Qué pone en marcha el plazo de dos días

Nuestro objetivo es la primera factura de prueba válida en dos días laborables. Quien lo oye pregunta cuándo empiezan a contar esos dos días. La respuesta honesta es: cuando siete puntos están listos. Este checklist de facturación electrónica recoge esos siete puntos. Mientras no estén listos, nadie puede prometer una fecha, tampoco nosotros, porque el trabajo que lleva tiempo está esperando algo que solo usted puede aportar.

Esta nota repasa los siete puntos: por qué importa cada uno, a quién le corresponde y dónde suelen atascarse los proyectos. Márquelos a continuación a medida que lee. El plazo empieza a contar cuando los siete están marcados.

• Un conjunto representativo de facturas que cubra todas las variantes del alcance acordado
• Acceso operativo al origen, o una entrega estable por archivo o API
• Credenciales de prueba, certificados y autorización del contribuyente, emitidos a su nombre
• El canal elegido, con su entorno de pruebas activo
• Un responsable técnico de su parte, disponible durante la ventana de trabajo
• Decisiones por escrito sobre códigos de impuestos, exenciones, datos de pago e identificadores
• Una URL de webhook para el estado devuelto

0 / 7 listos. El plazo todavía no ha empezado.

Por qué el plazo cuenta desde los requisitos de arranque

Una firma nos dice que usted quiere que se haga el trabajo. No nos da las facturas, el acceso ni las decisiones que el trabajo necesita. Si empezáramos a contar el día de la firma, los dos días se irían en esperar una exportación o un acceso de prueba, y el objetivo no significaría nada.

Por eso el objetivo está ligado a los requisitos de arranque. Son una lista corta, la misma para todos los canales, y cada punto tiene un único responsable. Cuando llega el último punto, tenemos todo lo necesario para mapear, validar y enviar una factura de prueba, y cumplir los dos días laborables pasa a depender de nosotros. En el glosario, esta misma lista se llama «readiness package».

Esto también facilita hablar de los retrasos. Si la factura de prueba llega tarde, la pregunta no es «¿quién va lento?», sino «¿qué punto falta y a quién le corresponde?». Ambas partes pueden ver la respuesta.

El checklist de facturación electrónica, punto por punto

1. Un conjunto representativo de facturas

Necesitamos facturas reales de su ERP que cubran todas las variantes del alcance acordado: facturas ordinarias, facturas rectificativas y las poco habituales, como líneas con inversión del sujeto pasivo, facturas en moneda extranjera o facturas que citan un pedido. El mapeo se construye a partir de ellas. Una variante que nunca vemos es una variante que no podemos probar.

Responsable: su equipo. El fallo habitual: un conjunto que solo incluye los casos fáciles.

2. Acceso operativo al origen

Leemos los datos de factura allí donde los genera su ERP. Puede ser un acceso operativo al sistema de origen o una entrega estable: el mismo archivo o la misma llamada a la API cada vez, con datos de prueba. Una hoja de cálculo hecha a mano una sola vez no sirve, porque la producción no se parecerá a ella.

Responsable: su equipo. El fallo habitual: una exportación que todavía cambia de una semana a otra.

3. Credenciales de prueba, certificados y autorización del contribuyente, emitidos a su nombre

Cada canal tiene su propia forma de dar entrada a una empresa: un token, un certificado, una autorización en un portal tributario, una cuenta en un punto de acceso o en una plataforma. Se emiten a su empresa, a su nombre, en el canal que usted eligió.

Responsable: su equipo. El fallo habitual: una solicitud que sigue pendiente en la plataforma.

4. El canal elegido, con su entorno de pruebas activo

El canal es la vía por la que su factura llega al comprador en un país: Peppol, una plataforma francesa, KSeF, RO e-⁠Factura, etc. Usted lo elige, y su entorno de pruebas debe estar activado para su empresa. Nosotros lo conectamos.

Responsable: usted elige, nosotros conectamos. El fallo habitual: un entorno de pruebas que existe sobre el papel, pero que todavía no está activo.

5. Un responsable técnico de su parte, disponible durante la ventana de trabajo

Alguien de su parte tiene que responder preguntas mientras trabajamos: de dónde sale un campo, por qué un código tiene ese aspecto, si se puede enviar una factura de prueba. Dos días laborables no sobreviven a una espera de tres días por una respuesta.

Responsable: su equipo. El fallo habitual: un nombre sin tiempo reservado.

6. Decisiones por escrito sobre códigos de impuestos, exenciones, datos de pago e identificadores

Algunas preguntas no son técnicas. ¿Qué categoría de IVA se aplica a esta línea? ¿Qué motivo de exención va en aquella? ¿Qué identificador usamos para el vendedor y para el comprador? Son decisiones fiscales, y les corresponden a usted y a su contable. Las necesitamos por escrito, para que el mapeo siga sus decisiones y no nuestras suposiciones.

Responsable: su equipo, con su contable. El fallo habitual: una decisión tomada en una reunión que nunca se puso por escrito.

7. Una URL de webhook para el estado devuelto

Cada canal responde de una forma distinta. Convertimos cada respuesta en un único evento que su ERP puede leer y conservamos junto a él el código propio del canal. Para eso necesitamos un destino al que enviarlo: una URL de webhook de su parte, o el acuerdo de que usted consulta el estado a través de la API.

Responsable: su equipo. El fallo habitual: una URL que nadie escucha todavía en el lado del ERP.

Qué ocurre en los dos días laborables

Cuando llega el séptimo punto, el trabajo sigue un orden fijo. Construimos el mapeo de sus facturas a EN 16931 [1] y al formato del país, comprobamos cada variante con las reglas oficiales y enviamos facturas por el entorno de pruebas del canal. El estado le llega igual que le llegará en producción. Pulse «Reproducir» para seguir una factura de principio a fin.

▶Reproducir

1. 01Exportación del ERP
2. 02Mapeo
3. 03Validación
4. 04Canal
5. 05Comprador y plataforma fiscal

↺El estado vuelve por webhook o API: aceptada, rechazada con un código o no admitida por el comprador.

Exportación del ERPDatos del ERP

Su ERP genera los datos de la factura: un informe, un archivo o una llamada a la API.

Qué puede fallarFalta un campo en la exportación, como el número de IVA del comprador.

El objetivo es la primera factura de prueba válida dentro de esos dos días laborables. Una factura de prueba válida es una factura que el entorno de pruebas del canal acepta. Es la primera demostración de que sus datos, nuestro mapeo y el canal concuerdan entre sí.

Dónde encajan los siete puntos en los seis pasos

La lista de requisitos de arranque no es un proceso aparte. Es la parte de nuestros seis pasos que solo usted puede iniciar. Así se reparte el trabajo una vez firmado el alcance:

Paso	Qué hace usted	Qué hacemos nosotros
Alcance	Aportar el proyecto y los datos de la entidad	Contrastarlo con el paquete estándar
Mapeo	Facilitar el acceso y facturas representativas	Crear la tabla de mapeo
Validación	Decidir los códigos de impuestos y los identificadores	Aplicar los conjuntos de reglas y corregir el mapeo
Pruebas	Gestionar las credenciales de prueba	Enviar, confirmar y mapear el estado
Puesta en producción	Realizar su prueba de aceptación y dar el visto bueno	Vigilar las primeras facturas en producción
Supervisión	Corregir los datos en origen cuando se le pida	Clasificación, correcciones del mapeo e informe mensual

Los puntos 1, 2 y 6 alimentan los pasos de mapeo y validación. Los puntos 3, 4 y 7 alimentan el paso de pruebas. El punto 5, el responsable técnico, hace que todos avancen.

Qué significan los puntos 3 y 4 en tres canales

Las palabras de la lista son las mismas en todas partes, pero el trabajo que hay detrás depende del canal: un token de KSeF en Polonia [2], un Peppol ID en Bélgica, un registro en una Plateforme Agréée en Francia [3].

• KSeFPL

  Punto 3: acceso, emitido a su nombre

  Un token o certificado de KSeF con el permiso de emisión de facturas para su NIP

  Punto 4: el entorno de pruebas

  El entorno de pruebas de KSeF

  Atención a

  Un token sin el permiso InvoiceWrite no puede abrir una sesión de envío, así que KSeF nunca ve la factura

• PeppolBE

  Punto 3: acceso, emitido a su nombre

  Una cuenta en un punto de acceso certificado y el Peppol ID con el que está registrada su empresa

  Punto 4: el entorno de pruebas

  La configuración de pruebas de su punto de acceso

  Atención a

  Sin su Peppol ID como dirección electrónica del vendedor, una regla de Peppol rechaza la factura

• Plateforme AgrééeFR

  Punto 3: acceso, emitido a su nombre

  Su registro en la plataforma, con su SIREN activo en el directorio nacional

  Punto 4: el entorno de pruebas

  El entorno de pruebas de la plataforma, separado del de producción

  Atención a

  Pruebas y producción están separadas: estar dado de alta en uno no significa estarlo en el otro

Dos de los tres fallos detienen una prueba antes de que ningún comprador la vea. KSeF no abre una sesión de envío para un token sin el permiso InvoiceWrite [4], y en Peppol la regla PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 rechaza la factura antes de que salga [5]. Por eso ambos puntos están en la lista de requisitos de arranque, antes de que el plazo empiece a contar, y no dentro de los dos días laborables.

En Francia, el directorio nacional funciona en ambos sentidos. Una empresa que no ha elegido una plataforma de recepción no figura en él, y las facturas dirigidas a esa empresa no se pueden entregar [6].

Lo que el plazo no cubre

Algunos pasos quedan fuera de los dos días porque ninguna de las dos partes los controla. La figura muestra dónde se sitúan junto al plazo.

Requisitos de arranqueA su ritmoLos dos días laborablesDentro del plazoDespués de la primera factura de prueba válidaCon su visto bueno

Su equipoLos siete puntos de la listaResponde a las preguntas durante la ventana de trabajoPrueba de aceptación y visto bueno

EurInvoiceConecta el canal que usted eligióMapea, valida y envía facturas de pruebaVigila las primeras facturas en producción

1. Empieza el plazo: los siete puntos listos
2. Primera factura de prueba válida

Fuera del plazo

• Alta en la plataforma y KYC
• Autorización del contribuyente para producción
• Terceros, como un fabricante de ERP que cambia una exportación

• El alta en la plataforma y el KYC, que el punto de acceso o la plataforma gestionan a su propio ritmo.
• La autorización del contribuyente para producción, que concede la administración tributaria.
• Su prueba de aceptación, que su equipo realiza y aprueba.
• La disponibilidad de terceros, como un fabricante de ERP que debe cambiar una exportación.

Ninguno de ellos es motivo para esperar antes de empezar con los siete puntos. La mayoría pueden avanzar en paralelo con los requisitos de arranque, y empezarlos pronto es la mejor manera de que todo el proyecto sea corto.

Algunos trabajos también quedan fuera del propio paquete estándar. Más entidades o países, flujos de entrada, e-⁠reporting, archivo, trabajos en la interfaz del ERP y tarifas de plataforma se presupuestan aparte. Saberlo desde el principio mantiene el objetivo de dos días centrado en una sola cosa: la primera factura de prueba válida.

Cuando falta un punto

Ocurre en la mayoría de los proyectos, y no pasa nada. Cuando falta un punto, decimos cuál es, a quién le corresponde y qué se necesita exactamente. El plazo espera. No se pierde nada salvo tiempo, y la lista de requisitos de arranque deja ver en qué se va ese tiempo.

Un mensaje nuestro sobre un punto pendiente dice así: «El punto 3 sigue abierto. La plataforma todavía no ha activado su cuenta de prueba. Responsable: su equipo. En cuanto esté activa, envíenos el ID de la cuenta y el plazo podrá empezar.» Breve, concreto y con un único responsable.

Si resulta que el punto pendiente está de nuestra parte, como la integración con el canal, lo decimos de la misma forma. La lista se aplica a ambas partes, y es la misma tanto si nos contrata directamente como si lo hace a través de su partner ERP.

Un checklist para enviar a su equipo

Copie esto en un correo electrónico para quien se encargue del lado del ERP:

1. Un conjunto representativo de facturas anonimizadas, con todas las variantes del alcance.
2. Acceso al origen, o una entrega estable por archivo o API con datos de prueba.
3. Credenciales de prueba, certificados y autorización del contribuyente para el canal elegido, emitidos a nombre de su empresa.
4. El canal elegido, con su entorno de pruebas activo.
5. Un responsable técnico con tiempo reservado durante la ventana de trabajo.
6. Decisiones por escrito sobre códigos de impuestos, exenciones, datos de pago e identificadores.
7. Una URL de webhook para el estado devuelto.

Cuando los siete estén listos, avísenos y empezarán a contar los dos días laborables.