Ce qui déclenche le délai de deux jours

Notre objectif est une première facture de test valide en deux jours ouvrés. En l’entendant, on nous demande quand ces deux jours commencent. La réponse honnête : quand sept éléments sont en place. Cette checklist facturation électronique rassemble ces sept éléments. Tant qu’ils ne sont pas en place, personne ne peut promettre de date, nous compris, car le travail qui prend du temps attend quelque chose que vous seuls pouvez fournir.

Cette note passe en revue les sept éléments : pourquoi chacun compte, qui en est responsable et où les projets bloquent le plus souvent. Cochez-les ci-dessous au fil de la lecture. Le délai démarre lorsque les sept sont cochés.

• Un échantillon représentatif de factures, couvrant chaque variante du périmètre
• Un accès opérationnel à la source, ou un échange stable par fichier ou API
• Des identifiants de test, certificats et autorisations du contribuable, qui vous sont délivrés
• Le canal choisi, avec son environnement de test actif
• Un responsable technique de votre côté, disponible pendant cette période
• Des décisions écrites sur les codes de TVA, les exonérations, les données de paiement et les identifiants
• Une URL de webhook pour le statut renvoyé

0 / 7 en place. Le délai n’a pas encore démarré.

Pourquoi le délai démarre avec les prérequis

Une signature nous dit que vous voulez que le travail soit fait. Elle ne nous donne ni les factures, ni les accès, ni les décisions dont le travail a besoin. Si nous commencions à compter le jour de la signature, les deux jours passeraient à attendre un export ou un accès de test, et l’objectif ne voudrait rien dire.

L’objectif est donc lié aux prérequis. Les prérequis tiennent en une courte liste, identique pour chaque canal, et chaque élément a un seul responsable. Quand le dernier élément arrive, nous avons tout ce qu’il faut pour mapper, valider et envoyer une facture de test, et les deux jours ouvrés relèvent de nous. Le glossaire appelle cette même liste le « readiness package ».

Cela facilite aussi la discussion sur les retards. Si la facture de test arrive en retard, la question n’est pas « qui est lent ? » mais « quel élément manque, et qui en est responsable ? ». Les deux parties voient la réponse.

La checklist facturation électronique, élément par élément

1. Un échantillon représentatif de factures

Il nous faut de vraies factures issues de votre ERP, couvrant chaque variante du périmètre : factures standard, avoirs, et les cas inhabituels comme les lignes en autoliquidation, les factures en devise étrangère ou les factures qui citent une commande. Le mapping est construit à partir d’elles. Une variante que nous ne voyons jamais est une variante que nous ne pouvons pas tester.

Responsable : votre équipe. Le manque le plus fréquent : un échantillon qui ne contient que les cas simples.

2. Un accès opérationnel à la source

Nous lisons les données de facturation là où votre ERP les produit. Il peut s’agir d’un accès opérationnel au système source, ou d’un échange stable : le même fichier ou le même appel d’API à chaque fois, avec des données de test. Un tableur ponctuel fait à la main ne compte pas, car la production ne lui ressemblera pas.

Responsable : votre équipe. Le manque le plus fréquent : un export qui change encore d’une semaine à l’autre.

3. Des identifiants de test, certificats et autorisations du contribuable, qui vous sont délivrés

Chaque canal a sa propre façon d’admettre une entreprise : un jeton, un certificat, une autorisation sur un portail fiscal, un compte auprès d’un point d’accès ou d’une plateforme. Ils sont délivrés à votre entreprise, à votre nom, sur le canal que vous avez choisi.

Responsable : votre équipe. Le manque le plus fréquent : une demande encore en attente auprès de la plateforme.

4. Le canal choisi, avec son environnement de test actif

Le canal est le chemin par lequel votre facture atteint son acheteur dans un pays : Peppol, une plateforme française, KSeF, RO e-⁠Factura, etc. Vous le choisissez, et son environnement de test doit être activé pour votre entreprise. Nous l’intégrons.

Responsable : vous choisissez, nous intégrons. Le manque le plus fréquent : un environnement de test qui existe sur le papier mais n’est pas encore actif.

5. Un responsable technique de votre côté, disponible pendant cette période

Quelqu’un de votre côté doit répondre aux questions pendant que nous travaillons : d’où vient un champ, pourquoi un code a cette forme, si une facture de test peut être envoyée. Deux jours ouvrés ne résistent pas à trois jours d’attente pour une réponse.

Responsable : votre équipe. Le manque le plus fréquent : un nom sans temps réservé.

6. Des décisions écrites sur les codes de TVA, les exonérations, les données de paiement et les identifiants

Certaines questions ne sont pas techniques. Quelle catégorie de TVA s’applique à cette ligne ? Quel motif d’exonération va sur celle-là ? Quel identifiant utilisons-⁠nous pour le vendeur et pour l’acheteur ? Ce sont des décisions fiscales, et elles vous reviennent, à vous et à votre expert-comptable. Il nous les faut par écrit, pour que le mapping suive vos décisions et non nos suppositions.

Responsable : votre équipe, avec votre expert-comptable. Le manque le plus fréquent : une décision prise en réunion et jamais mise par écrit.

7. Une URL de webhook pour le statut renvoyé

Chaque canal répond à sa manière. Nous transformons chaque réponse en un événement lisible par votre ERP, en conservant à côté le code propre au canal. Pour cela, il nous faut un endroit où l’envoyer : une URL de webhook de votre côté, ou un accord selon lequel vous lisez le statut via l’API.

Responsable : votre équipe. Le manque le plus fréquent : une URL que personne n’écoute encore côté ERP.

Ce qui se passe pendant les deux jours ouvrés

Dès que le septième élément arrive, le travail suit un ordre fixe. Nous construisons le mapping de vos factures vers la norme EN 16931 [1] et le format du pays, contrôlons chaque variante selon les règles officielles et envoyons des factures dans l’environnement de test du canal. Le statut vous revient comme il le fera en production. Lancez la lecture pour suivre une facture.

▶Lecture

1. 01Export ERP
2. 02Mapping
3. 03Validation
4. 04Canal
5. 05Acheteur et plateforme fiscale

↺Le statut revient par webhook ou par API : acceptée, rejetée avec un code, ou refusée par l’acheteur.

Export ERPDonnées ERP

Votre ERP produit les données de facturation : un rapport, un fichier ou un appel d’API.

Ce qui peut mal tournerUn champ manque dans l’export, par exemple le numéro de TVA de l’acheteur.

L’objectif est une première facture de test valide dans ces deux jours ouvrés. Une facture de test valide est une facture que l’environnement de test du canal accepte. C’est la première preuve que vos données, notre mapping et le canal concordent.

Où les sept éléments s’inscrivent dans les six étapes

La liste des prérequis n’est pas un processus à part. C’est la partie de nos six étapes que vous seuls pouvez lancer. Voici comment le travail se répartit une fois le périmètre signé :

Étape	Ce que vous faites	Ce que nous faisons
Cadrage	Apporter le dossier et les informations sur l’entité	Le vérifier au regard du forfait standard
Mapping	Donner les accès et des factures représentatives	Construire le tableau de mapping
Validation	Arrêter les codes de TVA et les identifiants	Appliquer les jeux de règles et corriger le mapping
Tests	Faire délivrer les identifiants de test	Envoyer, confirmer et mapper les statuts
Mise en production	Mener votre recette et donner votre accord	Surveiller les premières factures réelles
Suivi	Corriger les données à la source sur demande	Tri, corrections du mapping et rapport mensuel

Les éléments 1, 2 et 6 alimentent les étapes de mapping et de validation. Les éléments 3, 4 et 7 alimentent l’étape de tests. L’élément 5, le responsable technique, fait avancer l’ensemble.

Ce que signifient les éléments 3 et 4 sur trois canaux

Les mots de la liste sont les mêmes partout, mais le travail qui se cache derrière dépend du canal : un jeton KSeF en Pologne [2], un Peppol ID en Belgique, une inscription auprès d’une Plateforme Agréée en France [3].

• KSeFPL

  Élément 3 : l’accès, à votre nom

  Un jeton ou un certificat KSeF avec la permission d’émettre des factures pour votre NIP

  Élément 4 : l’environnement de test

  L’environnement de test de KSeF

  Point de vigilance

  Un jeton sans la permission InvoiceWrite ne peut pas ouvrir de session d’envoi, donc KSeF ne voit jamais la facture

• PeppolBE

  Élément 3 : l’accès, à votre nom

  Un compte auprès d’un point d’accès certifié, et le Peppol ID sous lequel votre entreprise est enregistrée

  Élément 4 : l’environnement de test

  L’environnement de test de votre point d’accès

  Point de vigilance

  Sans votre Peppol ID comme adresse électronique du vendeur, une règle Peppol rejette la facture

• Plateforme AgrééeFR

  Élément 3 : l’accès, à votre nom

  Votre inscription auprès de la plateforme, avec votre SIREN actif dans l’annuaire national

  Élément 4 : l’environnement de test

  L’environnement de test de la plateforme, distinct de la production

  Point de vigilance

  Test et production sont distincts : être configuré dans l’un ne signifie pas être configuré dans l’autre

Deux des trois échecs arrêtent un test avant qu’un acheteur ne le voie. KSeF n’ouvre pas de session d’envoi pour un jeton sans la permission InvoiceWrite [4], et sur Peppol la règle PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 rejette la facture avant son départ [5]. C’est pourquoi ces deux éléments figurent dans la liste des prérequis, avant que le délai ne démarre, et non dans les deux jours ouvrés.

En France, l’annuaire national fonctionne dans les deux sens. Une entreprise qui n’a pas choisi de plateforme de réception en est absente, et les factures adressées à cette entreprise ne peuvent pas être acheminées [6].

Ce que le délai ne couvre pas

Certaines étapes sont en dehors des deux jours parce qu’aucune des deux parties ne les maîtrise. La figure montre où elles se situent par rapport au délai.

PrérequisÀ votre rythmeLes deux jours ouvrésDans le délaiAprès la première facture de test valideSelon votre accord

Votre équipeLes sept éléments de la listeRépond aux questions pendant cette périodeRecette et accord

EurInvoiceIntègre le canal que vous avez choisiMappe, valide et envoie des factures de testSurveille les premières factures réelles

1. Le délai démarre : les sept éléments en place
2. Première facture de test valide

Hors délai

• Raccordement à la plateforme et vérifications KYC
• Autorisation du contribuable pour la production
• Les tiers, par exemple un éditeur d’ERP qui modifie un export

• Le raccordement à la plateforme et les vérifications KYC, que le point d’accès ou la plateforme mène à son propre rythme.
• L’autorisation du contribuable pour la production, que l’autorité fiscale accorde.
• Votre recette, que votre équipe mène et valide.
• La disponibilité des tiers, par exemple un éditeur d’ERP qui doit modifier un export.

Aucun de ces points ne justifie d’attendre avant de lancer les sept éléments. La plupart peuvent avancer en parallèle des prérequis, et les lancer tôt est le meilleur moyen de garder l’ensemble du projet court.

Une partie du travail sort aussi du forfait standard lui-même. Des entités ou pays supplémentaires, les flux entrants, l’e-⁠reporting, l’archivage, le travail sur les interfaces ERP et les frais de plateforme font l’objet d’un devis séparé. Le savoir dès le départ permet à l’objectif des deux jours de ne porter que sur une chose : la première facture de test valide.

Quand un élément manque

Cela arrive dans la plupart des projets, et ce n’est pas grave. Quand un élément manque, nous disons lequel, qui en est responsable et ce qu’il faut exactement. Le délai attend. Rien n’est perdu, sauf du temps, et la liste des prérequis montre où ce temps passe.

Un message de notre part sur un élément manquant ressemble à ceci : « L’élément 3 est toujours ouvert. La plateforme n’a pas encore activé votre compte de test. Responsable : votre équipe. Dès qu’il est actif, envoyez-⁠nous l’identifiant du compte, et le délai pourra démarrer. » Court, précis, et avec un seul responsable.

S’il s’avère qu’un élément manquant est de notre côté, comme l’intégration du canal, nous le disons de la même façon. La liste s’applique à nous deux, et c’est la même liste, que vous achetiez directement chez nous ou par l’intermédiaire de votre intégrateur ERP.

Une checklist à envoyer à votre équipe

Copiez ceci dans un e-⁠mail à la personne responsable du côté ERP :

1. Un échantillon représentatif de factures anonymisées, chaque variante du périmètre.
2. Un accès à la source, ou un échange stable par fichier ou API avec des données de test.
3. Des identifiants de test, certificats et autorisations du contribuable pour le canal choisi, délivrés à votre entreprise.
4. Le canal choisi, avec son environnement de test actif.
5. Un responsable technique avec du temps réservé pendant cette période.
6. Des décisions écrites sur les codes de TVA, les exonérations, les données de paiement et les identifiants.
7. Une URL de webhook pour le statut renvoyé.

Quand les sept sont réglés, dites-le-⁠nous, et les deux jours ouvrés commencent.