Co spouští dvoudenní lhůtu

Naším cílem je první platná testovací faktura do dvou pracovních dnů. Kdo to slyší, ptá se, kdy ty dva dny začínají. Upřímná odpověď zní: jakmile je připraveno sedm věcí. Tento kontrolní seznam e-⁠fakturace tvoří právě těchto sedm věcí. Dokud nejsou připravené, nikdo nemůže slíbit termín, ani my, protože práce, která zabere čas, čeká na něco, co můžete dodat jen vy.

Tento článek prochází všech sedm bodů: proč je každý důležitý, kdo za něj odpovídá a kde projekty obvykle váznou. Během čtení si je níže odškrtávejte. Lhůta začne běžet, až odškrtnete všech sedm.

• Reprezentativní vzorek faktur, který pokrývá každou variantu v rozsahu
• Funkční přístup ke zdroji, nebo stabilní předávání dat souborem či přes API
• Testovací přístupové údaje, certifikáty a autorizace daňového subjektu vydané vám
• Zvolená přenosová cesta s aktivním testovacím prostředím
• Technicky odpovědná osoba na vaší straně, dostupná po celou dobu lhůty
• Písemná rozhodnutí o daňových kódech, osvobozeních od daně, platebních údajích a identifikátorech
• URL webhooku pro vrácený stav

0 / 7 splněno. Lhůta zatím neběží.

Proč se lhůta počítá od připravenosti

Podpis nám říká, že chcete, aby práce proběhla. Nedává nám ale faktury, přístupy ani rozhodnutí, která práce potřebuje. Kdybychom začali počítat dnem podpisu, dva dny by padly na čekání na export nebo testovací přihlášení a cíl by nic neznamenal.

Cíl je proto vázaný na připravenost. Připravenost je krátký seznam, pro každou přenosovou cestu stejný, a za každý bod odpovídá jedna strana. Když dorazí poslední bod, máme vše potřebné k mapování, validaci a odeslání testovací faktury a dodržet dva pracovní dny je pak na nás. Glosář stejný seznam nazývá balíček připravenosti (readiness package).

Díky tomu se také snadno mluví o zpožděních. Když se testovací faktura opozdí, otázka nezní „kdo je pomalý?“, ale „který bod chybí a kdo za něj odpovídá?“. Odpověď vidí obě strany.

Kontrolní seznam e-⁠fakturace bod po bodu

1. Reprezentativní vzorek faktur

Potřebujeme skutečné faktury z vašeho ERP, které pokrývají každou variantu v rozsahu: běžné faktury, dobropisy a ty neobvyklé, například řádky v režimu přenesení daňové povinnosti, faktury v cizí měně nebo faktury s odkazem na objednávku. Z nich se staví mapování. Variantu, kterou nikdy neuvidíme, nemůžeme otestovat.

Odpovídá: váš tým. Kde to obvykle vázne: vzorek obsahuje jen snadné případy.

2. Funkční přístup ke zdroji

Fakturační data čteme tam, kde je vytváří vaše ERP. Může to být funkční přístup ke zdrojovému systému, nebo stabilní předávání dat: pokaždé stejný soubor nebo stejné volání API, s testovacími daty. Jednorázová ručně vytvořená tabulka se nepočítá, protože ostrý provoz tak vypadat nebude.

Odpovídá: váš tým. Kde to obvykle vázne: export, který se stále mění týden od týdne.

3. Testovací přístupové údaje, certifikáty a autorizace daňového subjektu vydané vám

Každá přenosová cesta má vlastní způsob, jak firmu pustit dovnitř: token, certifikát, autorizaci na daňovém portálu, účet u přístupového bodu nebo platformy. Vydávají se vaší firmě, na vaše jméno, na přenosové cestě, kterou jste zvolili.

Odpovídá: váš tým. Kde to obvykle vázne: žádost, která stále leží u platformy.

4. Zvolená přenosová cesta s aktivním testovacím prostředím

Přenosová cesta je způsob, jakým se vaše faktura dostane ke kupujícímu v jedné zemi: Peppol, francouzská platforma, KSeF, RO e-⁠Factura a tak dále. Volíte ji vy a její testovací prostředí musí být pro vaši firmu zapnuté. My ji napojíme.

Odpovídá: vy volíte, my napojujeme. Kde to obvykle vázne: testovací prostředí, které existuje na papíře, ale ještě není aktivní.

5. Technicky odpovědná osoba na vaší straně, dostupná po celou dobu lhůty

Někdo na vaší straně musí během naší práce odpovídat na otázky: odkud pochází pole, proč kód vypadá tak, jak vypadá, zda smí odejít testovací faktura. Dva pracovní dny nepřežijí tři dny čekání na odpověď.

Odpovídá: váš tým. Kde to obvykle vázne: jméno bez vyhrazeného času.

6. Písemná rozhodnutí o daňových kódech, osvobozeních od daně, platebních údajích a identifikátorech

Některé otázky nejsou technické. Která kategorie DPH platí pro tento řádek? Jaký důvod osvobození patří na tamten? Jaký identifikátor použijeme pro prodávajícího a kupujícího? To jsou daňová rozhodnutí a patří vám a vašemu účetnímu. Potřebujeme je písemně, aby mapování sledovalo vaše rozhodnutí, ne naše odhady.

Odpovídá: váš tým spolu s vaším účetním. Kde to obvykle vázne: rozhodnutí přijaté na schůzce, které nikdo nezapsal.

7. URL webhooku pro vrácený stav

Každá přenosová cesta odpovídá jinak. Každou odpověď převedeme na jednu událost, kterou vaše ERP umí přečíst, a vlastní kód cesty ponecháme vedle ní. K tomu potřebujeme místo, kam ji poslat: URL webhooku na vaší straně, nebo dohodu, že stav budete číst přes API.

Odpovídá: váš tým. Kde to obvykle vázne: URL, na kterém na straně ERP zatím nikdo nenaslouchá.

Co se děje během dvou pracovních dnů

Jakmile dorazí sedmý bod, práce běží v pevném pořadí. Sestavíme mapování z vašich faktur na EN 16931 [1] a formát dané země, každou variantu zkontrolujeme podle oficiálních pravidel a faktury odešleme přes testovací prostředí přenosové cesty. Stav se k vám vrací stejně, jako se bude vracet v ostrém provozu. Stiskněte Přehrát a sledujte cestu jedné faktury.

▶Přehrát

1. 01Export z ERP
2. 02Mapování
3. 03Validace
4. 04Přenosová cesta
5. 05Kupující a daňová platforma

↺Stav se vrací přes webhook nebo API: akceptováno, odmítnuto s kódem, nebo odmítnuto kupujícím.

Export z ERPData v ERP

Vaše ERP vytvoří fakturační data: sestavu, soubor nebo volání API.

Co se může pokazitV exportu chybí pole, například DIČ kupujícího.

Cílem je první platná testovací faktura během těchto dvou pracovních dnů. Platná testovací faktura je taková, kterou testovací prostředí přenosové cesty přijme. Je to první důkaz, že vaše data, naše mapování a přenosová cesta spolu souhlasí.

Kam zapadá sedm bodů v šesti krocích

Seznam připravenosti není samostatný proces. Je to ta část našich šesti kroků, kterou můžete spustit jen vy. Takto se práce dělí po podpisu rozsahu:

Krok	Co děláte vy	Co děláme my
Rozsah	Přinesete projekt a údaje o subjektu	Porovnáme ho se standardním balíčkem
Mapování	Zajistíte přístup a reprezentativní faktury	Sestavíme mapovací tabulku
Validace	Rozhodnete o daňových kódech a identifikátorech	Spustíme sady pravidel a opravíme mapování
Test	Zajistíte testovací přístupové údaje	Odešleme, potvrdíme a namapujeme stav
Ostrý provoz	Provedete akceptační test a schválíte spuštění	Sledujeme první ostré faktury
Dohled	Na požádání opravíte data u zdroje	Třídění, opravy mapování a měsíční zpráva

Body 1, 2 a 6 živí kroky mapování a validace. Body 3, 4 a 7 živí krok testu. Bod 5, technicky odpovědná osoba, udržuje všechny v pohybu.

Co znamenají body 3 a 4 na třech přenosových cestách

Slova na seznamu jsou všude stejná, ale práce za nimi závisí na přenosové cestě: token KSeF v Polsku [2], Peppol ID v Belgii, registrace u Plateforme Agréée ve Francii [3].

• KSeFPL

  Bod 3: přístup vydaný vám

  Token KSeF nebo certifikát s oprávněním vystavovat faktury pro vaše NIP

  Bod 4: testovací prostředí

  Testovací prostředí KSeF

  Na co si dát pozor

  Token bez oprávnění InvoiceWrite neotevře relaci pro odesílání, takže KSeF fakturu nikdy neuvidí

• PeppolBE

  Bod 3: přístup vydaný vám

  Účet u certifikovaného přístupového bodu a Peppol ID, pod kterým je vaše firma registrovaná

  Bod 4: testovací prostředí

  Testovací nastavení vašeho přístupového bodu

  Na co si dát pozor

  Bez vašeho Peppol ID jako elektronické adresy prodávajícího fakturu odmítne pravidlo Peppol

• Plateforme AgrééeFR

  Bod 3: přístup vydaný vám

  Vaše registrace u platformy, s aktivním SIREN v národním adresáři

  Bod 4: testovací prostředí

  Testovací prostředí platformy, oddělené od produkčního

  Na co si dát pozor

  Test a produkce jsou oddělené: nastavení v jednom neznamená nastavení v druhém

Dvě ze tří chyb zastaví test dřív, než fakturu uvidí jakýkoli kupující. Token bez oprávnění InvoiceWrite v KSeF relaci pro odesílání neotevře [4] a v síti Peppol pravidlo PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 fakturu odmítne dřív, než vůbec odejde [5]. Proto jsou oba body na seznamu připravenosti, před startem lhůty, a ne uvnitř dvou pracovních dnů.

Ve Francii funguje národní adresář oběma směry. Firma, která si nezvolila platformu pro příjem faktur, v něm chybí, a faktury adresované této firmě nelze doručit [6].

Co lhůta nezahrnuje

Některé kroky jsou mimo dva dny, protože je nemá v rukou ani jedna strana. Obrázek ukazuje, kde leží vedle lhůty.

PřipravenostVaším tempemDva pracovní dnyV rámci lhůtyPo první platné testovací faktuřePo vašem schválení

Váš týmSedm bodů ze seznamuOdpovídá na otázky během lhůtyAkceptační test a schválení

EurInvoiceNapojí zvolenou přenosovou cestuMapuje, validuje a odesílá testovací fakturySleduje první ostré faktury

1. Start lhůty: splněno všech sedm bodů
2. První platná testovací faktura

Mimo lhůtu

• Registrace na platformě a KYC
• Autorizace daňového subjektu pro ostrý provoz
• Třetí strany, například dodavatel ERP, který mění export

• Registrace na platformě a KYC, které přístupový bod nebo platforma provádí vlastním tempem.
• Autorizace daňového subjektu pro ostrý provoz, kterou uděluje daňová správa.
• Váš akceptační test, který provádí a schvaluje váš tým.
• Dostupnost třetích stran, například dodavatele ERP, který musí změnit export.

Nic z toho není důvod čekat se sedmi body. Většina může běžet souběžně s přípravou a začít včas je nejlepší způsob, jak celý projekt udržet krátký.

Některá práce je také mimo samotný standardní balíček. Další subjekty nebo země, příchozí faktury, e-⁠reporting, archivaci, práci na rozhraní ERP a poplatky platforem naceňujeme zvlášť. Když to víte předem, cíl dvou dnů se týká jedné věci: první platné testovací faktury.

Když nějaký bod chybí

Stává se to u většiny projektů a nevadí to. Když bod chybí, řekneme který, kdo za něj odpovídá a co přesně je potřeba. Lhůta čeká. Neztrácí se nic kromě času a seznam připravenosti ukazuje, kam ten čas jde.

Naše zpráva o chybějícím bodu vypadá takto: „Bod 3 je stále otevřený. Platforma zatím neaktivovala váš testovací účet. Odpovídá: váš tým. Jakmile bude aktivní, pošlete nám ID účtu a lhůta může začít.“ Krátce, konkrétně a s jednou odpovědnou stranou.

Pokud se ukáže, že chybějící bod je na naší straně, například napojení na přenosovou cestu, řekneme to stejně. Seznam platí pro obě strany a je stejný, ať nakupujete přímo od nás, nebo přes svého ERP partnera.

Seznam k odeslání vašemu týmu

Zkopírujte ho do e-⁠mailu tomu, kdo má na starosti stranu ERP:

1. Reprezentativní vzorek anonymizovaných faktur, každá varianta v rozsahu.
2. Přístup ke zdroji, nebo stabilní předávání souborem či přes API s testovacími daty.
3. Testovací přístupové údaje, certifikáty a autorizace daňového subjektu pro zvolenou přenosovou cestu, vydané vaší firmě.
4. Zvolená přenosová cesta s aktivním testovacím prostředím.
5. Jedna technicky odpovědná osoba s vyhrazeným časem po dobu lhůty.
6. Písemná rozhodnutí o daňových kódech, osvobozeních od daně, platebních údajích a identifikátorech.
7. URL webhooku pro vrácený stav.

Až bude všech sedm hotovo, dejte nám vědět a dva pracovní dny začnou běžet.