo Peppol

• Plateforme AgrééeFR

  Točka 3: dostop, izdan vam

  Vaša registracija pri platformi, z aktivno številko SIREN v nacionalnem imeniku

  Točka 4: testno okolje

  Testno okolje platforme, ločeno od produkcijskega

  Na kaj paziti

  Test in produkcija sta ločena: nastavitev v enem ne pomeni nastavitve v drugem

Dve od treh napak ustavita test, še preden račun vidi katerikoli kupec. Žeton brez dovoljenja InvoiceWrite v KSeF ne more odpreti seje za pošiljanje [4], v omrežju Peppol pa pravilo PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 zavrne račun, še preden sploh odide [5]. Zato sta obe točki na seznamu pripravljenosti, pred začetkom roka, in ne znotraj dveh delovnih dni.

V Franciji nacionalni imenik deluje v obe smeri. Podjetja, ki ni izbralo platforme za prejemanje računov, v njem ni, in računov, naslovljenih na to podjetje, ni mogoče dostaviti [6].

Česa rok ne zajema

Nekateri koraki so zunaj dveh dni, ker jih nobena stran nima v rokah. Slika kaže, kje so glede na rok.

PripravljenostV vašem tempuDva delovna dnevaV rokuPo prvem veljavnem testnem računuOb vaši potrditvi

Vaša ekipaSedem točk s seznamaOdgovarja na vprašanja v tem obdobjuPrevzemni test in potrditev

EurInvoicePoveže izbrano potPreslika, validira in pošlje testne računeSpremlja prve produkcijske račune

1. Rok začne teči: vseh sedem točk zagotovljenih
2. Prvi veljavni testni račun

Zunaj roka

• Vključitev na platformo in KYC
• Pooblastilo davčnega zavezanca za produkcijo
• Tretje osebe, na primer ponudnik ERP, ki spreminja izvoz

• Vključitev na platformo in KYC, ki ju dostopna točka ali platforma izvede v svojem tempu.
• Pooblastilo davčnega zavezanca za produkcijo, ki ga izda davčna uprava.
• Vaš prevzemni test, ki ga izvede in potrdi vaša ekipa.
• Razpoložljivost tretjih oseb, na primer ponudnika sistema ERP, ki mora spremeniti izvoz.

Nič od tega ni razlog za čakanje z začetkom sedmih točk. Večina lahko poteka vzporedno s pripravo, zgodnji začetek pa je najboljši način, da ostane celoten projekt kratek.

Nekaj dela je tudi zunaj same standardne enote. Dodatne pravne osebe ali države, prejete račune, e-⁠poročanje, arhiviranje, delo na vmesniku sistema ERP in pristojbine platform ponudimo ločeno. Če to veste vnaprej, se cilj dveh dni nanaša na eno samo stvar: prvi veljavni testni račun.

Ko točka manjka

To se zgodi pri večini projektov in ni nič narobe. Ko točka manjka, povemo, katera, kdo jo prevzame in kaj točno je potrebno. Rok čaka. Izgubi se samo čas, seznam pripravljenosti pa pokaže, kam gre.

Naše sporočilo o manjkajoči točki se glasi takole: „Točka 3 je še odprta. Platforma vašega testnega uporabniškega računa še ni aktivirala. Nosilec: vaša ekipa. Ko bo aktiven, nam pošljite ID uporabniškega računa in rok lahko začne teči.“ Kratko, konkretno in z enim nosilcem.

Če se izkaže, da manjkajoča točka leži na naši strani, na primer integracija poti, to povemo na enak način. Seznam velja za obe strani in je enak, ne glede na to, ali kupujete neposredno pri nas ali prek svojega partnerja ERP.

Seznam, ki ga pošljete svoji ekipi

Kopirajte ga v e-⁠poštno sporočilo tistemu, ki skrbi za stran sistema ERP:

1. Reprezentativen nabor anonimiziranih računov, vse različice v obsegu.
2. Dostop do vira ali stabilna predaja prek datoteke ali API, s testnimi podatki.
3. Testne poverilnice, certifikati in pooblastilo davčnega zavezanca za izbrano pot, izdani vašemu podjetju.
4. Izbrana pot z aktivnim testnim okoljem.
5. Ena tehnično odgovorna oseba z rezerviranim časom v tem obdobju.
6. Pisne odločitve o davčnih kodah, oprostitvah, plačilnih podatkih in identifikatorjih.
7. URL webhooka za vrnjeni status.

Ko je vseh sedem točk urejenih, nam sporočite in dva delovna dneva začneta teči.