Čo spúšťa dvojdňovú lehotu

Naším cieľom je prvá platná testovacia faktúra do dvoch pracovných dní. Kto to počuje, pýta sa, kedy tie dva dni začínajú. Úprimná odpoveď znie: keď je pripravených sedem vecí. Tento kontrolný zoznam e-⁠fakturácie tvorí práve tých sedem vecí. Kým nie sú pripravené, nikto nemôže sľúbiť termín, ani my, pretože práca, ktorá zaberie čas, čaká na niečo, čo môžete dodať iba vy.

Tento článok prechádza všetkých sedem bodov: prečo je každý dôležitý, kto zaň zodpovedá a kde projekty zvyčajne viaznu. Pri čítaní si ich nižšie odškrtávajte. Lehota začne plynúť, keď odškrtnete všetkých sedem.

• Reprezentatívna vzorka faktúr, ktorá pokrýva každý variant v rozsahu
• Funkčný prístup k zdroju alebo stabilné odovzdávanie údajov cez súbor či API
• Testovacie prístupové údaje, certifikáty a autorizácia daňovníka, vydané na vás
• Zvolený kanál s aktívnym testovacím prostredím
• Technicky zodpovedná osoba na vašej strane, dostupná počas dohodnutého obdobia
• Písomné rozhodnutia o daňových kódoch, oslobodeniach, platobných údajoch a identifikátoroch
• Webhook URL pre vrátený stav

0 / 7 splnené. Lehota ešte neplynie.

Prečo sa lehota ráta od pripravenosti

Podpis nám hovorí, že chcete, aby sa práca urobila. Nedáva nám však faktúry, prístupy ani rozhodnutia, ktoré práca potrebuje. Keby sme začali rátať dňom podpisu, dva dni by padli na čakanie na export alebo testovacie prihlásenie a cieľ by nič neznamenal.

Cieľ je preto naviazaný na pripravenosť. Pripravenosť je krátky zoznam, rovnaký pre každý kanál, a za každý bod zodpovedá jedna strana. Keď dorazí posledný bod, máme všetko potrebné na mapovanie, validáciu a odoslanie testovacej faktúry a dodržať dva pracovné dni je potom na nás. Glosár ten istý zoznam nazýva balík pripravenosti (readiness package).

Vďaka tomu sa aj o meškaní ľahko hovorí. Keď testovacia faktúra mešká, otázka neznie „kto je pomalý?“, ale „ktorý bod chýba a kto zaň zodpovedá?“. Odpoveď vidia obe strany.

Kontrolný zoznam e-⁠fakturácie bod po bode

1. Reprezentatívna vzorka faktúr

Potrebujeme skutočné faktúry z vášho ERP, ktoré pokrývajú každý variant v rozsahu: bežné faktúry, dobropisy a tie nezvyčajné, napríklad riadky s prenesením daňovej povinnosti, faktúry v cudzej mene alebo faktúry s odkazom na objednávku. Z nich sa stavia mapovanie. Variant, ktorý nikdy neuvidíme, nemôžeme otestovať.

Zodpovedá: váš tím. Kde to zvyčajne viazne: vzorka obsahuje iba ľahké prípady.

2. Funkčný prístup k zdroju

Fakturačné údaje čítame tam, kde ich vytvára váš ERP. Môže to byť funkčný prístup k zdrojovému systému alebo stabilné odovzdávanie údajov: zakaždým ten istý súbor alebo to isté volanie API, s testovacími údajmi. Jednorazová ručne vytvorená tabuľka sa nepočíta, pretože produkcia tak vyzerať nebude.

Zodpovedá: váš tím. Kde to zvyčajne viazne: export, ktorý sa stále mení z týždňa na týždeň.

3. Testovacie prístupové údaje, certifikáty a autorizácia daňovníka, vydané na vás

Každý kanál má vlastný spôsob, ako firmu pustiť dnu: token, certifikát, autorizáciu na daňovom portáli, účet u prístupového bodu alebo na platforme. Vydávajú sa vašej firme, na vaše meno, v kanáli, ktorý ste si zvolili.

Zodpovedá: váš tím. Kde to zvyčajne viazne: žiadosť, ktorá ešte leží na platforme.

4. Zvolený kanál s aktívnym testovacím prostredím

Kanál je spôsob, akým sa vaša faktúra dostane ku kupujúcemu v jednej krajine: Peppol, francúzska platforma, KSeF, RO e-⁠Factura a podobne. Volíte ho vy a jeho testovacie prostredie musí byť pre vašu firmu zapnuté. My ho pripojíme.

Zodpovedá: vy volíte, my pripájame. Kde to zvyčajne viazne: testovacie prostredie, ktoré existuje na papieri, ale ešte nie je aktívne.

5. Technicky zodpovedná osoba na vašej strane, dostupná počas dohodnutého obdobia

Niekto na vašej strane musí počas našej práce odpovedať na otázky: odkiaľ pochádza pole, prečo kód vyzerá tak, ako vyzerá, či sa smie odoslať testovacia faktúra. Dva pracovné dni neprežijú tri dni čakania na odpoveď.

Zodpovedá: váš tím. Kde to zvyčajne viazne: meno bez vyhradeného času.

6. Písomné rozhodnutia o daňových kódoch, oslobodeniach, platobných údajoch a identifikátoroch

Niektoré otázky nie sú technické. Ktorá kategória DPH platí pre tento riadok? Aký dôvod oslobodenia patrí na tamten? Aký identifikátor použijeme pre predávajúceho a kupujúceho? To sú daňové rozhodnutia a patria vám a vášmu účtovníkovi. Potrebujeme ich písomne, aby mapovanie nasledovalo vaše rozhodnutia, a nie naše odhady.

Zodpovedá: váš tím spolu s vaším účtovníkom. Kde to zvyčajne viazne: rozhodnutie prijaté na stretnutí, ktoré nikto nezapísal.

7. Webhook URL pre vrátený stav

Každý kanál odpovedá inak. Každú odpoveď prevedieme na jednu udalosť, ktorú váš ERP dokáže prečítať, a pôvodný kód kanála ponecháme vedľa nej. Na to potrebujeme miesto, kam ju poslať: webhook URL na vašej strane alebo dohodu, že stav budete čítať cez API.

Zodpovedá: váš tím. Kde to zvyčajne viazne: URL adresa, na ktorej na strane ERP zatiaľ nikto nepočúva.

Čo sa deje počas dvoch pracovných dní

Keď dorazí siedmy bod, práca beží v pevnom poradí. Zostavíme mapovanie z vašich faktúr na EN 16931 [1] a formát danej krajiny, každý variant skontrolujeme podľa oficiálnych pravidiel a faktúry odošleme cez testovacie prostredie kanála. Stav sa k vám vracia tak, ako sa bude vracať v produkcii. Stlačte Prehrať a sledujte cestu jednej faktúry.

▶Prehrať

1. 01Export z ERP
2. 02Mapovanie
3. 03Validácia
4. 04Kanál
5. 05Kupujúci a daňová platforma

↺Stav sa vracia cez webhook alebo API: akceptovaná, odmietnutá s kódom alebo odmietnutá kupujúcim.

Export z ERPÚdaje v ERP

Váš ERP vytvorí fakturačné údaje: zostavu, súbor alebo volanie API.

Čo sa môže pokaziťV exporte chýba pole, napríklad IČ DPH kupujúceho.

Cieľom je prvá platná testovacia faktúra v rámci týchto dvoch pracovných dní. Platná testovacia faktúra je taká, ktorú testovacie prostredie kanála prijme. Je to prvý dôkaz, že vaše údaje, naše mapovanie a kanál navzájom súhlasia.

Kam zapadá sedem bodov v šiestich krokoch

Zoznam pripravenosti nie je samostatný proces. Je to tá časť našich šiestich krokov, ktorú môžete spustiť iba vy. Takto sa práca delí po podpise rozsahu:

Krok	Čo robíte vy	Čo robíme my
Rozsah	Pošlete projekt a údaje o subjekte	Overíme ho voči štandardnému balíku
Mapovanie	Poskytnete prístup a reprezentatívne faktúry	Vytvoríme mapovaciu tabuľku
Validácia	Rozhodnete o daňových kódoch a identifikátoroch	Spustíme sady pravidiel a opravíme mapovanie
Test	Zabezpečíte testovacie prístupové údaje	Odošleme, overíme a namapujeme stav
Spustenie	Vykonáte akceptačný test a schválite spustenie	Sledujeme prvé ostré faktúry
Monitoring	Na požiadanie opravíte údaje v zdroji	Triedenie, opravy mapovania a mesačná správa

Body 1, 2 a 6 živia kroky mapovania a validácie. Body 3, 4 a 7 živia krok testu. Bod 5, technicky zodpovedná osoba, udržiava všetky v pohybe.

Čo znamenajú body 3 a 4 v troch kanáloch

Slová na zozname sú všade rovnaké, ale práca za nimi závisí od kanála: token KSeF v Poľsku [2], Peppol ID v Belgicku, registrácia na Plateforme Agréée vo Francúzsku [3].

• KSeFPL

  Bod 3: prístup vydaný na vás

  Token KSeF alebo certifikát s oprávnením vystavovať faktúry pre vaše NIP

  Bod 4: testovacie prostredie

  Testovacie prostredie KSeF

  Na čo si dať pozor

  Token bez oprávnenia InvoiceWrite neotvorí reláciu na odosielanie, takže KSeF faktúru nikdy neuvidí

• PeppolBE

  Bod 3: prístup vydaný na vás

  Účet u certifikovaného prístupového bodu a Peppol ID, pod ktorým je vaša firma registrovaná

  Bod 4: testovacie prostredie

  Testovacie nastavenie vášho prístupového bodu

  Na čo si dať pozor

  Bez vášho Peppol ID ako elektronickej adresy predávajúceho faktúru odmietne pravidlo Peppol

• Plateforme AgrééeFR

  Bod 3: prístup vydaný na vás

  Vaša registrácia na platforme, s aktívnym SIREN v národnom adresári

  Bod 4: testovacie prostredie

  Testovacie prostredie platformy, oddelené od produkčného

  Na čo si dať pozor

  Test a produkcia sú oddelené: nastavenie v jednom neznamená nastavenie v druhom

Dve z troch chýb zastavia test skôr, než faktúru uvidí akýkoľvek kupujúci. Token bez oprávnenia InvoiceWrite v KSeF reláciu na odosielanie neotvorí [4] a v sieti Peppol pravidlo PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 faktúru odmietne skôr, než vôbec odíde [5]. Preto sú oba body na zozname pripravenosti, pred začiatkom lehoty, a nie v rámci dvoch pracovných dní.

Vo Francúzsku funguje národný adresár oboma smermi. Firma, ktorá si nezvolila platformu na prijímanie faktúr, v ňom chýba, a faktúry adresované tejto firme nemožno doručiť [6].

Čo lehota nezahŕňa

Niektoré kroky sú mimo dvoch dní, pretože ich nemá v rukách ani jedna strana. Obrázok ukazuje, kde ležia vedľa lehoty.

PripravenosťVaším tempomDva pracovné dniV rámci lehotyPo prvej platnej testovacej faktúrePo vašom schválení

Váš tímSedem bodov zo zoznamuOdpovedá na otázky počas lehotyAkceptačný test a schválenie

EurInvoicePripojí zvolený kanálMapuje, validuje a odosiela testovacie faktúrySleduje prvé ostré faktúry

1. Začiatok lehoty: splnených všetkých sedem bodov
2. Prvá platná testovacia faktúra

Mimo lehoty

• Registrácia na platforme a KYC
• Autorizácia daňovníka pre produkciu
• Tretie strany, napríklad dodávateľ ERP, ktorý mení export

• Registrácia na platforme a KYC, ktoré prístupový bod alebo platforma vykonáva vlastným tempom.
• Autorizácia daňovníka pre produkciu, ktorú udeľuje finančná správa.
• Váš akceptačný test, ktorý vykonáva a schvaľuje váš tím.
• Dostupnosť tretích strán, napríklad dodávateľa ERP, ktorý musí zmeniť export.

Nič z toho nie je dôvod čakať so siedmimi bodmi. Väčšina môže bežať súbežne s prípravou a začať včas je najlepší spôsob, ako udržať celý projekt krátky.

Niektorá práca je aj mimo samotného štandardného balíka. Ďalšie subjekty alebo krajiny, prijaté faktúry, e-⁠reporting, archiváciu, prácu na rozhraní ERP a poplatky platforiem naceňujeme osobitne. Keď to viete vopred, cieľ dvoch dní sa týka jednej veci: prvej platnej testovacej faktúry.

Keď niektorý bod chýba

Stáva sa to vo väčšine projektov a nevadí to. Keď bod chýba, povieme ktorý, kto zaň zodpovedá a čo presne je potrebné. Lehota čaká. Nestráca sa nič okrem času a zoznam pripravenosti ukazuje, kam ten čas ide.

Naša správa o chýbajúcom bode vyzerá takto: „Bod 3 je stále otvorený. Platforma zatiaľ neaktivovala váš testovací účet. Zodpovedá: váš tím. Keď bude aktívny, pošlite nám ID účtu a lehota môže začať.“ Stručne, konkrétne a s jednou zodpovednou stranou.

Ak sa ukáže, že chýbajúci bod je na našej strane, napríklad integrácia s kanálom, povieme to rovnako. Zoznam platí pre obe strany a je rovnaký, či nakupujete priamo od nás, alebo cez svojho ERP partnera.

Zoznam na odoslanie vášmu tímu

Skopírujte ho do e-⁠mailu tomu, kto má na starosti stranu ERP:

1. Reprezentatívna vzorka anonymizovaných faktúr, každý variant v rozsahu.
2. Prístup k zdroju alebo stabilné odovzdávanie cez súbor či API s testovacími údajmi.
3. Testovacie prístupové údaje, certifikáty a autorizácia daňovníka pre zvolený kanál, vydané na vašu firmu.
4. Zvolený kanál s aktívnym testovacím prostredím.
5. Jedna technicky zodpovedná osoba s vyhradeným časom počas dohodnutého obdobia.
6. Písomné rozhodnutia o daňových kódoch, oslobodeniach, platobných údajoch a identifikátoroch.
7. Webhook URL pre vrátený stav.

Keď bude všetkých sedem bodov hotových, dajte nám vedieť a dva pracovné dni začnú plynúť.