Wanneer de termijn van twee dagen ingaat

Ons doel is de eerste geldige testfactuur binnen twee werkdagen. Wie dat hoort, vraagt wanneer die twee dagen beginnen. Het eerlijke antwoord: zodra zeven dingen in orde zijn. Deze checklist e-⁠facturatie bevat precies die zeven dingen. Zolang ze niet in orde zijn, kan niemand een datum beloven, ook wij niet, want het werk dat tijd kost, wacht op iets wat alleen u kunt aanleveren.

Dit stuk loopt de zeven punten door: waarom elk punt telt, wie ervoor verantwoordelijk is en waar projecten meestal vastlopen. Vink ze hieronder af terwijl u leest. De termijn gaat in wanneer alle zeven zijn afgevinkt.

• Een representatieve selectie facturen die elke variant binnen de scope dekt
• Werkende toegang tot de bron, of een stabiele overdracht via bestand of API
• Toegangsgegevens voor de test, certificaten en de machtiging door de belastingplichtige, op uw naam uitgereikt
• Het gekozen kanaal, met een actieve testomgeving
• Een technisch verantwoordelijke aan uw kant, beschikbaar tijdens die periode
• Schriftelijke beslissingen over btw-codes, vrijstellingen, betaalgegevens en identificatienummers
• Een webhook-URL voor de teruggestuurde status

0 / 7 in orde. De termijn is nog niet ingegaan.

Waarom de termijn ingaat bij de startvoorwaarden

Een handtekening vertelt ons dat u het werk gedaan wilt hebben. Ze geeft ons niet de facturen, de toegang of de beslissingen die het werk nodig heeft. Als we vanaf de dag van ondertekening zouden tellen, gingen de twee dagen op aan wachten op een export of een testlogin, en zou het doel niets betekenen.

Daarom is het doel gekoppeld aan de startvoorwaarden. De startvoorwaarden vormen een korte lijst, die voor elk kanaal dezelfde is, en elk punt heeft één verantwoordelijke. Wanneer het laatste punt binnen is, hebben we alles wat we nodig hebben om een testfactuur te mappen, te valideren en te verzenden, en dan liggen de twee werkdagen bij ons. De woordenlijst noemt dezelfde lijst het ‘readiness package’.

Zo wordt het ook makkelijk om over vertraging te praten. Komt de testfactuur te laat, dan is de vraag niet “wie is er traag?” maar “welk punt ontbreekt, en wie is ervoor verantwoordelijk?” Beide kanten zien het antwoord.

De checklist e-⁠facturatie, punt voor punt

1. Een representatieve selectie facturen

We hebben echte facturen uit uw ERP nodig, die elke variant binnen de scope dekken: standaardfacturen, creditnota’s en de ongewone gevallen, zoals regels met verlegde btw, facturen in vreemde valuta of facturen die naar een bestelling verwijzen. De mapping wordt op basis daarvan opgebouwd. Een variant die we nooit zien, is een variant die we niet kunnen testen.

Verantwoordelijk: uw team. Het gebruikelijke knelpunt: een selectie met alleen de makkelijke gevallen.

2. Werkende toegang tot de bron

We lezen de factuurgegevens waar uw ERP ze aanmaakt. Dat kan werkende toegang tot het bronsysteem zijn, of een stabiele overdracht: telkens hetzelfde bestand of dezelfde API-aanroep, met testgegevens erin. Een eenmalige spreadsheet die met de hand is gemaakt, telt niet, want de productie zal er niet zo uitzien.

Verantwoordelijk: uw team. Het gebruikelijke knelpunt: een export die nog van week tot week verandert.

3. Toegangsgegevens voor de test, certificaten en machtiging van de belastingplichtige, op uw naam uitgereikt

Elk kanaal laat een bedrijf op zijn eigen manier toe: met een token, een certificaat, een machtiging op een belastingportaal, een account bij een toegangspunt of platform. Die worden aan uw bedrijf uitgereikt, op uw naam, op het kanaal dat u hebt gekozen.

Verantwoordelijk: uw team. Het gebruikelijke knelpunt: een aanvraag die nog bij het platform ligt.

4. Het gekozen kanaal, met een actieve testomgeving

Het kanaal is de weg waarlangs uw factuur in één land haar koper bereikt: Peppol, een Frans platform, KSeF, RO e-⁠Factura enzovoort. U kiest het, en de testomgeving ervan moet voor uw bedrijf zijn ingeschakeld. Wij koppelen het.

Verantwoordelijk: u kiest, wij koppelen. Het gebruikelijke knelpunt: een testomgeving die op papier bestaat maar nog niet actief is.

5. Een technisch verantwoordelijke aan uw kant, beschikbaar tijdens die periode

Iemand aan uw kant moet vragen beantwoorden terwijl wij werken: waar een veld vandaan komt, waarom een code eruitziet zoals hij eruitziet, of een testfactuur verzonden mag worden. Twee werkdagen overleven geen drie dagen wachten op een antwoord.

Verantwoordelijk: uw team. Het gebruikelijke knelpunt: een naam zonder vrijgemaakte tijd.

6. Schriftelijke beslissingen over btw-codes, vrijstellingen, betaalgegevens en identificatienummers

Sommige vragen zijn niet technisch. Welke btw-categorie geldt voor deze regel? Welke vrijstellingsgrond hoort bij die andere? Welk identificatienummer gebruiken we voor de verkoper en de koper? Dat zijn fiscale beslissingen, en die liggen bij u en uw accountant. We hebben ze schriftelijk nodig, zodat de mapping uw beslissingen volgt en niet onze gissingen.

Verantwoordelijk: uw team, samen met uw accountant. Het gebruikelijke knelpunt: een beslissing die in een vergadering is genomen en nooit is opgeschreven.

7. Een webhook-URL voor de teruggestuurde status

Elk kanaal antwoordt anders. Wij zetten elk antwoord om in één statusbericht dat uw ERP kan lezen, en bewaren de eigen code van het kanaal ernaast. Daarvoor hebben we een plek nodig om het naartoe te sturen: een webhook-URL aan uw kant, of de afspraak dat u de status via de API uitleest.

Verantwoordelijk: uw team. Het gebruikelijke knelpunt: een URL waar aan de ERP-kant nog niemand naar luistert.

Wat er in de twee werkdagen gebeurt

Zodra het zevende punt binnen is, verloopt het werk in een vaste volgorde. We bouwen de mapping van uw facturen naar EN 16931 [1] en het formaat van het land, toetsen elke variant aan de officiële regels en verzenden facturen via de testomgeving van het kanaal. De status komt bij u terug zoals dat in productie zal gebeuren. Druk op afspelen om één factuur te volgen.

▶Afspelen

1. 01ERP-export
2. 02Mapping
3. 03Validatie
4. 04Kanaal
5. 05Koper en belastingplatform

↺De status komt terug via webhook of API: geaccepteerd, afgewezen met een code, of geweigerd door de koper.

ERP-exportERP-gegevens

Uw ERP maakt de factuurgegevens aan: een rapport, een bestand of een API-aanroep.

Wat er mis kan gaanEr ontbreekt een veld in de export, zoals het btw-nummer van de koper.

Het doel is de eerste geldige testfactuur binnen die twee werkdagen. Een geldige testfactuur is een factuur die de testomgeving van het kanaal accepteert. Het is het eerste bewijs dat uw gegevens, onze mapping en het kanaal met elkaar overeenstemmen.

Waar de zeven punten in de zes stappen passen

De lijst met startvoorwaarden is geen apart proces. Het is het deel van onze zes stappen dat alleen u in gang kunt zetten. Zo is het werk verdeeld zodra de scope is ondertekend:

Stap	Wat u doet	Wat wij doen
Afbakenen	Het dossier en de gegevens van de entiteit aanbrengen	Het toetsen aan het standaardpakket
Mappen	Zorgen voor toegang en representatieve facturen	De mappingtabel opstellen
Valideren	Beslissen over btw-codes en identificatienummers	De regelsets toepassen en de mapping corrigeren
Testen	De toegangsgegevens voor de test regelen	Verzenden, bevestigen en de status omzetten
Live gaan	Uw acceptatietest uitvoeren en akkoord geven	De eerste facturen na de livegang bewaken
Opvolgen	Op verzoek de gegevens aan de bron corrigeren	Triage, correcties aan de mapping en het maandrapport

De punten 1, 2 en 6 voeden de stappen mappen en valideren. De punten 3, 4 en 7 voeden de stap testen. Punt 5, de technisch verantwoordelijke, houdt alles in beweging.

Wat de punten 3 en 4 betekenen op drie kanalen

De woorden op de lijst zijn overal dezelfde, maar het werk erachter hangt af van het kanaal: een KSeF-token in Polen [2], een Peppol-ID in België, een registratie bij een Plateforme Agréée in Frankrijk [3].

• KSeFPL

  Punt 3: toegang, op uw naam

  Een KSeF-token of -certificaat met het recht om facturen uit te reiken voor uw NIP

  Punt 4: de testomgeving

  De testomgeving van KSeF

  Let op

  Een token zonder het recht InvoiceWrite kan geen verzendsessie openen, dus KSeF ziet de factuur nooit

• PeppolBE

  Punt 3: toegang, op uw naam

  Een account bij een gecertificeerd toegangspunt, en de Peppol-ID waaronder uw bedrijf is geregistreerd

  Punt 4: de testomgeving

  De testopstelling van uw toegangspunt

  Let op

  Zonder uw Peppol-ID als elektronisch adres van de verkoper wijst een Peppol-regel de factuur af

• Plateforme AgrééeFR

  Punt 3: toegang, op uw naam

  Uw registratie bij het platform, met uw SIREN actief in het nationale adresboek

  Punt 4: de testomgeving

  De testomgeving van het platform, gescheiden van productie

  Let op

  Test en productie zijn gescheiden: ingericht zijn in de ene betekent niet dat u in de andere bent ingericht

Twee van de drie fouten houden een test tegen voordat een koper hem ziet. KSeF opent geen verzendsessie voor een token zonder het recht InvoiceWrite [4], en op Peppol wijst de regel PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 de factuur af voordat ze vertrekt [5]. Daarom staan beide punten op de lijst met startvoorwaarden, voordat de termijn ingaat, en niet binnen de twee werkdagen.

In Frankrijk werkt het nationale adresboek in beide richtingen. Een bedrijf dat geen ontvangstplatform heeft gekozen, staat er niet in, en facturen aan dat bedrijf kunnen niet worden afgeleverd [6].

Wat buiten de termijn valt

Sommige stappen vallen buiten de twee dagen, omdat geen van beide partijen ze in de hand heeft. De figuur toont waar ze naast de termijn liggen.

StartvoorwaardenIn uw tempoDe twee werkdagenBinnen de termijnNa de eerste geldige testfactuurNa uw akkoord

Uw teamDe zeven punten op de lijstBeantwoordt vragen tijdens die periodeAcceptatietest en akkoord

EurInvoiceKoppelt het kanaal dat u koosMapt, valideert en verzendt testfacturenBewaakt de eerste facturen na de livegang

1. Termijn gaat in: alle zeven punten in orde
2. Eerste geldige testfactuur

Buiten de termijn

• Aansluiting op het platform en KYC
• Machtiging van de belastingplichtige voor productie
• Derden, zoals een ERP-leverancier die een export aanpast

• De aansluiting op het platform en KYC, die het toegangspunt of platform in zijn eigen tempo afhandelt.
• De machtiging van de belastingplichtige voor productie, die de belastingdienst verleent.
• Uw acceptatietest, die uw team uitvoert en goedkeurt.
• De beschikbaarheid van derden, zoals een ERP-leverancier die een export moet aanpassen.

Geen van deze stappen is een reden om te wachten met de zeven punten. De meeste kunnen parallel aan de startvoorwaarden lopen, en er vroeg mee beginnen is de beste manier om het hele project kort te houden.

Een deel van het werk valt ook buiten het standaardpakket zelf. Meer entiteiten of landen, inkomende stromen, e-⁠reporting, archivering, werk aan ERP-interfaces en platformkosten worden apart geoffreerd. Wie dat vooraf weet, houdt het doel van twee dagen bij één ding: de eerste geldige testfactuur.

Als er een punt ontbreekt

Het gebeurt in de meeste projecten, en dat is geen probleem. Als er een punt ontbreekt, zeggen we welk, wie ervoor verantwoordelijk is en wat er precies nodig is. De termijn wacht. Er gaat niets verloren behalve tijd, en de lijst met startvoorwaarden maakt zichtbaar waar die tijd naartoe gaat.

Een bericht van ons over een ontbrekend punt luidt zo: “Punt 3 staat nog open. Het platform heeft uw testaccount nog niet geactiveerd. Verantwoordelijk: uw team. Zodra het actief is, stuurt u ons het account-ID, en dan kan de termijn ingaan.” Kort, concreet en met één verantwoordelijke.

Blijkt een ontbrekend punt aan onze kant te liggen, zoals de koppeling met het kanaal, dan zeggen we dat op dezelfde manier. De lijst geldt voor ons allebei, en het is dezelfde lijst, of u nu rechtstreeks bij ons koopt of via uw ERP-partner.

Een checklist om naar uw team te sturen

Kopieer dit in een e-⁠mail aan wie de ERP-kant beheert:

1. Een representatieve selectie geanonimiseerde facturen, elke variant binnen de scope.
2. Toegang tot de bron, of een stabiele overdracht via bestand of API met testgegevens.
3. Toegangsgegevens voor de test, certificaten en machtiging van de belastingplichtige voor het gekozen kanaal, uitgereikt aan uw bedrijf.
4. Het gekozen kanaal, met een actieve testomgeving.
5. Eén technisch verantwoordelijke met vrijgemaakte tijd tijdens die periode.
6. Schriftelijke beslissingen over btw-codes, vrijstellingen, betaalgegevens en identificatienummers.
7. Een webhook-URL voor de teruggestuurde status.

Wanneer alle zeven klaar zijn, laat het ons weten, en de twee werkdagen beginnen.