Nuo ko pradedamas skaičiuoti dviejų dienų terminas

Mūsų tikslas – pirmoji tinkama bandomoji sąskaita faktūra per dvi darbo dienas. Tai išgirdę, žmonės klausia, nuo kada skaičiuojamos tos dvi dienos. Sąžiningas atsakymas: nuo tada, kai parengti septyni dalykai. Pasirengimas e. sąskaitoms faktūroms – tai būtent šie septyni dalykai, surašyti į kontrolinį sąrašą. Kol jie neparengti, niekas negali pažadėti datos, net ir mes, nes darbas, kuriam reikia laiko, laukia to, ką pateikti galite tik Jūs.

Šiame straipsnyje aptariame visus septynis punktus: kodėl kiekvienas svarbus, kas už jį atsako ir kur projektai dažniausiai stringa. Skaitydami pažymėkite juos toliau. Terminas pradedamas skaičiuoti, kai pažymėti visi septyni.

• Reprezentatyvus sąskaitų faktūrų rinkinys, apimantis visus į apimtį įtrauktus variantus
• Veikianti prieiga prie šaltinio arba stabilus perdavimas failu ar per API
• Testavimo prisijungimo duomenys, sertifikatai ir mokesčių mokėtojo įgaliojimas, išduoti Jums
• Pasirinktas kanalas su aktyvia testavimo aplinka
• Atsakingas techninis asmuo iš Jūsų komandos, pasiekiamas šiuo laikotarpiu
• Raštiški sprendimai dėl mokesčių kodų, neapmokestinimo atvejų, mokėjimo duomenų ir identifikatorių
• Webhook URL grąžinamai būsenai

0 / 7 įvykdyta. Terminas dar nepradėtas skaičiuoti.

Kodėl terminas skaičiuojamas nuo pasirengimo

Parašas mums parodo, kad norite, jog darbas būtų atliktas. Tačiau jis neduoda mums nei sąskaitų faktūrų, nei prieigos, nei sprendimų, kurių reikia darbui. Jei pradėtume skaičiuoti nuo pasirašymo dienos, dvi dienos praeitų laukiant eksporto ar testavimo prisijungimo, ir tikslas nieko nereikštų.

Todėl tikslas susietas su pasirengimu. Pasirengimas – tai trumpas sąrašas, jis vienodas visiems kanalams, o kiekvienas punktas turi vieną atsakingąjį. Kai gauname paskutinį punktą, turime viską, ko reikia, kad susietume, patikrintume ir išsiųstume bandomąją sąskaitą faktūrą, o už dvi darbo dienas atsakome mes. Terminų žodyne tas pats sąrašas vadinamas pasirengimo paketu.

Taip pat lengviau kalbėti apie vėlavimą. Jei bandomoji sąskaita faktūra vėluoja, klausimas yra ne „kas lėtas?“, o „kurio punkto trūksta ir kas už jį atsako?“. Atsakymą mato abi pusės.

Pasirengimas e. sąskaitoms faktūroms: kontrolinis sąrašas punktas po punkto

1. Reprezentatyvus sąskaitų faktūrų rinkinys

Mums reikia tikrų sąskaitų faktūrų iš Jūsų ERP sistemos, apimančių visus į apimtį įtrauktus variantus: standartines sąskaitas faktūras, kreditines sąskaitas faktūras ir neįprastas, pavyzdžiui, eilutes su atvirkštiniu apmokestinimu, sąskaitas faktūras užsienio valiuta ar sąskaitas faktūras su užsakymo nuoroda. Būtent iš jų sudarome susiejimą. Varianto, kurio niekada nematome, negalime išbandyti.

Atsako: Jūsų komanda. Dažniausia spraga – rinkinys, kuriame yra tik paprasti atvejai.

2. Veikianti prieiga prie šaltinio

Sąskaitų faktūrų duomenis nuskaitome ten, kur juos sukuria Jūsų ERP sistema. Tai gali būti veikianti prieiga prie šaltinio sistemos arba stabilus perdavimas: kaskart tas pats failas ar API iškvietimas su testiniais duomenimis. Vienkartinė rankiniu būdu parengta skaičiuoklė netinka, nes gamybinėje aplinkoje duomenys taip neatrodys.

Atsako: Jūsų komanda. Dažniausia spraga – eksportas, kuris vis dar keičiasi kas savaitę.

3. Testavimo prisijungimo duomenys, sertifikatai ir mokesčių mokėtojo įgaliojimas, išduoti Jums

Kiekvienas kanalas turi savo būdą įmonei įsileisti: prieigos raktą, sertifikatą, įgaliojimą mokesčių portale, paskyrą prieigos taške ar platformoje. Jie išduodami Jūsų įmonei, Jūsų vardu, Jūsų pasirinktame kanale.

Atsako: Jūsų komanda. Dažniausia spraga – prašymas, kurį platforma vis dar nagrinėja.

4. Pasirinktas kanalas su aktyvia testavimo aplinka

Kanalas – tai būdas, kuriuo Jūsų sąskaita faktūra pasiekia pirkėją vienoje šalyje: Peppol, Prancūzijos platforma, KSeF, RO e-⁠Factura ir kt. Jį pasirenkate Jūs, o jo testavimo aplinka turi būti įjungta Jūsų įmonei. Mes jį prijungiame.

Atsako: renkatės Jūs, prijungiame mes. Dažniausia spraga – testavimo aplinka, kuri egzistuoja popieriuje, bet dar nėra aktyvi.

5. Atsakingas techninis asmuo iš Jūsų komandos, pasiekiamas šiuo laikotarpiu

Kas nors iš Jūsų komandos turi atsakyti į klausimus, kol dirbame: iš kur gaunamas laukas, kodėl kodas atrodo būtent taip, ar galima siųsti bandomąją sąskaitą faktūrą. Dvi darbo dienos neatlaiko trijų dienų laukimo atsakymo.

Atsako: Jūsų komanda. Dažniausia spraga – vardas be tam skirto laiko.

6. Raštiški sprendimai dėl mokesčių kodų, neapmokestinimo atvejų, mokėjimo duomenų ir identifikatorių

Kai kurie klausimai nėra techniniai. Kuri PVM kategorija taikoma šiai eilutei? Kokią neapmokestinimo priežastį nurodyti anoje eilutėje? Kurį identifikatorių naudojame pardavėjui ir pirkėjui? Tai mokesčių sprendimai, ir jie priklauso Jums bei Jūsų buhalteriui. Mums jų reikia raštu, kad susiejimas atitiktų Jūsų sprendimus, o ne mūsų spėjimus.

Atsako: Jūsų komanda kartu su buhalteriu. Dažniausia spraga – sprendimas, priimtas susitikime ir niekada neužrašytas.

7. Webhook URL grąžinamai būsenai

Kiekvienas kanalas atsako skirtingai. Kiekvieną atsakymą paverčiame vienu Jūsų ERP sistemai suprantamu įvykiu, šalia išsaugodami paties kanalo kodą. Tam reikia vietos, kur jį siųsti: webhook URL Jūsų pusėje arba susitarimo, kad būseną nuskaitysite per API.

Atsako: Jūsų komanda. Dažniausia spraga – URL, kurio ERP pusėje dar niekas nestebi.

Kas vyksta per dvi darbo dienas

Kai gauname septintąjį punktą, darbas vyksta nustatyta tvarka. Iš Jūsų sąskaitų faktūrų sudarome susiejimą su EN 16931 [1] ir šalies formatu, kiekvieną variantą patikriname pagal oficialias taisykles ir siunčiame sąskaitas faktūras per kanalo testavimo aplinką. Būsena grįžta pas Jus taip pat, kaip grįš gamybinėje aplinkoje. Paspauskite paleidimo mygtuką ir sekite vienos sąskaitos faktūros kelią.

▶Paleisti

1. 01ERP eksportas
2. 02Susiejimas
3. 03Patikra
4. 04Kanalas
5. 05Pirkėjas ir mokesčių platforma

↺Būsena grįžta per webhook arba API: priimta, atmesta su kodu arba pirkėjo atsisakyta.

ERP eksportasERP duomenys

Jūsų ERP sistema sukuria sąskaitos faktūros duomenis: ataskaitą, failą arba API iškvietimą.

Kas gali nepavyktiEksporte trūksta lauko, pavyzdžiui, pirkėjo PVM mokėtojo kodo.

Tikslas – pirmoji tinkama bandomoji sąskaita faktūra per tas dvi darbo dienas. Tinkama bandomoji sąskaita faktūra yra ta, kurią priima kanalo testavimo aplinka. Tai pirmasis įrodymas, kad Jūsų duomenys, mūsų susiejimas ir kanalas dera tarpusavyje.

Kur septyni punktai įsilieja į šešis žingsnius

Pasirengimo sąrašas nėra atskiras procesas. Tai ta mūsų šešių žingsnių dalis, kurią pradėti galite tik Jūs. Štai kaip pasiskirsto darbas, kai darbų apimtis pasirašyta:

Žingsnis	Ką darote Jūs	Ką darome mes
Apimtis	Pateikiate projektą ir juridinio asmens duomenis	Patikriname jį pagal standartinį paketą
Susiejimas	Suteikiate prieigą ir reprezentatyvias sąskaitas faktūras	Sudarome susiejimo lentelę
Patikra	Nusprendžiate dėl mokesčių kodų ir identifikatorių	Taikome taisyklių rinkinius ir taisome susiejimą
Testavimas	Pasirūpinate testavimo prisijungimo duomenimis	Siunčiame, patvirtiname ir susiejame būseną
Paleidimas	Atliekate priėmimo testą ir patvirtinate	Stebime pirmąsias realias sąskaitas faktūras
Stebėsena	Paprašius ištaisote duomenis šaltinyje	Rūšiavimas, susiejimo pataisymai ir mėnesio ataskaita

Susiejimo ir patikros žingsniams reikalingi 1, 2 ir 6 punktai. Testavimo žingsniui reikalingi 3, 4 ir 7 punktai. O 5 punktas, atsakingas techninis asmuo, palaiko visų jų eigą.

Ką 3 ir 4 punktai reiškia trijuose kanaluose

Sąrašo žodžiai visur tie patys, bet darbas už jų priklauso nuo kanalo: KSeF prieigos raktas Lenkijoje [2], Peppol ID Belgijoje, registracija Plateforme Agréée platformoje Prancūzijoje [3].

• KSeFPL

  3 punktas: prieiga, išduota Jums

  KSeF prieigos raktas arba sertifikatas su sąskaitų faktūrų išrašymo leidimu Jūsų NIP

  4 punktas: testavimo aplinka

  KSeF testavimo aplinka

  Atkreipkite dėmesį

  Prieigos raktas be InvoiceWrite leidimo negali atidaryti siuntimo sesijos, todėl KSeF sąskaitos faktūros niekada nepamato

• PeppolBE

  3 punktas: prieiga, išduota Jums

  Paskyra sertifikuotame prieigos taške ir Peppol ID, kuriuo užregistruota Jūsų įmonė

  4 punktas: testavimo aplinka

  Jūsų prieigos taško testavimo sąranka

  Atkreipkite dėmesį

  Be Jūsų Peppol ID kaip pardavėjo elektroninio adreso Peppol taisyklė atmeta sąskaitą faktūrą

• Plateforme AgrééeFR

  3 punktas: prieiga, išduota Jums

  Jūsų registracija platformoje, kai Jūsų SIREN aktyvus nacionaliniame kataloge

  4 punktas: testavimo aplinka

  Platformos testavimo aplinka, atskira nuo gamybinės

  Atkreipkite dėmesį

  Testavimas ir gamyba atskirti: parengtis vienoje aplinkoje nereiškia parengties kitoje

Dvi iš trijų klaidų sustabdo testą dar prieš tai, kai sąskaitą faktūrą pamato bet kuris pirkėjas. KSeF neatidaro siuntimo sesijos prieigos raktui be InvoiceWrite leidimo [4], o Peppol tinkle taisyklė PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 atmeta sąskaitą faktūrą dar prieš ją išsiunčiant [5]. Todėl abu punktai yra pasirengimo sąraše, prieš pradedant skaičiuoti terminą, o ne per dvi darbo dienas.

Prancūzijoje nacionalinis katalogas veikia abiem kryptimis. Įmonės, kuri nepasirinko gavimo platformos, jame nėra, todėl jai adresuotų sąskaitų faktūrų pristatyti neįmanoma [6].

Kas neįskaičiuojama į terminą

Kai kurie žingsniai nepatenka į dvi dienas, nes jų nekontroliuoja nė viena pusė. Paveiksle matyti, kur jie yra šalia termino.

PasirengimasJūsų tempuDvi darbo dienosĮskaičiuojama į terminąPo pirmosios tinkamos bandomosios sąskaitos faktūrosJums patvirtinus

Jūsų komandaSeptyni sąrašo punktaiAtsako į klausimus šiuo laikotarpiuPriėmimo testas ir patvirtinimas

EurInvoicePrijungia Jūsų pasirinktą kanaląSusieja, patikrina ir siunčia bandomąsias sąskaitas faktūrasStebi pirmąsias realias sąskaitas faktūras

1. Terminas prasideda: visi septyni punktai įvykdyti
2. Pirmoji tinkama bandomoji sąskaita faktūra

Už termino ribų

• Prijungimas prie platformos ir KYC
• Mokesčių mokėtojo įgaliojimas gamybinei aplinkai
• Trečiosios šalys, pavyzdžiui, ERP gamintojas, keičiantis eksportą

• Prijungimas prie platformos ir KYC, kuriuos prieigos taškas ar platforma atlieka savo tempu.
• Mokesčių mokėtojo įgaliojimas gamybinei aplinkai, kurį suteikia mokesčių administratorius.
• Jūsų priėmimo testas, kurį atlieka ir patvirtina Jūsų komanda.
• Trečiųjų šalių pasiekiamumas, pavyzdžiui, ERP gamintojo, kuris turi pakeisti eksportą.

Nė vienas iš jų nėra priežastis laukti prieš pradedant septynis punktus. Dauguma jų gali vykti lygiagrečiai su pasirengimu, o pradėti juos anksti – geriausias būdas išlaikyti visą projektą trumpą.

Kai kurie darbai nepatenka ir į patį standartinį paketą. Papildomi juridiniai asmenys ar šalys, gaunamų sąskaitų faktūrų srautai, e. ataskaitų teikimas, archyvavimas, darbai su ERP sąsaja ir platformų mokesčiai įkainojami atskirai. Žinant tai iš anksto, dviejų dienų tikslas lieka susijęs su vienu dalyku: pirmąja tinkama bandomąja sąskaita faktūra.

Kai trūksta punkto

Taip nutinka daugumoje projektų, ir tai normalu. Kai trūksta punkto, pasakome, kurio, kas už jį atsako ir ko tiksliai reikia. Terminas laukia. Niekas neprarandama, išskyrus laiką, o pasirengimo sąrašas parodo, kur tas laikas dingsta.

Mūsų pranešimas apie trūkstamą punktą atrodo taip: „3 punktas dar atviras. Platforma dar neaktyvavo Jūsų testavimo paskyros. Atsako: Jūsų komanda. Kai paskyra bus aktyvi, atsiųskite mums jos ID, ir terminas galės prasidėti.“ Trumpai, konkrečiai ir su vienu atsakinguoju.

Jei paaiškėja, kad trūkstamas punktas yra mūsų pusėje, pavyzdžiui, integracija su kanalu, apie tai pranešame lygiai taip pat. Sąrašas taikomas mums abiem, ir tai tas pats sąrašas, nesvarbu, ar perkate tiesiogiai iš mūsų, ar per savo ERP partnerį.

Kontrolinis sąrašas, kurį galite nusiųsti savo komandai

Nukopijuokite tai į el. laišką asmeniui, atsakingam už ERP pusę:

1. Reprezentatyvus anonimizuotų sąskaitų faktūrų rinkinys, apimantis visus į apimtį įtrauktus variantus.
2. Prieiga prie šaltinio arba stabilus perdavimas failu ar per API su testiniais duomenimis.
3. Testavimo prisijungimo duomenys, sertifikatai ir mokesčių mokėtojo įgaliojimas pasirinktam kanalui, išduoti Jūsų įmonei.
4. Pasirinktas kanalas su aktyvia testavimo aplinka.
5. Vienas atsakingas techninis asmuo, turintis tam skirto laiko šiuo laikotarpiu.
6. Raštiški sprendimai dėl mokesčių kodų, neapmokestinimo atvejų, mokėjimo duomenų ir identifikatorių.
7. Webhook URL grąžinamai būsenai.

Kai visi septyni punktai įvykdyti, praneškite mums, ir prasideda dvi darbo dienos.