När de två arbetsdagarna börjar räknas

Vårt mål är första giltiga testfaktura inom två arbetsdagar. När folk hör det frågar de när de två dagarna börjar. Det ärliga svaret är: när sju saker finns på plats. Denna checklista för e-⁠fakturering är de sju sakerna. Innan de finns på plats kan ingen lova ett datum, inte heller vi, eftersom det arbete som tar tid väntar på något som bara du kan leverera.

Här går vi igenom de sju punkterna: varför var och en spelar roll, vem som ansvarar för den och var projekt brukar fastna. Bocka av dem nedan medan du läser. Klockan börjar gå när alla sju är avbockade.

• Ett representativt urval av fakturor som täcker varje variant som ingår
• Fungerande åtkomst till källan, eller en stabil överlämning via fil eller API
• Åtkomstuppgifter, certifikat och skattebetalarens behörighet för test, utfärdade till dig
• Vald rutt, med sin testmiljö aktiv
• En tekniskt ansvarig på din sida, tillgänglig under perioden
• Skriftliga beslut om skattekoder, undantag, betalningsuppgifter och identifierare
• En webhook-URL för den returnerade statusen

0 / 7 på plats. Klockan har inte börjat gå än.

Varför klockan börjar gå först när förutsättningarna är uppfyllda

En underskrift talar om för oss att du vill få arbetet gjort. Den ger oss inte fakturorna, åtkomsten eller de beslut som arbetet kräver. Om vi började räkna på dagen för underskriften skulle de två dagarna gå åt till att vänta på en export eller en testinloggning, och målet skulle inte betyda något.

Därför är målet i stället knutet till startförutsättningarna. De utgör en kort lista, listan är densamma för varje rutt, och varje punkt har en ansvarig. När den sista punkten är på plats har vi allt vi behöver för att mappa, validera och skicka en testfaktura, och då är det vi som ska hålla de två arbetsdagarna. Ordlistan kallar samma lista för readiness package.

Det gör också förseningar lätta att prata om. Om testfakturan är sen är frågan inte ”vem är långsam?” utan ”vilken punkt saknas, och vem ansvarar för den?”. Båda parter kan se svaret.

Checklista för e-⁠fakturering, punkt för punkt

1. Ett representativt urval av fakturor

Vi behöver riktiga fakturor från ditt ERP-system som täcker varje variant som ingår: vanliga fakturor, kreditfakturor och de ovanliga, till exempel rader med omvänd betalningsskyldighet, fakturor i utländsk valuta eller fakturor som hänvisar till en order. Mappningen byggs utifrån dem. En variant vi aldrig ser är en variant vi inte kan testa.

Ansvarig: ditt team. Den vanliga luckan är ett urval som bara innehåller de enkla fallen.

2. Fungerande åtkomst till källan

Vi läser fakturadatan där ditt ERP-system skapar den. Det kan vara fungerande åtkomst till källsystemet eller en stabil överlämning: samma fil eller samma API-anrop varje gång, med testdata i. Ett kalkylark som gjorts för hand en enda gång räknas inte, eftersom produktionen inte kommer att se ut så.

Ansvarig: ditt team. Den vanliga luckan är en export som fortfarande ändras från vecka till vecka.

3. Åtkomstuppgifter, certifikat och skattebetalarens behörighet för test, utfärdade till dig

Varje rutt har sitt eget sätt att släppa in ett företag: en token, ett certifikat, en behörighet i en skatteportal, ett konto hos en accesspunkt eller en plattform. De utfärdas till ditt företag, i ditt namn, på den rutt du har valt.

Ansvarig: ditt team. Den vanliga luckan är en ansökan som fortfarande ligger hos plattformen.

4. Vald rutt, med sin testmiljö aktiv

Rutten är det sätt som din faktura når köparen på i ett land: Peppol, en fransk plattform, KSeF, RO e-⁠Factura och så vidare. Du väljer den, och dess testmiljö måste vara aktiverad för ditt företag. Vi ansluter den.

Ansvarig: du väljer, vi ansluter. Den vanliga luckan är en testmiljö som finns på papperet men ännu inte är aktiv.

5. En tekniskt ansvarig på din sida, tillgänglig under perioden

Någon på din sida måste svara på frågor medan vi arbetar: var ett fält kommer ifrån, varför en kod ser ut som den gör, om en testfaktura får skickas. Två arbetsdagar klarar inte tre dagars väntan på ett svar.

Ansvarig: ditt team. Den vanliga luckan är ett namn utan avsatt tid.

6. Skriftliga beslut om skattekoder, undantag, betalningsuppgifter och identifierare

Vissa frågor är inte tekniska. Vilken momskategori gäller för den här raden? Vilket undantagsskäl ska stå på den där? Vilken identifierare använder vi för säljaren och köparen? Det är skattebeslut, och de tillhör dig och din redovisningskonsult. Vi behöver dem skriftligt, så att mappningen följer dina beslut och inte våra gissningar.

Ansvarig: ditt team, tillsammans med din redovisningskonsult. Den vanliga luckan är ett beslut som fattades på ett möte och aldrig skrevs ned.

7. En webhook-URL för den returnerade statusen

Varje rutt svarar på sitt sätt. Vi gör om varje svar till en händelse som ditt ERP-system kan läsa, med ruttens egen kod sparad bredvid. För det behöver vi någonstans att skicka den: en webhook-URL på din sida, eller en överenskommelse om att du läser statusen via API:et.

Ansvarig: ditt team. Den vanliga luckan är en URL som ingen på ERP-sidan lyssnar på ännu.

Vad som händer under de två arbetsdagarna

När den sjunde punkten är på plats går arbetet i en fast ordning. Vi bygger mappningen från dina fakturor till EN 16931 [1] och landets format, kontrollerar varje variant mot de officiella reglerna och skickar fakturor via ruttens testmiljö. Statusen kommer tillbaka till dig på samma sätt som den kommer att göra i produktion. Tryck på spela upp för att följa en faktura hela vägen.

▶Spela upp

1. 01ERP-export
2. 02Mappning
3. 03Validering
4. 04Rutt
5. 05Köpare och skatteplattform

↺Statusen kommer tillbaka via webhook eller API: accepterad, avvisad med en kod eller nekad av köparen.

ERP-exportERP-data

Ditt ERP-system tar fram fakturadatan: en rapport, en fil eller ett API-anrop.

Vad som kan gå felEtt fält saknas i exporten, till exempel köparens momsregistreringsnummer.

Målet är första giltiga testfaktura inom de två arbetsdagarna. En giltig testfaktura är en faktura som ruttens testmiljö accepterar. Det är det första beviset på att din data, vår mappning och rutten stämmer överens med varandra.

Var de sju punkterna passar in i de sex stegen

Listan över startförutsättningar är ingen separat process. Den är den del av våra sex steg som bara du kan sätta igång. Så här fördelas arbetet när uppdragsbeskrivningen är underskriven:

Steg	Det gör du	Det gör vi
Avgränsa	Beskriver uppdraget och den juridiska personens uppgifter	Prövar det mot standardenheten
Mappa	Ger åtkomst och representativa fakturor	Bygger mappningstabellen
Validera	Beslutar om skattekoder och identifierare	Kör regeluppsättningarna och rättar mappningen
Testa	Ordnar åtkomstuppgifterna för test	Skickar, bekräftar och mappar statusen
Gå i drift	Genomför ditt acceptanstest och ger klartecken	Bevakar de första skarpa fakturorna
Bevaka	Rättar data vid källan på begäran	Sortering, rättelser i mappningen och månadsrapporten

Punkt 1, 2 och 6 används i stegen mappning och validering. Punkt 3, 4 och 7 används i teststeget. Punkt 5, den tekniskt ansvarige, håller igång dem alla.

Vad punkt 3 och 4 betyder på tre rutter

Orden på listan är desamma överallt, men arbetet bakom dem beror på rutten: en KSeF-token i Polen [2], ett Peppol ID i Belgien, en registrering hos en Plateforme Agréée i Frankrike [3].

• KSeFPL

  Punkt 3: åtkomst, utfärdad till dig

  En KSeF-token eller ett certifikat med behörighet att utfärda fakturor för ditt NIP

  Punkt 4: testmiljön

  KSeF:s testmiljö

  Se upp för

  En token utan behörigheten InvoiceWrite kan inte öppna en sändningssession, så KSeF ser aldrig fakturan

• PeppolBE

  Punkt 3: åtkomst, utfärdad till dig

  Ett konto hos en certifierad accesspunkt och det Peppol ID som ditt företag är registrerat under

  Punkt 4: testmiljön

  Din accesspunkts testuppsättning

  Se upp för

  Utan ditt Peppol ID som säljarens elektroniska adress avvisar en Peppol-regel fakturan

• Plateforme AgrééeFR

  Punkt 3: åtkomst, utfärdad till dig

  Din registrering hos plattformen, med ditt SIREN aktivt i det nationella registret

  Punkt 4: testmiljön

  Plattformens testmiljö, skild från produktion

  Se upp för

  Test och produktion är åtskilda: att vara uppsatt i den ena är inte att vara uppsatt i den andra

Två av de tre felen stoppar ett test innan någon köpare ser det. KSeF öppnar inte en sändningssession för en token utan behörigheten InvoiceWrite [4], och på Peppol avvisar regeln PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 fakturan innan den skickas iväg [5]. Därför står båda punkterna på listan över startförutsättningar, innan klockan börjar gå, och inte inom de två arbetsdagarna.

I Frankrike fungerar det nationella registret åt båda hållen. Ett företag som inte har valt en mottagande plattform saknas i det, och fakturor som är adresserade till det företaget kan inte levereras [6].

Vad klockan inte omfattar

Vissa steg ligger utanför de två dagarna eftersom ingen av parterna styr dem. Figuren visar var de ligger i förhållande till klockan.

StartförutsättningarI din taktDe två arbetsdagarnaPå klockanEfter första giltiga testfakturaNär du ger klartecken

Ditt teamDe sju punkterna på listanSvarar på frågor under periodenAcceptanstest och klartecken

EurInvoiceAnsluter den rutt du valtMappar, validerar och skickar testfakturorBevakar de första skarpa fakturorna

1. Klockan startar: alla sju punkter på plats
2. Första giltiga testfaktura

Utanför klockan

• Anslutning till plattformen och KYC
• Skattebetalarens behörighet för produktion
• Tredje parter, till exempel en ERP-leverantör som ändrar en export

• Anslutning till plattformen och kundkännedom (KYC), som accesspunkten eller plattformen sköter i sin egen takt.
• Skattebetalarens behörighet för produktion, som skattemyndigheten beviljar.
• Ditt acceptanstest, som ditt team genomför och godkänner.
• Tredje parters tillgänglighet, till exempel en ERP-leverantör som måste ändra en export.

Inget av detta är ett skäl att vänta med att börja på de sju punkterna. De flesta av dem kan löpa parallellt med startförutsättningarna, och att börja med dem tidigt är det bästa sättet att hålla hela projektet kort.

En del arbete ligger också utanför själva standardenheten. Fler juridiska personer eller länder, inkommande flöden, e-⁠rapportering, arkivering, arbete med ERP-gränssnitt och plattformsavgifter offereras separat. När du vet det från början handlar målet på två dagar om en enda sak: första giltiga testfaktura.

När en punkt saknas

Det händer i de flesta projekt, och det är helt i sin ordning. När en punkt saknas säger vi vilken, vem som ansvarar för den och exakt vad som behövs. Klockan väntar. Inget går förlorat utom tid, och listan över startförutsättningar gör det synligt vart tiden tar vägen.

Ett meddelande från oss om en punkt som saknas låter så här: ”Punkt 3 är fortfarande öppen. Plattformen har ännu inte aktiverat ditt testkonto. Ansvarig: ditt team. När det är aktivt skickar du konto-id:t till oss, så kan klockan börja gå.” Kort, konkret och med en ansvarig.

Om det visar sig att en punkt som saknas ligger hos oss, till exempel integrationen med rutten, säger vi det på samma sätt. Listan gäller oss båda, och det är samma lista oavsett om du köper direkt av oss eller via din ERP-partner.

En checklista att skicka till ditt team

Kopiera in den i ett mejl till den som ansvarar för ERP-sidan:

1. Ett representativt urval av anonymiserade fakturor, varje variant som ingår.
2. Åtkomst till källan, eller en stabil överlämning via fil eller API med testdata.
3. Åtkomstuppgifter, certifikat och skattebetalarens behörighet för test för den valda rutten, utfärdade till ditt företag.
4. Vald rutt, med sin testmiljö aktiv.
5. En tekniskt ansvarig med avsatt tid under perioden.
6. Skriftliga beslut om skattekoder, undantag, betalningsuppgifter och identifierare.
7. En webhook-URL för den returnerade statusen.

När alla sju är klara säger du till oss, och de två arbetsdagarna börjar.