X’jibda l-għadd tal-jumejn

Il-mira tagħna hija l-ewwel fattura tat-test valida fi żmien jumejn tax-xogħol. In-nies jisimgħu dan u jistaqsu meta jibdew il-jumejn. It-tweġiba onesta hija: meta seba’ affarijiet ikunu f’posthom. Hawn għandek checklist tal-fatturi elettroniċi b’dawk is-seba’ affarijiet. Qabel ma jkunu f’posthom, ħadd ma jista’ jwiegħed jum preċiż, lanqas aħna, għax ix-xogħol li jieħu l-ħin qed jistenna xi ħaġa li tista’ tipprovdiha int biss.

Din in-nota tgħaddi mis-seba’ elementi: għaliex kull wieħed huwa importanti, min hu responsabbli għalih u fejn il-proġetti normalment jeħlu. Immarkahom hawn taħt waqt li taqra. L-għadd jibda meta s-seba’ kollha jkunu mmarkati.

• Sett rappreżentattiv ta’ fatturi, li jkopri kull varjant fl-ambitu
• Aċċess għas-sors li jaħdem, jew konsenja stabbli ta’ fajls jew bl-API
• Kredenzjali tat-test, ċertifikati u awtorizzazzjoni tal-kontribwent, maħruġa f’ismek
• Ir-rotta magħżula, bl-ambjent tat-test tagħha attiv
• Responsabbli tekniku min-naħa tiegħek, disponibbli matul il-perjodu
• Deċiżjonijiet bil-miktub dwar il-kodiċi tat-taxxa, l-eżenzjonijiet, id-data tal-ħlas u l-identifikaturi
• URL tal-webhook għall-istatus mibgħut lura

0 / 7 f’posthom. L-għadd għadu ma bediex.

Għaliex l-għadd jibda mat-tħejjija

Il-firma tgħidilna li trid li x-xogħol isir. Ma tagħtiniex il-fatturi, l-aċċess jew id-deċiżjonijiet li x-xogħol jeħtieġ. Kieku bdejna ngħoddu mill-jum tal-firma, il-jumejn jgħaddu nistennew esportazzjoni jew login tat-test, u l-mira ma tfisser xejn.

Għalhekk il-mira hija marbuta mat-tħejjija. It-tħejjija hija lista qasira, l-istess għal kull rotta, u kull element għandu responsabbli wieħed. Meta jasal l-aħħar element, ikollna dak kollu li għandna bżonn biex nimmappjaw, nivvalidaw u nibagħtu fattura tat-test, u ż-żamma tal-jumejn tax-xogħol hija f’idejna. Fil-glossarju l-istess lista tissejjaħ il-pakkett tat-tħejjija (readiness package).

Dan jagħmel ukoll id-dewmien faċli biex titkellem dwaru. Jekk il-fattura tat-test tkun tard, il-mistoqsija mhix “min qed idum?” imma “liema element nieqes, u min hu responsabbli għalih?”. Iż-żewġ naħat jistgħu jaraw it-tweġiba.

Checklist tal-fatturi elettroniċi, element b’element

1. Sett rappreżentattiv ta’ fatturi

Għandna bżonn fatturi reali mill-ERP tiegħek, li jkopru kull varjant fl-ambitu: fatturi standard, noti ta’ kreditu, u dawk mhux tas-soltu bħal linji b’inverżjoni tal-ħlas, fatturi f’munita barranija jew fatturi li jsemmu ordni. L-immappjar jinbena minn dawn. Varjant li qatt ma narawh huwa varjant li ma nistgħux nittestjawh.

Responsabbli: it-tim tiegħek. In-nuqqas tas-soltu huwa sett li fih il-każijiet faċli biss.

2. Aċċess għas-sors li jaħdem

Naqraw id-data tal-fatturi fejn jipproduċiha l-ERP tiegħek. Dan jista’ jkun aċċess li jaħdem għas-sistema tas-sors, jew konsenja stabbli: l-istess fajl jew l-istess sejħa tal-API kull darba, b’data tat-test fiha. Tabella ta’ darba magħmula bl-idejn ma tgħoddx, għax il-produzzjoni mhix se tidher hekk.

Responsabbli: it-tim tiegħek. In-nuqqas tas-soltu huwa esportazzjoni li għadha tinbidel minn ġimgħa għal oħra.

3. Kredenzjali tat-test, ċertifikati u awtorizzazzjoni tal-kontribwent, maħruġa f’ismek

Kull rotta għandha l-mod tagħha kif iddaħħal kumpanija: token, ċertifikat, awtorizzazzjoni fuq portal tat-taxxa, kont ma’ punt ta’ aċċess jew pjattaforma. Dawn jinħarġu lill-kumpanija tiegħek, f’ismek, fuq ir-rotta li għażilt.

Responsabbli: it-tim tiegħek. In-nuqqas tas-soltu huwa talba li għadha għand il-pjattaforma.

4. Ir-rotta magħżula, bl-ambjent tat-test tagħha attiv

Ir-rotta hija l-mod kif il-fattura tiegħek tasal għand ix-xerrej f’pajjiż wieħed: Peppol, pjattaforma Franċiża, KSeF, RO e-⁠Factura u l-bqija. Int tagħżilha, u l-ambjent tat-test tagħha jrid ikun attivat għall-kumpanija tiegħek. Aħna nqabbduha.

Responsabbli: int tagħżel, aħna nqabbdu. In-nuqqas tas-soltu huwa ambjent tat-test li jeżisti fuq il-karta imma għadu mhux attiv.

5. Responsabbli tekniku min-naħa tiegħek, disponibbli matul il-perjodu

Xi ħadd min-naħa tiegħek irid iwieġeb il-mistoqsijiet waqt li naħdmu: minn fejn ġej qasam, għaliex kodiċi jidher kif jidher, jekk tistax tintbagħat fattura tat-test. Jumejn tax-xogħol ma jifilħux stennija ta’ tlett ijiem għal tweġiba.

Responsabbli: it-tim tiegħek. In-nuqqas tas-soltu huwa isem mingħajr ħin imwarrab.

6. Deċiżjonijiet bil-miktub dwar il-kodiċi tat-taxxa, l-eżenzjonijiet, id-data tal-ħlas u l-identifikaturi

Xi mistoqsijiet mhumiex tekniċi. Liema kategorija tal-VAT tapplika għal din il-linja? Liema raġuni ta’ eżenzjoni tmur fuq dik? Liema identifikatur nużaw għall-bejjiegħ u għax-xerrej? Dawn huma deċiżjonijiet tat-taxxa, u huma tiegħek u tal-kontabilista tiegħek. Għandna bżonnhom bil-miktub, biex l-immappjar isegwi d-deċiżjonijiet tiegħek u mhux is-suppożizzjonijiet tagħna.

Responsabbli: it-tim tiegħek, flimkien mal-kontabilista tiegħek. In-nuqqas tas-soltu huwa deċiżjoni meħuda f’laqgħa u qatt miktuba.

7. URL tal-webhook għall-istatus mibgħut lura

Kull rotta twieġeb b’mod differenti. Nibdlu kull tweġiba f’avveniment wieħed li l-ERP tiegħek jista’ jaqra, u nżommu miegħu l-kodiċi tar-rotta stess. Għal dan għandna bżonn post fejn nibagħtuh: URL tal-webhook min-naħa tiegħek, jew ftehim li taqra l-istatus permezz tal-API.

Responsabbli: it-tim tiegħek. In-nuqqas tas-soltu huwa URL li ħadd min-naħa tal-ERP għadu mhu qed isegwih.

X’jiġri fil-jumejn tax-xogħol

Hekk kif jasal is-seba’ element, ix-xogħol jimxi f’ordni fissa. Nibnu l-immappjar mill-fatturi tiegħek għal EN 16931 [1] u għall-format tal-pajjiż, niċċekkjaw kull varjant skont ir-regoli uffiċjali, u nibagħtu fatturi permezz tal-ambjent tat-test tar-rotta. L-istatus jerġa’ lura għandek bl-istess mod li se jerġa’ lura fil-produzzjoni. Agħfas “Ħaddem” biex issegwi fattura waħda mill-bidu sal-aħħar.

▶Ħaddem

1. 01Esportazzjoni mill-ERP
2. 02Immappjar
3. 03Validazzjoni
4. 04Rotta
5. 05Xerrej u pjattaforma tat-taxxa

↺L-istatus jerġa’ lura permezz ta’ webhook jew API: aċċettata, miċħuda b’kodiċi, jew irrifjutata mix-xerrej.

Esportazzjoni mill-ERPData tal-ERP

L-ERP tiegħek jipproduċi d-data tal-fattura: rapport, fajl jew sejħa tal-API.

X’jista’ jmur ħażinQasam nieqes mill-esportazzjoni, bħan-numru tal-VAT tax-xerrej.

Il-mira hija l-ewwel fattura tat-test valida f’dawk il-jumejn tax-xogħol. Fattura tat-test valida hija waħda li l-ambjent tat-test tar-rotta jaċċetta. Hija l-ewwel prova li d-data tiegħek, l-immappjar tagħna u r-rotta jaqblu ma’ xulxin.

Fejn jidħlu s-seba’ elementi fis-sitt passi

Il-lista tat-tħejjija mhix proċess separat. Hija l-parti mis-sitt passi tagħna li tista’ tibdiha int biss. Hekk jinqasam ix-xogħol ladarba l-ambitu jkun iffirmat:

Pass	X’tagħmel int	X’nagħmlu aħna
Ambitu	Iġġib il-każ u d-dettalji tal-entità	Niċċekkjawh skont l-unità standard
Immappjar	Tagħti aċċess u fatturi rappreżentattivi	Nibnu t-tabella tal-immappjar
Validazzjoni	Tiddeċiedi l-kodiċi tat-taxxa u l-identifikaturi	Inħaddmu s-settijiet ta’ regoli u nikkoreġu l-immappjar
Test	Tirranġa l-kredenzjali tat-test	Nibagħtu, nikkonfermaw u nimmappjaw l-istatus
Tnedija	Twettaq it-test ta’ aċċettazzjoni u tagħti l-approvazzjoni	Insegwu l-ewwel fatturi fil-produzzjoni
Monitoraġġ	Tikkoreġi d-data fis-sors meta tintalab	Klassifikazzjoni, korrezzjonijiet fl-immappjar u r-rapport mensili

L-elementi 1, 2 u 6 jitimgħu l-passi tal-immappjar u tal-validazzjoni. L-elementi 3, 4 u 7 jitimgħu l-pass tat-test. L-element 5, ir-responsabbli tekniku, iżomm lil kollha għaddejjin.

X’ifissru l-elementi 3 u 4 fuq tliet rotot

Il-kliem fil-lista huwa l-istess kullimkien, imma x-xogħol warajh jiddependi mir-rotta: token tal-KSeF fil-Polonja [2], Peppol ID fil-Belġju, reġistrazzjoni ma’ Plateforme Agréée fi Franza [3].

• KSeFPL

  Element 3: aċċess, maħruġ lilek

  Token jew ċertifikat KSeF bil-permess biex toħroġ fatturi għan-NIP tiegħek

  Element 4: l-ambjent tat-test

  L-ambjent tat-test ta’ KSeF

  Oqgħod attent għal

  Token mingħajr il-permess InvoiceWrite ma jistax jiftaħ sessjoni ta’ bgħit, u għalhekk KSeF qatt ma jara l-fattura

• PeppolBE

  Element 3: aċċess, maħruġ lilek

  Kont ma’ punt ta’ aċċess ċertifikat, u l-Peppol ID li taħtu hija rreġistrata l-kumpanija tiegħek

  Element 4: l-ambjent tat-test

  Is-setup tat-test tal-punt ta’ aċċess tiegħek

  Oqgħod attent għal

  Mingħajr il-Peppol ID tiegħek bħala l-indirizz elettroniku tal-bejjiegħ, regola ta’ Peppol tiċħad il-fattura

• Plateforme AgrééeFR

  Element 3: aċċess, maħruġ lilek

  Ir-reġistrazzjoni tiegħek mal-pjattaforma, bis-SIREN tiegħek attiv fid-direttorju nazzjonali

  Element 4: l-ambjent tat-test

  L-ambjent tat-test tal-pjattaforma, separat mill-produzzjoni

  Oqgħod attent għal

  It-test u l-produzzjoni huma separati: li tkun issettjat f’wieħed ma jfissirx li tkun issettjat fl-ieħor

Tnejn mit-tliet problemi jwaqqfu test qabel ma jarah xi xerrej. KSeF ma jiftaħx sessjoni ta’ bgħit għal token mingħajr il-permess InvoiceWrite [4], u fuq Peppol ir-regola PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 tiċħad il-fattura qabel ma toħroġ [5]. Għalhekk iż-żewġ elementi jinsabu fil-lista tat-tħejjija, qabel ma jibda l-għadd, u mhux ġewwa l-jumejn tax-xogħol.

Fi Franza d-direttorju nazzjonali jaħdem fiż-żewġ direzzjonijiet. Kumpanija li ma għażlitx pjattaforma ta’ riċezzjoni hija nieqsa minnu, u l-fatturi indirizzati lil dik il-kumpanija ma jistgħux jitwasslu [6].

X’ma jkoprix l-għadd

Xi passi huma barra mill-jumejn għax l-ebda naħa ma tikkontrollahom. Il-figura turi fejn jinsabu ħdejn l-għadd.

TħejjijaBir-ritmu tiegħekIl-jumejn tax-xogħolFuq l-għaddWara l-ewwel fattura tat-test validaBl-approvazzjoni tiegħek

It-tim tiegħekIs-seba’ elementi tal-listaIwieġeb il-mistoqsijiet matul il-perjoduTest ta’ aċċettazzjoni u approvazzjoni

EurInvoiceIqabbad ir-rotta li għażiltJimmappja, jivvalida u jibgħat fatturi tat-testIsegwi l-ewwel fatturi fil-produzzjoni

1. L-għadd jibda: is-seba’ elementi kollha f’posthom
2. L-ewwel fattura tat-test valida

Barra mill-għadd

• Reġistrazzjoni fuq il-pjattaforma u KYC
• Awtorizzazzjoni tal-kontribwent għall-produzzjoni
• Partijiet terzi, bħal fornitur tal-ERP li jibdel esportazzjoni

• Ir-reġistrazzjoni fuq il-pjattaforma u l-KYC, li l-punt ta’ aċċess jew il-pjattaforma jmexxu bir-ritmu tagħhom.
• L-awtorizzazzjoni tal-kontribwent għall-produzzjoni, li tagħtiha l-amministrazzjoni tat-taxxa.
• It-test ta’ aċċettazzjoni tiegħek, li jwettaq u japprova t-tim tiegħek.
• Id-disponibbiltà ta’ partijiet terzi, bħal fornitur tal-ERP li jrid ibiddel esportazzjoni.

L-ebda waħda minn dawn mhi raġuni biex tistenna qabel tibda s-seba’ elementi. Il-biċċa l-kbira tagħhom jistgħu jimxu flimkien mat-tħejjija, u li tibdihom kmieni huwa l-aħjar mod biex il-proġett kollu jibqa’ qasir.

Xi xogħol huwa wkoll barra mill-unità standard innifisha. Entitajiet jew pajjiżi oħra, flussi deħlin, rappurtar elettroniku, arkivjar, xogħol fuq l-interfaċċa tal-ERP u t-tariffi tal-pjattaformi jiġu kkwotati separatament. Meta dan ikun magħruf mill-bidu, il-mira tal-jumejn tibqa’ dwar ħaġa waħda: l-ewwel fattura tat-test valida.

Meta jkun nieqes element

Jiġri fil-biċċa l-kbira tal-proġetti, u m’hemm xejn ħażin. Meta jkun nieqes element, ngħidu liema wieħed, min hu responsabbli għalih u x’inhu meħtieġ eżatt. L-għadd jistenna. Ma jintilef xejn ħlief ħin, u l-lista tat-tħejjija turi fejn imur il-ħin.

Messaġġ minna dwar element nieqes jinqara hekk: “L-element 3 għadu miftuħ. Il-pjattaforma għadha ma attivatx il-kont tat-test tiegħek. Responsabbli: it-tim tiegħek. Ladarba jkun attiv, ibgħatilna l-ID tal-kont u l-għadd jista’ jibda.” Qasir, speċifiku, u b’responsabbli wieħed.

Jekk element nieqes jirriżulta li huwa min-naħa tagħna, bħall-integrazzjoni tar-rotta, ngħidu hekk bl-istess mod. Il-lista tapplika għat-tnejn li aħna, u hija l-istess lista kemm jekk tixtri mingħandna direttament kif ukoll jekk tixtri permezz tas-sieħeb tal-ERP tiegħek.

Checklist biex tibgħatha lit-tim tiegħek

Ikkopja dan f’email lil min hu responsabbli min-naħa tal-ERP:

1. Sett rappreżentattiv ta’ fatturi anonimizzati, kull varjant fl-ambitu.
2. Aċċess għas-sors, jew konsenja stabbli ta’ fajl jew bl-API, b’data tat-test.
3. Kredenzjali tat-test, ċertifikati u awtorizzazzjoni tal-kontribwent għar-rotta magħżula, maħruġa lill-kumpanija tiegħek.
4. Ir-rotta magħżula, bl-ambjent tat-test tagħha attiv.
5. Responsabbli tekniku wieħed b’ħin imwarrab matul il-perjodu.
6. Deċiżjonijiet bil-miktub dwar il-kodiċi tat-taxxa, l-eżenzjonijiet, id-data tal-ħlas u l-identifikaturi.
7. URL tal-webhook għall-istatus mibgħut lura.

Meta s-seba’ kollha jkunu lesti, għidilna, u l-jumejn tax-xogħol jibdew.