Što pokreće rok od dva dana

Naš je cilj prvi valjani testni račun u roku od dva radna dana. Ljudi to čuju i pitaju kada ta dva dana počinju. Iskren odgovor glasi: kad je sedam stvari osigurano. Ova kontrolna lista za eRačun sastoji se upravo od tih sedam stvari. Dok one nisu osigurane, nitko ne može obećati datum, pa ni mi, jer posao koji oduzima vrijeme čeka nešto što samo vi možete osigurati.

Ova bilješka prolazi kroz sedam stavki: zašto je svaka važna, tko je za nju odgovoran i gdje projekti obično zapnu. Označavajte ih ispod dok čitate. Rok počinje teći kad je svih sedam označeno.

• Reprezentativni skup računa koji pokriva svaku varijantu u opsegu
• Funkcionalan pristup izvoru ili stabilna predaja podataka putem datoteke ili API-ja
• Testni pristupni podaci, certifikati i ovlaštenje poreznog obveznika, izdani na vaše ime
• Odabran kanal s aktivnim testnim okruženjem
• Tehnički odgovorna osoba na vašoj strani, dostupna tijekom tog razdoblja
• Pisane odluke o poreznim šiframa, oslobođenjima, podacima o plaćanju i identifikatorima
• URL webhooka za vraćeni status

0 / 7 osigurano. Rok još nije počeo teći.

Zašto rok počinje kad su preduvjeti ispunjeni

Potpis nam govori da želite da se posao obavi. On nam ne daje račune, pristup ni odluke koje su za taj posao potrebne. Kad bismo počeli brojati na dan potpisa, dva bi dana prošla u čekanju na izvoz ili testnu prijavu, a cilj ne bi ništa značio.

Zato je cilj vezan uz preduvjete za početak. Preduvjeti su kratak popis, isti za svaki kanal, i svaka stavka ima jednu odgovornu stranu. Kad stigne posljednja stavka, imamo sve što nam treba da mapiramo, validiramo i pošaljemo testni račun, a za poštivanje dva radna dana odgovorni smo mi. Pojmovnik isti popis naziva paketom spremnosti (readiness package).

Tako se i o kašnjenjima lako razgovara. Ako testni račun kasni, pitanje nije „tko je spor?“, nego „koja stavka nedostaje i tko je za nju odgovoran?“. Obje strane vide odgovor.

Kontrolna lista za eRačun, stavku po stavku

1. Reprezentativni skup računa

Trebaju nam stvarni računi iz vašeg ERP-a koji pokrivaju svaku varijantu u opsegu: standardni računi, odobrenja i neobični slučajevi, kao što su retci s prijenosom porezne obveze, računi u stranoj valuti ili računi koji se pozivaju na narudžbu. Mapiranje se gradi upravo na njima. Varijantu koju nikad ne vidimo ne možemo ni testirati.

Odgovornost: vaš tim. Najčešći propust je skup koji sadrži samo jednostavne slučajeve.

2. Funkcionalan pristup izvoru

Podatke o računima čitamo ondje gdje ih vaš ERP stvara. To može biti funkcionalan pristup izvornom sustavu ili stabilna predaja podataka: svaki put ista datoteka ili isti API poziv, s testnim podacima. Jednokratna tablica izrađena ručno ne računa se, jer produkcija neće tako izgledati.

Odgovornost: vaš tim. Najčešći propust je izvoz koji se još mijenja iz tjedna u tjedan.

3. Testni pristupni podaci, certifikati i ovlaštenje poreznog obveznika, izdani na vaše ime

Svaki kanal ima svoj način da pusti tvrtku unutra: token, certifikat, ovlaštenje na poreznom portalu, korisnički račun kod pristupne točke ili platforme. Oni se izdaju vašoj tvrtki, na vaše ime, na kanalu koji ste odabrali.

Odgovornost: vaš tim. Najčešći propust je zahtjev koji još stoji kod platforme.

4. Odabran kanal s aktivnim testnim okruženjem

Kanal je put kojim vaš račun stiže do kupca u jednoj zemlji: Peppol, francuska platforma, KSeF, RO e-⁠Factura i tako dalje. Vi ga birate, a njegovo testno okruženje mora biti uključeno za vašu tvrtku. Mi ga povezujemo.

Odgovornost: vi birate, mi povezujemo. Najčešći propust je testno okruženje koje postoji na papiru, ali još nije aktivno.

5. Tehnički odgovorna osoba na vašoj strani, dostupna tijekom tog razdoblja

Netko na vašoj strani mora odgovarati na pitanja dok radimo: odakle dolazi neko polje, zašto neka šifra izgleda tako kako izgleda, smije li se poslati testni račun. Dva radna dana ne prežive trodnevno čekanje na odgovor.

Odgovornost: vaš tim. Najčešći propust je ime bez izdvojenog vremena.

6. Pisane odluke o poreznim šiframa, oslobođenjima, podacima o plaćanju i identifikatorima

Neka pitanja nisu tehnička. Koja se kategorija PDV-a primjenjuje na ovaj redak? Koji razlog oslobođenja ide na onaj? Koji identifikator koristimo za prodavatelja i kupca? To su porezne odluke i one pripadaju vama i vašem računovođi. Trebamo ih u pisanom obliku, kako bi mapiranje slijedilo vaše odluke, a ne naše pretpostavke.

Odgovornost: vaš tim, s vašim računovođom. Najčešći propust je odluka donesena na sastanku koja nikad nije zapisana.

7. URL webhooka za vraćeni status

Svaki kanal odgovara drukčije. Svaki odgovor pretvaramo u jedan događaj koji vaš ERP može pročitati, uz izvorni kod kanala. Za to nam treba mjesto na koje ćemo ga slati: URL webhooka na vašoj strani ili dogovor da status čitate putem API-ja.

Odgovornost: vaš tim. Najčešći propust je URL koji još nitko na strani ERP-a ne prati.

Što se događa u dva radna dana

Kad stigne sedma stavka, posao teče utvrđenim redoslijedom. Izrađujemo mapiranje vaših računa na EN 16931 [1] i format zemlje, provjeravamo svaku varijantu prema službenim pravilima i šaljemo račune kroz testno okruženje kanala. Status vam se vraća onako kako će se vraćati u produkciji. Pritisnite „Pokreni“ i pratite jedan račun od početka do kraja.

▶Pokreni

1. 01Izvoz iz ERP-a
2. 02Mapiranje
3. 03Validacija
4. 04Kanal
5. 05Kupac i porezna platforma

↺Status se vraća putem webhooka ili API-ja: prihvaćen, odbijen s kodom ili ga je kupac odbio.

Izvoz iz ERP-aPodaci iz ERP-a

Vaš ERP stvara podatke o računu: izvještaj, datoteku ili API poziv.

Što može poći po zluU izvozu nedostaje polje, primjerice PDV broj kupca.

Cilj je prvi valjani testni račun unutar ta dva radna dana. Valjani testni račun je onaj koji testno okruženje kanala prihvati. To je prvi dokaz da su vaši podaci, naše mapiranje i kanal međusobno usklađeni.

Gdje se sedam stavki uklapa u šest koraka

Popis preduvjeta nije zaseban proces. To je onaj dio naših šest koraka koji samo vi možete pokrenuti. Evo kako se posao dijeli nakon što je opseg potpisan:

Korak	Što radite vi	Što radimo mi
Opseg	Donosite projekt i podatke o pravnoj osobi	Provjeravamo ga prema standardnom paketu
Mapiranje	Dajete pristup i reprezentativne račune	Izrađujemo tablicu mapiranja
Validacija	Određujete porezne šifre i identifikatore	Pokrećemo skupove pravila i ispravljamo mapiranje
Testiranje	Osiguravate testne pristupne podatke	Šaljemo, potvrđujemo i mapiramo status
Prelazak u produkciju	Provodite korisničko testiranje i dajete odobrenje	Pratimo prve produkcijske račune
Praćenje	Ispravljate podatke na izvoru kad se zatraži	Razvrstavanje, ispravci mapiranja i mjesečni izvještaj

Stavke 1, 2 i 6 hrane korake mapiranja i validacije. Stavke 3, 4 i 7 hrane korak testiranja. Stavka 5, tehnički odgovorna osoba, drži sve njih u pokretu.

Što stavke 3 i 4 znače na tri kanala

Riječi na popisu iste su posvuda, ali posao iza njih ovisi o kanalu: KSeF token u Poljskoj [2], Peppol ID u Belgiji, registracija kod platforme Plateforme Agréée u Francuskoj [3].

• KSeFPL

  Stavka 3: pristup izdan vama

  KSeF token ili certifikat s dopuštenjem za izdavanje računa za vaš NIP

  Stavka 4: testno okruženje

  Testno okruženje KSeF-a

  Pazite na

  Token bez dopuštenja InvoiceWrite ne može otvoriti sesiju slanja, pa KSeF račun nikad ne vidi

• PeppolBE

  Stavka 3: pristup izdan vama

  Korisnički račun kod certificirane pristupne točke i Peppol ID pod kojim je vaša tvrtka registrirana

  Stavka 4: testno okruženje

  Testno postavljanje vaše pristupne točke

  Pazite na

  Bez vašeg Peppol ID-a kao elektroničke adrese prodavatelja Peppol pravilo odbija račun

• Plateforme AgrééeFR

  Stavka 3: pristup izdan vama

  Vaša registracija na platformi, s vašim SIREN-om aktivnim u nacionalnom imeniku

  Stavka 4: testno okruženje

  Testno okruženje platforme, odvojeno od produkcije

  Pazite na

  Test i produkcija su odvojeni: postavljenost u jednom ne znači postavljenost u drugom

Dva od tri problema zaustavljaju test prije nego što ga ijedan kupac vidi. KSeF neće otvoriti sesiju slanja za token bez dopuštenja InvoiceWrite [4], a na Peppolu pravilo PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 odbija račun prije nego što ode [5]. Zato su obje stavke na popisu preduvjeta, prije nego što rok počne teći, a ne unutar dva radna dana.

U Francuskoj nacionalni imenik djeluje u oba smjera. Tvrtke koja nije odabrala platformu za zaprimanje računa u njemu nema, a računi naslovljeni na tu tvrtku ne mogu se isporučiti [6].

Što rok ne obuhvaća

Neki su koraci izvan dva dana jer ih nijedna strana ne kontrolira. Slika pokazuje gdje se nalaze u odnosu na rok.

Preduvjeti za početakVašim tempomDva radna danaUnutar rokaNakon prvog valjanog testnog računaNakon vašeg odobrenja

Vaš timSedam stavki s popisaOdgovara na pitanja tijekom tog razdobljaKorisničko testiranje i odobrenje

EurInvoicePovezuje kanal koji ste odabraliMapira, validira i šalje testne računePrati prve produkcijske račune

1. Rok počinje: svih sedam stavki osigurano
2. Prvi valjani testni račun

Izvan roka

• Registracija na platformi i KYC
• Ovlaštenje poreznog obveznika za produkciju
• Treće strane, primjerice dobavljač ERP-a koji mijenja izvoz

• Registracija na platformi i KYC, koje pristupna točka ili platforma provodi vlastitim tempom.
• Ovlaštenje poreznog obveznika za produkciju, koje daje porezna uprava.
• Vaše korisničko testiranje, koje provodi i odobrava vaš tim.
• Dostupnost trećih strana, primjerice dobavljača ERP-a koji mora promijeniti izvoz.

Ništa od toga nije razlog da čekate s početkom rada na sedam stavki. Većina toga može teći usporedno s preduvjetima, a rani početak najbolji je način da cijeli projekt ostane kratak.

Dio posla izvan je i samog standardnog paketa. Za dodatne pravne osobe ili zemlje, zaprimanje računa, eIzvještavanje, arhiviranje, rad na sučelju ERP-a i naknade platformi dajemo zasebnu ponudu. Kad se to zna unaprijed, cilj od dva dana ostaje usmjeren na jedno: prvi valjani testni račun.

Kad stavka nedostaje

To se događa na većini projekata i nije problem. Kad stavka nedostaje, kažemo koja je, tko je za nju odgovoran i što je točno potrebno. Rok čeka. Ne gubi se ništa osim vremena, a popis preduvjeta pokazuje kamo to vrijeme odlazi.

Naša poruka o stavci koja nedostaje glasi ovako: „Stavka 3 još je otvorena. Platforma još nije aktivirala vaš testni korisnički račun. Odgovornost: vaš tim. Kad bude aktivan, pošaljite nam ID korisničkog računa i rok može početi.“ Kratko, konkretno i s jednom odgovornom stranom.

Ako se pokaže da je stavka koja nedostaje na našoj strani, primjerice integracija s kanalom, to kažemo na isti način. Popis vrijedi za obje strane i isti je bez obzira kupujete li izravno od nas ili preko svog ERP partnera.

Kontrolna lista koju šaljete svom timu

Kopirajte ovo u e-⁠poruku osobi koja je odgovorna za ERP:

1. Reprezentativni skup anonimiziranih računa, svaka varijanta u opsegu.
2. Pristup izvoru ili stabilna predaja datoteke ili putem API-ja, s testnim podacima.
3. Testni pristupni podaci, certifikati i ovlaštenje poreznog obveznika za odabrani kanal, izdani vašoj tvrtki.
4. Odabran kanal s aktivnim testnim okruženjem.
5. Jedna tehnički odgovorna osoba s izdvojenim vremenom tijekom tog razdoblja.
6. Pisane odluke o poreznim šiframa, oslobođenjima, podacima o plaćanju i identifikatorima.
7. URL webhooka za vraćeni status.

Kad je svih sedam gotovo, javite nam i dva radna dana počinju.