Kiedy zaczyna biec dwudniowy termin

Naszym celem jest pierwsza poprawna faktura testowa w ciągu dwóch dni roboczych. Kto to słyszy, pyta, od kiedy liczą się te dwa dni. Uczciwa odpowiedź brzmi: od chwili, gdy gotowych jest siedem rzeczy. Ta lista kontrolna e-⁠faktur to właśnie te siedem rzeczy. Dopóki nie są gotowe, nikt nie może obiecać terminu, także my, bo praca, która zajmuje czas, czeka na coś, co mogą dostarczyć tylko Państwo.

W tym artykule omawiamy siedem punktów: dlaczego każdy z nich jest ważny, kto za niego odpowiada i gdzie projekty zwykle utykają. Mogą je Państwo zaznaczać poniżej w trakcie lektury. Termin zaczyna biec, gdy zaznaczą Państwo wszystkie siedem.

• Reprezentatywny zestaw faktur obejmujący każdy wariant w zakresie prac
• Działający dostęp do źródła albo stabilne przekazywanie danych przez plik lub API
• Testowe dane dostępowe, certyfikaty i autoryzacja podatnika wydane Państwu
• Wybrany kanał przesyłania z aktywnym środowiskiem testowym
• Opiekun techniczny po Państwa stronie, dostępny w tym czasie
• Pisemne decyzje dotyczące kodów VAT, zwolnień, danych płatności i identyfikatorów
• Adres URL webhooka na zwracany status

0 / 7 gotowe. Termin jeszcze nie biegnie.

Dlaczego termin liczymy od gotowości

Podpis mówi nam, że chcą Państwo, by praca została wykonana. Nie daje nam jednak faktur, dostępu ani decyzji, których ta praca wymaga. Gdybyśmy liczyli od dnia podpisania, dwa dni minęłyby na czekaniu na eksport albo testowy login, a cel nic by nie znaczył.

Dlatego cel wiążemy z gotowością. Gotowość to krótka lista, taka sama dla każdego kanału przesyłania, a za każdy punkt odpowiada jedna strona. Gdy dociera ostatni punkt, mamy wszystko, czego potrzebujemy, by zmapować, zwalidować i wysłać fakturę testową, a dotrzymanie dwóch dni roboczych to już nasze zadanie. Słownik nazywa tę samą listę pakietem gotowości (readiness package).

Dzięki temu łatwo też rozmawiać o opóźnieniach. Jeśli faktura testowa się spóźnia, pytanie nie brzmi „kto działa za wolno?”, tylko „którego punktu brakuje i kto za niego odpowiada?”. Odpowiedź widzą obie strony.

Lista kontrolna e-⁠faktur punkt po punkcie

1. Reprezentatywny zestaw faktur

Potrzebujemy prawdziwych faktur z Państwa ERP, obejmujących każdy wariant w zakresie prac: zwykłe faktury, faktury korygujące i te nietypowe, na przykład pozycje z odwrotnym obciążeniem, faktury w walucie obcej albo faktury powołujące się na zamówienie. Na ich podstawie powstaje mapowanie. Wariantu, którego nigdy nie zobaczymy, nie możemy przetestować.

Kto odpowiada: Państwa zespół. Typowa luka: zestaw zawiera tylko łatwe przypadki.

2. Działający dostęp do źródła

Dane faktur odczytujemy tam, gdzie tworzy je Państwa ERP. Może to być działający dostęp do systemu źródłowego albo stabilne przekazywanie danych: za każdym razem ten sam plik lub to samo wywołanie API, z danymi testowymi. Jednorazowy arkusz przygotowany ręcznie się nie liczy, bo produkcja nie będzie tak wyglądać.

Kto odpowiada: Państwa zespół. Typowa luka: eksport, który wciąż zmienia się z tygodnia na tydzień.

3. Testowe dane dostępowe, certyfikaty i autoryzacja podatnika wydane Państwu

Każdy kanał przesyłania ma własny sposób wpuszczania firmy: token, certyfikat, autoryzację w portalu podatkowym, konto w punkcie dostępowym albo na platformie. Są one wydawane Państwa firmie, na jej nazwę, w kanale, który Państwo wybrali.

Kto odpowiada: Państwa zespół. Typowa luka: wniosek, który wciąż leży po stronie platformy.

4. Wybrany kanał przesyłania z aktywnym środowiskiem testowym

Kanał przesyłania to droga, którą Państwa faktura dociera do nabywcy w danym kraju: Peppol, francuska platforma, KSeF, RO e-⁠Factura i tak dalej. Wybierają go Państwo, a jego środowisko testowe musi być włączone dla Państwa firmy. My go podłączamy.

Kto odpowiada: Państwo wybierają kanał, my go podłączamy. Typowa luka: środowisko testowe, które istnieje na papierze, ale nie jest jeszcze aktywne.

5. Opiekun techniczny po Państwa stronie, dostępny w tym czasie

Ktoś po Państwa stronie musi odpowiadać na pytania w trakcie naszej pracy: skąd pochodzi dane pole, dlaczego kod wygląda tak, a nie inaczej, czy można wysłać fakturę testową. Dwa dni robocze nie przetrwają trzech dni czekania na odpowiedź.

Kto odpowiada: Państwa zespół. Typowa luka: nazwisko bez zarezerwowanego czasu.

6. Pisemne decyzje dotyczące kodów VAT, zwolnień, danych płatności i identyfikatorów

Niektóre pytania nie są techniczne. Która kategoria VAT dotyczy tej pozycji? Jaka podstawa zwolnienia trafia na tamtą? Którego identyfikatora używamy dla sprzedawcy i nabywcy? To decyzje podatkowe i należą do Państwa oraz Państwa księgowego. Potrzebujemy ich na piśmie, aby mapowanie odzwierciedlało Państwa decyzje, a nie nasze domysły.

Kto odpowiada: Państwa zespół wraz z księgowym. Typowa luka: decyzja podjęta na spotkaniu i nigdy niezapisana.

7. Adres URL webhooka na zwracany status

Każdy kanał odpowiada inaczej. Każdą odpowiedź zamieniamy na jedno zdarzenie czytelne dla Państwa ERP, a obok zachowujemy oryginalny kod kanału. Potrzebujemy więc miejsca, do którego je wyślemy: adresu URL webhooka po Państwa stronie albo ustalenia, że będą Państwo odczytywać status przez API.

Kto odpowiada: Państwa zespół. Typowa luka: adres URL, którego nikt po stronie ERP jeszcze nie nasłuchuje.

Co dzieje się w ciągu dwóch dni roboczych

Gdy dociera siódmy punkt, praca przebiega w stałej kolejności. Budujemy mapowanie z Państwa faktur do EN 16931 [1] i formatu danego kraju, sprawdzamy każdy wariant według oficjalnych reguł i wysyłamy faktury przez środowisko testowe kanału. Status wraca do Państwa tak samo, jak będzie wracał na produkcji. Proszę nacisnąć „Odtwórz”, aby prześledzić drogę jednej faktury.

▶Odtwórz

1. 01Eksport z ERP
2. 02Mapowanie
3. 03Walidacja
4. 04Kanał przesyłania
5. 05Nabywca i platforma podatkowa

↺Status wraca przez webhook lub API: faktura przyjęta, odrzucona z kodem albo nieprzyjęta przez nabywcę.

Eksport z ERPDane ERP

Państwa ERP tworzy dane faktury: raport, plik lub wywołanie API.

Co może pójść nie takW eksporcie brakuje pola, na przykład numeru VAT nabywcy.

Celem jest pierwsza poprawna faktura testowa w ciągu tych dwóch dni roboczych. Poprawna faktura testowa to taka, którą przyjmie środowisko testowe kanału. To pierwszy dowód, że Państwa dane, nasze mapowanie i kanał przesyłania są ze sobą zgodne.

Gdzie siedem punktów mieści się w sześciu krokach

Lista gotowości nie jest osobnym procesem. To ta część naszych sześciu kroków, którą mogą rozpocząć tylko Państwo. Tak dzieli się praca po podpisaniu zakresu:

Krok	Co robią Państwo	Co robimy my
Zakres	Zgłaszają projekt i przekazują dane podmiotu	Sprawdzamy, czy projekt mieści się w pakiecie standardowym
Mapowanie	Zapewniają dostęp i reprezentatywne faktury	Tworzymy tabelę mapowania
Walidacja	Ustalają kody VAT i identyfikatory	Uruchamiamy zestawy reguł i poprawiamy mapowanie
Testy	Zapewniają testowe dane dostępowe	Wysyłamy, potwierdzamy i mapujemy statusy
Uruchomienie	Prowadzą testy akceptacyjne i zatwierdzają uruchomienie	Monitorujemy pierwsze faktury produkcyjne
Monitorowanie	Poprawiają dane u źródła, gdy o to poprosimy	Klasyfikacja odrzuceń, poprawki mapowania i raport miesięczny

Punkty 1, 2 i 6 zasilają kroki mapowania i walidacji. Punkty 3, 4 i 7 zasilają krok testów. Punkt 5, opiekun techniczny, utrzymuje je wszystkie w ruchu.

Co punkty 3 i 4 oznaczają w trzech kanałach

Słowa na liście są wszędzie takie same, ale praca za nimi zależy od kanału: token KSeF w Polsce [2], Peppol ID w Belgii, rejestracja w Plateforme Agréée we Francji [3].

• KSeFPL

  Punkt 3: dostęp wydany Państwu

  Token KSeF lub certyfikat KSeF z uprawnieniem do wystawiania faktur dla Państwa NIP

  Punkt 4: środowisko testowe

  Środowisko testowe KSeF

  Na co uważać

  Token bez uprawnienia InvoiceWrite nie otworzy sesji wysyłki, więc faktura nigdy nie trafi do KSeF

• PeppolBE

  Punkt 3: dostęp wydany Państwu

  Konto w certyfikowanym punkcie dostępowym i Peppol ID, pod którym zarejestrowana jest Państwa firma

  Punkt 4: środowisko testowe

  Konfiguracja testowa Państwa punktu dostępowego

  Na co uważać

  Bez Państwa Peppol ID jako elektronicznego adresu sprzedawcy reguła Peppol odrzuca fakturę

• Plateforme AgrééeFR

  Punkt 3: dostęp wydany Państwu

  Rejestracja na platformie, z Państwa numerem SIREN aktywnym w krajowym katalogu

  Punkt 4: środowisko testowe

  Środowisko testowe platformy, oddzielone od produkcyjnego

  Na co uważać

  Test i produkcja są oddzielne: konfiguracja w jednym nie oznacza konfiguracji w drugim

Dwa z tych trzech błędów zatrzymują test, zanim fakturę zobaczy jakikolwiek nabywca. KSeF nie otworzy sesji wysyłki faktur, jeśli token nie ma uprawnienia InvoiceWrite [4], a w sieci Peppol reguła PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 odrzuca fakturę, zanim ta w ogóle zostanie wysłana [5]. Dlatego oba punkty są na liście gotowości, przed startem terminu, a nie w ciągu dwóch dni roboczych.

We Francji krajowy katalog działa w obie strony. Firmy, która nie wybrała platformy do odbioru faktur, nie ma w katalogu, a faktur adresowanych do tej firmy nie można doręczyć [6].

Czego termin nie obejmuje

Niektóre kroki są poza dwoma dniami, bo żadna ze stron nie ma nad nimi kontroli. Rysunek pokazuje, gdzie leżą względem terminu.

GotowośćW Państwa tempieDwa dni roboczeW ramach terminuPo pierwszej poprawnej fakturze testowejPo Państwa akceptacji

Państwa zespółSiedem punktów z listyOdpowiada na pytania w tym czasieTesty akceptacyjne i zatwierdzenie

EurInvoicePodłącza wybrany kanał przesyłaniaMapuje, waliduje i wysyła faktury testoweMonitoruje pierwsze faktury produkcyjne

1. Start terminu: wszystkie siedem punktów gotowe
2. Pierwsza poprawna faktura testowa

Poza terminem

• Rejestracja na platformie i weryfikacja KYC
• Autoryzacja podatnika do produkcji
• Podmioty trzecie, np. dostawca ERP zmieniający eksport

• Rejestracja na platformie i weryfikacja KYC, które punkt dostępowy lub platforma prowadzi we własnym tempie.
• Autoryzacja podatnika do produkcji, której udziela administracja skarbowa.
• Państwa testy akceptacyjne, które prowadzi i zatwierdza Państwa zespół.
• Dostępność podmiotów trzecich, na przykład dostawcy ERP, który musi zmienić eksport.

Żaden z tych kroków nie jest powodem, by czekać z siedmioma punktami. Większość może biec równolegle z przygotowaniami, a wczesny start to najlepszy sposób, by cały projekt był krótki.

Część prac wykracza też poza sam pakiet standardowy. Dodatkowe podmioty lub kraje, faktury przychodzące, e-⁠reporting, archiwizację, prace nad interfejsem ERP i opłaty platform wyceniamy osobno. Gdy wiadomo o tym z góry, dwudniowy cel dotyczy jednej rzeczy: pierwszej poprawnej faktury testowej.

Gdy brakuje punktu

Zdarza się to w większości projektów i nie ma w tym nic złego. Gdy brakuje punktu, mówimy którego, kto za niego odpowiada i czego dokładnie potrzeba. Termin czeka. Nie tracimy nic poza czasem, a lista gotowości pokazuje, gdzie ten czas ucieka.

Nasza wiadomość o brakującym punkcie wygląda tak: „Punkt 3 jest wciąż otwarty. Platforma nie aktywowała jeszcze Państwa konta testowego. Kto odpowiada: Państwa zespół. Gdy konto będzie aktywne, prosimy przesłać nam jego identyfikator, a termin będzie mógł ruszyć.” Krótko, konkretnie i z jedną stroną odpowiedzialną.

Jeśli brakujący punkt okaże się po naszej stronie, na przykład integracja z kanałem przesyłania, mówimy o tym w ten sam sposób. Lista obowiązuje obie strony i jest taka sama bez względu na to, czy kupują Państwo bezpośrednio od nas, czy przez swojego partnera ERP.

Lista kontrolna do przesłania zespołowi

Proszę skopiować ją do e-⁠maila do osoby, która odpowiada za stronę ERP:

1. Reprezentatywny zestaw zanonimizowanych faktur, każdy wariant w zakresie prac.
2. Dostęp do źródła albo stabilne przekazywanie danych przez plik lub API, z danymi testowymi.
3. Testowe dane dostępowe, certyfikaty i autoryzacja podatnika dla wybranego kanału, wydane Państwa firmie.
4. Wybrany kanał przesyłania z aktywnym środowiskiem testowym.
5. Jeden opiekun techniczny z zarezerwowanym czasem w tym okresie.
6. Pisemne decyzje dotyczące kodów VAT, zwolnień, danych płatności i identyfikatorów.
7. Adres URL webhooka na zwracany status.

Gdy wszystkie siedem punktów będzie gotowych, prosimy dać nam znać, a dwa dni robocze zaczną biec.