Mi indítja a kétnapos határidőt

Célunk az első érvényes tesztszámla két munkanapon belül. Aki ezt hallja, megkérdezi, mikor indul a két nap. Az őszinte válasz: amikor hét dolog a helyén van. Ez az e-⁠számlázási ellenőrzőlista ezt a hét dolgot tartalmazza. Amíg ezek nincsenek meg, senki sem ígérhet dátumot, mi sem, mert az időigényes munka olyasmire vár, amit csak Ön tud biztosítani.

Ez a jegyzet végigmegy a hét ponton: miért fontos mindegyik, ki felel érte, és hol szoktak elakadni a projektek. Olvasás közben pipálja ki őket lent. A határidő akkor indul, amikor mind a hét ki van pipálva.

• A számlák reprezentatív készlete, amely a projektbe tartozó minden változatot lefed
• Működő hozzáférés a forráshoz, vagy stabil fájl- vagy API-átadás
• Teszthozzáférési adatok, tanúsítványok és adózói jogosultság, az Ön nevére kiadva
• A kiválasztott útvonal, aktív tesztkörnyezettel
• Egy technikai felelős az Ön oldalán, aki az időszak alatt elérhető
• Írásos döntések az adókódokról, mentességekről, fizetési adatokról és azonosítókról
• Webhook-URL a visszaadott státuszhoz

0 / 7 teljesült. A határidő még nem indult el.

Miért az indulási feltételek indítják a határidőt

Az aláírásból tudjuk, hogy Ön szeretné, ha elkészülne a munka. A számlákat, a hozzáférést és a munkához szükséges döntéseket viszont nem adja meg. Ha az aláírás napjától számolnánk, a két nap egy exportra vagy egy teszt-bejelentkezésre való várakozással telne, és a cél semmit sem jelentene.

Ezért a cél az indulási feltételekhez kötődik. Az indulási feltételek rövid listát alkotnak, amely minden útvonalon ugyanaz, és minden pontnak egy felelőse van. Amikor az utolsó pont is megérkezik, mindenünk megvan ahhoz, hogy leképezzünk, validáljunk és elküldjünk egy tesztszámlát, a két munkanap betartása pedig a mi feladatunk. A szójegyzék ugyanezt a listát indulási csomagnak (readiness package) nevezi.

Így a késésekről is könnyű beszélni. Ha a tesztszámla késik, a kérdés nem az, hogy „ki lassú?”, hanem az, hogy „melyik pont hiányzik, és ki felel érte?”. A választ mindkét fél látja.

Az e-⁠számlázási ellenőrzőlista, pontról pontra

1. A számlák reprezentatív készlete

Valódi számlákra van szükségünk az Ön ERP-jéből, a projektbe tartozó minden változatot lefedve: normál számlákra, jóváíró számlákra és a szokatlan esetekre, például fordított adózású tételsorokra, devizás számlákra vagy rendelésre hivatkozó számlákra. A leképezés ezekből készül. Amelyik változatot sosem látjuk, azt nem is tudjuk tesztelni.

Felelős: az Ön csapata. A szokásos hiány: a készletben csak a könnyű esetek szerepelnek.

2. Működő hozzáférés a forráshoz

A számlaadatokat ott olvassuk be, ahol az Ön ERP-je előállítja őket. Ez lehet működő hozzáférés a forrásrendszerhez, vagy stabil átadás: minden alkalommal ugyanaz a fájl vagy ugyanaz az API-hívás, tesztadatokkal. Egy kézzel készített, egyszeri táblázat nem számít, mert az éles üzem nem így fog kinézni.

Felelős: az Ön csapata. A szokásos hiány: az export hétről hétre még változik.

3. Teszthozzáférési adatok, tanúsítványok és adózói jogosultság, az Ön nevére kiadva

Minden útvonalnak megvan a maga módja, hogy beengedjen egy céget: token, tanúsítvány, jogosultság egy adóügyi portálon, fiók egy hozzáférési pontnál vagy platformon. Ezeket az Ön cégének adják ki, az Ön nevére, az Ön által választott útvonalon.

Felelős: az Ön csapata. A szokásos hiány: a kérelem még a platformnál van.

4. A kiválasztott útvonal, aktív tesztkörnyezettel

Az útvonal az a mód, ahogyan a számla egy országban eljut a vevőhöz: Peppol, egy francia platform, a KSeF, a RO e-⁠Factura és így tovább. Ön választja ki, és a tesztkörnyezetét be kell kapcsolni az Ön cége számára. Mi kötjük be.

Felelős: Ön választ, mi bekötjük. A szokásos hiány: a tesztkörnyezet papíron létezik, de még nem aktív.

5. Egy technikai felelős az Ön oldalán, aki az időszak alatt elérhető

Valakinek az Ön oldalán válaszolnia kell a kérdésekre, amíg dolgozunk: honnan jön egy mező, miért néz ki úgy egy kód, ahogy, elküldhető-e egy tesztszámla. Két munkanap nem él túl egy háromnapos várakozást egy válaszra.

Felelős: az Ön csapata. A szokásos hiány: van egy név, de nincs rá félretett idő.

6. Írásos döntések az adókódokról, mentességekről, fizetési adatokról és azonosítókról

Néhány kérdés nem technikai. Melyik áfakategória vonatkozik erre a tételsorra? Melyik mentességi ok kerül arra a másikra? Melyik azonosítót használjuk az eladóhoz és a vevőhöz? Ezek adózási döntések, és Önhöz, valamint a könyvelőjéhez tartoznak. Írásban van rájuk szükségünk, hogy a leképezés az Ön döntéseit kövesse, ne a mi feltételezéseinket.

Felelős: az Ön csapata, a könyvelőjével együtt. A szokásos hiány: egy döntés, amely egy megbeszélésen született, de soha nem írták le.

7. Webhook-URL a visszaadott státuszhoz

Minden útvonal másképp válaszol. Minden választ egyetlen, az ERP által olvasható eseménnyé alakítunk, az útvonal saját kódját pedig mellette megőrizzük. Ehhez kell egy hely, ahová küldhetjük: egy webhook-URL az Ön oldalán, vagy egy megállapodás arról, hogy a státuszt az API-n keresztül olvassa.

Felelős: az Ön csapata. A szokásos hiány: egy URL, amelyet az ERP oldalán még senki sem figyel.

Mi történik a két munkanap alatt

Amint megérkezik a hetedik pont, a munka rögzített sorrendben halad. Elkészítjük a leképezést az Ön számláiról az EN 16931 [1] szabványra és az ország formátumára, minden változatot ellenőrzünk a hivatalos szabályok szerint, és számlákat küldünk az útvonal tesztkörnyezetén keresztül. A státusz ugyanúgy jut vissza Önhöz, ahogy éles üzemben is fog. Nyomja meg a „Lejátszás” gombot, és kövessen végig egy számlát.

▶Lejátszás

1. 01ERP-export
2. 02Leképezés
3. 03Validálás
4. 04Útvonal
5. 05Vevő és adóplatform

↺A státusz webhookon vagy API-n keresztül érkezik vissza: elfogadva, kóddal elutasítva, vagy a vevő visszautasította.

ERP-exportERP-adatok

Az Ön ERP-je előállítja a számlaadatokat: egy riportot, egy fájlt vagy egy API-hívást.

Mi romolhat elEgy mező hiányzik az exportból, például a vevő adószáma.

A cél az első érvényes tesztszámla e két munkanapon belül. Érvényes tesztszámla az, amelyet az útvonal tesztkörnyezete elfogad. Ez az első bizonyíték arra, hogy az Ön adatai, a mi leképezésünk és az útvonal összhangban vannak egymással.

Hol illeszkedik a hét pont a hat lépésbe

Az indulási feltételek listája nem külön folyamat. Ez a hat lépésünk azon része, amelyet csak Ön indíthat el. Így oszlik meg a munka, miután a feladatleírást aláírták:

Lépés	Amit Ön végez	Amit mi végzünk
Felmérés	Átadja a projektet és a jogi személy adatait	Összevetjük az alapcsomaggal
Leképezés	Hozzáférést és reprezentatív számlákat ad	Elkészítjük a leképezési táblázatot
Validálás	Dönt az adókódokról és az azonosítókról	Lefuttatjuk a szabálykészleteket, és javítjuk a leképezést
Tesztelés	Beszerzi a teszthozzáférési adatokat	Elküldjük, visszaigazoljuk és leképezzük a státuszt
Élesítés	Lefuttatja az átvételi tesztet, és jóváhagyja	Figyeljük az első éles számlákat
Nyomon követés	Kérésre javítja az adatokat a forrásnál	Osztályozás, leképezési javítások és a havi jelentés

Az 1., a 2. és a 6. pont a leképezési és a validálási lépést táplálja. A 3., a 4. és a 7. pont a tesztelési lépést táplálja. Az 5. pont, a technikai felelős, mindegyiket mozgásban tartja.

Mit jelent a 3. és a 4. pont három útvonalon

A lista szavai mindenhol ugyanazok, de a mögöttük álló munka az útvonaltól függ: KSeF-token Lengyelországban [2], Peppol ID Belgiumban, regisztráció egy Plateforme Agréée platformnál Franciaországban [3].

• KSeFPL

  3. pont: az Ön nevére kiadott hozzáférés

  KSeF-token vagy -tanúsítvány számlakiállítási jogosultsággal az Ön NIP-jéhez

  4. pont: a tesztkörnyezet

  A KSeF tesztkörnyezete

  Figyeljen erre

  InvoiceWrite jogosultság nélküli token nem tud küldési munkamenetet nyitni, így a KSeF nem is látja a számlát

• PeppolBE

  3. pont: az Ön nevére kiadott hozzáférés

  Fiók egy tanúsított hozzáférési pontnál, és a Peppol ID, amelyen a cége regisztrálva van

  4. pont: a tesztkörnyezet

  Az Ön hozzáférési pontjának tesztbeállítása

  Figyeljen erre

  Ha az Ön Peppol ID-ja nem szerepel az eladó elektronikus címeként, egy Peppol-szabály elutasítja a számlát

• Plateforme AgrééeFR

  3. pont: az Ön nevére kiadott hozzáférés

  Az Ön regisztrációja a platformon, a SIREN-jével aktívan a nemzeti címtárban

  4. pont: a tesztkörnyezet

  A platform tesztkörnyezete, külön az éles környezettől

  Figyeljen erre

  A teszt és az éles környezet különálló: az egyikben való beállítás nem jelent beállítást a másikban

A három hiba közül kettő még azelőtt leállítja a tesztet, hogy bármelyik vevő látná. A KSeF nem nyit küldési munkamenetet olyan tokennel, amelyhez nem tartozik InvoiceWrite jogosultság [4], a Peppolon pedig a PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 szabály még a kiküldés előtt elutasítja a számlát [5]. Ezért szerepel mindkét pont az indulási feltételek listáján, a határidő indulása előtt, és nem a két munkanapon belül.

Franciaországban a nemzeti címtár mindkét irányban működik. Az a cég, amely nem választott fogadó platformot, hiányzik belőle, és az ennek a cégnek címzett számlák nem kézbesíthetők [6].

Amit a határidő nem fed le

Néhány lépés kívül esik a két napon, mert egyik fél sem befolyásolja őket. Az ábra mutatja, hol helyezkednek el a határidőhöz képest.

Indulási feltételekAz Ön tempójábanA két munkanapA határidőn belülAz első érvényes tesztszámla utánAz Ön jóváhagyásával

Az Ön csapataA lista hét pontjaVálaszol a kérdésekre az időszak alattÁtvételi teszt és jóváhagyás

EurInvoiceBeköti az Ön által választott útvonalatLeképez, validál és tesztszámlákat küldFigyeli az első éles számlákat

1. Indul a határidő: mind a hét pont teljesült
2. Első érvényes tesztszámla

A határidőn kívül

• Platformcsatlakozás és KYC
• Adózói jogosultság az éles üzemhez
• Harmadik felek, például egy exportot módosító ERP-szállító

• A platformcsatlakozás és a KYC, amelyet a hozzáférési pont vagy a platform a saját tempójában végez.
• Az éles üzemhez szükséges adózói jogosultság, amelyet az adóhatóság ad meg.
• Az Ön átvételi tesztje, amelyet az Ön csapata futtat le és hagy jóvá.
• Harmadik felek rendelkezésre állása, például egy ERP-szállítóé, akinek módosítania kell egy exportot.

Ezek egyike sem ok arra, hogy várjon a hét pont elindításával. A legtöbbjük az indulási feltételekkel párhuzamosan haladhat, és a korai elindításuk a legjobb módja annak, hogy az egész projekt rövid maradjon.

Bizonyos munka magán az alapcsomagon is kívül esik. A további jogi személyekre vagy országokra, a bejövő folyamatokra, az e-⁠jelentéstételre, az archiválásra, az ERP-felületi munkára és a platformdíjakra külön árajánlatot adunk. Ha ez előre tisztázott, a kétnapos cél egyetlen dologról szól: az első érvényes tesztszámláról.

Ha egy pont hiányzik

A legtöbb projektben előfordul, és ez rendben van. Ha egy pont hiányzik, megmondjuk, melyik az, ki felel érte, és pontosan mire van szükség. A határidő vár. Időn kívül semmi sem vész el, és az indulási feltételek listája láthatóvá teszi, hová megy az idő.

Egy hiányzó pontról szóló üzenetünk így hangzik: „A 3. pont még nyitott. A platform még nem aktiválta az Ön tesztfiókját. Felelős: az Ön csapata. Amint aktív, küldje el nekünk a fiókazonosítót, és indulhat a határidő.” Rövid, konkrét, és egy felelőse van.

Ha kiderül, hogy a hiányzó pont a mi oldalunkon van, például az útvonal integrációja, ugyanígy jelezzük. A lista mindkettőnkre vonatkozik, és ugyanaz a lista, akár közvetlenül tőlünk vásárol, akár az ERP-partnerén keresztül.

Ellenőrzőlista, amelyet elküldhet a csapatának

Másolja be ezt egy e-⁠mailbe annak, aki az ERP-oldalért felel:

1. A számlák reprezentatív, anonimizált készlete, a projektbe tartozó minden változattal.
2. Hozzáférés a forráshoz, vagy stabil fájl- vagy API-átadás tesztadatokkal.
3. Teszthozzáférési adatok, tanúsítványok és adózói jogosultság a kiválasztott útvonalhoz, a cég nevére kiadva.
4. A kiválasztott útvonal, aktív tesztkörnyezettel.
5. Egy technikai felelős, akinek az időszak alatt van erre félretett ideje.
6. Írásos döntések az adókódokról, mentességekről, fizetési adatokról és azonosítókról.
7. Webhook-URL a visszaadott státuszhoz.

Amikor mind a hét kész, szóljon nekünk, és elindul a két munkanap.