Milloin kaksi työpäivää alkavat kulua

Tavoitteemme on ensimmäinen kelvollinen testilasku kahden työpäivän kuluessa. Kun ihmiset kuulevat tämän, he kysyvät, milloin kaksi päivää alkavat. Rehellinen vastaus on: kun seitsemän asiaa on kunnossa. Tämä verkkolaskutuksen tarkistuslista on nuo seitsemän asiaa. Ennen kuin ne ovat kunnossa, kukaan ei voi luvata päivämäärää, emme mekään, koska aikaa vievä työ odottaa jotakin, minkä vain sinä voit toimittaa.

Käymme tässä läpi seitsemän kohtaa: miksi kukin niistä on tärkeä, kuka siitä vastaa ja mihin projektit yleensä juuttuvat. Merkitse ne alla tehdyiksi lukiessasi. Aika alkaa kulua, kun kaikki seitsemän on merkitty.

• Edustava joukko laskuja, joka kattaa kaikki rajaukseen kuuluvat muunnelmat
• Toimiva pääsy lähteeseen tai vakaa tiedosto- tai API-siirto
• Sinulle myönnetyt testitunnukset, varmenteet ja verovelvollisen valtuutus
• Valittu reitti, jonka testiympäristö on aktiivinen
• Yrityksesi tekninen vastuuhenkilö, joka on tavoitettavissa ajanjakson aikana
• Kirjalliset päätökset verokoodeista, verottomuudesta, maksutiedoista ja tunnisteista
• Webhook-URL palautuvaa tilaa varten

0 / 7 kunnossa. Aika ei ole vielä alkanut kulua.

Miksi aika alkaa kulua vasta, kun valmius on kunnossa

Allekirjoitus kertoo meille, että haluat työn tehdyksi. Se ei anna meille laskuja, pääsyä eikä päätöksiä, joita työ vaatii. Jos alkaisimme laskea allekirjoituspäivästä, kaksi päivää kuluisivat viennin tai testikirjautumisen odottamiseen, eikä tavoite merkitsisi mitään.

Siksi tavoite on sidottu valmiuteen. Valmius on lyhyt lista, se on sama jokaisella reitillä, ja jokaisella kohdalla on yksi vastuutaho. Kun viimeinen kohta on kunnossa, meillä on kaikki, mitä tarvitsemme mappaukseen, validointiin ja testilaskun lähettämiseen, ja kahdessa työpäivässä pysyminen on meidän vastuullamme. Sanasto kutsuu samaa listaa nimellä readiness package.

Näin viivästyksistä on myös helppo puhua. Jos testilasku myöhästyy, kysymys ei ole ”kuka on hidas?” vaan ”mikä kohta puuttuu ja kuka siitä vastaa?”. Molemmat osapuolet näkevät vastauksen.

Verkkolaskutuksen tarkistuslista kohta kohdalta

1. Edustava joukko laskuja

Tarvitsemme ERP-järjestelmästäsi oikeita laskuja, jotka kattavat kaikki rajaukseen kuuluvat muunnelmat: tavalliset laskut, hyvityslaskut ja harvinaisemmat tapaukset, kuten käännetyn verovelvollisuuden rivit, ulkomaan valuutan laskut tai tilaukseen viittaavat laskut. Mappaus rakennetaan niiden pohjalta. Muunnelmaa, jota emme koskaan näe, emme voi testata.

Vastuu: tiimisi. Tavallinen puute on joukko, jossa on vain helpot tapaukset.

2. Toimiva pääsy lähteeseen

Luemme laskutiedot sieltä, missä ERP-järjestelmäsi ne tuottaa. Se voi olla toimiva pääsy lähdejärjestelmään tai vakaa siirto: sama tiedosto tai sama API-kutsu joka kerta, ja siinä testidataa. Kertaluonteinen käsin tehty taulukko ei kelpaa, koska tuotanto ei näytä siltä.

Vastuu: tiimisi. Tavallinen puute on vienti, joka muuttuu yhä viikosta toiseen.

3. Sinulle myönnetyt testitunnukset, varmenteet ja verovelvollisen valtuutus

Jokaisella reitillä on oma tapansa päästää yritys sisään: token, varmenne, valtuutus veroportaalissa tai tili yhteyspisteessä tai alustalla. Ne myönnetään yrityksellesi, sinun nimissäsi, valitsemallasi reitillä.

Vastuu: tiimisi. Tavallinen puute on hakemus, joka on yhä alustan käsittelyssä.

4. Valittu reitti, jonka testiympäristö on aktiivinen

Reitti on tapa, jolla laskusi päätyy ostajalle yhdessä maassa: Peppol, ranskalainen alusta, KSeF, RO e-⁠Factura ja niin edelleen. Sinä valitset sen, ja sen testiympäristön on oltava käytössä yrityksellesi. Me kytkemme sen.

Vastuu: sinä valitset, me kytkemme. Tavallinen puute on testiympäristö, joka on olemassa paperilla mutta ei ole vielä aktiivinen.

5. Yrityksesi tekninen vastuuhenkilö, joka on tavoitettavissa ajanjakson aikana

Jonkun yrityksessäsi on vastattava kysymyksiin työn aikana: mistä kenttä tulee, miksi koodi näyttää siltä kuin näyttää ja saako testilaskun lähettää. Kaksi työpäivää ei kestä sitä, että yhtä vastausta odotetaan kolme päivää.

Vastuu: tiimisi. Tavallinen puute on nimi, jolle ei ole varattu aikaa.

6. Kirjalliset päätökset verokoodeista, verottomuudesta, maksutiedoista ja tunnisteista

Kaikki kysymykset eivät ole teknisiä. Mikä ALV-luokka koskee tätä riviä? Mikä verottomuuden peruste merkitään tuohon? Mitä tunnistetta käytämme myyjälle ja ostajalle? Nämä ovat veropäätöksiä, ja ne kuuluvat sinulle ja kirjanpitäjällesi. Tarvitsemme ne kirjallisina, jotta mappaus noudattaa sinun päätöksiäsi eikä meidän arvauksiamme.

Vastuu: tiimisi yhdessä kirjanpitäjäsi kanssa. Tavallinen puute on päätös, joka tehtiin palaverissa mutta jota ei koskaan kirjattu.

7. Webhook-URL palautuvaa tilaa varten

Jokainen reitti vastaa eri tavalla. Muunnamme jokaisen vastauksen yhdeksi tapahtumaksi, jonka ERP-järjestelmäsi pystyy lukemaan, ja reitin oma koodi säilytetään sen rinnalla. Sitä varten tarvitsemme paikan, johon lähettää se: webhook-URL:n sinun päässäsi tai sopimuksen siitä, että luet tilan API:n kautta.

Vastuu: tiimisi. Tavallinen puute on URL, jota kukaan ERP-puolella ei vielä kuuntele.

Mitä kahden työpäivän aikana tapahtuu

Kun seitsemäs kohta on kunnossa, työ etenee kiinteässä järjestyksessä. Rakennamme mappauksen laskuistasi standardiin EN 16931 [1] ja maan muotoon, tarkistamme jokaisen muunnelman virallisia sääntöjä vasten ja lähetämme laskuja reitin testiympäristön kautta. Tila palaa sinulle samalla tavalla kuin tuotannossa. Paina toistopainiketta, niin voit seurata yhden laskun kulkua.

▶Toista

1. 01ERP-vienti
2. 02Mappaus
3. 03Validointi
4. 04Reitti
5. 05Ostaja ja veroalusta

↺Tila palaa webhookin tai API:n kautta: hyväksytty, hylätty koodilla tai ostajan torjuma.

ERP-vientiERP-tiedot

ERP-järjestelmäsi tuottaa laskutiedot: raportin, tiedoston tai API-kutsun.

Mikä voi mennä vikaanViennistä puuttuu kenttä, esimerkiksi ostajan ALV-tunniste.

Tavoite on ensimmäinen kelvollinen testilasku näiden kahden työpäivän kuluessa. Kelvollinen testilasku on lasku, jonka reitin testiympäristö hyväksyy. Se on ensimmäinen todiste siitä, että tietosi, mappauksemme ja reitti sopivat yhteen.

Miten seitsemän kohtaa sijoittuvat kuuteen vaiheeseen

Valmiuslista ei ole erillinen prosessi. Se on se osa kuudesta vaiheestamme, jonka vain sinä voit käynnistää. Näin työ jakautuu, kun rajaus on allekirjoitettu:

Vaihe	Mitä sinä teet	Mitä me teemme
Rajaus	Kerrot projektista ja annat yhtiön tiedot	Vertaamme projektia vakiopakettiin
Mappaus	Annat pääsyn ja edustavat laskut	Rakennamme mappaustaulukon
Validointi	Päätät verokoodit ja tunnisteet	Ajamme sääntökokonaisuudet ja korjaamme mappauksen
Testaus	Hankit testitunnukset	Lähetämme, vahvistamme ja mappaamme tilan
Käyttöönotto	Teet hyväksymistestauksen ja hyväksyt	Valvomme ensimmäisiä tuotantolaskuja
Seuranta	Korjaat tiedot lähteessä pyydettäessä	Luokittelu, mappauksen korjaukset ja kuukausiraportti

Kohdat 1, 2 ja 6 ovat lähtötietoja mappaus- ja validointivaiheille. Kohdat 3, 4 ja 7 ovat lähtötietoja testausvaiheelle. Kohta 5, tekninen vastuuhenkilö, pitää ne kaikki liikkeessä.

Mitä kohdat 3 ja 4 tarkoittavat kolmella reitillä

Listan sanat ovat samat kaikkialla, mutta niiden takana oleva työ riippuu reitistä: KSeF-token Puolassa [2], Peppol ID Belgiassa ja rekisteröityminen Plateforme Agréée -alustalle Ranskassa [3].

• KSeFPL

  Kohta 3: sinulle myönnetty pääsy

  KSeF-token tai -varmenne, jolla on laskujen laatimisoikeus NIP-tunnuksellesi

  Kohta 4: testiympäristö

  KSeF:n testiympäristö

  Huomioi

  Token ilman InvoiceWrite-oikeutta ei voi avata lähetysistuntoa, joten KSeF ei koskaan näe laskua

• PeppolBE

  Kohta 3: sinulle myönnetty pääsy

  Tili sertifioidussa yhteyspisteessä ja Peppol ID, jolla yrityksesi on rekisteröity

  Kohta 4: testiympäristö

  Yhteyspisteesi testiasetukset

  Huomioi

  Ilman Peppol ID:täsi myyjän sähköisenä osoitteena Peppol-sääntö hylkää laskun

• Plateforme AgrééeFR

  Kohta 3: sinulle myönnetty pääsy

  Rekisteröitymisesi alustalle ja SIREN-tunnuksesi aktiivisena kansallisessa hakemistossa

  Kohta 4: testiympäristö

  Alustan testiympäristö, erillään tuotannosta

  Huomioi

  Testi ja tuotanto ovat erillään: käyttöönotto toisessa ei tarkoita käyttöönottoa toisessakin

Kolmesta virheestä kaksi pysäyttää testin ennen kuin yksikään ostaja näkee sen. KSeF ei avaa lähetysistuntoa tokenille, jolla ei ole InvoiceWrite-oikeutta [4], ja Peppolissa sääntö PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 hylkää laskun ennen kuin se lähtee [5]. Siksi molemmat kohdat ovat valmiuslistalla ennen kuin aika alkaa kulua, eivätkä ne kuulu kahteen työpäivään.

Ranskassa kansallinen hakemisto toimii molempiin suuntiin. Yritys, joka ei ole valinnut vastaanottavaa alustaa, puuttuu siitä, eikä tälle yritykselle osoitettuja laskuja voida toimittaa [6].

Mitä aika ei kata

Osa vaiheista jää kahden päivän ulkopuolelle, koska kumpikaan osapuoli ei hallitse niitä. Kuva näyttää, missä ne sijaitsevat suhteessa aikaan.

ValmiusOmaan tahtiisiKaksi työpäivääAika kuluuEnsimmäisen kelvollisen testilaskun jälkeenHyväksyntäsi mukaan

TiimisiListan seitsemän kohtaaVastaa kysymyksiin ajanjakson aikanaHyväksymistestaus ja hyväksyntä

EurInvoiceKytkee valitsemasi reitinMappaa, validoi ja lähettää testilaskujaValvoo ensimmäisiä tuotantolaskuja

1. Aika alkaa: kaikki seitsemän kohtaa kunnossa
2. Ensimmäinen kelvollinen testilasku

Ajan ulkopuolella

• Alustalle liittyminen ja KYC
• Verovelvollisen valtuutus tuotantoon
• Kolmannet osapuolet, esimerkiksi vientiä muuttava ERP-toimittaja

• Alustalle liittyminen ja KYC, jotka yhteyspiste tai alusta hoitaa omassa tahdissaan.
• Verovelvollisen valtuutus tuotantoon, jonka veroviranomainen myöntää.
• Hyväksymistestauksesi, jonka tiimisi tekee ja hyväksyy.
• Kolmansien osapuolten aikataulut, esimerkiksi ERP-toimittajan, jonka on muutettava vientiä.

Mikään näistä ei ole syy odottaa seitsemän kohdan aloittamisen kanssa. Useimmat niistä voivat edetä rinnakkain valmiuden kanssa, ja niiden aloittaminen ajoissa on paras tapa pitää koko projekti lyhyenä.

Osa työstä jää myös itse vakiopaketin ulkopuolelle. Useammat yhtiöt tai maat, saapuvien laskujen virrat, e-⁠raportointi, arkistointi, ERP-rajapintatyö ja alustojen maksut hinnoitellaan erikseen. Kun tiedät tämän etukäteen, kahden päivän tavoite koskee vain yhtä asiaa: ensimmäistä kelvollista testilaskua.

Kun kohta puuttuu

Näin käy useimmissa projekteissa, eikä siinä ole mitään vikaa. Kun kohta puuttuu, kerromme mikä, kuka siitä vastaa ja mitä tarkalleen tarvitaan. Aika odottaa. Mitään ei menetetä paitsi aikaa, ja valmiuslista tekee näkyväksi, mihin aika kuluu.

Viestimme puuttuvasta kohdasta kuuluu näin: ”Kohta 3 on yhä auki. Alusta ei ole vielä aktivoinut testitiliäsi. Vastuu: tiimisi. Kun tili on aktiivinen, lähetä meille tilin tunnus, niin aika voi alkaa kulua.” Lyhyt, täsmällinen ja yksi vastuutaho.

Jos puuttuva kohta osoittautuu meidän vastuullemme, kuten reitin integraatio, kerromme sen samalla tavalla. Lista koskee meitä molempia, ja se on sama lista riippumatta siitä, ostatko suoraan meiltä vai ERP-kumppanisi kautta.

Tarkistuslista lähetettäväksi tiimillesi

Kopioi tämä sähköpostiin sille, joka vastaa ERP-puolesta:

1. Edustava joukko anonymisoituja laskuja, kaikki rajaukseen kuuluvat muunnelmat.
2. Pääsy lähteeseen tai vakaa tiedosto- tai API-siirto testidatalla.
3. Valitun reitin testitunnukset, varmenteet ja verovelvollisen valtuutus, myönnetty yrityksellesi.
4. Valittu reitti, jonka testiympäristö on aktiivinen.
5. Yksi tekninen vastuuhenkilö, jolle on varattu aikaa ajanjakson aikana.
6. Kirjalliset päätökset verokoodeista, verottomuudesta, maksutiedoista ja tunnisteista.
7. Webhook-URL palautuvaa tilaa varten.

Kun kaikki seitsemän ovat valmiina, kerro meille, niin kaksi työpäivää alkavat.