Cosa fa partire il conteggio dei due giorni

Il nostro obiettivo è la prima fattura di test valida entro due giorni lavorativi. Chi lo sente chiede quando partono i due giorni. La risposta onesta è: quando sette elementi sono disponibili. Questa checklist fatturazione elettronica raccoglie proprio quei sette elementi. Finché non sono disponibili, nessuno può promettere una data, nemmeno noi, perché il lavoro che richiede tempo è in attesa di qualcosa che solo voi potete fornire.

Questa nota passa in rassegna i sette elementi: perché ciascuno conta, chi ne è responsabile e dove i progetti di solito si bloccano. Spuntateli qui sotto mentre leggete. Il conteggio parte quando sono spuntati tutti e sette.

• Un insieme rappresentativo di fatture, che copra ogni variante compresa nel perimetro
• Un accesso funzionante al sistema sorgente, o uno scambio stabile via file o API
• Credenziali di test, certificati e autorizzazione del contribuente, rilasciati a vostro nome
• Il canale scelto, con il relativo ambiente di test attivo
• Un referente tecnico da parte vostra, disponibile durante la finestra di lavoro
• Decisioni scritte su codici IVA, esenzioni, dati di pagamento e identificativi
• Un URL webhook per lo stato restituito

0 / 7 disponibili. Il conteggio non è ancora partito.

Perché il conteggio parte dai prerequisiti

Una firma ci dice che volete che il lavoro venga fatto. Non ci dà le fatture, gli accessi o le decisioni di cui il lavoro ha bisogno. Se iniziassimo a contare dal giorno della firma, i due giorni passerebbero ad aspettare un export o un accesso di test, e l’obiettivo non significherebbe nulla.

Per questo l’obiettivo è legato ai prerequisiti di avvio. I prerequisiti sono un elenco breve, uguale per ogni canale, e ogni elemento ha un solo responsabile. Quando arriva l’ultimo elemento, abbiamo tutto ciò che serve per mappare, validare e inviare una fattura di test, e i due giorni lavorativi spettano a noi. Il glossario chiama questo stesso elenco «readiness package».

Questo rende anche facile parlare dei ritardi. Se la fattura di test arriva in ritardo, la domanda non è «chi è lento?» ma «quale elemento manca, e chi ne è responsabile?». Entrambe le parti vedono la risposta.

La checklist fatturazione elettronica, punto per punto

1. Un insieme rappresentativo di fatture

Ci servono fatture reali dal vostro ERP, che coprano ogni variante compresa nel perimetro: fatture standard, note di credito e i casi insoliti, come righe in inversione contabile, fatture in valuta estera o fatture che citano un ordine. La mappatura viene costruita su queste. Una variante che non vediamo mai è una variante che non possiamo testare.

Responsabile: il vostro team. La lacuna tipica: un insieme che contiene solo i casi facili.

2. Un accesso funzionante alla sorgente

Leggiamo i dati delle fatture dove il vostro ERP li produce. Può essere un accesso funzionante al sistema sorgente, o uno scambio stabile: lo stesso file o la stessa chiamata API ogni volta, con dati di test. Un foglio di calcolo una tantum fatto a mano non conta, perché la produzione non gli somiglierà.

Responsabile: il vostro team. La lacuna tipica: un export che cambia ancora di settimana in settimana.

3. Credenziali di test, certificati e autorizzazione del contribuente, rilasciati a vostro nome

Ogni canale ha il suo modo di ammettere un’azienda: un token, un certificato, un’autorizzazione su un portale fiscale, un account presso un access point o una piattaforma. Vengono rilasciati alla vostra azienda, a vostro nome, sul canale che avete scelto.

Responsabile: il vostro team. La lacuna tipica: una richiesta ancora ferma presso la piattaforma.

4. Il canale scelto, con il relativo ambiente di test attivo

Il canale è il modo in cui la vostra fattura raggiunge l’acquirente in un paese: Peppol, una piattaforma francese, KSeF, RO e-⁠Factura e così via. Lo scegliete voi, e il suo ambiente di test deve essere attivato per la vostra azienda. Noi lo colleghiamo.

Responsabile: voi scegliete, noi colleghiamo. La lacuna tipica: un ambiente di test che esiste sulla carta ma non è ancora attivo.

5. Un referente tecnico da parte vostra, disponibile durante la finestra di lavoro

Qualcuno da parte vostra deve rispondere alle domande mentre lavoriamo: da dove viene un campo, perché un codice ha quell’aspetto, se una fattura di test può essere inviata. Due giorni lavorativi non sopravvivono a tre giorni di attesa per una risposta.

Responsabile: il vostro team. La lacuna tipica: un nome senza tempo riservato.

6. Decisioni scritte su codici IVA, esenzioni, dati di pagamento e identificativi

Alcune domande non sono tecniche. Quale categoria IVA si applica a questa riga? Quale motivo di esenzione va su quell’altra? Quale identificativo usiamo per il venditore e per l’acquirente? Sono decisioni fiscali, e spettano a voi e al vostro commercialista. Ci servono per iscritto, così la mappatura segue le vostre decisioni e non le nostre supposizioni.

Responsabile: il vostro team, con il vostro commercialista. La lacuna tipica: una decisione presa in riunione e mai messa per iscritto.

7. Un URL webhook per lo stato restituito

Ogni canale risponde in modo diverso. Trasformiamo ogni risposta in un unico evento leggibile dal vostro ERP, conservando accanto il codice originale del canale. Per farlo ci serve un punto a cui inviarlo: un URL webhook dalla vostra parte, o l’accordo che leggete lo stato tramite l’API.

Responsabile: il vostro team. La lacuna tipica: un URL che nessuno sul lato ERP sta ancora ascoltando.

Cosa succede nei due giorni lavorativi

Appena arriva il settimo elemento, il lavoro segue un ordine fisso. Costruiamo la mappatura dalle vostre fatture alla norma EN 16931 [1] e al formato del paese, verifichiamo ogni variante rispetto alle regole ufficiali e inviamo fatture tramite l’ambiente di test del canale. Lo stato torna a voi come accadrà in produzione. Premete play per seguire una fattura.

▶Riproduci

1. 01Export ERP
2. 02Mappatura
3. 03Validazione
4. 04Canale
5. 05Acquirente e piattaforma fiscale

↺Lo stato torna tramite webhook o API: accettata, scartata con un codice o rifiutata dall’acquirente.

Export ERPDati ERP

Il vostro ERP produce i dati della fattura: un report, un file o una chiamata API.

Cosa può andare stortoNell’export manca un campo, come la partita IVA dell’acquirente.

L’obiettivo è la prima fattura di test valida entro quei due giorni lavorativi. Una fattura di test valida è una fattura che l’ambiente di test del canale accetta. È la prima prova che i vostri dati, la nostra mappatura e il canale sono allineati tra loro.

Dove si collocano i sette elementi nelle sei fasi

L’elenco dei prerequisiti non è un processo separato. È la parte delle nostre sei fasi che solo voi potete avviare. Ecco come si divide il lavoro una volta firmato il perimetro:

Fase	Cosa fate voi	Cosa facciamo noi
Perimetro	Portare il progetto e i dati dell’entità	Verificarlo rispetto al pacchetto standard
Mappatura	Fornire l’accesso e fatture rappresentative	Creare la tabella di mappatura
Validazione	Decidere codici IVA e identificativi	Eseguire i set di regole e correggere la mappatura
Test	Procurare le credenziali di test	Inviare, confermare e mappare lo stato
Avvio in produzione	Eseguire il vostro collaudo e approvare	Controllare le prime fatture in produzione
Monitoraggio	Correggere i dati all’origine quando richiesto	Classificazione, correzioni della mappatura e report mensile

Gli elementi 1, 2 e 6 alimentano le fasi di mappatura e validazione. Gli elementi 3, 4 e 7 alimentano la fase di test. L’elemento 5, il referente tecnico, fa avanzare tutto.

Cosa significano gli elementi 3 e 4 su tre canali

Le parole dell’elenco sono le stesse ovunque, ma il lavoro che c’è dietro dipende dal canale: un token KSeF in Polonia [2], un Peppol ID in Belgio, una registrazione presso una Plateforme Agréée in Francia [3].

• KSeFPL

  Elemento 3: accesso, a vostro nome

  Un token o certificato KSeF con il permesso di emissione delle fatture per il vostro NIP

  Elemento 4: l’ambiente di test

  L’ambiente di test di KSeF

  Attenzione a

  Un token privo del permesso InvoiceWrite non può aprire una sessione di invio, quindi KSeF non vede mai la fattura

• PeppolBE

  Elemento 3: accesso, a vostro nome

  Un account presso un access point certificato, e il Peppol ID con cui la vostra azienda è registrata

  Elemento 4: l’ambiente di test

  La configurazione di test del vostro access point

  Attenzione a

  Senza il vostro Peppol ID come indirizzo elettronico del venditore, una regola Peppol scarta la fattura

• Plateforme AgrééeFR

  Elemento 3: accesso, a vostro nome

  La vostra registrazione presso la piattaforma, con il vostro SIREN attivo nella rubrica nazionale

  Elemento 4: l’ambiente di test

  L’ambiente di test della piattaforma, separato dalla produzione

  Attenzione a

  Test e produzione sono separati: essere configurati nell’uno non significa esserlo nell’altro

Due dei tre errori bloccano un test prima che un acquirente lo veda. KSeF non apre una sessione di invio per un token privo del permesso InvoiceWrite [4], e su Peppol la regola PEPPOL-⁠EN16931-⁠R020 scarta la fattura prima che parta [5]. Per questo entrambi gli elementi sono nell’elenco dei prerequisiti, prima che parta il conteggio, e non dentro i due giorni lavorativi.

In Francia la rubrica nazionale funziona in entrambe le direzioni. Un’azienda che non ha scelto una piattaforma di ricezione non vi compare, e le fatture indirizzate a quell’azienda non possono essere recapitate [6].

Cosa non copre il conteggio

Alcuni passaggi restano fuori dai due giorni perché nessuna delle due parti li controlla. La figura mostra dove si collocano accanto al conteggio.

PrerequisitiCon i vostri tempiI due giorni lavorativiNel conteggioDopo la prima fattura di test validaCon la vostra approvazione

Il vostro teamI sette elementi dell’elencoRisponde alle domande durante la finestra di lavoroCollaudo e approvazione

EurInvoiceCollega il canale che avete sceltoMappa, valida e invia fatture di testControlla le prime fatture in produzione

1. Il conteggio parte: tutti e sette gli elementi disponibili
2. Prima fattura di test valida

Esclusi dal conteggio

• Onboarding e KYC sulla piattaforma
• Autorizzazione del contribuente per la produzione
• Terzi, come un fornitore ERP che modifica un export

• L’onboarding e il KYC sulla piattaforma, che l’access point o la piattaforma gestisce con i propri tempi.
• L’autorizzazione del contribuente per la produzione, che concede l’amministrazione finanziaria.
• Il vostro collaudo, che il vostro team esegue e approva.
• La disponibilità di terzi, come un fornitore ERP che deve modificare un export.

Nessuno di questi passaggi è un motivo per aspettare prima di avviare i sette elementi. La maggior parte può procedere in parallelo ai prerequisiti, e avviarli presto è il modo migliore per mantenere breve l’intero progetto.

Una parte del lavoro è anche fuori dal pacchetto standard stesso. Più entità o paesi, flussi in entrata, e-⁠reporting, archiviazione, lavoro sulle interfacce ERP e tariffe delle piattaforme sono oggetto di un preventivo separato. Saperlo fin dall’inizio fa sì che l’obiettivo dei due giorni riguardi una cosa sola: la prima fattura di test valida.

Quando manca un elemento

Succede nella maggior parte dei progetti, e va bene così. Quando manca un elemento, diciamo quale, chi ne è responsabile e cosa serve esattamente. Il conteggio aspetta. Non si perde nulla tranne il tempo, e l’elenco dei prerequisiti rende visibile dove va quel tempo.

Un nostro messaggio su un elemento mancante si presenta così: «L’elemento 3 è ancora aperto. La piattaforma non ha ancora attivato il vostro account di test. Responsabile: il vostro team. Appena è attivo, inviateci l’ID dell’account e il conteggio può partire.» Breve, preciso e con un solo responsabile.

Se un elemento mancante risulta essere dalla nostra parte, come l’integrazione con il canale, lo diciamo nello stesso modo. L’elenco vale per entrambi, ed è lo stesso elenco sia che acquistiate direttamente da noi sia tramite il vostro partner ERP.

Una checklist da inviare al vostro team

Copiate questo testo in un’e-⁠mail per chi è responsabile del lato ERP:

1. Un insieme rappresentativo di fatture anonimizzate, ogni variante compresa nel perimetro.
2. Accesso alla sorgente, o uno scambio stabile via file o API con dati di test.
3. Credenziali di test, certificati e autorizzazione del contribuente per il canale scelto, rilasciati alla vostra azienda.
4. Il canale scelto, con il relativo ambiente di test attivo.
5. Un referente tecnico con tempo riservato durante la finestra di lavoro.
6. Decisioni scritte su codici IVA, esenzioni, dati di pagamento e identificativi.
7. Un URL webhook per lo stato restituito.

Quando tutti e sette sono pronti, avvisateci, e i due giorni lavorativi partono.